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EVIDENCIA 1: PRESENTACIÓN “CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA”

Presentado por: William Giovanni Blanco Caicedo C.c. 80.158.114 Gestión Logística Ficha: 2175981

Instructor: Dexy Marina Valderrama Díaz

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA 2021

Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa” Para desarrollar procesos logísticos es fundamental conocer en detalle los temas relacionados con el aprovisionamiento, la producción y distribución, además de los riesgos asociados al proceso y los flujos de información. También es importante que se identifiquen los insumos, cargos involucrados, los recursos físicos y/o tecnológicos y los proveedores de materia prima, de tal forma que se perciba la relación que existe entre cada uno de los procesos, subprocesos, actividades y tareas que puedan tener lugar dentro de la organización. En este sentido, para esta evidencia debe elaborar una presentación acerca de la organización estratégica y el flujo de información que se da a nivel interno y externo en una empresa relacionada con el sector de la logística. Pasos para realizar la evidencia: •Inicialmente, realice consultas en la web u otro medio de su preferencia acerca de la organización estratégica y su relación con la gestión logística. La logística tiene una función muy importante en la satisfacción de los clientes, se considera la logística como un componente valor agregado o factor de rentabilidad, que enlaza las necesidades del mercado y la actividad operativa de la entidad. En consecuencia, la logística debe contemplarse como el enlace entre las necesidades de mercado y la actividad operativa de la entidad o empresa. Las inquietudes y objetivos del gerente tienen que ver con la supervivencia del negocio, lograr una buena participación en el mercado, mantener un crecimiento sostenido, obtener rendimientos más atractivos, y buscar mercados en los que sea más competitivo. De acuerdo con la caracterización de la logística en Colombia. •Seguidamente, seleccione una empresa relacionada con el sector logístico (puede usar la información sobre empresas utilizadas en evidencias anteriores) y realice una descripción breve de ésta, el tipo de negocio y organización estratégica. Saferbo S.A. inicio sus actividades hace 30 años como un negocio familiar fundado por el señor Said Fernando Botero dedicada al trasporte de ganando entre los municipios de Medellín y su área metropolitana, con el paso del tiempo y a la par de crecimiento de la empresa, incursionó en el trasporte de carga masiva con la Cervecería Unión S.A. Como su principal cliente, con el propósito de ofrecer un mejor servicio a sus clientes abrió sucursales en Santa Marta, Barranquilla, Cartagena, Santafé de Bogotá, Cali y Buenaventura.

Entre 1978 y finales de la década de 1980, Saferbo S.A ocupaba un lugar muy importante en el trasporte de carga masiva, actividad que abandona en 1989 para dedicarse exclusivamente al servicio de paqueteo, en el cual se consolida y profesionaliza, adquiere parque automotor, define su estructura organizacional y abre regionales con el propósito de cubrir todo el territorio nacional en Medellín, Bogotá, Cali, Pereira, Bucaramanga, Cúcuta, Barranquilla e Ibagué. Desde su fundación, Saferbo S.A. adopto una clara política que aún conserva: atención personalizada, ofrecer servicios de excelente calidad a precios competitivos, con servicio a 24 y 36 horas y cumplir rigurosa y oportunamente los compromisos adquiridos, de acuerdo a la gran flexibilidad en la atención de los requerimientos del cliente. Gracias a la visión emprendedora identificó la oportunidad de crear un centro de recepción de mercancías al sur de Colombia en el año 1999 se instaló una centro logístico de Saferbo en la ciudad de Pasto inicialmente bajo condiciones de mucha presión a nivel competitivo, lo cual generó un gran reto para los inicios de la empresa; sin embargo con 34 años de experiencia en Transportes a nivel nacional y 10 años de funcionamiento a nivel regional la firma privada Saferbo S.A. ha logrado mantenerse en el mercado de Pasto desarrollando soluciones integrales de transporte para satisfacer las necesidades de todos sus clientes. El Diagnóstico Situacional de la empresa Saferbo, ha permitido identificar y evaluar los factores positivos y negativos en los aspectos interno (fortalezas y debilidades) y externo (oportunidades y amenazas), a fin de formular las estrategias necesarias para alcanzar la visión y misión. La empresa está expuesta a múltiples factores del entorno que demandan mayores desafíos para cualquier empresa por lo tanto es importante que Saferbo S.A., con el deseo de posicionarse en el mercado logre establecer la planeación estratégica como parte esencial del quehacer gerencial para el desarrollo organizacional, que le permita responder y adaptarse a las exigencias del mismo para lo cual se establecen estrategias que le permitan direccionar ser más competitiva a corto, mediano y largo plazo en el mercado.       

