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PROCESO

PRE CONTRACTUAL

CÓDIGO

PPPD07

PROCEDIMIENTO

CONTRATACION DIRECTA

VERSIÓN

6

ELABORÓ: Profesional Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Profesional Oficina Asesora de Planeación FECHA:

REVISÓ: Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Jefe Oficina Asesora de Planeación FECHA:

APROBÓ: Secretario General FECHA:

OBJETIVO

Expedir el contrato o convenio de manera directa sin necesidad de convocatoria pública, de conformidad con las causales taxativas establecidas en la normatividad vigente.

ALCANCE

Inicia con la recepción de la solicitud de contratación de la dependencia que requiere suplir la necesidad, continua con la revisión, análisis de estudios y documentos previos, publicación en la plataforma del SECOP II de los términos del contrato, aprobación de las partes, perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, y termina con la constancia de cierre del expediente, si no hay lugar a liquidación.

AMBITO DE APLICACIÓN

Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión. DEFINICIONES

Actividades Científicas y Tecnológicas: Debe entenderse por Actividades Científicas y Tecnológicas, en el marco del Decreto 591 de 1991, las siguientes: (a) Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información; (b) Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología; (c) Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metodología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica; (d) Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica; € Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras; y (f) Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional. Causal: Son causales de Contratación Directa las que a continuación se relacionan:  

Urgencia Manifiesta Contratación de empréstitos; Pág. 1 de 16

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Celebración de Convenios o Contratos Interadministrativos La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS*, que necesiten reserva para su adquisición Celebración de contratos para el desarrollo científico y tecnológico Los contratos de encargo fiduciario Cuando no exista pluralidad de oferentes Celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales El arrendamiento o adquisición de inmuebles

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La contratación de bienes y servicios de la Dirección Nacional de Inteligencia (DNI) Celebración de Convenios de Asociación con fundamento en el artículo 355 de la C.P. (Decreto 092 de 2017) Celebración de Convenios con fundamento en los artículos 95 y 96 de la ley 489 de 1998.

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Colombia Compra Eficiente: Entidad creada por el Gobierno Nacional, por medio del Decreto Ley 4170 de noviembre 3 de 2011, mediante el cual se reconoce la necesidad de: (a) crear políticas unificadas que sirvan de guía a los administradores de compras y que permitan monitorear y evaluar el desempeño del Sistema y generar mayor transparencia en las compras; y (b) tener una Entidad rectora que provea un soporte adecuado para ejecutar el Plan de Desarrollo. Contrato: Acto jurídico generador de obligaciones con regulación de intereses opuestos particulares. Contratos o Convenios Interadministrativos (Entre entidades Públicas): Son aquellos que celebran las Entidades estatales, con el fin de cooperar en el cumplimiento de su misión, objetivos o funciones o prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, siempre y cuando las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la Entidad ejecutora señalado en el o en sus reglamentos, salvo las excepciones previstas en el numeral 4 de la Ley 1150 de 2007. Convenio: Acuerdo que tiene por objeto cumplir con una obligación de orden constitucional o legal y/o para el cumplimiento de fines comunes. Convenios de Asociación: Son aquellos que celebran las Entidades Públicas con una persona jurídica particular sin ánimo de lucro o la creación de personas jurídicas para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquellas la Ley. Los convenios de asociación a que se refiere el presente artículo se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política. Convenios de Cooperación con entidades u organismos internacionales: Son aquellos celebrados entre Entidades Públicas o Privadas con Organismos Internacionales financiados en su totalidad o en sumas iguales, superiores o inferiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales para impulsar la cooperación en determinada área (cultural, científica y técnica, militar, entre otras) y a establecer parámetros generales conforme a los cuales se Pág. 2 de 16

