Diagnóstico Organizacional - definición, etapas y caracterizaciones PDF

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diagnostico y analisis organizacional, etapas, apliacaciones y conceptos...

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DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Autor: Norberto Góngora 1. EL TERMINO DIAGNOSTICO El diagnóstico es una de las tareas que se realizan habitualmente cuando se estudian las organizaciones en general. Sin embargo hay ciertas dificultades cuando se plantean sus contenidos específicos. Esto está producido por distintas razones. Una de ellas es la diferencia existente entre el significado del término desde el punto de vista etimológico y el uso corriente del mismo, como lo señala Schlemenson, desde la primera óptica la palabra proviene del griego y significa distinguir, conocer; desde el segundo aspecto, que proviene fundamentalmente de la disciplina médica, se refiere al conocimiento de los signos de las enfermedades, a las conclusiones basadas en el estudio de dichos signos, que sirven para fijar el carácter peculiar de aquellas. El autor citado lo compara también con el concepto utilizado por la Enciclopedia Británica, que señala que el diagnóstico es el último paso del proceso mental que conduce al rotulamiento de un estado de enfermedad. Esto último conlleva implícitamente una concepción de la salud, de la enfermedad, de la curación y de la etiología. Halliday señala que el diagnóstico consiste en identificar las causas de las fallas en el funcionamiento del organismo. Así visto, el organismo humano llegó a considerarse como si fuera una máquina o un sistema cerrado, señala Schlemenson. "La causa obedece a una avería similar a la de un mecanismo o sea una falla en una o más partes o piezas componentes…”. El modelo actúa a partir de la existencia de una “afección” y supone normas preestablecidas o acción llamadas "tratamiento apropiado".

Goffman completa el modelo al señalar que el objeto dañado debe ser conducido o depositado en manos de un experto o servidor profesional que inicia el proceso de reparación que consiste en: observación, diagnóstico, prescripción, tratamiento y que termina cuando e objeto queda como nuevo. Creemos que dentro de lo dicho está prácticamente el meollo o la esencia de lo que se entiende por diagnóstico organizacional, y sus falencias principales si se lo compara o vincula con el significado que tiene para disciplinas que tienen un mayor grado de desarrollo relativo. Parecería que el origen del uso de la palabra diagnóstico en lo organizacional es sin duda médico, aún cuando las diferencias con éste son notorias. En primer lugar las organizaciones deberían ser analizadas como sistemas abiertos, por lo que una visión mecanicista como la señalada no es la más apropiada. Schlemenson, indica que en medicina la actividad diagnostica "supone la culminación de un proceso mental, por la cual y a través de la lectura de ciertos signos expresados y visualizados en los síntomas o dolencias del paciente, el médico realiza un trabajo de clasificación remitiendo finalmente a ciertas categorías gnosográficas los resultados de la síntesis de las clasificaciones. Dichas entidades gnosográficas provienen de investigaciones realizadas con un número estadísticamente significativo de casos que le dan a las conclusiones un carácter predictivo. A nivel organizacional no existe por lo general el suficiente desarrollo teórico como para "hablar de patologías organizacionales específicas y por lo tanto tampoco podemos rotular o categorizar con facilidad sus fenómenos. Si esto se lleva al

plano del diagnóstico de las organizaciones educativas y científicas las dificultades son aún mayores. La mayoría de los autores presentan al diagnóstico como una de las etapas vinculadas al proceso de cambio organizacional, y fundamentalmente uno de sus enfoques,

el

"Desarrollo

Organizacional"

(D.O.)

que

lo

ha

enfatizado

particularmente. Sin embargo, no todos los autores tienen las mismas interpretaciones de sus características.

2. DIAGNÓSTICO Y CAMBIO ORGANIZACIONAL En sí mismo el “desarrollo organizacional" es una tecnología del cambio planificado que tiene modalidades de implementación participativas. Por lo general, los autores lo integran, con varias etapas: 1) el prediagnóstico 2) el diagnóstico organizacional o institucional 3) la planificación de la estrategia del cambio 4) la intervención y 5) la evaluación del cambio producido El prediagnóstico es una etapa previa al diagnóstico y en general es la que lo origina, surge de una situación o desempeño poco satisfactorio de la organización o de una parte de ella, según la interpretación de las autoridades de la organización o de la entidad encargada de su control o coordinación. Se caracteriza según lo señala Felcman por: - intentar la interrelación de escasos elementos informativos disponibles, en función de un simple marco de referencia que les confiere cierto significado.

