descripcion de puesto Asistente Administrativo PDF

Preview

Summary

descripción de puesto...

Description

Formulario de Descripción de Puesto

Datos Generales del Puesto Titulo del Puesto: Asistente Administrativo Sector: Gerencia: General

Ubicar el puesto en la estructura de la Gerencia:

Gte. de Área

Asistente Administrativo

Objetivo General del Puesto: Describir cual es el objetivo básico del puesto. Respete la siguiente estructura: Verbo Infinitivo + Objeto / Función + Resultados

Proporciona apoyo a directores y empleados, asistiendo en las necesidades de la oficina diarias y gestionando las actividades administrativas generales la compañía permitiendo que las tareas se lleven a cabo con mayor facilidad.

Tareas inherentes al puesto de Trabajo. Describir aquellas tareas que son habituales en el puesto de trabajo, asignando un orden de importancia a las mismas. Realizar dicha descripción respetando la siguiente estructura: Verbo Infinitivo + Objeto / Función + Resultados Jerarquía Tarea

Descripción de Tarea

1 2 3 4 5

Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes: Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes. Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos. Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos. Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines. Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina.

6 7 8

Perfil del Puesto. Identificar las características principales del puesto de trabajo, desprendiéndose del empleado que ocupe el mismo. Determinar el “ideal” del puesto de trabajo.

-

El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina.

Nivel de estudios requeridos: Cual es el nivel mínimo de educación que se requiere para el puesto (marcar con una x)

Nivel de estudios

Especialidad

Primaria Completa Secundaria Incompleta Secundaria Completa

X

Universitaria en Curso Universitaria Completa

Licenciatura y/o administración.

Tecnicatura

en

Otros conocimientos requeridos: Identificar los conocimientos, oficios o habilidades que son requeridos para este puesto de trabajo. Aclarar, de ser necesario, el nivel del mismo. Alto dominio del idioma ingles. Dominio del paquete office.

Experiencia en el puesto. Indicar la experiencia requerida para desarrollar las tareas anteriormente descriptas de manera autónoma y correcta. (Marcar con una x)

X

Ninguna Hasta 1 año Entre 1 y 2 años

Entre 2 y 4 años Más de 4 años

Nivel de Supervisión. Se entiende por supervisión, a la responsabilidad de dirigir a un grupo de trabajo de mayor o menor dimensión, sea esta directa o a través de otro nivel se supervisión.

 Tipo de puestos Supervisados X

No tiene responsabilidad de supervisar el trabajo de otros, pero puede instruir sobre rutina y modos de realizar la tarea. Es responsable de dirigir un grupo de empleados que realizan tareas manuales de tipo rutinario, sometidas a normas y procedimientos Es responsable de dirigir a un grupo de empleados que realizan tareas variadas de índole analítica, administrativa, creativa o prácticas de determinados oficios o disciplinas Es responsable de dirigir a un grupo de empleados que realizan tareas o funciones sometidas a normas profesionales y/o objetivos específicos que asignan Es responsable de dirigir y asignar objetivos de trabajo a toda una amplia unidad de trabajo, donde se agrupan empleados que a su vez, pueden supervisar a otros empleados que realizan todo tipo de tareas

 Cantidad de Personal En forma directa En forma indirecta

0 0

Toma de decisiones. Tomar una decisión es elegir un curso de acción que puede ser de variada índole. Esta es medida por la existencia o ausencia de controles mediante normas, procedimientos y guías a las que está sujeto el puesto. (Marque solo una opción)

No toma decisiones. Tareas rutinarias X

Sobre formas de realizar la tarea

Decisiones Profesionales. Disciplina especificas Decisiones sobre ejecución de Políticas

Sobre prioridades y técnicas de ejecución.

Responsabilidad por cambios y mejoras. Nos referimos a la responsabilidad que tiene para sugerir mejoras de todo tipo.

X

Si No

¿Qué tipo de mejoras y cambios propone?

Esfuerzo físico y Riesgos de accidente. En el desarrollo de las funciones del puesto se realizan distintos tipos de esfuerzo fisco. Establezca el porcentaje de esfuerzo físico que se realiza en este puesto de acuerdo a la siguiente tabla.

Descripción Sin Impacto: Los desvíos por errores, imprecisiones, descuidos y negligencias son rápidamente detectados incluso por el propio empleado. No implican pérdidas. Normal: Requerido para estar de pie o sentado en un lugar que, la mayor parte del tiempo, es un ambiente cerrado y confortable. Puede requerir agacharse y levantar o llevar material liviano Moderado: El ocupante del puesto esta de pie o caminando la mayor parte del tiempo requiriéndose algún tipo de trabajo en posición incomoda. Puede requerir la utilización o el traslado de material de peso moderado. Considerable: Involucra actividades físicas pesadas de varios tipos. El esfuerzo físico requerido para levantar, empujar y actividades similares. Estas actividades son ejecutadas, en algún momento, en espacios reducidos e incómodos, por lo tanto aumenta el esfuerzo requerido. Extremo: Actividades físicas penosas o arduas de varios tipos hechas a menudo al mismo tiempo, por ejemplo, subiendo una carga incomoda y pesada. El trabajo normalmente es realizado en un espacio reducido y dificultoso.

% X

Responsabilidad por impacto de errores. Este factor mide el mayor o menor impacto o consecuencias que produce en la empresa un desvío provocado por probables errores o descuidos y negligencias en el desarrollo standard de un puesto de trabajo.

 ¿Qué tipo de errores o desvíos podrían darse en este puesto de trabajo? ¿Existen instancias posteriores de control de esa tarea en cuestión? ¿Internes o de terceros? Puede considerarse como posible error del ocupante del puesto: olvidar pasar llamadas, organizar citas, e incluso, olvidar solicitar suministros de trabajo y/o la reparación o mantenimiento de los equipos.

 ¿Qué resultados adversos implicaría ese desvío o error para el área o para la Compañía? En caso de que el empleado olvidase realizar sus funciones principales dicho error le costaría a la organización una gran desorganización, sin mencionar, que además estaría en juego el desarrollo de la jornada de trabajo para algún sector.

Relación con los clientes  Clientes Internos El cliente interno en una empresa es aquel miembro de la organización, que recibe el resultado de un proceso anterior, llevado a cabo en la misma organización. De modo que bajo este concepto, la Compañía está integrada por una red interna de clientes y proveedores. Sectores Administrativos.

Objetivos de contactos Organización de agendas, pasar llamadas, coordinar citas.

 Clientes Externos Una empresa solo existe y perdura por los clientes naturales de sus productos o servicios. Pero también debe establecer una relación de mayor o menor grado con todo tipo de proveedores que nos brindan servicios o productos para nuestro desarrollo. Instituciones / Proveedores Proveedores.

Objetivos de contactos Solicitar la materia prima para que determinados sectores puedan realizar su trabajo....