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Explicación del ciclo contable...

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Centro de Comercio y Servicios – Regional Atlántico Programa: Tecnólogo en Contabilidad y finanzas Competencia: Contabilizar los recursos de operación, inversión y financiación de Acuerdo con Normas y Políticas Organizacionales Documento de Apoyo: Ciclo contable.

Ciclo contable

El ciclo contable (aunque no se menciona en las NIIF) está compuesto por un conjunto de actividades, las cuales se repiten cada periodo contable que está definido por un mes, un trimestre o un año, de tal manera que el ciclo anual inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre. Las principales actividades que se pueden detallar son:  Transacciones comerciales entre los diferentes actores de un sector económico, ahora entre diferentes inversionistas de varios países.  Elaboración de los diferentes soportes o documentación de las anteriores transacciones, con sus debidas autorizaciones y lleno de otros requisitos legales.

 Codificación de los soportes mediante el plan de cuentas de cada uno de los sectores.  Ingreso de las operaciones en forma manual mediante el comprobante de contabilidad en los libros auxiliares y principales y de control de todas las operaciones.  Digitalización de las operaciones en los documentos propios del software de contabilidad, una vez hecho el estudio del suceso o hecho económico de acuerdo a las NIIF más apropiadas.  Ajustes contables como resultado de la verificación de las afirmaciones por parte de la auditoria o revisoría fiscal.

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 Elaboración de los estados financieros en forma manual o por medio de los reportes del software.  La definición de contabilidad tiene todos los elementos para el buen desempeño del ciclo contable y presentación de los resultados.  Estados financieros oportunos de acuerdo a los principios y conceptos de las NIIF para pymes y del marco conceptual para las grandes empresas.  Análisis de los resultados de gestión, mediante la interpretación de los resultados dentro del contexto y la formulación de propuestas para lograr metas y objetivos.  Formular el plan de negocios, con su respectiva evaluación operativa y financiera, para demostrar la capacidad del negocio de generar flujos de efectivo. Formular también el fortalecimiento con estrategias alcanzables para que el negocio pueda ser competitivo.

Es importante destacar que el ciclo contable resume el proceso de registro de todas las transacciones realizadas en los periodos contables mensuales, que inician el primero de enero y terminan el 31 de diciembre, con la elaboración y presentación de los estados financieros. Estos deben ser aprobados por las instancias superiores (Junta directiva, alta dirección) para autorizar su publicación a los asociados, tal como acontece con las sociedades comerciales, y luego se presentan a la asamblea general o junta de socios. Sobre esta información se toman las decisiones de reparto de utilidades, en calidad de dividendos o participaciones, asignación de reservas y otras decisiones que proyectan a la empresa en el devenir empresarial.

Definición de ciclo contable El ciclo contable es un proceso que describe los procedimientos de elaboración de la contabilidad que deben seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan de acuerdo a los requerimientos de las NIIF, se evalúen de acuerdo a los modelos contables, se registren y se evalúen nuevamente a la fecha sobre la cual se informa y se transmitan en los estados financieros que se publican a los usuarios de la información para que tomen decisiones económicas.

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El ciclo de información contable según Decreto 2649 de 1993 está compuesto por tres procesos: entrada, procesamiento y salida de la información contable.

Entrada de la información El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos:  Reconocimiento de las políticas contables definidas para el ente contable de acuerdo a sus transacciones más comunes (hechos, eventos o sucesos).  Reconocimiento de las transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio, sometidas al requerimiento de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.  Medición inicial de acuerdo a los modelos de costo y de valor razonable.  Recolección de los documentos soportes externos e internos.  Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.  Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.  Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.  Valoración posterior de acuerdo a cada uno de los métodos. 1

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 Baja en cuenta o des reconocimiento de algunos hechos o sucesos.  Elaboración y presentación de los estados financieros.  Revelación de los estados financieros en notas donde se expongan las políticas contables y otros hechos relevantes de cada cuenta.  El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada.

En el siguiente gráfico se muestra la recolección de soportes que facilitan la elaboración de la contabilidad en un período contable de un mes, de un trimestre o de un año.

Gráfico Recolección de soportes y elaboración de libros

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En la contabilidad sistematizada los soportes internos se elaboran mediante el programa de contabilidad. La codificación se puede abreviar para no digitar códigos mediante plantillas u operaciones repetitivas, de tal manera que si se quiere conocer el documento, el comprobante de contabilidad, los libros auxiliares y principales, el control de existencias y el estado de situación financiera de comprobación de saldo [balance de comprobación de saldos], se emite mediante la barra de reportes, como es el caso de cualquier programa o sistema contable. Toda operación o transacción del negocio debe documentarse en un soporte, además de la aplicación de las características cualitativas de las NIIF de las verificaciones de las afirmaciones, que no se pueden obviar en un proceso de validación de la información.

