Ensayo Proceso Administrativo PDF

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IntroducciónEl proceso administrativo es conocido por ser el conjunto de funciones que llegan a cumplir uno o varios objetivos propuestos como resultado final.Dicho proceso es bastante complejo, ya que diversos autores lo han ido modificando y añadiendo un poco de su toque, es dependiente entre sus ...

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Introducción El proceso administrativo es conocido por ser el conjunto de funciones que llegan a cumplir uno o varios objetivos propuestos como resultado final. Dicho proceso es bastante complejo, ya que diversos autores lo han ido modificando y añadiendo un poco de su toque, es dependiente entre sus partes, ya que, si una sola no llega a funcionar de forma adecuada, ya no se puede integrar todo de forma correcta y no podría llegar a cumplir las expectativas y objetivos propuestos. En este ensayo se plantean los autores principales que han aportado, pero principalmente está basado en lo que Agustín Reyes Ponce establece ante el proceso administrativo. A lo largo del tiempo ha ido evolucionando, pero es importante destacar que todos los autores tienen algo en común, unos lo desglosan más que otros, pero la esencia de lo que es el proceso administrativo nunca desaparece. Se demostrará la importancia de los detalles de una buena estructura en el proceso, y la importancia que cada uno de ellos tiene ante él. A lo largo del tiempo se ha demostrado que es mucho mayor la eficiencia que se obtiene de una empresa que lleva a cabo el proceso administrativo, a una que no lo lleva.

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CONCEPTOS Antes de comenzar a hablar sobre lo que es el Proceso Administrativo, debemos hacernos dos preguntas… ¿Qué es un proceso? y ¿Qué es la administración? De la Administración La administración es la organización que se da ante los recursos que se tiene, dichos recursos pueden ser humanos, materiales o financieros. Del Proceso El proceso es una serie de pasos que se llevan a cabo para llegar a un objetivo en específico. Del Proceso Administrativo Una vez teniendo claro esos dos conceptos, podemos pasar a decir que, el proceso administrativo es una serie de pasos que, a través de reglas establecidas en una empresa u organización, permiten tener una mayor eficacia de los recursos con lo que se cuenta.

ELEMENTOS AUTORES.

DEL

PROCESO

ADMINISTRATIVO

SEGÚN

DIVERSOS

División en 3 elementos La Asociación Americana de Administración divide el Proceso Administrativo en 3 elementos: Planeación, Organización y Supervisión; pero existe un problema en esta división, no se puede aplicar por completo la división de fases, ya que la Organización por ser la que está en medio, no sabría decirse con exactitud si pertenece a la fase mecánica o dinámica. División en 4 elementos Existen otros autores que lo dividen en 4 elementos, como lo es Terry o Rue Y Byars que lo dividieron en Planeación, Organización, Ejecución o Dirección y Control; John E. Mee lo divide en Planeación, Organización, Motivación y Control; y Sisk y Sverdik propuso la división en Planeación, Organización, Liderazgo y Control. División en 5 elementos 2

Henry Fayol divide en 5 elementos: Previsión, Organización, Mandar, Coordinar y controlar. Existen otros como Koontz y O’Donnell que proponen la división en: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control. División en 6 elementos Agustín Reyes Ponce y Urwick continuaron con la división de Fayol, pero dividieron el primer elemento propuesto, en Previsión y Planeación, continuando con Organización, Integración, Dirección y Control. División en 7 elementos Ernest Dale propuso la división en 7 elementos, tomando los que se dieron anteriormente, pero añadiendo 2, son: Previsión, Planeación, Organización, Integración, Dirección, Control, Innovación y Representación. División en 8 elementos Gulick divide en Planeación, Organización, Integración, Dirección, Coordinación, Operación, Comunicación y Control Presupuestal.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El Proceso Administrativo tiene dos fases, una conocida como la mecánica y la otra como la dinámica.

