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COMMUNICATION ÉVÉNEMENTIELLE IHECS Prof : Patrick Vandoorne Cours 1 18.09.2018 Plateforme pour les cours en ligne : Learn Objectifs du cours : -

Principe de base de l’organisation d’événements S’intégrer dans une équipe « évent » Découvrir la boite à outils Démarche de questionnement permanent

Modalités de cours : -

Indispensables modèles théoriques Exemples pratiques et concrets Exercice d’observation et portefeuille de lecture Une lecture imposée – NATHALIE COURVILLE « Créer des partenariats gagnants » (les éditions transcontinental)

Modalités d’examen : -

QCM et deux questions ouvertes sur ce qui sera vu en cours, le syllabus, la lecture obligatoire, le portefeuille de lecture, l’exercice d’observation

LE SENS DES MOTS – nécessité d’un référentiel commun Entreprise – organisation de production de biens ou de services ; rencontre d’égoïsme qui a pour le but le profit ; espace social qui suscite des interrelations ; groupe de personne qui visent un même but. Alors toute une structure qui consiste des personnes, c’est une entreprise (ONG, par exemple). Organiser un évènement alors c’est de mettre en place de projet par ce même groupe de personnes. Culture d’entreprise – valeurs et attitudes comportementales qui sont véhiculés par une entreprise. L’entreprise alors est qqch vivant avec une culture produite (=vision sociologique). Soit nous avons une autre vision (=managériale), qui dit que la culture est un outil de management (culture outil) où on essaye d’imposer des valeurs, sauf que cette modèle en général ne fonctionne pas. LE CHAMP DE LA COMMUNICATION DANS L’ENTREPRISE

Communication événementielle

Communication dans l’entreprise

Communication dans l’entreprise à l’évent

appliquée

ÉVÈNEMENT : Rompt le quotidien, caractère inattendu – une chose qui sort de la vie quotidienne, une chose qui arrive avec une certaine importance Marque la mémoire, effet wow, le public a envie de vivre une expérience unique Lieu où les femmes et les hommes se rassemblent dans une sorte de célébration collective Il y a aussi la notion de fête, sauf que pas forcément joyeux, ensemble de réjouissance organisée ponctuent la vie familiale, civile, religieuse, renforcent le sentiment d’appartenance. Le succès d’événementielle est lié à ce besoin de l’appartenance, besoin de se sentir pas seul. Organiser = doter d’une structure, d’une constitution déterminée d’un mode de fonctionnement ; organiser les éléments d’un système ; préparer une action pour qu’elle se déroule dans les conditions les meilleurs. Organisation d’évènement = action d’organiser un ensemble de réjouissances, occasionnelle ou périodiques, qui ponctue la vie d’un groupe social… Quand on va en événements, c’est d’abord pour l’ambiance et pour s’amuser – le sponsor on n’a rien à foutre. REPONDRE AU BESOIN DE BASE DE PUBLIC A 100 (bien manger, bien boire, sécurité, ambiance, regroupement) – sinon, ça ne sert à rien. En résumé – l’évènement est davantage un vecteur de rencontres et de relations qu’un outil de communication ! Il doit impérativement être intégré à une stratégie de communication globale. DEUX MAÎTRES MOTS : PRE-PARER et PRE-VOIR Imprévu (il faut tolérer 0 pourcent des imprévus, ce n’est pas normal, il ne peut pas exister). Ça signifie que ce sont les « non prévu ». Cours 2 25.09.2018

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Communication événementielle UNE APPROCHE GLOBALE LA VISION SYSTÉMIQUE Définition Du gréc « systèma »= ensemble organisé Un système est un ensemble d’éléments en interaction Principe -

La modification de l’un des éléments entraine la modification de tous les autres Le tout est plus que la somme des parties

La systémique moderne postule que, dans toutes les disciplines, les phénomènes sociaux et/ou physiques sont conçus comme un tissu d’éléments interconnectés. Il n’existe pas de phénomène qui puisse… Exemple : famille + système de travail de mère et père + école des enfants + la famille des instituteurs dans l’école… système complexe, si on modifie un élément, cela a un impact sur tous Exemple en évent : première chose en retard – évent finit en retard En réalité, ce qui est 100 pourcents impacté c’est le budget et les objectifs. (voir slides) Nous avons un impact sur intervenants, technique, public, lieu, catering, accueil, transports, sécurité, etc. RESPECT DU TIMMING – important (ni plus, ni moins). -

Pour contrôler le temps, vous devez maitriser l’ensemble de la chaine et d’éléments. Vérifier le contenu des intervenants pour avoir l’indication sur l’heure approximatif.

Respect du temps est important vis-à-vis toutes les parties prenantes ! Il existe une autre approche – analytique. C’est la combinaison des deux approches qui fait l’idéal pour organiser l’événement !

