Control de proyecto - Avila Celaya Rosalia PDF

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Documento de repaso para la unidad 1 y 2 de la materia de administración...

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Instituto Tecnológico de Minatitlán Administración de proyectos Proyecto final: Control del proyecto Empresa: Mezcal de la casa “Embajador” de Oaxaca

Introducción: El presente trabajo analiza y aborda la producción, técnicas y problemática de la empresa Mezcal Embajador de Oaxaca, S. P. R. de R. I. Una Empresa 100% Oaxaqueña, y basa sus éxitos en la aplicación de las Técnicas Ancestrales combinadas con lo mejor de la Ciencia Moderna. Consta de 12 Productores de Agave y Mezcal que trabajan de forma 100% Artesanal y conforme un Manual de Procedimientos. Los procesos de tratamiento, reposo, añejamiento y envasado están en proceso de Certificación con Normas de Calidad ISO-9001:2008. Además de ser acreedores del reconocimiento de “Latin American Quality Institute” como Empresa Mexicana del Año. Para los procesos administrativos, Ventas y de producción del Mezcal certificado como 100% de agave por el consejo mexicano regulador de la calidad del Mezcal (COMERCAM) y también con certificación Kosher que avala nuestro sistema de control de calidad. Su fortaleza, es contar con todos los eslabones del Sistema-Producto AGAVE-MEZCAL, es decir, con 88 Productores de Agave y Mezcal que trabajan en una misma planta destiladora, envasan y comercializan el producto, que cuenta con denominación de origen desde 1995, para disminuir costos y satisfacer a los paladares más exigentes del mundo, con productos de alto valor agregado y de la más alta calidad. Este proyecto busca aplicar al menos una mejora al funcionamiento en el sistema productivo que tiene el mezcal “Embajador” en sus procesos de elaboración para mejorar su productividad aplicando los métodos aprendidos durante el desarrollo de este curso.

Acerca de Misión Ofrecer finos y genuinos mezcales 100% Orgánicos que acompañen a nuestros clientes en esos momentos especiales cuidando su salud con comercio.

Plantaciones Agave de altura de la mejor calidad (entre 800 y 1200 msn.) son cultivados con el beneficio de abonos orgánicos, lluvias limpias, rayos directos de un sol en esplendor y pacientes labores culturales hasta su plena madurez (entre 8 y 9 años) se cosechan los más maduros y se transportan a lomo de mulas y camionetas a nuestra Única Fábrica de Mezcal.

Capacidad de producción mensual:  5,000 lts. De Mezcal Joven c/Gusano y de Pechuga.  3,000 lts. De Mezcal Reposado o Reposado con Gusano.  2,000 lts. De Mezcal Añejo, Añejo Gran Reserva, Joven de Agave Tobalá y Cremas de Agave son de producción limitada.

Política de calidad Es nuestro compromiso satisfacer a nuestros clientes con mezcales que cumplen estrictas normas de calidad, con excelente atención y servicio, con una entrega plena y puntual, a precios justos, mejorando continuamente la competencia del personal, así como de nuestros procesos.

Planteamiento del problema: El mezcal “Embajador” de Oaxaca tiene sus orígenes en Santa María Ecatepec, en la Región de Yautepec, Oaxaca, Méx., la fábrica de mezcal se ubica a 189.2 Km. al Sureste de la Ciudad de Oaxaca, México, de donde es transportado el Mezcal CERTIFICADO a la Planta Envasadora ubicada en la ciudad de Oaxaca, para su tratamiento, control de calidad y envasado, por encontrar las condiciones de clima y humedad propicias para un excelente añejamiento, así como para efectuar una adecuada comercialización. Es elaborado por Campesinos Chontales en un largo y cuidadoso proceso 100% Artesanal y Orgánico, es decir, sin el uso de agentes químicos que aceleren el crecimiento de los Agaves, y en el proceso de elaboración no se utilizan catalizadores para acelerar la fermentación y el rendimiento del producto, para cuidar las propiedades organolépticas del producto final, desde el cultivo del Agave, durante el proceso de elaboración, su proceso de estabilización, tratamiento y envasado. La problemática que se identificó durante el proceso productivo del producto es un retraso en la jima y la demora en el paso de traslado del “Elixir de larga vida”, esto lleva a un retraso de tiempo en el resto del ciclo.