FASE MECÁNICA La mecánica es la parte encargada de prever, principalmente fijar objetivos y los fines de la creación de la empresa, al igual que investigar con los medios que se cuenta y los que se necesitan para poder crearla, busca estar conscientes de los obstáculos que se pueden presentar en el trayecto hacia los objetivos expuestos, es en donde se debe de aplicar los principios de la certeza, incertidumbre y probabilidad. Es encargada de planear, se refiere a tener un plan de acción para que su realización sea en un tiempo determinado y logre culminarse de manera exitosa, la planeación es importante ya que de ella depende la eficiencia que se va a tener, no habrá un orden sin una planeación previa, ya que éste no puede ser improvisado; es aquí en donde se deben de aplicar los principios como el de la precisión, ya que deben de ser afirmaciones concretas y lo más precisas posibles, porque de ahí van a partir las acciones que se realizarán. 3

Por último, también se encarga de organizar todos los recursos con los que se cuenta, crear una estructura jerárquica, y establecer las obligaciones de cada puesto, para obtener una mayor eficiencia. FASE DINÁMICA La fase dinámica se encarga de integrar todos los recursos con los que se cuenta, previamente seleccionados y estructurados en la parte mecánica, dichos recursos deben ser necesarios para mejorar la función de la empresa. Los recursos humanos juegan un papel mayor, ya que ellos son los que van a llevar a cabo todos los planes, es por eso que se deben de seleccionar a los mejores, se deben de capacitar y ayudar a que se pueda desempeñar de la mejor forma el cargo. También se encarga de dirigir para que los planes establecidos, se lleven a cabo de buena manera y sea exitoso; se debe impulsar a cada una de las personas que trabaja, hay que motivarlos y vigilarlos para obtener un mejor rendimiento. En esta etapa se aplica la autoridad, la comunicación y la supervisión. Por último, se encarga de controlar los avances que se han obtenido, para ver en que se está fallando y mejorar a raíz de nuevos planes o estrategias. Es aquí en donde se debe de llevar un registro de todas las actividades y avances, para poder compararlos entre sí y saber las fallas.

PREVISIÓN Concepto Es ver a futuro, significa que piensas y analizas lo que puede o no pasar durante algún proceso, y permite hacer planes de algo. Para poder prever se necesita saber qué es lo que quieres hacer, tener los objetivos presentes, y estar consciente de los diversos factores que puede ayudar, o en su defecto obstaculizar el proceso de lo que se va a realizar. La previsión “es el elemento de la administración en el que, con base en la consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizarlos objetivos de esa misma empresa”1 Principios Existen 3 principios fundamentales para este elemento: 1 Concepto tomado del libro Administración Moderna de Agustín Reyes Ponce página 182

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

Certeza:

Se encarga de eliminar el temor que se produce por miedo a equivocarse. Existen diversos tipos de certeza, como la física o la moral. 

Incertidumbre:

Se da cuando no se puede llegar a una conclusión sobre lo que va a pasar en una situación. 

Probabilidad:

Es en donde hay una idea de los desenlaces que puede ir teniendo una situación, pero no hay seguridad de que una suceda. La probabilidad puede ser mayor o menor dependiendo de la situación.

Para prever debe de haber objetivos que perseguir, para esto existen distintos tipos como:      

Objetivos individuales y colectivos Objetivos generales y particulares Objetivos básicos, secundarios y colaterales Objetivos estratégicos, técnicos y operativos Objetivos a corto, mediano y largo plazo Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios

La mayoría de las veces los objetivos los pone el empresario o dueño de la empresa, y normalmente se piden opiniones para poder ver desde distintas perspectivas. El papel de la investigación es fundamental ya que, de ahí se determinan los medios más aptos para llegar al objetivo propuesto. Existen principalmente 2 tipos de investigación: 



La observación Puede realizarse por medio de experimentos, hechos o registros que pueden llevarse a cabo en 2 ámbitos, dentro de los participantes o los que no son participantes. La encuesta Es por el medio en el que obtienen datos que confirman otras personas, puede ser utilizada la entrevista o un cuestionario

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PLANEACIÓN Concepto “Consiste en fijar el plan de acción que va a seguirse, estableciendo principios y tomar decisiones para lo que se logrará en un futuro”2 Es importante planear ya que nos asegura una eficiencia, y nos ayuda a que se lleguen a los objetivos detallando el plan de acción. Principios Los principios de este elemento son: 

Precisión

Deben de existir planes precisos, ya que, si un proyecto carece de estos, no se podrá llevar a cabo de forma correcta porque todo se estaría dejando al azar. 

Flexibilidad

Deben de existir planes de cambio para la parte en la que no llegue a funcionar, puedan cambiarse diferentes cosas, todo proyecto debe de tener opciones de cambio para los problemas o dificultades que lleguen a presentarse. 

Unidad de Dirección

Dentro de los planes tiene que decirse que hay uno solo para cada función, pero todos deben de estar tan coordinados hasta poder decir que hay un solo plan. 