Entrada de datos manual Se inicia elaborando el comprobante de contabilidad que comprende el resumen de todos los documentos soportes expuestos anteriormente, en los siguientes pasos: 1. Se recogen todos los documentos soportes para ordenarlos por grupos homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del ente económico para un periodo contable. 2. Se analiza la esencia sobre la forma de todas las operaciones contenidas en cada soporte. Para hacer su reconocimiento se le da un código 3. tanto a la parte que recibe como a la que entrega en la transacción, que servirá para acumular en el comprobante de contabilidad toda la información de igual naturaleza. Para lograrlo debe primero sustentarse en el plan de cuentas y luego aplicarse la regla de oro de la contabilidad. 4. Se resumen todos los soportes que contienen operaciones comunes en el comprobante de diario de forma detallada en cada cuenta principal (cuatro dígitos) y también, en cada cuenta auxiliar (a nivel de ocho dígitos), las cuentas que sean necesarias de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos. Algunas contabilidades lo llevan a nivel de subcuentas (seis dígitos), para un periodo contable de un día, una semana o un mes, de acuerdo a los requerimientos que exija la empresa. 5. Se registra el comprobante de contabilidad, con todos sus soportes en cada uno de los libros auxiliares. Estos incluyen una primera hoja para la cuenta principal o de control, y las siguientes hojas son para las subcuentas. Luego se elaboran los comprobantes de diario que se llevarán al libro diario, cuyos registros se acumulan diaria o mensualmente hasta llegar a hacer el traspaso de las sumas de este de un mes o periodo al libro mayor, para establecer el [balance de comprobación o de prueba del periodo]. 6. Se obtiene el [balance de prueba o de comprobación], tomado de cualquiera de estos medios o bien de los saldos de los libros auxiliares en sus hojas de control o del libro mayor (los saldos de las cuentas reales y nominales). El [balance] se plantea en la hoja de trabajo para su posterior análisis. 1

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7. Se valida la información contable del estado de situación financiera de comprobación, de acuerdo a las características cualitativas fundamentales y de mejora que se reflejan en las NIIF de cada hecho económico, antes de enviar la información a los órganos de aprobación (junta directiva) y de publicarla a los usuarios. 8. De este proceso se detectan los errores u omisiones que se hayan podido cometer en forma voluntaria o involuntaria con el objeto de hacer los ajustes de reconocimiento de gastos e ingresos. Así mismo se procede para calcular las depreciaciones y amortizaciones. El resultado de este proceso es el [balance ajustado]. 9. Se elabora el cierre contable de las cuentas operacionales tanto de ingresos como de gastos contenidas en las cuentas de resultado, así: las cuentas nominales de saldo débito se cierran al crédito, mientras 10. que las cuentas de saldo crédito se cierran al débito y no pasan al balance general porque se resumen en la ganancia del ejercicio (antes utilidad del ejercicio), que va directamente al patrimonio de los asociados. 11. Se registran los asientos contables de cierre, porque en el sistema manual tanto los registros de ajustes contables como los de cierre del ejercicio se llevan en notas de contabilidad débito o crédito, y estas a su vez se resumen en el comprobante de contabilidad de cierre. En la contabilidad sistematizada existe el proceso de cierre de operaciones anual que facilita la elaboración del estado de resultados del mes o del acumulado. Otros paquetes más sofisticados no requieren de cierre mensual (NOVASOFT y otros regionales) y permiten en cualquier momento hacer registros en cualquier mes y actualizar la información en forma inmediata. Además, en ellos se pueden editar [balances de comprobación y generales] mediante un proceso temporal cuya diferencia entre ingresos y gastos la lleva a la cuenta de utilidad o pérdida. 12. El ciclo contable repite el proceso con el comprobante de contabilidad de ajustes contables y cierre del periodo, con los respectivos registros de libros auxiliares y principales, para dejar la huella o historia de las operaciones de ajustes y de cierre del periodo contable. 13. Con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros culmina la elaboración del estado de situación financiera [balance general] y del estado del resultado integral. Estos son tomados del libro mayor por los registros sistemáticos llevados a cabo hasta el momento del cierre contable y constituyen la base para elaborar los demás estados financieros básicos con propósito general, o conjunto de estados, como son el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de efectivo y los estados financieros consolidados, siempre y cuando se tengan inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos, los cuales requieren la elaboración de hojas de trabajo especiales. Sin embargo, los paquetes sofisticados traen los procedimientos necesarios para este objetivo. 14. Por último, se registra el libro de inventarios con detalle de todos los bienes y derechos que se posean y de las obligaciones con terceros, debidamente sustentadas en documentos a cargo del 1