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Communication événementielle LES GRANDS ACTEURS LE COMMANDITAIRE La personne qui commande évènements. -

Objectifs (qu’est-ce qu’il veut ?) Moyens (financier, humain, logistique) (ce que vous avez pour organiser évent) Pouvoir

! Il faut savoir challenger les objectifs du commanditaire parce que soit l’objectif n’est pas bon, soit il est inatteignable (avant de commencer à organiser évent) Les patrons veulent souvent « motiver le personnel », c’est souvent l’objectif de l’évènement. La première question à poser c’est « qu’est-ce que ça signifie motiver le personnel, si tout ce passe bien à l’entreprise ? ». En général, la motivation cela va de la personne, on ne peut pas le forcer. Créer un évent pour la motivation – toujours un échec ! La seule chose à faire c’est de créer l’ambiance et les circonstances, alors évent est pour maintenir la motivation. Il faut aussi bien assurer que la personne avec qui on discute, c’est celle qui a le pouvoir et qui prend la décision. On doit au moins avoir au début de projet, un contact avec la personne qui décide au final pour discuter les modalités de la communication avec elle. Il faut toujours avoir la possibilité de prendre le contact en direct. En résumé - savoir pour qui on travaille L’ORGANISATEUR La personne qui organise l’évent (moi). -

Multimodal (externe ou interne à l’entreprise) Nombre variable (défi de gestion de personnel) Multi compétent (dynamique, avec le réseau, gestion de stress, anticipation, savoir déléguer, oser prendre les décision, diplomatique, avoir le sens du relationnel, gestion budgétaire) sauf que en réalité, cela n’est pas possible. Il faut alors :

En résumé – réfléchir, se poser des questions, s’entourer des personnes compétentes LE PUBLIC Pour qui on organise un évent. -

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Évent est pour lui, et pas pour se faire plaisir ! Le connaitre o Culture o Habitudes o Motivations Complexe o Chercher les points communs o Tenir compte des différences (langues)

Communication événementielle Ces trois acteurs (commanditaire, organisateur, public) sont en relations étroites ! En plus, ces relations s’articulent dans un environnement précis. Cet environnement a beaucoup d’impact sur l’organisation d’évent. QUATRE PHASES MAJEURES D’ORGANISATION D’ÉVENT

1. Phase d’identification (1 à 5 %) – objectifs, connaissances 2. Phase de planification (5 à 15%) – mettre en place de tous les éléments nécessaires, constituer le dossier sur le papier, planning 3. Phase de réalisation (65 à 75%) – tous les démarches d’organisation réel 4. Phase de clôture (1 à 5%) – évaluation du travail selon des objectifs

85% d’erreurs sont fait dans la phase de planification et est lié à un manque de questionnement de départ. Une événement réussi est le résultat : -

D’un concept attrayant et créatif D’activités de grande qualité D’un leadership fort et positif D’une habilité de production hors-pair D’une habilité à vendre l’évènement et ses produits

Un événement « raté » est le résultat : -

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D’un concept pauvre ou mal défini D’un mandat mal définit ou imprécis (qu’est-ce que je peux définir toute seule sans le recours au commanditaire ?) D’un manque de consensus entre les dirigeants

Communication événementielle -

D’une structure organisationnelle imprécise (importance d’organigramme avec la précision qui fait quoi) D’une planification qui manque de vision Cours 3 02.10.2018

ORGANISATION D’ÉVENT GRANDES FONCTIONS D’UN PROJET ÉVÈNEMENTIEL Chacune des fonctions d’un projet évènementiel doit : correspondre à une responsabilité. Une structure d’organisation se concrétise par un organigramme, qui est important pour concrétiser les rôles, établir le niveau de pouvoir de chacun. UN ORGANIGRAMME :    

Nomme les fonctions et les personnes en charge Fixe les relations et les niveaux de communication Doit être communiqué à tous le personnel Est représenté sous forme graphique

Exemple : voir slides – fonctions, mêmes niveaux, cadres du même taille (Assistant, adjoint qui est aligné horizontalement) Suivant la nature de l’évent, toutes les fonctions ne sont pas obligatoirement présentes. 8 GRANDS FONCTIONS : Direction générale s’occupe :       

Des grandes orientations De la planification stratégique Du développement organisationnel (ex. organigramme) De la mise en place des opérations (donner les moyens aux équipes pour qu’elles puissent travailler) De l’analyse des priorités et le suivi De la communication interne Des relations publiques

Direction du financement s’occupe : 

  