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deberá proponer, acordar y ejecutar los proyectos o programas de cooperación específicos. Convenios especiales de Cooperación, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 393 de 1991: Son aquellos celebrados por la Entidades Estatales y los particulares para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías, la Nación y sus entidades descentralizadas, en el cual las personas que los celebren aportan recursos de distinto tipo para facilitar, fomentar, desarrollar y alcanzar en común algunos de los propósitos contemplados en el artículo 2 del Decreto 393 de 1991. Expediente Contractual: Se trata de la carpeta contentiva de los documentos soporte de la contratación desde su etapa precontractual hasta la poscontractual. Inexistencia de Pluralidad de Oferentes: Cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que hace referencia el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Urgencia Manifiesta: Cuando la continuidad del servicio exige el servicio de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción, cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales. NORMAS REQUISITO LEGAL Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”

Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos” Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO Aplica la generalidad de la norma y lo referente a la modalidad de contratación. Puntualmente inciso 4 artículo 13 Ley 80 de 1993 Los contratos financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales. Aplica la generalidad de la norma y lo referente a la modalidad de contratación. Puntualmente el numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y artículo 10 de la Ley 1150 de 2007 relativo a contratos con asociaciones o cooperativas. Aplica la generalidad de la norma Pág. 3 de 16

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mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.” Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”

Aplica la generalidad de la norma Aplica la generalidad de la norma y lo referente a la modalidad de contratación. Puntualmente el Articulo. 2.2.1.2.1.4.1 al 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015 relacionado con la Contratación Directa; el artículo 2.2.1.2.4.4.1 del Régimen Aplicable a los contratos o convenios de cooperación internacional, Aplican los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998 relacionados con la asociación entre Entidades Públicas (Convenios Interadministrativos y de Asociación)

Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.” Decreto 393 de 1991 “Por el cual se dictan normas sobre asociación para Aplica la generalidad de la norma. actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías.” Decreto 092 de 2017 “Por el cual se reglamenta la contratación con entidades Aplica la generalidad de la norma. privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.” Constitución Nacional Artículo 355 que hace referencia a la celebración de convenios de asociación. Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Aplica la generalidad de la norma, en materia de contratación de prestación de servicios. Reglamentario del Sector Trabajo.” Decreto 1273 de 2018 “Por el cual se modifica el artículo 2.2.1.1.1.7., se Aplica la generalidad de la norma. adiciona el Título 7 a la Parte 2 del Libro 3 del Decreto 780 de 2016, único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en relación con el pago y retención de aportes al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes y modifica los artículos 2.2.4.2.2.13. y 2.2.4.2.2.15 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo.” POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso precontractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código PPMN01. Pág. 4 de 16

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2. La necesidad de contratación debe estar incluida en el PAA de la correspondiente vigencia. 3. El objeto del contrato deberá guardar relación en todos los documentos contractuales, como el certificado de disponibilidad presupuestal – CDP, en la línea del Plan Anual de Adquisiciones – PAA, en el estudio previo y demás soportes. De igual forma al momento de diligenciar la solicitud del CDP en este deberá quedar relacionado el número interno de Línea del PAA asignado para la contratación. 4. El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios creará una única vez una carpeta por dependencia donde la misma debe cargar toda la documentación solicitada en el GDFT09 - Contratación Directa PS y compartiéndola a través de los canales dispuestos por la entidad al correo [email protected]. 5. Una vez radicada la solicitud el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios tiene un término de cinco (5) días hábiles para enviar observaciones. Así mismo, la dependencia contará con el mismo término una vez recibida la solicitud de ajustes por parte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, de no recibirse pronunciamiento se hará la devolución del trámite. 6. Cuando una dependencia radique la solicitud de contratación mediante el Sistema de Gestión documental de la Entidad deberá indicar en el asunto el código que fue asignado previamente. 7. Ningún profesional del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios podrá recibir documentos a la mano, todo documento documental deberá ingresar por la secretaría de la Coordinación. 8. Todos los contratistas sin excepción deberán estar inscritos en el SECOP II como proveedores, para lo anterior ver Guía de Registro de Proveedores 9. En la contratación directa y especialmente en los Contratos o Convenios Interadministrativos la exigencia de las garantías no es obligatoria. 10. La Entidad debe señalar en un acto administrativo, la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, salvo cuando el contrato a celebrar sea de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, empréstitos y los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República. 11. En los convenios y contratos interadministrativos, se prescindirá de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales. 12. En caso de que la plataforma dispuesta por Colombia Compra Eficiente sea suspendida temporalmente, se adoptaran los instrumentos que ellos dispongan y la entidad establecerá los lineamientos a seguir a través de un documento expedido por la Secretaria General.