Consistencia

Todos los planes hechos deben de estar enlazados, para que se pueda llevar a cabo como uno solo y sus resultados sean mejores. 

Rentabilidad

Se debe demostrar que se está ganando más de lo que se consume, si el plan no demuestra eso, debe de cambiarse. 

Participación

2 Concepto tomado del libro Administración Moderna de Agustín Reyes Ponce p. 244

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El plan debe de hacer que todos los miembros participen en el funcionamiento, eleva la calidad de trabajo por la competencia que existe y ayuda a una mayor producción. Existen diversas técnicas que se pueden utilizar para la planeación, como:   

Los manuales de objetivos y políticas Diagramas de flujo Gráficas de Gantt

ORGANIZACIÓN Concepto “Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”3 La organización es estructurar los elementos que se establecieron, es en donde se deben de dar las jerarquías y las actividades de cada una de ellas. Es importante, ya que es la última etapa de la fase mecánica, complementa y termina de detallar todos los puntos que se hicieron en la previsión y planeación. Principios Este elemento tiene 5 elementos: 

Especialización

Este principio es fundamental, ya que te brinda una mayor eficiencia, debido a que se divide el trabajo y se va especializando para cada empleado. 

Unidad de Mando

Cada empleado debe de recibir órdenes de una sola persona, para evitar confusiones 

Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad

Se debe de establecer las responsabilidades de cada persona dependiendo del cargo que tengan, y dar el nivel de autoridad que merece. 

Definición de Puestos

3 Concepto tomado del libro Administración Moderna de Agustín Reyes Ponce p.277

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Debe de existir un escrito en el cuál se establezcan las responsabilidades de cada puesto, para tener una buena estructura y funcionalidad. La organización se da a partir del trabajo que se debe de realizar, las personas con las que se dispone y los lugares en los que se va a realizar el trabajo. Existen diferentes formas de organizar, como puede ser:  



Organización Lineal: En el cuál existe un solo jefe para cada empleado, el cuál le da órdenes y el empleado se reporta. Organización funcional: En el que no se daba la especialización de una sola cosa, al contrario, debían de tener conocimientos en 8 campos para poder dar solución a un problema de cualquier tipo. Organización lineal y Staff: Es una mezcla de los 2 sistemas anteriores, se mantiene la autoridad en forma lineal, pero a la vez se recibe asesorías de personal que no forma parte de la empresa, que se especializan en cada función. Es el más utilizado hoy en día en empresas grandes.

Los organigramas son otra forma de organizar los puestos, y dar una jerarquía adecuada, existen diferentes tipos, como lo son:    

Organigramas Verticales Organigramas Horizontales Organigramas Circulares Organigrama Escalar

INTEGRACIÓN Concepto “Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social”4 Es el primer paso de la parte dinámica, y cae una gran responsabilidad, ya que dependen de ella que la parte teórica tenga la eficiencia que se le había planeado. Principios De la integración de personas: 

La adecuación de hombres y funciones

4 Concepto tomado del libro Administración Moderna de Agustín Reyes Ponce p. 336

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Se debe de corroborar que el hombre que está en un cargo, tenga los requisitos y cumpla con ellos para poder desempeñar la función de forma correcta. 

Provisión de elementos administrativos

Dar las herramientas y elementos suficientes a cada empleado, para que pueda desarrollar de forma correcta el puesto. 

Importancia de la introducción adecuada

Se le debe de dar un buen adiestramiento a cada uno de los empleados al ser contratados, para que estén enterados de lo que pueden hacer y lo que no pueden hacer y de qué forma. De la integración de cosas: 

Abastecimiento oportuno

Debe de haber los recursos suficientes en todo momento, nunca deben de faltar, pero tampoco deben de sobrar porque si no afectaría económicamente a la organización. 

Instalación y mantenimiento

El mantenimiento y la instalación de las máquinas debe de hacerse en el momento adecuado, para que no afecte la producción y no se gaste demás siendo que se pudo ahorrar si lo hubieran hecho en el momento. 

Delegación y Control

Se deben de establecer informantes, que estén al tanto de los resultados generales, para ellos informar al gerente general.

En a integración se juntan miembros totalmente distintos, y deben de estar adiestrados para tener una buena comunicación y tener técnicas de comunicación entre ellos, para esto se necesitan una serie de pasos que son: 

El reclutamiento

Se puede hacer a través de anuncios, agencia de colocaciones, televisión, radio, cine, internet, periódicos, revistas o sindicatos. Se presenta una solicitud escrita, para ir conociendo a la persona. 

