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Análisis y descripción de puestos_

Introducción Para que un departamento de Recursos Humanos sea eficaz, sus integrantes deben poseer una comprensión sólida de los puestos que componen a la organización, por lo que es necesario que exista un sistema efectivo de información sobre los trabajadores y que contenga datos precisos sobre sus puestos. Dicho sistema puede ser electrónico o manual.

La información sobre análisis y descripción de puestos es importante porque notifica al departamento de Recursos Humanos qué deberes y responsabilidades se asocian a cada puesto. Además, dicha información se utiliza posteriormente cuando se llevan a cabo funciones como el diseño de puestos, el proceso de reclutamiento y selección del recurso humano.

1. Análisis de puestos El análisis de puestos es: El proceso mediante el cual se obtiene información relevante a un puesto de trabajo determinado que pueda ser útil para el óptimo desempeño del mismo, tanto desde el punto de vista de la eficiencia (consecución de objetivos), como de la seguridad, satisfacción y comodidad de los operarios (Ariza, Morales y Morales, 2004, p. 61). Es un proceso que consiste en reunir información de los deberes y responsabilidades asociadas a cada puesto, de la relación del puesto con otros puestos de trabajo, así como de los conocimientos y habilidades que se requieren y de las condiciones de trabajo en las que se realizará el puesto. El analista de puesto es el responsable de llevar a cabo todo este proceso y consolidarlo en un documento conocido como descripción de puestos. Resulta importante aclarar que el análisis se efectúa al puesto en cuestión y no a la persona que ocupa tal puesto, por lo tanto, es necesario mantener actualizada la información, pues la dinámica y condiciones del puesto cambiarán a lo largo del tiempo.

1.1 Obtención de información para el análisis de puestos Alguna de la información que se busca obtener es:

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Niveles de identificación: donde se definirá la forma de encajar el puesto dentro de un departamento y división organizacional. Deberes y responsabilidades: que permitirán conocer a fondo las labores desempeñadas, responsabilidades en toma de decisiones, control, entre otras cosas. Requerimientos humanos y entorno laboral: los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios dentro del puesto. Niveles de desempeño: los niveles mínimos normales y máximos de rendimiento que se deben alcanzar en el puesto.

1.2 Métodos de análisis de puestos De acuerdo con Dolan (2007), entre los métodos de análisis de puestos se encuentran: Observación. Consiste en examinar atentamente por un periodo determinado las incidencias relevantes de puesto, la responsabilidad del mismo y el tipo de conductas que manifiesta la persona que lo lleva a cabo. Cuando la observación es efectuada por una persona externa proporciona mayor objetividad y credibilidad respecto a la información recopilada. Este método de recopilación de información no es aconsejable en puestos con funciones que se desempeñan por largo tiempo o bien donde el esfuerzo para llevarla a cabo es mental, pues se limita la capacidad de observación del analista. Es aconsejable que se efectúe la observación de varios ocupantes del mismo puesto, de manera que se asegure que el análisis refleje información del puesto y no de la persona que lo desempeña. Entrevista con el titular del puesto. El analista efectúa una serie de preguntas al titular del puesto y a su supervisor inmediato, de manera que tiene oportunidad de recibir retroalimentación directa que le permita detallar el contenido del puesto; por lo tanto se hace evidente que el analista debe lograr una buena comunicación y disponer de tiempo suficiente para llevarla a cabo. El entrevistado debe tener claro qué es lo que se pretende obtener con la entrevista, por lo que las preguntas deben ser concretas y evitar la ambigüedad de respuestas. Se recomienda disponer de una guía que oriente el proceso Conferencia con los analistas de puestos de trabajo o expertos. Se asemeja al método de entrevista, sólo que considera un mayor número de personas. Por ejemplo, si el puesto es desempeñado por varias personas el analista reúne a todos y obtiene una información más precisa sobre el puesto en cuestión. Como podemos apreciar, este método es más costoso, pues implica separar de sus funciones a los ocupantes del puesto, además de que puede estar influenciado por las impresiones que éstos proporcion

Diarios. El ocupante de puesto lleva un registro diario de las funciones que desempeña más que de los resultados del puesto. El analista indica los intervalos, la extensión de la información. Este documento debe orientar sobre los detalles importantes a considerar del puesto, lo cual requiere desarrollar cierta habilidad en el ocupante del puesto.