Capacitar personal para incrementar la competitividad. Diseño de programas de gestión de personal. Subcontratar consultorías que diseñen un plan de mercadeo. Diseñar estrategias de integración o alianzas estratégicas de entrega. A través de personal calificado, desarrollar combinaciones de precios para envíos familiar o empresarial. Generar estrategias de asociación.

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Alianzas estratégicas para mejorar el proceso de envío. A través de nuevos mecanismos de envío mejorar el servicio y alcanzar la satisfacción del cliente. Incrementar los envíos con estrategias publicitarias. Ampliación del centro de distribución en otros espacios o satélites. Resaltar la calidad del servicio con el fin de disminuir el impacto de la competencia. Aprovechar la trayectoria de la empresa para abrir sucursales en otros sectores.

A partir de la aplicación de matrices se pudo establecer los factores que inciden en el desarrollo de Saferbo S.A., en consecuencia así diseñar alternativas estratégicas más apropiadas para el mejoramiento funcional de la empresa, en particular para este caso las mejores alternativas son las de crecimiento intensivo que sugieren el aprovechamiento de su capacidad de servicio y de comercialización de la marca para incursionar en nuevos mercados y fortalecerse en los mercado actuales. Además también resulta indispensable establecer indicadores de gestión que permitan medir la evolución de los procesos. •Presente a través de un organigrama las áreas o dependencias de la empresa, indicando el respectivo flujo de información y los recursos tecnológicos empleados para su manejo.

ASAMBLEA GENERAL JUNTA DIRECTIVA REVISOR FISCAL GERENTE SECRETARIA

CONTADOR

TESORERO

JEFE DE MERCADEO

AUX CREDITO Y CARTERA

AUX DE TESORERIA

EJECUTIVO DE VENTAS

AUX DE PROVEEDORES AUX DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE LOGISTICA

AUX DE BODEGA Y DESPACHO

AUX DE MENSAJERIA CONDUCTOR

El flujo de la información entre las áreas de la empresa se realiza haciendo uso de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y se da mediante el uso de la intranet, de esta manera es como sedan las ordenes. JUNTA DIRECTIVA  Ofrecer entendimiento, recomendaciones y apoyo a la gerencia.  Comprender su responsabilidad de supervisar a la gerencia.  Guiar y evaluar al presidente ejecutivo.  Tener la mezcla adecuada de destrezas que permita agregar valor.  Definir claramente las funciones y las responsabilidades de la junta directiva frente a las de la gerencia ASAMBLEA GENERAL  Analizar la situación de la sociedad.  Elegir a los administradores y los demás funcionarios de su elección.  Considerar las cuentas y balances del último ejercicio.  Establecer las normas económicas de la compañía.  Tomar decisiones respecto a la distribución de utilidades.  Tomar todas las decisiones necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto social. REVISOR FISCAL 

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Cerciorarse de que las operaciones se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea o Junta de Socios o Junta Directiva o al Gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de las Asambleas, de la junta de socios y

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de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines. Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente. Convocar a la Asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea o junta de socios.

GERENTE  Se encarga de supervisar a los gerentes de área.  Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en negocio o empresa para poder solucionarla.  Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por pequeñas que sean.  Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario.  Atender a los clientes especiales y promover el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa o negocio.  Conocer cada una de las áreas y el funcionamiento de éstas.  Fijar consignas de trabajo.  Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio.  Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que su empresa o negocio funcione con éxito.  Realizar las labores administrativas en conjunto con el área específica para esta función. SECRETARIO (A)  Excelente redacción y ortografía.  Facilidad de expresión verbal y escrita.  Persona proactiva, y organizada.  Facilidad para interactuar en grupos.  Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.  Brindar apoyo a todos los departamentos.  Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa.  Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al cliente.  Aptitudes para la organización.

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Buenas relaciones interpersonales. Dinámica y entusiasta. Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones. Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión.

CONTADOR  Preparar los estados financieros.  Apoyo en el trabajo de auditoría.  Preparar informes fiscales.  Realizar el análisis financiero.  Ayuda para el cierre mensual. JEFE DE MERCADEO  Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los objetivos empresariales.  Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia de  Ventas, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas.  Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes,  Proveedores, Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al Mercado.  Estudiar las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los que pueda participar la Empresa.  Realizar planes estratégicos de mercadeo, que permitan modificaciones y  Adaptaciones para operar en diferentes ambientes.  Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes Servicios que presta  y/o Prestará la Empresa.  Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes servicios que presta la empresa.  Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de Mercado,  Promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda o brindará la  Empresa.  Realizar el análisis cualitativo y cuantitativo del Mercado, de tal manera que se pueda proyectar la demanda de los distintos servicios de telecomunicaciones.  Mantener una estructura tarifaria dinámica y flexible que responda a los cambios que puedan suscitarse financiera o Comercialmente.