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De la stratégie de financement (ce n’est pas budget, c’est ce qu’on va chercher pour obtenir les moyens) – si on fait l’évent interne, la direction nous donne le budget exact, donc notre financement est déjà prêt, cette fonction-là perd son sens Du financement public (subsides) - exigent, parce que on va devoir rendre les comptes rendus, avoir le budget bien établi, etc Du financement privé (sponsoring) – véritable partenariat qui se construit à travers des valeurs communes Des revenus autonomes (billetteries, ventes de goodies, etc) – ce part doit être le plus important, mais pas moins de 1/3 tiers de moyens, idéalement environ 2/3 tiers de tout le budget, parce que les deux autres types du financement n’est pas toujours stable

Communication événementielle Direction de l’administration s’occupe :    

De la prévision et du contrôle budgétaire De la comptabilité quotidienne (commandes, facturation) De la gestion des ressources Des assurances

Direction de la logistique s’occupe :   

De la planification logistique De l’aménagement des espaces (faire des plans importants pour la sécurité, techniques, décoration, l’ambiance globale) Du transport (navette, bus, tram, parkings) – importance dans les termes de gestion de l’évènement pour ne pas commencer en retard (voir l’approche systémique)

! dans la gestion de risque, si on envoie toute la direction par avion/train dans un autre pays, 

on ne peut pas mettre tout le monde dans le même avion/train au cas où il y a le retard, grèves, etc De l’hébergement – réserver les hôtels, importance de récolte de l’info en avance au niveau de différents souhaits/contraintes/nécessités

! La négociation à mener avec les hôtels, parce que on ne va jamais payer la somme exacte    

de la chambre De la restauration Des télécommunication et IT – ordinateurs, matériel, technique, plan de télécommunication (structure de la com de toutes les personnes qui travaillent pour votre événement) De la sécurité De l’accueil du public

La direction de la production s’occupe :   

De la régie des activités Du son, éclairage, AV, décors, accessoires… De la production des médias

La direction de la programmation s’occupe (souvent nécessaire où il y a des artistes) :    

De la conception générale et artistique De la gestion des artistes Du programme des activités De l’encadrement des intervenants

La direction de la communication s’occupe :      

D’élaborer le plan de communication D’élaborer les messages Du suivi du planning de com Des relations publiques et relations presse (Lien dir.) Du protocole (comment saluer tel ou tel personne, etc) De la conception et production de la communication dans l’événement (Lien prod.)

La direction des ventes (marketing) s’occupe (seulement pour les évent public) :   7

De la stratégie marketing Des plans média éventuels (achat d’espace, etc)

Communication événementielle   

De la gestion de l’offre de produits De la gestion de la tarification De la gestion des points de vente

QUATRE PRINCIPES DIRECTEURS DE L’ORGANISATION D’ÉVENT LA GUIDANCE Le principe est de prendre le public par la main, le guider dès qu’il sort de chez lui jusqu’à ce qu’il rentre chez lui :  

Pour cela il faut se mettre à sa place Se poser la question « De quoi a-t-il besoin ? »

= Communication – confort Exemple : « le cocktail dinatoire » - qu’est-ce qu’on entend par la ? Questions qu’on pose souvent, il faut bien alors à les répondre avant :    

Le prix Les horaires Le dress-code Les modalités de transport

Les infos à donner à la fin de l’évent même : les bouteilles d’eau, le test d’alcool, le taxi qui attend, etc L’ÉCRITURE Mémoire des actes et décision, important pour la bonne gestion :   

Contrats Briefings Rapports de réunions

Importance de briefings (documents), qu’on envoie plusieurs jours en avance pour que les personnes en prennent la connaissance ! LA MOSAÏQUE Diviser un élément important en autant d’éléments abordables et gérables. LA COHÉSION La cellule d’organisation s’exprime d’une seule voix. Les débats entre les deux cellules interne d’organisation se font devant la porte fermée, jamais devant le public !

Exercice : 1 200 serveurs (2 serveurs par 10 personnes, deux tours) 8

Communication événementielle Réponse : 24 zones de 250 personnes, chaque zone est géré par un maitre de l’hôtel – au final 350 serveurs = 15 serveurs par zones Cours 4 09.10.2018 RESPONSABILITÉ Capacité de prendre une décision sans être obligé d’en référer préalablement à une autorité supérieure. Si je prends une décision, j’assume toutes les conséquences de celui. Obligation de remplir un engagement, de répondre de quelque chose, d’en être garant. Important – responsable ne veut pas dire coupable (notion de volonté de nuire qqch). Être responsable, c’est accepter d’assumer l’ensemble des conséquences, prévisibles ou non, des décision prises et des actes posés. En organisation d’évent, la responsabilité de l’organisateur est entière et totale. RESPONSABILITÉ VS DÉLÉGATION  

Déléguer c’est transmettre ou confier à qqn une tache Mais ce n’est pas parce que je transmets une tache, que je ne suis pas responsable