Objetivos: Objetivo general Realizar un análisis de la problemática y finanzas, proponer una mejora para así dar solución al retraso de actividades productivas del mezcal “Embajador” utilizando los métodos de planeación aprendidos, de esta forma optimizar sus tiempos y evitar el derroche de recursos innecesarios y la pérdida de ingresos.

Objetivos específicos Acelerar el proceso de traslado. Incrementar la productividad de la empresa. Seguir manteniendo el renombre y preferencia de los consumidores e inversionistas. Suprimir la pérdida de tiempo en ciertas actividades para acelerar la producción y la disminución de costos.

Justificación: Un Mezcal para llamarse Añejo necesita estar en barricas mínimo un año, un Mezcal Reposado debe permanecer en la barrica de dos a once meses, y depende del agave y el proceso qué tan fuerte sea el Mezcal, nosotros no somos partidarios de envasar mezcales de una alta graduación de 47° 50° ó 55°, porque eso amerita embriagar al cliente con dos o tres copas, lo importante es que nuestro invitado se tome su tiempo, se empape del lugar, se recree un ambiente festivo, tenga una gran experiencia y por su puesto te compre ocho o diez copas pero, ¡a gusto! que regrese a su casa perfectamente manejando y algo importante, que apruebe el alcoholímetro, nosotros garantizamos que con nuestro Mezcal al tomar de media a una botella no tendrán problema alguno.

En Casa Embajador de Oaxaca se brinda una excelente experiencia gastronómica, cultural y por su puesto mezcalera, contamos con la fábrica de mezcal, un jardín de agaves donde pueden aprecias 26 variedades de agaves que producen Mezcal en Oaxaca, un museo de antigüedades, una capilla religiosa, un lienzo charro, somos una empresa mediana, pero con una gran pasión, sobre todo hacer las cosas bien, no hacemos las cosas a medias, trabajamos al 100% para que el cliente se encante y después sean nuestros embajadores y ellos nos recomienden, para fechas próximas vamos a ampliar nuestra producción, estamos trabajando en las exportaciones, se está contemplando abrir mezcalerías a mediano plazo en México, como en Guadalajara, Monterrey, Cancún, Huatulco y en los mejores lugares turísticos de la República.

Se aspira a una gran expansión de la empresa, por lo tanto, se debe estar 100% seguro del funcionamiento del modelo original de proceso de producción, debemos recordar que un retraso en cualquier paso del proceso afecta a nuestro nivel de producción, ingresos y en casos extremos a la calidad del producto. Los tiempos de producción de la empresa, determinarán la rentabilidad y capacidad que posee para competir con otros proveedores que ofrecen productos similares a los nuestros y más si deseamos incursionar en los mercados de las diferentes ciudades mencionadas.

Dicho esto, es importante corroborar que se cumpla con la programación de tiempos por actividad de cada uno de los procesos.