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Identificar, analizar y aplicar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados mediante la introducción de nuevos Servicios y la utilización de la Red existente.

JEFE DE LOGÍSTICA 

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Un jefe de Logística usa programas informáticos y otras herramientas para controlar los niveles de existencias diferentes. Hacer esto le ayuda a asegurarse de que la empresa mantenga una oferta suficiente para satisfacer las demandas de los consumidores. Cuando el inventario está muy bajo, el Gerente de Logística hará pedidos a los proveedores adecuados o a los depósitos para aumentar las existencias al nivel requerido. El jefe de Logística funcionará con muchas otras personas para ayudar a la compañía a mantener y proporcionar la cantidad necesaria de bienes o servicios. El trabajará con las personas involucradas en el proceso de compra, con los trabajadores del almacén que trasladan las mercancías de entrada y salida del mismo, así como con los proveedores externos y los proveedores que envían las mercancías al almacén. Es responsable de asegurarse de que el usuario final o consumidor, reciba los productos o servicios pedidos. trabaja con su equipo de embalaje y envío para estar seguro de que la mercancía correcta se extrae del inventario y se embala cuidadosamente para la llegada segura. El jefe de Logística hace un seguimiento de las entregas, de la misma manera que hace un seguimiento de las órdenes, para asegurarse de que lleguen a la ubicación correcta en el momento oportuno. También debe tener buenas habilidades de comunicación y debe ser capaz de trabajar como parte de este grupo para el beneficio de la empresa. El debe ser capaz de comunicarse mediante el teléfono, a través de correo electrónico y a través de correspondencia. Además de contar con buenas habilidades de gestión y ser capaz de coordinar y supervisar los trabajos de muchas otras personas para alcanzar un objetivo común.

•Luego, identifique cada uno de los procesos desarrollados por área y elabore un mapa de procesos con esta información. Finalmente consolide todo lo anterior en la presentación.

PROCESOS GERENCIALES

PROCESOS DE MEJORA

GESTION GERENCIAL

SIG

GESTION COMERCIAL

PORGRAMACION DE VEICULOS

GESTION DE OPERACIONES DOCUMENTACIO N DEL SISTEMA

DESPACHO

MANTENIMIENTO E INSPECCIONES CONTROL TRÁFICO Y SEGURIDAD

PROCESOSDE APOYO ACMINISTRATIVOS Y

RETRO ALIMENTACION DE SIG

SERVICIO AL CLIENTE

CLIENTES

CLIENTES

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESO GERENCIAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

OPERACIONES

COMERCIAL AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SERVICIO AL CLIENTE

SUBPROCESO 1. Mantenimiento operación empresa 2. Sistemas de calidad 3. Operación de la empresa. 1. Mantenimiento estándares de calidad 2. Presentación auditorias 3. Realización auditorías internas de calidad. 1. Programación de vehículos 2. Despacho de vehículos 3. Revisión documentación 4. Control carga propia y tercerizada. 5. Mantenimiento vehículos 6. Control de trafico 7. Seguimiento vehículos y carga. 8. Geolocalización de la carga. 1. Mantenimiento clientes 2. Reclutamiento nuevos clientes 1. Nomina 2. Gastos e inversiones 3. Mantenimientos a vehículos e instalaciones. 4. Estado perdida y ganancias 1. Atención a usuarios 2. Quejas reclamos

CONCLUSIONES El plan estratégico es considerado como un importante componente administrativo que la gerencia debe realizar, para mejorar la posición competitiva de la empresa en el mercado y crear en la organización procesos continuos para elevar su calidad de servicio, contar con mayor tecnología, ofrecer nuevos servicios y fortalecer su sistema de administración. Asi podemos mejorar a futuro los sistemas de atención al cliente y también las mejoras en los sistemas de producción y distribución.

BIBLIOGRAFÍA

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Material de formación: “Procesos y sistemas de información Material complementario: “Tipos de negocio” Material complementario: “Estructura del sistema logístico” https://www.losrecursoshumanos.com/recursos-tecnologicos-deunaempresa/. https://www.gestiopolis.com/tecnologias-de-informacion-y-su-utilidaden-laempresa/....