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La administración consiste en planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos que estén al alcance de la organización para poder alcanzar las metas propuestas. Hay unos conceptos importantes en el proceso de administración que son eficiencia y eficacia, que en pocas palabras significa rea...

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UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICO

ADMINISTRACIÓN CONTEMPORÁNEA

EL ADMINISTRADOR DENTRO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL

CECILIA TORRES ALBELDAÑO

FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2021

EL ADMINISTRADOR DENTRO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL 1. PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 1.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Siguiendo a Hellriegel (2001), una organización es un grupo estructurado de personas que trabajan en común en el cumplimiento de ciertas metas que los individuos no podrían alcanzar solos. Según Robbins y Coulter (2005), es una asociación deliberada de personas para cumplir una determinada finalidad. En definitiva, se puede definir la organización como un grupo estructurado de personas en el que se ha establecido una serie de procedimientos y reglas que, con los medios o recursos adecuados, trabajan para la consecución de un fin determinado, el cual no podrían alcanzar de manera individualizada. Una de las metas más importantes que las organizaciones y sus miembros tratan de alcanzar es proporcionar un bien o servicio que los clientes valoren o deseen. Características o elementos que presentan todas las organizaciones:   

Tienen un propósito definido, que se expresara en términos de una o varias metas. Están compuestas por una serie de recursos humanos y materiales, que en la práctica van a ser los responsables de alcanzar las metas fijadas. Emplean una estructura deliberada conformada por una serie de métodos, reglas o procedimientos que definen el comportamiento de sus miembros y, de este modo, se facilite la buena marcha de la organización para la consecución de sus fines.

Figura 1. Elementos de las organizaciones

1.2 CONCEPTO DE EMPRESA No es fácil identificar una única definición. En una primera aproximación se puede considerar una entidad en la que se transforman unos recursos (humanos, materiales, inmateriales), que deben ser organizados y dirigidos de la mejor manera posible (a través de una estructura, reglas y procedimientos), en bienes y servicios que satisfagan necesidades, con la finalidad de obtener beneficios para distribuir a sus propietarios, actuando siempre bajo condiciones de riesgo. Aspectos que ayudan a comprender mejor el concepto de empresa:  

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Existencia de un proceso de transformación por el que una serie de inputs o recursos se convierten en outputs o bienes y servicios. Recursos o factores de producción que se emplean en el proceso de transformación; ya sean recursos humanos que aplican sus conocimientos para posibilitar la realización del bien o servicio o recursos materiales como las inversiones técnicas, los bienes de equipo, elementos de transporte, equipos informáticos, efectivos o activos financieros con distinto grado de l iquidez, etc., o recursos inmateriales o intangibles como la tecnología, el software informático, la imagen, la cultura de la empresa, etc. Organización del proceso de transformación, es decir, establecimiento de la estructura más idónea, en función del tamaño, de la actividad, de los procedimientos y métodos más apropiados, de las redes y canales de comunicación, definición de las competencias de cada puesto de trabajo y de las relaciones entre los mismos, etc. Obtención de output o bienes y/o servicios, que permitirán la satisfacción de necesidades. Objetivos y fines (obtención de lucro mediante la satisfacción de necesidades) que justifican la razón de la existencia de la empresa y que relacionan la actividad de esta con la consecución del éxito, en la medida en que dichos objetivos vayan alcanzándose. Asunción de riesgo, debido a la incertidumbre que se genera sobre si se alcanzarán o no los resultados deseados, empleando todos los esfuerzos y recursos que se consideren convenientes.

Una empresa comparte los tres elementos que caracterizan a toda organización: tiene un propósito definido, está compuesta por recursos humanos y materiales que se van a emplear en el proceso de transformación y necesitan de una estructura organizativa para su gestión. Por tanto, una empresa es una organización. Pero esta afirmación no se cumple en sentido contrario, es decir, todas las organizaciones no son empresas. La diferencia entre las organizaciones y las empresas reside en la finalidad para la que han sido creadas.

1.3 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN La administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización. Los recursos de una organización comprenden bienes, como la gente y sus capacidades, habilidades (know-how) y experiencia; la maquinaria, materias primas; tecnologías de cómputo y de información, y patentes, capital económico y empleados y clientes leales.

Figura 2. Las 4 funciones de la organización

Por tanto, la administración busca minimizar el empleo de los recursos. Ahora bien, no basta con ser eficiente. La administración también tiene que conseguir que se ejecuten las actividades, es decir, buscar la eficacia. Ésta es la consecución de los objetivos propuestos. Mientras la eficiencia significa hacer las cosas correctamente, la eficacia significa hacer las cosas correctas. Eficacia y eficiencia son términos independientes, ya que ninguno de ellos tiene por qué afectar necesariamente al otro. La mejor organización sería aquella que logra ser al mismo tiempo eficaz y eficiente, es decir, que fija las metas correctas y las alcanza, utilizando sus recursos de forma óptima.

Figura 3. Eficiencia, eficacia y desempeño de una organización.

2. HABILIDADES Y DESTREZAS DEL ADMINISTRADOR 2.1 PROCESO DE TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial. Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución. Es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. La separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, pero podemos identificar principalmente las siguientes etapas:       

Identificar y analizar el problema Identificar los criterios de decisión y valorarlos Definir la prioridad para atender el problema Generar las alternativas de solución Evaluar las alternativas Elección de la mejor alternativa Aplicación de la decisión

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Evaluación de los resultados

2.2 CAPACIDAD DE GESTIÓN DE TIEMPO La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. Para aprender a valorar el tiempo y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:     

Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida personal como en la vida profesional.

2.3 CAPACIDAD DE DELEGACIÓN Se comprende por delegar el depositar en otra persona la autoridad formal y la responsabilidad para realizar ciertas actividades dentro del grupo. Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Toda organización que se precie tiene perfectamente establecidas las condiciones de delegación necesarias para poder llevar adelante los objetivos propuestos. La base para una delegación de autoridad eficaz radica en la disposición del superior de conceder en sus subordinados la libertad para tomar decisiones y elegir caminos diferentes a los que el administrador hubiese elegido. En estas situaciones la ética es fundamental, así como las buenas relaciones laborales y humanas. Hay seis puntos que se deben tomar en cuenta a la hora de delegar una tarea:      

Decidir cuales tareas son delegables. Decidir quién es la persona adecuada para esa responsabilidad. Proporcionarle los recursos suficientes. Proporcionar la información pertinente y necesaria sobre dicha tarea. Intervenir solo en caso necesario. Establecer puntos de control y de retroalimentación.

CONCLUSIÓN En conclusión podemos ver que la organización es un grupo de personas que trabajan en conjunto para obtener un fin en común. Las características de la organización son que tienen un propósito definido, cuentan con recursos humanos y materiales y tienen una estructura organizativa. La empresa es una organización con una diferencia de que esta tiene un fin lucrativo; entonces, podemos decir que todas las empresas son organizaciones pero no todas las organizaciones son empresas. La administración consiste en planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos que estén al alcance de la organización para poder alcanzar las metas propuestas. Hay unos conceptos importantes en el proceso de administración que son eficiencia y eficacia, que en pocas palabras significa realizar las cosas correctas de forma correcta. Las principales habilidades que un administrador debe tener son las de saber delegar responsabilidades, saber administrar el tiempo y saber tomar decisiones para resolver los problemas que se presenten.

BIBLIOGRAFÍA i

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