Unidad 6 Analisis y descripcion de puestos PDF

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Unidad 6 Resumen sobre Analisis y descripcion de puestos...

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOMAS DE ZAMORA – Facultad de Ingeniería Cátedra: Recursos Humanos

UNIDAD6– GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LOS RECURSOS HUMANOS ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Sumario: 1. Diseño de Cargos. 1.1. Introducción. 1.2. Diseño de Cargos. 2. Descripción de Puestos de Trabajo. 2.1. Introducción. 2.2. Perfil de Puestos de Trabajo. 2.3. Análisis de Puestos de Trabajo. 3. Conclusiones.

1. Diseño de Cargos 1.1. Introducción Dentro de la unidad de Gestión de Recursos Humanos es necesario desarrollar el diseño de los cargos, el significado de éste y los elementos que lo abarcan. En relación al Diseño de Cargos, para confeccionarlos e interiorizarse de ellos, es importante hablar de la descripción y el análisis de puestos de trabajo, dos cuestiones que permiten estudiar los cargos, las tareas a realizar, describirlos para obtener un perfil de puesto; posteriormente, poder guiarse para el reclutamiento y la selección de puestos y, por último, analizarlos. El diseño de cargos es la instancia previa al reclutamiento y selección del personal, la evaluación de los puestos y la valoración de los mismos.

1.2. Diseño de Cargos Para empezar a hablar de diseño de cargos es necesario mencionar elementos que lo conforman. Entre ellos: tarea, atribución, función y cargo. Las tareas son acciones realizadas por el trabajador de manera sistemática y repetitiva; no requiere de un esfuerzo mayor, sino que, al ser sistemática, se puede hacer del mismo modo y en un determinado tiempo. Ejemplo: operarios de una fábrica en una línea de producción. La atribución, en cambio, es el conjunto de tareas que requieren un mayor esfuerzo. Por ejemplo: tareas de oficina.

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La función es el conjunto de tareas y atribuciones que determinan la o las funciones específicas del ocupante del puesto. Por último, el cargo es el conjunto de funciones que incluyen tareas y atribuciones, y que determinan el cargo del ocupante, el nombre del puesto, y las tareas y funciones a realizar por el mismo. Una vez mencionados los elementos que forman parte del diseño de cargos es necesario empezar a mencionar el modo en el que se construyen los puestos de trabajo. Para ello, tenemos que referirnos a la descripción y análisis de puestos de trabajo. La descripción de puestos de trabajo se encuentra antes del análisis del mismo, y tiene que ver con su contenido, responsabilidades y deberes. Así se desprende el perfil de puestos de trabajo. El análisis de puestos de trabajo permite, como su palabra lo dice, analizar los puestos de una organización y obtener información de ellos. Tanto la descripción de los puestos como su análisis permiten ayudar a la elaboración de anuncios para el posterior reclutamiento y selección del personal; determinan el perfil del puesto de trabajo, que guía y orienta las búsquedas; suministra información para capacitaciones, determinando qué puestos tienen que ser mejorados mediante capacitaciones; determinan las escalas salariales; motivan al personal; sirven de guía tanto para el supervisor como para el empleado; y los resultados del análisis de puestos, posteriormente, son material para las futuras evaluaciones de desempeño realizadas por la organización. Además, sirven para suministrar información sobre la seguridad e higiene de los puestos de trabajo y, así, poder minimizar la insalubridad y peligrosidad. También, ayudan a reclutar y seleccionar personal; a la formación del mismo detectando las necesidades de capacitación; otorgan la valoración de los puestos; permiten analizar las retribuciones; y puede permitir desarrollo de planes de carrera. A continuación, se profundizará en la descripción de puestos de trabajo, para conocer más lo que éstos abarcan. 2