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ente económico, el cual se expone más adelante, al igual que otros procedimientos particulares. El sistema de contabilidad elabora automáticamente las depreciaciones, agotamientos y amortizaciones con el respectivo comprobante. Los demás ajustes de corrección de errores deben detectarse necesariamente en forma manual y, mediante nota de contabilidad, se ingresan como operaciones del periodo a la computadora. Si se pretende eludir el proceso del ciclo contable, se corre el riesgo de cometer errores y de que la contabilidad sea tachada de inconsistente por carencia de documentos soportes que prueben los registros de contabilidad. Por esta razón se deben exhibir unos registros que puedan ser verificables en cualquier tiempo, al igual que suplir la prueba judicial ante cualquier proceso en el cual se halle involucrada la empresa o sus directivos. La información que resulta del proceso del ciclo contable es la garantía para la elaboración de las declaraciones tributarias tanto nacionales como municipales, porque en cualquier momento la Administración de Impuestos Nacionales puede aplicar procedimientos de auditoría rigurosos y exigentes y encontrar omisiones por incumplimiento de normas tributarias que van en contra de la empresa, lo que hace onerosa la carga de los impuestos por las sanciones. Es de advertir que la Administración de Impuestos Nacionales y de Hacienda Municipal hace inspecciones oculares a los libros de contabilidad para comprobar la veracidad de los impuestos. Entrada de datos sistematizados En la contabilidad sistematizada el ciclo contable se reduce a tres pasos principales: 1. Entrada de soportes de contabilidad (internos y externos), 2. Proceso electrónico que elabora la computadora mediante el sistema de información, y 3. La emisión de informes.

El proceso descrito se cumple en cada negocio, sea de persona natural o jurídica, pues en el momento de constituirse basta separar bienes patrimoniales para el negocio o actividad comercial o llevar bienes a la sociedad. Así se facilita la elaboración del estado de situación financiera [balance de 1

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apertura], pues en estos casos el primer libro que se registrará será el de inventarios porque los demás se actualizan con un saldo y no se tienen movimientos.

Salida de la información La responsabilidad de la contabilidad es del administrador del ente económico y del contador, ante los órganos de la sociedad, a los cuales se les deben presentar los estados financieros certificados. La del revisor fiscal es verificar toda la información y dictaminar que cumple con todas las NIIF aplicables de acuerdo a la naturaleza del ente. El administrador en algunas ocasiones registra el nombre del tesorero ante la administración de impuestos para que responda por las obligaciones tributarias y ante cualquier otro organismo del Estado que requiera información. Algunos de los reportes de información del sistema, son:  Plan de cuentas.  Reporte de cartera.  Libros de contabilidad auxiliares.  Libros de contabilidad principales.  Estados financieros de prueba. Etc.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL CICLO CONTABLE INICIO

Paso No 1

………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………… Apertura Sociedad

Apertura de la Sociedad

Inicio de Transacciones A Codificación y Registro

No ¿Final del Periodo?

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Registro de Libros Auxiliares

A

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SI

Paso No 2

…………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………… Ajuste del Periodo

Ajustes del Periodo

Registro Libros Auxiliares

No

¿Final del Periodo?

Registro Libros Auxiliares

A

SI

Paso No 3

…………………………………………………………………………………………………………………………..……………… Balance de Comprobación Cierre de Cuentas

Balance de Comprobación

Paso No 4

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Utilidad o Parida

Resultados Operacionales

Paso No 5

…………………………………………………………………………………………………………………………………………… Elaboración de Estados Financieros

De acuerdo a las NIIF, l Presentación y Revelación

FIN

Estados Financieros

contable son: Reconocimiento, Medición,

1.- Reconocimiento Es el acto de realizar una adecuada medición de los hechos económicos, cuantificarlos, valorarlos de manera fiable con la finalidad de que dicha partida tenga un impacto real en los estados financieros, especialmente en el estado de situación financiera (balance general) y el estado de resultados integral (estado de resultados); es importante anotar que cuando se habla de impacto, no se refiere únicamente a un ingreso o una salida de dinero, sino a beneficios presentes o futuros que no necesariamente pueden ser medibles en términos financieros. Ahora bien, ¿cómo identificar las transacciones económicas que deben ser integradas en los estados financieros como un activo, pasivo, ingreso o gasto? Para reconocer una transacción en primera instancia se debe verificar que los elementos que confluyen en ella cumplen con las condiciones indicadas en cada marco normativo (NIIF Plenas, NIIF para Pymes, NIF para Microempresas) para ser un activo, pasivo, ingreso o gasto; y en segunda instancia debe constatarse que dicho hecho económico sea cuantificable, y genere beneficios económicos futuros relacionados con la percepción o erogaciones de recursos, y por tanto está sujeto a ser incluido en los estados financieros, ya sea en el 1

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estado de situación financiera o el estado de resultados integral; es a dicha incorporación en los estados financieros que se denomina reconocimiento. Así pues, para evaluar si una partida puede o no ser reconocida bajo NIIF, se deben evaluar los dos aspectos fundamentales ya mencionados: a. ¿Se tiene una alta probabilidad de que se generen beneficios futuros? Al momento de reconocer cualquier transacción económica se presentan dos probabilidades que deben ser tenidas en cuenta, una corresponde al grado de probabilidad de que el hecho genere beneficios futuros y el otro hace referencia al grado de incertidumbre que genera la operación, este último puede ser determinado con base en evidencia pasada de transacciones semejantes. En todo caso, para reconocer una transacción, el grado de probabilidad deberá ser significativame...