Déléguer ne veut pas dire se décharger ou abdiquer de… Dans l’évent, on délègue beaucoup de chose – il y a deux notions qui vont ensemble, c’est la confiance envers la personne et le contrôle de ce travail parce que j’assume ma responsabilité. D’où l’importance de fixer les objectifs clairs. Chacun garde sa responsabilité à son niveau. L’organisateur est le responsable final (au-delà du cadre légal, on inclut ici aussi le cadre moral). Prendre la décision avec les principes morales au cas où des accidents. SÉCURITÉ ÉTUDES DE CAS :

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La dame tombe au moment de faire le truc dans une cirque. La musique continue – bien, parce que cela évite le mouvement de la foule dans la panique. La lumière s’entend pour ne pas mettre le focus là-dessus. Le directeur de cirque n’a absolument rien fait, il s’avance petit à petit. L’effet de stupeur est lié à un accident qu’on n’attend pas, il n’y avait pas de plan préalable au cas d’accident. Important d’entrainer le personnel dans le cadre de l’accident qui peut se présenter, pour apprendre à réagir correctement. L’écran de fan zone de foot tombe. Il faut vérifier au préalablement chez les ingénieurs comment les écrans de cette taille tiennent le vent, la pluie, etc. La personne tombe d’une attraction qui tourne vite. Vérifier et exiger les documents qui montrent que les inspections ont eu lieu. La foule incontrôlable suite de match de foot. Public nombreux, qu’on ne peut pas mesurer, il y a une nécessaire collaboration entre l’organisateur et les autorités publics (polices, pompiers). Il faut mentalement accepter que cela peut arriver – dans ce cas, on fait tout en

Communication événementielle

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sorte d’éviter l’accident. Ne rejeter pas les questions en termes de sécurité parait stupides – cela peut poser les réflexions intéressantes. Ex : que fait t on si l’avion s’écrase sur le bâtiment ou on fait le diner de 6000 personnes – décision de repartir toute les personnes clés sur l’ensemble de surface. Les personnes qui doivent agir doivent rester calme. Pour les feux d’artifices, il faut faire appel à des professionnels agrées.

Safety =/ security  

Safety – intégrité physique des personnes ; santé et respect des normes de santé ; pompiers et Croix-Rouge Security – surveillance, gardiennage, prévention, maintien de l’ordre ; l’autorisations et respect de la loi ; commune, Police, SPF Cours 16.10.2018 (cours annulé) Cours 5 23.10.2018

DYNAMIQUE DE FOULE Dans une foule les normes disparaissent ! Nous disons et faisons des choses inhabituelles, on ne réfléchit pas en tant qu’individu. L’attitude générale de la foule détermine le plus souvent le comportement individuel. Des études menés par la police de Bruxelles, montrent que dans une situation de foule il y a majorité des gens qui sont passifs, plus petite partie des passif agressifs (exprimer verbalement l’agressivité), et plus encore plus petite partie des agressifs (agression physique). Les normes d’occupation du terrain :  

Lieu meublé : 1 personne/m2 Espace libre ou non meublé : 3 personnes/m2

Dans une foule compressée, il y a un point critique où la perte de contrôle est totale. L’individu ne peut plus partir. Les personnes forment un ensemble qui bouge selon les lois de la mécanique des fluides. Ce point critique se situe entre 5 et 10 personnes au m2. A ce moment, vous êtes un « passager dans la foule ». Ex : le festival Duisburg Loveparade Mode d’action préventif : canalisation au niveau d’entrée et de la sortie (ouverture des barrières mobiles en fonction de la compression de la foule). Ex : le plan de Grand Place au cas de l’évènement. 2 entrées, 3 sorties, zone de sécurité (aussi les zones qu’on peut ouvrir pour décompresser la foule), deux rues fermées. Mettre ce genre de dispositif est inutile si on ne communique pas ces modèles d’espace. Il faut obligatoirement communiquer les plans d’entrée et des sorties avant l’évènement au public ! Principe de double coque – première périmètre sous contrôle 100% impératif, deuxième périmètre tampon pour aider à éviter la catastrophe au cas où. ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS

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Communication événementielle ESPACE Distinguer les zones, déterminer au tout début et communiquer au public :      

Public Technique Sécurité Accueil Sanitaire Secours

Objectifs :  

Convivial Festif

! Faire des plans, avec les mesures exactes, descriptions des détails LE SON Distinguer :  

Diffusion Captation

Législation sur la puissance en fonction du type de l’évènement Le son qui n’est pas audible, c’est le premier sens qui fait qu’on va perdre le public. Si le public n’attend pas, elle commence à parler – cela dérange la personne qui parle en scène. Pour que la diffusion soit correcte, elle doit bien repartie. Chaque caisse doit être calibré électroniquement pour diffuser à des points bien précis dans la zone qui doit être alimentée. Pour que la captation soit correcte, on doit faire face au micro. Toujours avoir des micros réserve. Les mic...