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2. Descripción de puestos de trabajo 2.1. Introducción Para conocer el contenido de un cargo o puesto de trabajo, primero es necesario describirlo. Es el primer paso para confeccionar cargos y poder obtener un perfil del puesto de trabajo. La descripción de puestos consiste en un proceso donde se enumeran las tareas y funciones que conforman un cargo, y lo diferencian de otro dentro de una misma organización. CHIAVENATO menciona que la descripción de puestos de trabajo consiste en identificar las funciones basándose en la pregunta “¿qué hace el ocupante del cargo?”; la periodicidad de la ejecución, cuya pregunta es “¿cuándo hace la tarea y en qué tiempos?”; los métodos de aplicación para su ejecución: “¿cómo lo hace?”; y los objetivos del cargo: “¿por qué lo hace?”. Pensando en esas preguntas es posible iniciar la identificación de las tareas y funciones que hacen a un puesto de trabajo y lo diferencian de otro; cabe aclarar que un cargo se diferencia de otro no sólo por las tareas y las funciones, sino también por los deberes y responsabilidades asignados a ese puesto. Es necesario hablar de la razón de ser del puesto, su misión, que lo hace único y permite comprender el sentido del mismo a los ocupantes del puesto. En la descripción de puestos de trabajo es importante mencionar los denominados, por CHIAVENATO, “aspectos intrínsecos del puesto”, los cuales tienen que ver con:

1. Nombre del cargo: se asigna el nombre con el cual se identificará al puesto de trabajo. Ejemplo: recepcionista, gerente general, etc. 2. Posición del cargo en el organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión, comunicaciones colaterales): se ubica al cargo dentro del organigrama y se asignan los puestos subordinados, si los tuviera, y quién supervisa el puesto en sí. 3. Contenido del cargo (tareas, funciones): se enuncian las tareas y funciones que forman parte del puesto de trabajo. 3

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En la descripción de dichos puestos se identifica el área, departamento o sección del cual depende, y se ubica el puesto en cuestión, la denominación del puesto, quién ocupa actualmente el puesto, quién es el superior jerárquico, y se asigna la fecha de la cumplimentación del puesto. Además, se asignan las responsabilidades que dependen de ese puesto; deben indicarse, específicamente, cuáles son las responsabilidades que tendrá el ocupante en ese puesto de trabajo y, de este punto, se desglosa la misión del puesto, tal como fue mencionado con anterioridad. Es de suma importancia que se indiquen todas las actividades y funciones que serán permanentes u ocasionales, que sirven para que los supervisores y los ocupantes del puesto puedan conocer y tener como guía para el correcto desempeño del mismo. En la descripción de puestos de trabajo se deben determinar las dimensiones que alcanza el puesto, es decir, sus alcances y requerimientos, a saber:

 Número de personas que dependen del puesto: se debe mencionar el número de personas que dependen de dicho puesto de trabajo, si así correspondiera.  Presupuesto de gastos: es necesario determinar el presupuesto de gastos que hacen a ese puesto, si incluye gastos extras o cualquier monto que dependa de ese puesto. Por ejemplo, monto de dinero destinado a viajes de negocios que dependan y sean necesarios para llevar a cabo las funciones del puesto.  Inversiones, facturaciones y compras: indicar si existen dimensiones de inversiones, facturaciones o compras que dependan de ese puesto.  Maquinaria o equipamiento a utilizar: se debe señalar si el puesto requiere de equipamiento o maquinaria específica para desarrollar el puesto de trabajo, o si del mismo dependieran maquinarias o equipamientos.

Es necesario que todo puesto tenga su dependencia jerárquica, basándose en el organigrama e indicando el superior del que depende. Además, se tiene que identificar la dependencia funcional, esto es, la coordinación de funciones y el responsable. 4

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Por último, en toda descripción de puesto de trabajo se debe ubicar el contexto del puesto; estos son los aspectos no considerados anteriormente como, por ejemplo, cargas especiales, asignaciones difíciles, entre otras. Una vez definido el puesto de trabajo, previa implementación de la descripción del puesto, es posible obtener el “Perfil de Puesto de Trabajo”