- enunciar un conjunto de hipótesis que sinteticen posibles regularidades de comportamiento. - comparar dichas hipótesis con un rudimentario marco normativo, generalmente poco definido por algunos elementos axiológicos subyacentes. Es tentativo, es una primera aproximación o interpretación. El diagnóstico organizacional profundiza el estudio de los elementos críticos o las vulnerabilidades detectadas en el prediagnóstico. En la planificación estratégica del cambio, se seleccionan las técnicas adecuadas para que se produzca la transformación en la organización. La intervención es donde se produce la transformación en su forma más específica o proceso de cambio más importante. La última parte donde se evalúan los resultados de los cambios generados por todo el proceso. Vale la pena señalar que “no son etapas puntuales ni comienzan y terminan en un momento determinado, sino que existe una continua interacción entre cada uno de ellos ...” Es entonces el diagnóstico institucional una etapa que puede ubicarse dentro de un proceso tendiente a la implementación de un cambio en la estructuración, funcionamiento, desempeño, etc., de una determinada organización. Diagnóstico a nivel institucional intenta determinar en las organizaciones, cuales son sus vulnerabilidades, sus carencias, sus posibilidades, apuntando a reforzar precisamente aquellas falencias que les impiden convertirse en un instrumento útil y eficaz para la implementación de políticas, como lo señala Suárez.

Este mismo autor indica que los diagnósticos genéricamente hablando y específicamente los referidos al tema de instituciones de bien público entre los que se encuentran las educativas y científicas, deben cumplir principalmente las siguientes funciones: 1) Ser instrumentos que permitan la autocorrección a nivel interno de la propia institución. Es decir, que permitan a sus responsables evaluar acciones emprendidas y rectificar errores cometidos. 2) Deben ser útiles a los organismos financiadores, ya se trate del Estado, funciones nacionales y/u organismos internacionales, que a través de subsidios, donaciones y cualquier otra transferencia de recursos permiten el accionar de las instituciones de bien público. Les permitirá visualizar si las instituciones a los que son destinados están en condiciones de utilizarlos apropiadamente (viabilidad) o si además necesitarán asistencia técnica. 3) Podrán servir para estructurar, en base a los datos obtenidos, una política institucional a fin de superar las limitaciones y vulnerabilidades que presenten estas instituciones como así también reforzar las potencialidades y todo aquello que maximice su capacidad operativa. Hay que distinguir el diagnóstico de los procesos de formulación, ejecución y control de políticas que conllevan por lo general en nuestro contexto una connotación de cambio en el actuar de las organizaciones involucradas dentro de ese proceso. El diagnóstico si bien puede ser un elemento previo al cambio no lo encara directamente. Así, Felcman señala que denominará diagnóstico al procedimiento mediante el cual se establecen diferencias entre la realidad social actual y un modelo deseado de la misma.

En función del diagnóstico pueden surgir problemas sociales y organizacionales, a los que definiremos como discrepancias significativas entre un estándar de realidad y uno de deseabilidad que superen un cierto margen de tolerancia. "Formulación, ejecución y control de políticas son procesos en general ubicados a posteriori del diagnóstico, mediante los cuales se pretenden señalar alternativas a la solución de problemas, elección de una determinada alternativa y su puesta en ejecución, y un proceso final de control de cumplimiento y evaluación de los resultados obtenidos. El diagnóstico es una actividad tendiente a la identificación de problemas, mientras la formulación de políticas es el proceso mediante el cual se elaboran las soluciones".

3. CONTENIDO DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Con respecto a los contenidos que debe tener un diagnóstico organizacional hay algunas discusiones. Hay quienes sostienen que tiene que ser descriptivo y/o explicativo y/o evaluativo de la situación. Nos parece que los contenidos dependerán de los requerimientos que originaron la realización del diagnóstico y de las situaciones específicas que se encuentren en las organizaciones estudiadas. Sin embargo, la situación ideal sería que el diagnóstico tuviera un desarrollo que posibilitara una descripción, una explicación, una previsión de desenvolvimiento y una evaluación según lo señala Martinez Nogueira. "La descripción consiste en la identificación del estado de la situación, integrada por la medición o estimación de los valores asumidos por los hechos, dimensiones o elementos considerados como más significativos", y agregar…” debe apoyarse

en una descripción retrospectiva que permita identificar las tendencias registradas y los acontecimientos más importantes que han dado lugar a la situación presente'”. "La explicación está integrada por la determinación de las relaciones causales operantes, es decir, por la identificación de las causas o factores que han llevado a que aquellos hechos, elementos o dimensiones presentes, las características y los valores expresados en la descripción" "La previsión, se base en la explicación y “contiene los elementos para la formulación de proyecciones sobre el desenvolvimiento futuro de los hechos, de los elementos o de los valores de cada dimensión incorporadas en la descripción y en la explicación" Además el diagnóstico supone algún juicio sobre la situación diagnosticada. Ese juicio es el que permite identificar los problemas, dimensionarlos y asignarles prioridad en función de la importancia que se les concede.