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ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? Recibir la solicitud de contratación y asignar código de radicación o devolver si es el caso

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE ¿CÓMO? Grupo de Se recibe la solicitud de contratación al correo Contratación de electrónico [email protected] con todos Bienes y Servicios los documentos completos y organizados en una carpeta electrónica la cual debe ser creada dentro de Dependencia la carpeta que será compartida por el Grupo de Solicitante Contratación de Bienes y Servicios la cual tendrá el nombre de la dependencia. La carpeta creada por la dependencia debe ser etiquetada con el primer nombre, el primer apellido y el número de cédula del contratista (ejemplo: PEDRO_PEREZ_CC_123456789); los documentos a remitir se encuentran relacionados en el formato Hoja de Control de Expediente Código GDFT09 en la pestaña del archivo denominada “Contratación Directa PS”; los documentos 2, 3 y 4 deben remitirse en formato Word, los restantes en formato digital.

CARGO Técnico o asistencial

ÁREA PARTICIPANTE Dependencia Solicitante

REGISTRO Documentación en Carpeta Compartida Correo electrónico Base de Datos Código de Radicación PPDS01 Memorando ASFL01

Una vez recibida la solicitud, el técnico o asistencial del Grupo de contratación de Bienes y Servicios contará con dos (2) días hábiles siguientes a la misma para revisar los documentos, registrar la solicitud en la base denominada “Código de Radicación” PPDS01 y una vez verificado que los documentos se encuentran completos y organizados se asignará un código numérico, este código es enviado mediante correo electrónico a la dependencia solicitante para que inmediatamente radique la solicitud por el Sistema de Gestión Documental de la Entidad Pág. 6 de 16

ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?

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Asignar el trámite

Revisar y aprobar los estudios y documentos previos y realizar observaciones cuando aplique

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE ¿CÓMO? adjuntando los documentos previamente revisados. En caso de que la documentación no esté completa y organizada como se describió anteriormente, se devolverá el trámite, mediante correo electrónico a la dependencia solicitante con las observaciones para que inicie nuevamente el proceso. El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, asigna la solicitud de contratación al Profesional correspondiente y ello deberá registrarse por el Técnico o asistencial del Grupo en la base de datos denominada “Seguimiento de Reparto” PPDS02. El profesional asignado, el Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios y el Subdirector Administrativo realizarán una revisión integral de todos los soportes e incorporarán las observaciones que consideren pertinentes en el archivo Word, en formato control de cambios cuando haya lugar; y a través de un correo electrónico dirigido al enlace del área técnica, remitirá las observaciones. Para lo anterior, se contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación para realizar las observaciones pertinentes por correo electrónico. En caso de requerirse ajustes la dependencia solicitante contará con cinco (5) días hábiles para atender las observaciones, vencido este plazo sin que

Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Coordinador de Contratación

CARGO

ÁREA PARTICIPANTE

Base de Datos Seguimiento de Reparto PPDS02

Coordinador Técnico o asistencial Profesional Grupo de Contratación de Bienes y Servicios

REGISTRO

Dependencia solicitante

Correo electrónico

Coordinador Subdirector Administrativo Profesional dependencia solicitante

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ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ?

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE ¿CÓMO? la dependencia se pronuncie respecto a las observaciones el trámite se devolverá.

CARGO

ÁREA PARTICIPANTE

REGISTRO

Aprobados los estudios previos y demás soportes, el profesional asignado remitirá correo a la dependencia solicitante notificando la aprobación con el fin de continuar con el tramite pertinente. Nota 1: La hoja de vida del SIGEP, deberá ser suscrita por el contratista una vez se haya realizado la verificación y aprobación por parte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, para lo cual el profesional encargado del trámite coordinará este acto. Nota 2: Para efectos de llevar a cabo el trámite contractual, el Profesional asignado del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios deberá consultar los antecedentes del contratista a t...