Desarrollo del proyecto: Proceso de elaboración del mezcal

A

Cultivo / Traslado de la planta

B

Jima

C

Cocimiento

D

Molienda

E

Fermentación

Por generaciones los Agaves Mezcaleros se han ido seleccionando a partir de plantas silvestres, tomando en cuenta forma, tamaño y sabor de las “piñas”. La domesticación y mejoramiento del maguey y espadín se ha logrado mediante la creación de viveros de “hijuelos”, “magueyitos” o “mecuates” provenientes del “quiote” de la planta o de los rizomas alrededor de la misma. Se traslada la planta para su jima. Es el proceso de estirpe. Una vez que el Agave quiota o florece (es decir, tiene la madurez suficiente para reproducirse) mediante el brote de un falo en la parte central de la piña, éste florea para polinizar. Este quiote se tiene que capar/cortar para evitar que el agave disperse su inulina (azúcar, energía) hacia su flor, concentrándola así en la piña. Este proceso de Jima es muy laborioso ya que cada piña pesa en promedio entre 50 y 100 kilogramos. En una jornada laboral común de 8 horas, cuatro jimadores pueden llegar a jimar unas 70 piñas -3.5 toneladas- de las cuales se obtendrán alrededor de 350 litros de Mezcal. Después de obtener más de 7 toneladas de Agave, se prepara el horno de piedra para la cocción de las piñas. Cuando llegan a la temperatura deseada se cubren de bagazo (sobrante del Agave de la destilación) para proteger las piñas del calor directo. La cocción en este horno tarda alrededor de 5 días. Es el mismo método utilizado para cocinar barbacoa de hoyo. El Agave cocido pasa a un molino egipcio donde se muele una tonelada por día, el caballo recorre kilómetros alrededor del molino para que la taona (piedra) exprima las fibras cocidas extrayendo el líquido. Terminada la molienda se pasa a la fermentación, donde el Agave molido se deposita en la tina y se agrega la misma cantidad de agua que de bagazo, esto para que se mezcle con las azucares e inicie la fermentación. Mezcal Embajador lleva a cabo la fermentación de forma natural, sin agentes externos. Es un proceso que puede tardar de 7 a 13 días dependiendo de la temperatura del medio ambiente.

Una vez concluido el proceso de fermentación, se inicia con la etapa de destilación. En Mezcal Embajador se utiliza un alambique de cobre.

F

Destilación

G

Traslado

H

Embotellado

El proceso consiste en poner a calentar los mostos para llevar a los diferentes alcoholes y compuestos volátiles a su punto de ebullición y convertirlos en vapor; los vapores ascienden a la parte superior del alambique donde se van canalizando al serpentín que se encuentra sumergido en agua fría, en este proceso los vapores se condensan para convertirse en el Mezcal ordinario. Son retiradas las puntas y colas de líquido destilado. Por puntas nos referimos a los primeros dos litros que salen de esta rectificación que es una mezcla de alcoholes como metanol y otros alcoholes Las colas también se retiran debido a que contienen alcoholes pesados como aldehídos, cetonas y ésteres que aumentan la acidez y afectan al sabor del Mezcal. Durante todo el proceso es la habilidad y experiencia del Maestro Mezcalero, que paso a paso selecciona el mejor Agave, el tiempo de cocimiento, el grado de la molienda, los días dejando fermentar el mosto y finalmente, regulando la temperatura en las diversas etapas de destilación para obtener Mezcal Embajador con sus notas características de suavidad, limpieza y balance. Hecho esto, es trasladado a la planta envasadora en ciudad de Oaxaca para su embasamiento y distribución. El elixir es recibido y embotellado y sellado, listo para partir los centros de venta.

Para comenzar nuestro análisis se realizó un cronograma de activades con la tabla generada anteriormente. Aplicando ahora las modificaciones (Optimizaciones) de tiempo en las áreas identificadas como problemáticas.

Nota: Tabla realizada en Excel, optimización importante es la de 1 día en el proceso de traslado hacia la planta embotelladora en Oaxaca, Oaxaca.

Podemos observar una notable reducción de tiempos del trabajo manual como lo son la recolección, jima y traslado, pero se conservó el tiempo de fermentación para así conservar los métodos tradicionales que permite conservar ese sello característico de la marca por ser 100% orgánico, sin el uso de agentes químicos que aceleren el crecimiento de los Agaves, y en el proceso de elaboración no se utilizan catalizadores para acelerar la fermentación y el rendimiento del producto.

Luego, se toman los tiempos reales y la dependencia por actividad para integrar una Gráfica de Gantt y tener un panorama un poco más amplio del desa

Una vez teniendo nuestra gráfica, podemos determinar la duración del proyecto en días, en este caso son 68.

