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exemple pratique d'une charte de projet management project COM1630 2021...

Description

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Produits Acme - Mise en place d’un progicie el financier Charte de projet ________________________ ___________________________________________________

Préparé Par : Pascal P Michel Date de publiccation : 01.06.2008

Produits Acme - Mise en place d’un progiciel financier Charte de Projet

TABLE DES MATIÈRES RESUME DU PROJET .............................................................................................................................................. 4 VUE D'ENSEMBLE DU PROJET ............................................................................................................................ 4 OBJECTIFS DU PROJET ......................................................................................................................................... 4 CONTENU DU PROJET ........................................................................................................................................... 5 I NCLUS : ..................................................................................................................................................................... 5 EXCLUS : .................................................................................................................................................................... 5 LIVRABLES : ............................................................................................................................................................... 5 ORGANISATIONS AFFECTÉES OU IMPACTÉES: ............................................................................................................. 5 ESTIMATION DE L’EFFORT/COÛT/DURÉE DU PROJET .............................................................................. 6 EFFORT ESTIMÉ : ........................................................................................................................................................ 6 COÛT ESTIMÉ : ........................................................................................................................................................... 6 DURÉE ESTIMÉE : ....................................................................................................................................................... 6 HYPOTHÈSES DU PROJET .................................................................................................................................... 6 RISQUES DU PROJET .............................................................................................................................................. 7 CONTRAINTES DU PROJET .................................................................................................................................. 8 DÉPENDANCES DU PROJET ................................................................................................................................. 8 APPROCHE DU PROJET ......................................................................................................................................... 8 ORGANISATION DU PROJET................................................................................................................................ 9 APPROBATION DU PROJET ................................................................................................................................ 10

Produits Acme - Mise en place d’un progiciel financier Charte de Projet

Historique des approbations Version 1.0

Date 01/06/2008

Auteur(s) Pascal Michel

Notes de révision Version initiale

Produits Acme - Mise en place d’un progiciel financier Charte de Projet

Résumé du Projet Le résumé du projet se trouve dans une présentation PowerPoint intitulée « Projet de mise en place d’un progiciel financier pour Produits Acme », situé dans le répertoire standard du projet.

Vue d'ensemble du projet Produits Acme se trouve sur la liste des 100 plus grands fabricants au monde et l’un des cinq plus grands fabricants mondiaux de gadgets. Il possède plusieurs usines aux Etats-Unis ainsi que dans d’autres pays, un peu partout à travers le monde. Actuellement, chaque usine possède son propre logiciel financier. Certains des logiciels financiers ont été développés ‘maison’, il y a bon nombre d’années et d’autres sont des progiciels achetés de différents fournisseurs. Cette diversité résulte partiellement du fait que cette compagnie est dirigée de manière décentralisée, où chaque compagnie filiale était gérée avec un grand degré d’autonomie. D’ailleurs, plusieurs des progiciels sont le résultat des différentes acquisitions faites pendant les 20 dernières années. En raison de ces différences, il est difficile de collecter un ensemble d’informations financières au niveau corporatif et faire des prévisions financières solides. Il est aussi très difficile de faire des améliorations communes dans les processus financiers. Acme a décidé de mettre à jour, de standardiser et d’intégrer l’environnement de ses rapports financiers partout dans le monde. Cependant, la direction sait qu’une mise en place à travers le monde ne pourra pas être réalisée ni gérée efficacement en une seule opération. Elle a donc décidé de commencer avec un premier projet de 18 mois, pour mettre en place un logiciel financier appelé FinWise dans leur usine du Canada. Si ce projet réussit, elle étendra la mise en place de FinWise au reste de ses organisations autour du monde. Le package FinWise supportera les processus financiers majeurs suivants : Facturation Comptes recevables (CR) Comptes à payer (CP) Grand-livre

Objectifs du Projet

Ce projet répondra aux objectifs suivants : Mettre en place le logiciel FinWise pour les comptes à recevoir et la facturation, avec des modifications minimales pour un montant n’excédant pas $600 000, et en respectant une durée maximale de six mois à partir de la date de départ. Analyser la situation en cours des comptes à recevoir et de la facturation afin de créer un ensemble de processus d’affaires (état futur) qui soient plus efficients et plus efficaces. Documenter et sauvegarder les processus importants, les livrables et les leçons apprises de ce projet, pour que ceux-ci puissent être appliqués aux implantations futures dans le domaine des comptes à recevoir et de la facturation. Créer un ensemble de meilleures pratiques financières standardisées qui décrivent comment chaque site doit être configuré pour devenir opérationnel.

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Contenu du projet Le contenu de ce projet inclut et exclut les éléments suivants :

Inclus : Ce projet concerne uniquement la mise en place au Canada Ce projet inclut seulement les modules de la Facturation et des Comptes à Recevoir.

Exclus : Tous les autres modules financiers, excepté la facturation et les comptes à Recevoir Tous les sites financiers hors du Canada.

