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Exemple exercice "traitement de texte"...

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Création d’un index INTRODUCTION Un index est une liste de termes classés selon un ordre naturel (ordre numérique) ou conventionnel (ordre alphabétique) et suivis de leur adresse (numéro), ce qui permet de les retrouver rapidement en cas de besoin. C’est un outil de recherche d’information puissant, utilisé dès l’Antiquité, mais auquel l’informatique a donné un essor considérable. On peut distinguer deux catégories d’index selon que la recherche des informations porte sur une collection d’objets ou sur un document unique :  

L’index d’un catalogue de bibliothèque ou d’une banque de données porte sur une collection de documents divers. Il est indispensable et a une fonction essentiellement sélective ; Un index de livre (back-of-the-book index) porte sur un document unique, auquel il apporte un complément facultatif mais précieux : il offre au lecteur désireux de trouver ou retrouver une information du livre un outil de recherche bien plus rapide et plus précis que la table des matières.

Premier aperçu des éléments d'un index de livre Chaque ligne d’un index s’appelle une entrée.

Figure 1 Aperçu d'un indexe de livre

Toute entrée d’index est composée :   

D’un terme d’entrée (ou clé d’accès) D’une orientation vers l’information qui le complète Au moins un numéro de page, appelé localisateur (lignes 1, 2, 3 et 5 de la figure 1) 1



Soit d’un renvoi vers un autre terme (lignes 4 et 6 de la figure 1)

Les renvois sont de deux types :  

Voir renvoie impérativement l’utilisateur vers un terme synonyme préférentiel. Voir aussi l’invite à compléter sa recherche à partir d’un autre terme.

Les deux types d’index de livre Un index de noms (auteurs cités, personnages historiques, noms de pays, noms de langues, titres…) a un contenu uniforme et une structure simple, à un seul niveau Hugo, Victor 26, 32, 63 Kafka, Frantz 45, 104 Un index matière (ou index de sujets) porte sur tous les sujets abordés dans le livre, et ses entrées peuvent être simples (à un niveau) ou composées (à plusieurs niveaux)

Figure 2 Aperçu d'un index comportant des sous-entrées

On dit dans ce cas que « Aristote » est l’entrée principale, alors que « critique littéraire 35, 74, 96, 101-197 » et « sur Aristophane 195 » sont des sous-entrées. La subordination des sous-entrées est marquée par un retrait appelé indentation. Le bloc constitué par une entrée principale et plusieurs sous-entrées est appelé entrée globale.

Les avantages d’un index de livre Un index des noms permet au lecteur de consulter rapidement les pages où figure le nom qui l’intéresse. D’autre part, le nombre de références attachées à chaque nom fait apparaître d’un simple coup d’œil l’importance des différents éléments de la liste. Un index matière permet au lecteur de localiser rapidement les informations du livre dont il a besoin, c’est-à-dire :    

De trouver une ou plusieurs réponses à une question qui l’intéresse et que le livre est censé traiter ; De retrouver un passage du livre qui l’a intéressé lors d’une lecture précédente D’être guidé efficacement vers l’information désirée ; D’être guidé dans le choix des termes appropriés.

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Un avantage secondaire de l’index matière est d’offrir une image réduite du contenu de l’ouvrage, plus précise que la table des matières, et permettant avant même la lecture de tester l’étendue et la spécificité du domaine traité. En conclusion, un index matière ajoute à un document une vraie plus-value, à condition d’être un outil de recherche plus précis que la table des matières, et plus pertinent que les commandes de recherche en texte intégral qui trouvent rapidement la présence d’un mot dans un fichier électronique.

Création d'un index La confection de tout index de livre peut se décomposer en une série de tâches qui s’enchaînent : 1. Programmer les modalités du futur index ; 2. Indexer le livre, c’est-à-dire choisir des termes d’entrée qui signalent les passages intéressants ; 3. Affecter à chaque terme le numéro de page adéquat ; 4. Entrer ces données en machine ; 5. Formater l’index (mettre les entrées en ordre alphabétique, les suites de numéros de page en ordre numérique, supprimer les doublons, et disposer en retrait les sous-entrées) ; 6. Contrôler, réviser et compléter l’index. Le module d’indexation de Word prend à sa charge entièrement les tâches 3 et 5, longues et fastidieuses. Il n’assure pas l’indexation automatique du livre (tâche 2), mais il peut y contribuer pour certains types d’index (fichiers de concordance). Un fichier de concordance est un fichier spécial qui liste les termes ou expressions qui constitueront les entrées de l’index. Word permet de créer automatiquement un index quand on lui fournit un tel fichier.

La commande Insérer l’index du groupe Index de l’onglet Références permet d’activer ce module.