Tabla .- Actividad-Requisito-Duración, para saber en qué tiempo se puede realizar cada actividad y cuales requieren de una actividad antes de p Actividad

Requisito

Duración (Días)

A B

A

15 12

C D

B C

5 2

E F G

C D,E F

13 11 1

H

G

10

Análisis de datos Para obtener un correcto análisis de datos con estimaciones se realiza una tabla de tiempo fijándose en tres “tiempos” variables, que son: Optimista, más probable y pesimista, respecto al tiempo en el que se puede concluir la obra, para el método empleado es “Método PERT”.

Integramos nuestra tabla con los tiempos y se calcula el tiempo esperado por actividad y la varianza. Tiempo esperado Varianza =

√b −a

¿

[ a+4 (m+b) ] 6

2

36

Se suma la columna de tiempo esperado para obtener el total de días por previsión.

Luego se realiza la red de nodos para obtener las siguientes respuestas: 1.- Tiempo total del proyecto 2.- Tiempo estándar 3.- Camino crítico 4.- Sumatoria de la ruta crítica

Nuestra gráfica de nodos y la tabla de tiempos nos permite observar también la holgura de cada una de las actividades y la respuestas a los cuestionamientos anteriores.

1.- Tiempo total del proyecto 67 días 2.- Tiempo estándar 69 días 3.- Camino crítico A – B – C – E – F -G – H 4.- Sumatoria de la ruta crítica 2.6667

Análisis de resultados Para este paso, se revisa el orden de los procesos productivos necesarios para la elaboración de nuestro mezcal Embajador y su debida asignación de costos, con el objetivo de encontrar la duración y el costo óptimo del proyecto. Para esto, hago uso del método SAM, para esto seguiremos estos pasos: 1.- Integramos una primera tabla con las actividades, el tiempo normal y el tiempo acelerado.

2. Se crea una tabla con las variables: Tiempo Máximo: Obtenido mediante la resta del Tiempo Normal-Tiempo Acelerado. 3.-Variaciones Costo: Obtenido mediante la resta del Costo Acelerado-Costo Normal. 4.- Costo de Aceleración por día mediante la división de las Variaciones de Costo/Tiempo Máximo. 5.- Señalamos las columnas de nuestra ruta crítica en la sección de costo de aceleración.

Para finalizar realizamos una Matriz Tiempo – Costo, con las siguientes variables: 1.-Costo Directo: Obtenido de la suma de los costos de todas las actividades. 2.-Costos Indirectos: Resultante de multiplicar 20,000 por día. 3.-Costos Totales: Obtenido tras sumar los Costos Directos + Costos Indirectos. 4.- Días: Resultado de restar los días totales de nuestra red de nodos menos el tiempo máximo de aceleración de cada columna de la ruta crítica que se acomodó en la matriz. 5.- Después acomodamos cada actividad del Camino Critico iniciando por la actividad que tenga menor Costo de Aceleración por día.

Una vez que tenemos nuestra matriz completa, podemos obtener la operación que más convenga, considerando que el proceso se realice en la menor cantidad de tiempo y al menor costo posible.

Para nuestras necesidades, optamos por la columna F, en donde tenemos una duración de 66 días y un costo de producción de 3,610,000. Mezcal “Embajador” busca seguir posicionándose como una de las empresas mezcaleras más competitivas y favoritas del país, de esta forma y adoptando esta optimización garantizamos seguir conservando el sabor característico de este producto, pero al mismo tiempo aumentar la productividad y reducir los tiempos de espera.

Informe de cierre de proyecto: Para concretar la entrega de un proyecto se resumen las actividades realizadas, se exponen y explican los resultados además de presentar un documento oficial con la descripción de las actividades y una carta de aceptación expedida al cliente.