La selección del método de obtención de información depende de los objetivos que busque el proceso de análisis de puestos, aunque en la práctica es común que se utilice una combinación de métodos.

1.3 Etapas del análisis de puestos 1. 2.

3.

4. 5. 6.

7.

En primer lugar es importante que se determine cuál es el objetivo que busca obtener la empresa al llevar a cabo el análisis de puestos. Designar a las personas que intervendrán en el proceso de análisis de puestos: analistas, titulares de puestos, supervisores, quienes deben estar ampliamente familiarizadas con el puesto que se vaya a analizar, dónde está ubicado, quién es su titular, cómo se relaciona con los demás puestos, entre otras cosas.En el caso de los analistas, la empresa puede optar por analistas internos que conocen la cultura organizacional de la empresa e identifican las funciones que se llevan a cabo, sin embargo, requieren entrenamiento para realizar un análisis objetivo del puesto. Por otro lado, se puede optar por analistas externos que proporcionan objetividad y credibilidad al proceso. Identificación del puesto que se va a analizar: dependiendo el tamaño de la empresa la identificación del puesto puede efectuarse mediante su localización en organigramas o bien, tomando de referencia el análisis del puesto anterior. Delimitar la información: que se obtendrá de manera homogénea de cada puesto de trabajo. Identificar el método de análisis de puesto que le proporcione la mayor validez para recopilar información del puesto. Comunicar a la organización y a los involucrados en el proceso de la puesta en marcha del proceso de análisis de puestos de manera que se logre su cooperación. Recolección de información: proceder a recopilar la información más detallada posible del puesto en cuestión. Decidir sobre el seguimiento que se le dará a la información obtenida en el análisis de puestos, como por ejemplo en qué tiempo se actualizará la información.

2. Descripción y puestos de trabajo 

especificación

de

Descripción de puesto de trabajo Una vez que se ha efectuado el análisis del puesto de trabajo se procede a

hacer la descripción de puestos, la cual es un documento donde se consolida la información relativa a qué se hace, cómo se hace, por qué se hace, qué resultados se obtienen, qué criterios de desempeño se deben cubrir, bajo qué condiciones se realiza el puesto y cuáles son sus características.



Especificaciones de puestos de trabajo Dentro de este apartado de la descripción del puesto se detallan los conocimientos, habilidades y responsabilidades del puesto de trabajo.

2.1 Descripción de puestos de trabajo: formas cualitativas De acuerdo con Fernández-Ríos (2007) se clasifican en: 

a)Basadas en resultados: se orienta al trabajo realizado en términos medibles, lo que permite aclarar los roles y funciones, así como las responsabilidades del ocupante al puesto. Al tener un parámetro de desempeño del puesto, éste puede ser comparado en virtud del estándar establecido, así como obtener retroalimentación sobre la forma en que se ha llevado a cabo la función.

Ejemplo El puesto de Coordinador de reclutamiento y selección: Dirige el proceso de reclutamiento para asegurar la contratación de candidatos adecuados para los diferentes puestos de la organización. 

b)Basadas en el comportamiento del trabajador: las funciones se detallan de acuerdo a las habilidades, capacidades o calificaciones que tiene el ocupante al puesto y que le permiten desempeñar adecuadamente su trabajo.

Ejemplo Capacidad de planificación para trabajar de forma autónoma.

2.2 Análisis cuantitativo de puestos de trabajo Se consideran cuantitativas porque “al analizar un puesto de trabajo especifican en términos cuantitativos el grado o medida en que cada unidad de información está presente en dicho puesto” (Fernández-Ríos, 2007, p. 224) A continuación abordaremos el Análisis de elementos del puesto que tiene un enfoque cuantitativo. Consiste en determinar los elementos o conductas del trabajador que influyen en su desempeño y que tienen un carácter significativo para el puesto. Estos elementos y subelementos significativos del puesto se enumeran en una lista general, asignando un número código que servirá de referencia. Posteriormente, los expertos valoran la importancia de cada trabajador en función a esos elementos y los resultados obtenidos se analizan estadísticamente.

