Elaboración y planteamiento de la propuesta PDF

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resumen sobre el formato para elaborar una propuesta...

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Elaboración y planteamiento de la propuesta. Fase I. Análisis, comprende dos etapas fundamentales. •

Etapa 1: Análisis estratégicos de la empresa.

En esta primera etapa participan los directivos, responsables de las oficinas de la empresa y personal seleccionado para la administración del archivo en cuestión. Plan de actuación. En esta etapa además del análisis estratégico de la empresa se tienen en cuenta también los problemas más comunes afectan la organización de un archivo de gestión, tales como: • • • •

Acumulación de documentos (existencia de documentos duplicados y obsoletos en la empresa) Diferentes criterios de archivos entre el personal de la empresa. Falta de personal calificado. Mobiliarios y material incorrecto para archivar los documentos.

Insuficiente utilización de los documentos informáticos en relación con los documentos en soporte papel. •

Etapa 2.

Estudio de la base legal de la empresa y los procedimientos para su creación. Tiene como objetivo conocer la legislación vigente que afecta la empresa en cuestión, así como el uso y manejo de la documentación y otras fuentes que faciliten el conocimiento de las direcciones y los métodos de archivos. Plan de actuación. • • • • • •

Legislación que afecta a cada dirección en particular. Expediente de perfeccionamiento empresarial. Reglamentos, resoluciones, cartas circulares, etc. Estudio del organigrama de la entidad. Información de los responsables de las direcciones de la empresa. Estudio de manuales sobre archivistas.

Fase II. Diseño. •

Etapa I.

Esta etapa comienza con un análisis general de la situación actual de los documentos que tiene la organización, con la finalidad de diseñar el archivo de

gestión, acorde a las características y las funciones de cada oficina, para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. Plan de actuación. Este análisis se lleva a cabo mediante contacto directo con los directivos de la empresa y a través de reuniones con las direcciones departamentales hasta obtener una visión global de la situación actual de la empresa y condiciones reales de las oficinas. Revisión de los documentos de forma general para conocer cuáles son los afines a las funciones que se desarrollan en la organización. • Elaboración del cuadro clasificación. • Definición de las series documentales. • Determinación de los plazos de transferencias de los documentos a los diferentes archivos del sistema. • Definición del nivel de acceso a los documentos. • Gestión y control de expedientes. • Etapa 2. Definición de los soportes en que se plasmará cada tipo de documental durante el proceso de generación de los documentos, con vista a su conservación y utilización. Plan de actuación. • Análisis del volumen de producción de documentos y la situación organizativa y tecnológica en la que se encuentra la empresa. • Análisis de la identificación de los recursos de información ya realizadas por cada una de las oficinas de la empresa (tipo de fuentes, servicios y sistema de información). • Definición del soporte en que se plasmará cada documento según las condiciones reales de cada oficina.

Comentario. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultoría externa. De cualquier manera, es evidente la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir,

la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa. En la actualidad las pequeñas y medianas empresas tienden a sufrir constantes cambios debido a las perspectivas del ambiente competitivo, es por ello que tienen que actualizarse continuamente e innovar sus sistemas adecuándose a las nuevas circunstancias del momento, por ello es necesario que toda empresa cuente con un buen funcionamiento en su estructura organizativa, debido a que el área administrativa es el soporte de las actividades operativas y de producción de la empresa. Un factor muy importante que incide sobre la productividad en el funcionamiento de los recursos humanos en todas las áreas a lo interior de las organizaciones, es una buena estructura dentro de la empresa, para ello se hace necesario desarrollar un sistema en el cual los socios puedan retroalimentar el que hacer de sus colaboradores, con el fin de que el personal sepa perfectamente cuáles son sus funciones y pueda desempeñarla correctamente, creando así, un sistema de trabajo que facilite procesos de evolución, desarrollo y efectividad dentro de la cooperativa....