1.- En la primera fase, se realizó un análisis de las actividades, relacionándolas con las demás para así obtener sus requisitos y el tiempo aproximado de duración antes y después de la optimización. (Cronograma de actividades, gráfica de Gantt). 2.- En la segunda fase se averigua el tiempo total y el tiempo estándar para la realización del proyecto teniendo en cuenta nuestras modificaciones productivas, tomando en cuenta panoramas favorables y pesimistas en cuestiones de tiempos (Red de nodos, método PERT). Tiempo total del proyecto 67 días Tiempo estándar 69 días Camino crítico A – B – C – E – F -G – H

3.- En la fase final involucramos el aspecto central del proyecto que es la cuestión de los recursos, analizando las variaciones que existen en los costos derivados de las modificaciones de tiempo también (Método SAM). Duración de 66 días y un costo de producción de 3,610,000.

CIERRE DEL PROYECTO

Informe de situación NOMBRE DEL PROYECTO

Optimización de traslado EMBAJADOR

INFORME DE ACTIVIDAD/PROYECTO Mezcal de la casa Proyecto / pt: Optimización en Cliente: “Embajador” de Oaxaca disminución de tiempos. Título: Optimización de traslado Fecha de comienzo: Responsable: Rosalia Avila Celaya Terminado: 8 de diciembre 2021 Trabajo realizado al alcance previsto: Optimización en el proceso de traslado y operaciones retrasadas en el proceso Dificultades encontradas: Ninguna Relaciones con terceros: Fuentes de información digitales acerca del proceso del mezcal. Acciones futuras: Llevar a cabo nuevas actividades de mantenimiento y gestión, así como la capacitación Otros comentarios: Ninguno

CARTA DE ACEPTACIÓN Referencia: Proyecto: Cliente:

000-001 Optimización de traslado EMBAJADOR Mezcal de la casa “Embajador” Oaxaca.

Entrega de:

Desarrollo de proyecto finalizado traslado EMBAJADOR. 8 de diciembre del 2021

Fecha:

PARCIAL

Elementos entregados: Pruebas de realizadas:

X

FINAL

Sistema y formato completo de gestión y optimización de trabajo. Disminución de tiempos de traslado y procesos no productivos.

El Cliente certifica que la totalidad de los suministros o servicios reseñados en la presente acta de recepción han sido entregados/terminados y que, habiendo sido sometidos a las pruebas de validación y aceptación indicadas, están de acuerdo con las especificaciones formales y demás requisitos contractualmente convenidos y establecidos entre las partes, con las siguientes observaciones: Con la gestión del proyecto “Optimización del traslado EMBAJADOR” y la disminución del tiempo de operaciones, se crea un aumento en la producción. Ya que al elevar los pasos se deja de saturar ciertas áreas y así mismo se crean áreas nuevas, gestionando y mejorando el tiempo.

el contratista: Por el cliente: Con la firma del acta de aceptación,Por el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está confor

Nombre: Mezcal Embajador Fecha: 8 de diciembre del 2021

Conclusión:

llos.

Nombre: Rosalia Avila Celaya Fecha: 8 de diciembre del 2021

Puedo concluir que el uso de estos métodos y conocimiento es fundamental en la ingeniería, ya que es una de las bases es en el proceso de producción. He utilizado lo aprendido en la materia de administración de proyectos, y los distintos conocimientos acerca de los diagramas y para medir el tiempo determinado de producción de la empresa mezcalera, buscando siempre incrementar la producción sin derrochar recursos, cuidando la calidad y renombre del producto y minimizando tiempos ya que ese es el objetivo de los ingenieros industriales mejorar producciones, identificar tiempos eficientes como deficientes, aportar soluciones y la mejor manera de aplicarlas.

Recomendaciones: 1.- Monitorear constantemente los resultados de la mejora aplicada. 2.- Motivar a los trabajadores para no reducir su rendimiento individual y colectivo. 3.- Cuidar la calidad y el tiempo en el proceso de destilación y fermentación el cuál ha sido mantenido para conservar su sabor y su condición de ser 100% orgánico. 4.- Registrar los tiempos determinados en el pr...