4. ELEMENTOS PARA EL DIAGNÓSTICO. Para llevar a cabo eficientemente la realización de un diagnóstico organizacional, se requiere la presencia de tres elementos: a) información sobre la organización que se está estudiando tanto desde el punto de vista histórico, de la situación actual como de su proyección futura b) elementos que permiten seleccionar e interpretar esos datos y sus interrelaciones. Para ello se requiere de un desarrollo terórico adecuado.

El estado de desarrollo de los estudios organizacionales hace que no se cuente con un avanzado conjunto de teorías propiamente dichas; sin embargo se cuenta con un considerable y “conjunto de modelos que permitan retratar una organización u organizaciones a partir de un determinado punto de vista o dimensión". Cada uno de los modelos focalizan su atención en algunos aspectos o variables que considera relevantes por lo tanto pueden surgir distintas interpretaciones de la misma realidad que "no necesariamente suponen conflictos, tensiones o contradicciones entre ellos". c) un modelo valorativo o de preferencias que orienta la elección del tipo de realidad que es deseable para la organización estudiada. De la comparación entre estas características deseadas y la realidad surge la posibilidad de evaluación. Estos elementos en la realidad concreta tienen distintos grados de elaboración, explicitación y formalización, lo que conduce a que se encuentren distintas posibilidades en las situaciones de diagnóstico. Esto ha posibilitado a Felcman elaborar

una

"tipología

situaciones

de

diagnóstico

organizacional"

transcribimos a continuación: Existencia del marco normativo SI SI

5

2

6

3

7

4

8

INFORMACION NO

TEORIA

1

INFORMACION SI

NO

NO

INFORMACION NO

TEORIA

SI

INFORMACION

que

Resumidamente cada una de las situaciones se caracterizarían por lo siguiente: Situación 1: Se caracteriza por la existencia de los tres elementos básicos, lo que permite contar con un diagnóstico adecuado de la realidad. Situación 2: Si se aceptan las restricciones de la situación, existe diagnóstico pero, fundamentado en una teoría cuya correspondencia con la realidad es débil por falta de información. Puede darse en aquellas organizaciones donde existe un grupo dominante con concepciones político – ideológicas muy estructuradas que procura imponer un modelo a la realidad y utiliza a tales efectos una teoría que en ocasiones puede ser

conexa y coherente

pero que mantiene escasa

correspondencia con la realidad. Es una teoría justificatoria de un modelo normativo cuyos valores son poco compartidos. Situación 3: Ver situación 7 Situación 4: No existe diagnóstico y la búsqueda de alternativas para las decisiones se realiza en función de: a) un modelo de preferencias en general rígido; b) escasa adaptabilidad a circunstancias nuevas o cambiantes y c) comportamiento reactivo con énfasis en la supervización. La necesidad de disponer de una teoría es baja, dado que la modalidad operativa se base no en planeamiento sino en la consideración permanente de casos; todos son en principio diferentes, las regularidades no existen y por lo tanto no es necesario describirlos ni explicarlos. Situación 5: Se da en organizaciones que crean unidades especializadas en la producción de teoría basada en el análisis de datos o bien en la consideración permanente de información realizada en función de ciertos marcos referenciales. Estas unidades pueden desarrollar importantes cuerpos de conocimientos útiles para analizar la realidad, en general, poco utilizadas para señalar carencias,