2.2. Perfil de Puestos de Trabajo El perfil de puestos de trabajo permite identificar el conjunto de conocimientos, aptitudes, actitudes, competencias, entre otros, que debe poseer el ocupando del puesto en sí mismo. Esto generará que, cuan más acertada sea la selección en función del perfil descripto, el trabajo será realizado con un grado más alto de eficacia. Entonces, el Perfil de Puesto de Trabajo, en función de los estudios de diversos autores, se puede decir que es “el conjunto de características intrínsecas del individuo que se demuestran a través de la conducta, y que están relacionados con el desempeño del trabajo”. Dentro de este conjunto de características se encuentra, además, el comportamiento esperado, las aptitudes, los rasgos de la personalidad y los conocimientos del individuo que ocupará dicho puesto de trabajo. También, en este conjunto se explicitan las capacidades, formación profesional, experiencia previa requerida y las competencias deseadas. La descripción de un perfil de puesto de trabajo, con el paso del tiempo, ha ido variando. Actualmente, existe una tendencia a confeccionar los perfiles de puestos en función de las competencias; esto es, la creación de un perfil de puesto de trabajo por competencias. Para poder implementar en una organización el perfil por competencias, es necesario que la misma haya implementado, previamente, un modelo integral de gestión por competencias. De lo contrario, no se podrá alcanzar el perfil descripto, ya que es necesario, para lograr la efectividad, que la organización tenga incorporada, en todos

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sus ámbitos, la gestión de las competencias. También, el reclutamiento por competencias, selección por competencias, evaluación por competencias, entre otras. Disponer de un modelo de gestión por competencias de manera clara, fiable y efectiva será una herramienta válida para poder acercar a una persona al éxito en el puesto de trabajo. Para obtener el perfil de puesto por competencias será necesario, previamente, tener una descripción de puestos de trabajo por competencias, donde, junto con otra información, se consignarán las diferentes competencias y en qué nivel se requiere cada una de ellas. A continuación, se detallará un ejemplo de competencias y sus grados de implementación.

Competencia: Iniciativa Predisposición para actuar de manera proactiva, pudiendo concretar decisiones, pensando en las acciones pasadas realizadas, buscando nuevas oportunidades o soluciones a problemas. Capacidad para anticiparse a las situaciones con una visión a largo 1

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plazo, crear oportunidades, evitar o solucionar problemas, promotor de innovadoras ideas. Habilidad para adelantarse a los acontecimientos que puedan suceder en el corto plazo, crear oportunidades, minimizar problemas. Capacidad para tomar decisiones en momentos de crisis, anticipación a

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problemas que puedan suceder, rápida actuación ante situaciones de crisis. Habilidad para abordar oportunidades o problemas del momento, reconocer oportunidades y minimizar los problemas. “Cuadro por grado de competencias”

En el cuadro anterior se puede observar, principalmente, el tipo de competencia requerida, en este caso, “iniciativa”. Luego, numéricamente el grado requerido de la 6

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competencia y su descripción: el “1” significa el grado más importante de la competencia, y el “4”, si bien no significa la ausencia de la misma, tiene que ver con la posibilidad de desarrollo de la habilidad descripta. Los grados de competencias pueden indicarse numérica o alfabéticamente. Una vez descriptos los puestos de trabajo y obtenido el perfil de puesto de trabajo al que deberá responder el ocupante, es posible analizar el puesto de trabajo.

2.3. Análisis de Puestos de Trabajo El análisis de puestos de trabajo es el proceso posterior a la descripción del cargo. Una vez que se haya identificado el contenido del cargo, plasmado en los aspectos intrínsecos del mismo, se puede analizar la relación entre los requisitos que el cargo exige del ocupante. Para CHIAVENATO, la descripción se orienta al contenido del cargo, esto es, qué hace, cómo lo hace, por qué lo hace; y el análisis, en cambio, permite determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige. El análisis de puestos de trabajo es la base para evaluar y clasificar los cargos verificando la comparativa de los requisitos. La aplicación del análisis de puestos de trabajo servirá, entonces, para:

 Reclutamiento y selección de personal  Identificación de necesidades de capacitación  Planeación de la fuerza de trabajo  Evaluación de cargos, proyecto en equipo y métodos de trabajo

CHIAVENATO, en su libro Administración de Recursos Humanos, menciona que existen ciertos requisitos dentro del análisis de puestos de trabajo, entre ellos:  Requisitos intelectuales: instrucción básica, experiencia básica, adaptabilidad al cambio, iniciativa, aptitudes necesarias. 7

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 Requisitos físicos: esfuerzo necesario que el puesto requiere, destreza o habilidades, constitución física necesaria.  Responsabilidades implícitas: debe indicar si se tiene que responsabilizar de supervisar el personal, si estará a cargo de material, herramientas o equipos; o bien si deberá manejar dinero, títulos o documentos de valor, contactos internos o externos, e información confidencial.  Condiciones de trabajo: las condiciones serán la capacidad de adaptarse al ambiente de trabajo y a los riesgos, si los hubiere.