Figure 3 Boîte de dialogue de gestion des index

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L’ongle Index de la boîte de dialogue Index permet d’avoir accès à la commande Marquer entrée qui, comme son nom l’indique, permet de repérer une entrée d’index. On accède également à cette commande grâce au raccourci clavier Alt + Maj + X et il est utile de mémoriser cette séquence de touches car la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index sera votre outil de travail favori tout au long de la création de l’index.

Figure 4 Interface pour saisir les entrées d'index

Quand vous saisirez le raccourci clavier Alt + Maj + X, il vous arrivera parfois de vous retrouver en clavier QWERTY. Cela est dû à une fausse manœuvre de votre part : en effet, le raccourci Alt + Maj permet de passer du clavier AZERTY au clavier QWERTY et inversement. Pour peu que vous ne soyez pas assez rapide dans l’exécution du raccourci clavier pour marquer les index, vous vous retrouverez donc en clavier QWERTY, ce qui risque d’occasionner des fautes de frappe. Ne soyez donc pas étonné quand vous voudrez saisir la lettre A de voir s’afficher la lettre Q.

Création d'un index de noms propres C’est le type d’index le plus facile à créer. Il vous suffit de saisir les noms que vous voulez mettre dans l’index. Le programme repère les occurrences de chaque nom et leur affecte un champ d’entrée. Le programme offre deux moyens pour cette indexation globale :  

Sélectionner page à page les noms à indexer ; Les lister en bloc dans un fichier spécial dit fichier de concordance.

Saisie des noms à la lecture du texte Il faut activer la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index et remplir uniquement la case Entrée, puisque l’index des noms n’a pas de sous-entrées. Chaque fois que vous saisissez un nom, ne cliquez pas sur le bouton Marquer, mais sur le bouton Marquer tout. À la fin, il ne reste plus qu’à générer l’index à partir de la boîte de dialogue Index en choisissant les options désirées et en cliquant sur le bouton OK. L’index est compilé en quelques secondes et il est inséré à la position courante du curseur. 4

Saisie automatique des noms dans un fichier de concordance Un moyen plus perfectionné est proposé par le module d’indexation si vous cliquez sur le bouton Marquage auto dans la boîte de dialogue Index. Il consiste à entrer globalement les noms dans un fichier spécial dit de concordance. Ceci implique que vous établissiez au préalable la liste des noms à indexer et que vous remplissiez convenablement le tableau de concordance. Ensuite le programme fabriquera l’index sur un simple clic.

Création d’un fichier de concordance Pour créer un fichier de concordance, vous devez d’abord créer un tableau de deux colonnes et d’une centaine de lignes (ou plus, en fonction de vos besoins). Le tableau à deux colonnes permet de distinguer en cas de besoin la forme d’un mot à repérer (première colonne) et la forme sous laquelle il sera signalé dans l’index (deuxième colonne). Dans la première colonne, la machine fait la différence entre majuscules et minuscules et, bien évidemment, ne recherche que la forme exacte du mot saisi (si le mot « livre » est dans le fichier de concordance, il n’indexera pas le mot « livres » qui se trouve dans le texte). Ceci permet, par exemple, dans un index des nationalités, de rassembler sous la même entrée (anglais) les occurrences de « anglais, anglaise, anglaises, Anglais... ». Voici un exemple de fichier de concordance

Pékin

Pékin

Beijing

Pékin

À la fin on enregistre le fichier en lui attribuant un nom significatif que l’on pourra facilement retrouver.

Utilisation d’un fichier de concordance Ouvrez le document à indexer puis ouvrez la boîte de dialogue Index. Cliquez sur le bouton Marquage auto. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier d’indexation automatique, désignez le fichier de concordance et cliquez sur le bouton Ouvrir. Le logiciel repère immédiatement les mots de la première colonne et leur affecte un champ d’entrée d’index en prenant comme entrée le terme de la deuxième colonne.

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TABLE DES ILLUSTRATIONS Figure 1 Aperçu d'un indexe de livre........................................................................1 Figure 2 Aperçu d'un index comportant des sous-entrées....................................2 Figure 3 Boîte de dialogue de gestion des index....................................................3 Figure 4 Interface pour saisir les entrées d'index...................................................4

TABLE DES MATIÈRES Introduction....................................................................................................................1 Premier aperçu des éléments d'un index de livre.....................................................1 Les deux types d’index de livre.................................................................................2 Les avantages d’un index de livre.............................................................................2 Création d'un index....................................................................................................3 Création d'un index de noms propres........................................................................4 Saisie des noms à la lecture du texte........................................................................4 Saisie automatique des noms dans un fichier de concordance................................5 Table des illustrations....................................................................................................6 Table des matières........................................................................................................6

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