irregularidades o situaciones disfuncionales, por falta de un esquema prescriptivo que señale estados deseados. La inexistencia de marco normativo pude crear situaciones de conflicto. Situación 6: Se dispone solo de teoría no verificada empíricamente. En la práctica puede ocurrir, entre otras cosas, que desaparezca la unidad por exceso de teorización inútil o en intento de construir un marco normativo a partir de la teoría. Situación 7: Solo se dispone de información. Parecida- a la situación 3. Se condiciona la formulación de decisiones a la consolidación de un marco normativo, a la necesidad de lograr previamente un conocimiento exhaustivo de la realidad a transformar mediante la consideración de toda la información necesaria. Consecuentemente no se sabe que hacer con el cúmulo de información recogida, no se sabe cuales son los fenómenos relevantes y además elevada obsolescencia informativa por el tiempo de recolección y análisis. Situación 8: Es la situación más carenciada de diagnóstico. Esta última situación tiene en Felcman un interesante tratamiento especial, pero que no interesa profundizar en este momento. Como se observa existen variadas situaciones diagnósticas que generan restricciones de distinto tipo de análisis concreto. La institución debería desarrollar acciones tendientes a ampliar y explicitar tanto los marcos valorativos, los esquemas teóricos y los mecanismos de generación y sistematización de la información, de una manera armónica, tratando de mantener el equilibrio relativo entre los tres elementos.

5. MODELOS INTERVINIENTES

Como observa Martínez Nogueira "en toda formulación de un diagnóstico interviniendo dos modelos cualquiera sea el grado de explicitación y formalización. Por modelo se entiende algún tipo de representación sobre: a) las características deseadas con respecto a la realidad que se diagnostica. b) los factores o elementos que son más significativos en cada situación, las relaciones entre ellos y alguna interpretación sobre los procesos de desarrollo que llevan a situaciones como la analizada. El primer modelo tiene carácter normativo. De la comparación entre esas características deseadas sobre la estructuración y el funcionamiento de la organización y la identificación de la situación presente, surge la posibilidad de realizar la evaluación de ésta. Este modelo es una enumeración de atributos académicos, científicos, institucionales y organizacionales que es deseable posean las organizaciones estudiadas, la forma en que deben encarar su desarrollo, la eficiencia estimada como deseable, sobre el impacto buscado, etc. Estos elementos servirán como patrones de medida para evaluar la situación encontrada. Hay sin embargo una serie de dificultades asociadas a los marcos normativos o valorativos. Por un lado, su formalización o explicitación, no están por lo general suficientemente desarrolladas, sino que privan criterios implícitos o no formalizados o escritos. Por otro lado esos marcos cuentan con distinto grado de legitimidad, como reconocimiento o validación por la comunidad de ese marco valorativo o prescriptivo. Puede ocurrir que la comunidad científica o una parte de ella no comparta los atributos organizacionales que son considerados deseables dentro del modelo normativo utilizado.

El segundo modelo, tiene un carácter de analítico, sirve para alentar la búsqueda de datos relevantes sobre la realidad organizacional, para analizar, para la indagación de las relaciones entre los mismos y para estimar el curso futuro de la situación, sirve de base para la elaboración de diagnósticos sistemáticos que deben apoyarse en ''representaciones", "modelos" o “imágenes” sobre aquello que se considera óptimo o satisfactorio que cuenten con el mayor con el mayor grado de elaboración posible. De la misma manera, aquellos juicios pueden estar basados en supuestos sobre los elementos más significativos en cada situación, sobre el carácter critico o estratégicos de algunos factores, sobre la posibilidad o no de manipulación de los mismos, etc. Por ello también, la formulación de diagnósticos sistemáticos debe apoyarse en modelos analíticos explícitos y de elaboración rigurosa. Hay una relación evidente entre ambos modelos. Cada uno de los modelos son visiones distintas de la misma realidad Los diagnósticos sistemáticos deben conciliar esas distintas perspectivas. Ambas situaciones, falta de explicitación y/o legitimidad, pueden significar la existencia de malos entendidos o conflictos manifiestos o latentes.

6. DESARROLLO TEÓRICO El modelo analítico tiene un basamento teórico que como expresamos anteriormente no tiene un alto grado de desarrollo, lo que hace necesario, un gran esfuerzo de elaboración de marcos referenciales que permitan un mejor conocimiento de las realidades organizacionales. Suárez señala que, "la investigación

diagnóstica

supone

elementos

exploratorios,

elementos

explicación descriptiva taxonómica y elementos de investigación teórica".

de

Para ello toma como elemento referencial a Zetterberg que distingue entre "investigación exploratoria como aquélla que quiera constituir una teoría o elaborar algún herramental metodológico que sirva para los propósitos en juego. Habría una investigación de tipo taxonómica o descriptiva que tiene como elemento básico, conceptos y variables. Pero fundamentalmente tiene variables. O sea, que el elemento fundamental en este campo taxonómico es la variable, esto es, todo concepto que es capaz de discriminar las unidades de análisis en juego y permitir que ellas asuman distintos valores. Por otro lado tendríamos el campo teórico, cuyos elementos básicos son las hipótesis el conjunto interrelacionado de variabl...