2.3 Etapas de la descripción de puestos Una vez que el analista ha recolectado la información del análisis de puestos, procede a efectuar borradores de la información recopilada, lo cual constituye el inicio de la etapa de la descripción del puesto. La información recopilada es revisada por los supervisores inmediatos y los ocupantes del puesto, de manera que se asegure que se engloba toda la información esencial y relevante del puesto. La versión final de la descripción se integra y documenta en el manual de descripción de puestos que se establece para la organización. Se determinan el tiempo de vigencia y periodos de revisión futuros que tendrá la información recopilada, pues las funciones y responsabilidades pueden modificarse en el transcurrir del tiempo.

2.4 Datos básicos que descripción de puestos

comprende

la

El documento que contiene la descripción de puestos se integra de los siguientes datos:  

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Nombre del puesto. Se indica el nombre y el nivel jerárquico que tiene el puesto dentro de la organización. Fecha. Comprende la fecha en la cual se llevó a cabo la descripción del puesto y sirve para referenciar el tiempo transcurrido con la nueva descripción de puestos. Datos de la persona que describió el puesto. Su objetivo es identificar a la persona responsable de la descripción, en caso de dudas o aclaraciones en la información descrita.

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Resumen del puesto. Debe ser breve y enfocarse a los aspectos relevantes del puesto, lo que permite la identificación de las actividades a realizar. Localización. Se refiere a la localización del puesto en relación al departamento, división o turno que le corresponda. Jerarquía. Se indica la ubicación del puesto dentro del organigrama de la organización. Supervisor. Indica el puesto superior inmediato al que corresponde el puesto que está siendo descrito. Relaciones. Identificar la interacción que tiene el puesto ya sea con otros de la misma organización o al exterior de la misma. Características especiales. Aquí se especifican condiciones como retribuciones por tiempo extra, disponibilidad para viajar, especializaciones requeridas, entre otras. Condiciones de trabajo. Condiciones físicas del lugar de trabajo, horario y especificaciones en cuanto a cambios de residencia. Niveles de desempeño. El nivel mínimo de desempeño esperado para la persona que desempeñe el puesto. Especificaciones del puesto. Conocimientos, habilidades y responsabilidades del puesto de trabajo que debe cubrir la persona que ocupe el puesto. Aprobaciones. Nombre, firma y cargo de la persona que autoriza la información contenida en la descripción del puesto.

3. Utilidad y razones para realizar el análisis y descripción de puesto La importancia de realizar un análisis y descripción de puesto en una organización o empresa tiene grandes beneficios: 

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Permite disponer de información respecto a la estructura organizacional de la empresa, qué funciones se desempeñan en cada puesto y cómo se vinculan con otros de la organización. Proporcionar información para el correcto desempeño del proceso de reclutamiento y selección: en la medida que se tenga actualizada la información del puesto vacante se podrá dotar de la persona idónea para ocuparlo. Contribuir al desarrollo de planes de capacitación y desarrollo. Puesto que en el análisis se identificarán las habilidades, competencias y/o conocimientos que son necesarios para el puesto, el área de capacitación podrá determinar los cursos de capacitación que serán necesarios para el desempeño efectivo de las funciones. Compensación y prestaciones. El análisis de puestos coadyuva en los procesos de evaluación de puestos, así como en la correspondiente categorización de salarios y prestaciones.

Cierre A lo largo de esta Unidad identificaste cuál es el alcance e importancia del análisis y descripción de puestos. Comprendiste que es necesario un análisis para llegar a una descripción adecuada del puesto. A través del conocimiento de las etapas para llevar a cabo tanto el análisis como la descripción del puesto, reflexionaste sobre la utilidad de estos procesos en la gestión de capital humano. En la siguiente Unidad se abordarán las formas para llevar a cabo la valuación de puestos....