El análisis de puestos de trabajo es la obtención de información de los puestos, descriptos previamente. Para obtenerla es necesario recurrir a determinados métodos, entre ellos:

1.

Observación directa

2.

Cuestionario

3.

Entrevista directa

4.

Método de “Diario de actividades”

5.

Incidentes críticos

6.

Métodos mixtos

1. Observación Directa La observación directa consta de, como su palabra lo dice, observar directamente al ocupante del puesto para obtener información del mismo. Esto es, observar al empleado mientras realiza sus tareas diarias. Es necesario comunicar al individuo que será observado; se realiza de manera sistemática, viendo el desempeño del mismo en función de las tareas definidas. Este método interfiere con el funcionamiento del individuo en su puesto de trabajo, ya que pueden suceder dos cuestiones. Por un lado, que el ocupante del puesto se esfuerce más de lo normal y realice mejor sus tareas, a diferencia del día a día; o bien 8

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que entorpezca sus tareas, dado que la presión ejercida al ser observado puede hacer que el individuo no responda correctamente, tal como lo hace diariamente. Estas cuestiones deben ser tenidas en cuenta, observando, también, el comportamiento del individuo y la reacción frente al momento de ser observado.

2. Cuestionario La implementación de un cuestionario permite recoger información de todos los aspectos que se deseen conocer. El mismo deberá ser sencillo, ya que las personas ponen resistencia al responderlo y les resulta incómodo y hasta molesto hacerlo; pueden ser abiertos o cerrados, pero deben proveer y contener información. Existe un modelo de cuestionario llamado “Cuestionario P.A.Q (Position Analysis Questionnaire)”; es un cuestionario de análisis en función de la posición del puesto y lo que hace es determinar la entrada de la información, los procesos mentales requeridos para el normal desempeño del puesto de trabajo, las acciones u operaciones necesarias e incluye, además, la relación con otras personas dentro del ámbito laboral, el contexto donde se desempeña el puesto de trabajo y otras características que se consideren relevantes. El cuestionario posee ventajas y desventajas, ya que, como ventaja, es posible resaltar que se puede obtener información variada mediante preguntas abiertas o cerradas; pero, también, tiene la desventaja de que la información puede no ser precisa, ya que muchas veces se tiende a la exageración, cuestión que hay que evitar.

3. Entrevista Directa La entrevista directa es otro método para obtener información; en este caso, de manera estructurada, porque se dispondrá de un orden previo y una organización para llevarla a cabo, y cara a cara con el empleado, donde se puede no sólo analizar las respuestas, sino también el comportamiento implementado durante el transcurso de la misma. 9

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La ventaja de la entrevista es que elimina reticencias, pero tiene, como contra o desventaja, el tiempo, el esfuerzo y los costos que demanda.

4. Método del “Diario de Actividades” El método del diario de actividades consta de un autoinforme que debe realizar el ocupante del puesto sobre su propio trabajo, y en relación a su puesto. Esto deberá realizarse diariamente, durante un período determinado, según indiquen desde la organización. La desventaja de este método es que el contenido puede estar sujeto a distorsión, ya que, al no poseer ningún tipo de control, el ocupante del puesto puede modificar el contenido del mismo, sin poder plasmar claramente lo que realiza. En cambio, de ser hecho de manera objetiva, es una herramienta valiosa para obtener información detallada del día a día en ese puesto de trabajo.

5. Incidentes Críticos El método de incidentes críticos consiste en observar y detectar, captando y registrando, las conductas en las que los empleados puedan incurrir y conllevar a incidentes propios del puesto de trabajo. Este método tiene como finalidad reducir los incidentes.

6. Método Mixto En el método mixto se recurre a la utilización de dos o más métodos indicados anteriormente. Se pueden combinar, por ejemplo: observación directa y entrevista, cuestionario y entrevista, etc. Una vez implementados los métodos para la recolección de información, que sirvan para el posterior análisis de puestos de trabajo, CHIAVENATO define el proceso de análisis en tres etapas.

1. Etapa de Planeación 10

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2. Etapa de Preparación 3. Etapa de Ejecución

1. Etapa de Planeación En esta etapa se empieza a planificar el proceso de análisis donde...