La selección

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Se aplica una serie de exámenes de distintos tipos, dependiendo el interés de la empresa, puede ser de conocimientos, físicos, psicológicos, de valor, de confianza, etc. 

Introducción

Se debe de firmar el contrato, se debe de enterar al empleado las políticas de la empresa, darle la bienvenida y un recorrido por la empresa, y presentarlo con sus principales jefes. 

Desarrollo

Toda persona que entra a la empresa debe recibir un adiestramiento, y capacitación, para que tenga un buen conocimiento de lo que va a realizar. DIRECCIÓN Concepto La dirección “es en el que se logra la realización efectiva de todo lo que se ha planeado”5 La dirección es la parte primordial de la administración, ya que de ella depende que todo se una y se realice de forma adecuada, porque de nada sirve tener todo lo previamente realizado perfecto, si no se ejecuta de forma correcta. Principios 

Coordinación de intereses

Se deben de coordinar los intereses individuales de cada uno de los miembros, para poder llevar a cabo de forma amena los intereses generales. 

Impersonalidad del mando

La autoridad se vuelve una necesidad, es importante ya que debe de haber una autoridad para que todo se cumpla a la perfección, sin dejar cosas que desear. 

Vía jerárquica

Nunca se debe de omitir a un jefe directo, ya que esto provoca un conflicto y una ruptura de autoridad. 

Resolución de los conflictos

Los conflictos deben de resolverse lo antes posible, para que no se engrandezcan y provoquen más disgustos. 5 Concepto tomado del libro Administración Moderna de Agustín Reyes Ponce p. 384

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Existen diferentes tipos de líderes, principalmente hay dos: 

Autoritario

Todas las decisiones son tomadas por él, decide quién va a hacer cada tarea, el realiza sus críticas a cada uno de los compañeros y no hay democracia. 

Democrático

Las decisiones de toman de forma grupal, en las que estén de acuerdo todos, al igual que pueden trabajar con quien quieran y da opciones para que la mejor sea elegida. El supervisor juega un papel fundamental en una empresa, ya que es el encargado de aplicar reglas para obtener una buena coordinación, debe distribuir el trabajo de forma adecuada, además debe de saber tratar al personal y atender las quejas que les presente, debe realizar entrevistas, hacer informes, y mantener la disciplina.

CONTROL Concepto “Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.”6 Esta etapa es importante, ya que aquí es en donde se ve reflejado si todo lo que se ha llevado a cabo ha salido de forma correcta, si está dando los resultados esperados o no. Principios 

Carácter administrativo del control

6 Concepto tomado del libro Administración Moderna de Agustín Reyes Ponce p. 440

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Se debe de distinguir entre operación y función; ya que la operación es de carácter técnico y la función de carácter administrativo. 

Estándares

Para que exista un control, debe de haber estándares previamente fijos, a veces se toman como base experiencias anteriores. 

Carácter medial del control

Un control se usará siempre y cuando el trabajo se justifique ante los beneficios que se obtendrán. 

Excepción

El control es más eficaz cuando se centra en lo que no se logró o no se obtuvo un resultado como el que se esperaba, y en lo que si se logró. Existen técnicas para llevar un buen control, como:    

La técnica de PERT Gráficas de Gantt Técnica CPM Técnica RAMPS

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CONCLUSIÓN Como se dijo durante todo el ensayo, el proceso administrativo se divide en 2 partes, una teórica y la otra práctica, es un proceso muy complejo y dependiente entre sí, ya que, si algo no llega a funcionar, afectará a todas las etapas. Cada uno de los autores tiene su propia idea de lo que es el proceso y las etapas que lo componen, pero a pesar de esto, siempre coinciden en algo, eso hace que se pueda definir como un proceso que, a través de distintas etapas, llega a cumplir con un objetivo planeado. Cada una de las etapas tiene sus requisitos, y si en alguna llegara a faltar algo va a perjudicar el desarrollo, por eso es importante poner mucha atención principalmente en los detalles. El proceso administrativo ha marcado grandes cambios en el desarrollo de las empresas, cada una de sus etapas tiene una gran importancia. La previsión es fundamental y básica, ya que de ahí se deriva todo lo que puede acontecer durante la formación de la empresa. La planeación se identificar por la formación de planes de acción, o planes que se van a llevar a cabo, definiendo el cómo se van a realizar las cosas. Después de esto, se lleva a cabo la organización en donde se realiza ...