Livrables :

Logiciel FinWise pour la Facturation et les Comptes à Recevoir Rapport sur la situation courante des processus financiers Rapport sur la vision de la situation future des processus financiers. Rapport d’analyse de l’écart des processus financiers Rapport d’analyse de l’écart FinWise Rapport de recommandations sur la configuration technique Processus de mise en place de la facturation (F) et des comptes à Recevoir (CR), livrables et meilleures pratiques

Organisations affectées ou impactées: L’impact de ce projet sur les autres organisations doit être pris en compte pour s’assurer que les bons joueurs et les bonnes unités fonctionnelles sont impliqués et que la communication est dirigé de manière approprié Organisation

Comment sont-ils affectés Ou Comment participent-ils?

Usine au Canada

Participe – processus d’affaires et revues/approbations

Usine au Canada

Participe – exigences des technologies de l’information (TI) (paramétrisation, base de données, matériels)

Usines à l’extérieur du Canada

Participe et affecté – impliqué dans les implantations futures FinWise. Revue et discussion du rapport d’analyse FinWise

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Estimation de l’effort/coût/durée du projet Effort estimé : 5 000 heures de travail internes

Coût estimé : L’estimation du coût total du projet est de $600 000 (+ ou – 10%).

Durée estimée : Jalons

Date d’accomplissement

Planification du projet

01/01/2009

Compléter les rapports sur la situation en cours, la vision de la situation future et l’analyse de l’écart des processus financiers Compléter les documents des stratégies du Projet

15/02/2009

Compléter les personnalisations de FinWise Compléter les tests FinWise Implantation et Fermeture

31/03/2009

15/02/2009

15/06/2009 30/06/2009

Livrables complétés Charte du projet (Définition de projet) Échéancier Rapport sur la situation en cours Rapport sur la situation future Analyse de l’écart (Acme) Analyse de l’écart (FinWise) Stratégie d’Implantation Stratégie de Formation Stratégie de Tests Personnalisations FinWise Système complet testé Système implanté et fermeture de projet

Hypothèses du projet Certaines hypothèses et prémisses doivent être faites pour identifier et estimer les tâches requises et l’échéancier du projet. Sur la base des connaissances actuelles, les hypothèses du projet sont énumérées ci-dessous. Si une hypothèse ne s’avère plus valide en court de route, les activités et les estimés du plan du projet devront être ajustées en conséquence. Le logiciel FinWise aura besoin d’une personnalisation mineure. Les ressources requises pour compléter le projet seront disponibles lorsque requises. Le projet de mise en place du Grand-livre sera terminé avant le démarrage de la phase d’analyse de ce projet. Le fournisseur FinWise effectuera les personnalisations mineures requises au moment opportun. Le commanditaire et l’équipe de direction de l’organisation cliente seront disponibles pour les décisions et les approbations rapides, en cas de besoin.

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Risques du projet Les risques d’un projet sont les caractéristiques, les circonstances ou les fonctionnalités de l'environnement du projet qui peuvent avoir un effet nuisible sur le projet ou sur la qualité de ses produits livrables. Les risques connus identifiés pour ce projet ont été inclus dans le tableau cidessous. Un plan sera mis en place pour réduire au minimum ou éliminer l'impact de chaque risque sur le projet. Risque

Niveau (H/M/L)

Plan des risques

Le niveau général de l’estimation initiale entraîne un risque très réel que le projet dépasse son budget.

H

Communiquer le facteur de confiance de l’estimation à toutes les parties prenantes. Consacrer du temps à la réestimation du projet, après l’analyse initiale du travail requis Essayer d’obtenir une réserve financière pour le projet, au cas où des fonds supplémentaires seraient nécessaires cette année.

Le chef de projet n’a jamais géré un projet de cette taille.

M

Former d’abord le chef de projet Trouver un autre chef de projet avec plus d’expérience qui servira de mentor. Assigner un administrateur de projet temporaire à temps partiel pour aider à l’élaboration du plan de travail et du budget initiaux.

Une partie de l’équipe de projet travaillera à temps partiel. Cela compliquera la mise en place de l’esprit de cohésion et la gestion des ressources humaines temporaires.

M

Communiquer de manière efficace avec les supérieurs hiérarchiques pour s’assurer que le projet dispose du temps requis. Continuer à chercher une équipe à temps complet qui puisse assumer les différents rôles à temps partiel du projet. S’assurer que l’équipe à temps partiel est incluse dans toutes les activités de création d’équipe.

Un changement de priorité peut signifier que le projet ne disposera pas des fonds requis pour être mené à son terme.

H

S’assurer que le commanditaire est conscient du volume du budget nécessaire pour les quelques années à venir. Parvenir rapidement à déclarer quelques réussites afin de susciter l’enthousiasme et le soutien désirés pour le projet.

Le fournisseur FinWise débute sur le marché et risque de ne pas être, à long terme, aussi stable que le souhaite la compagnie Acme.

H

Mettre en place une licence pour qu’Acme reçoive le code source, au cas où le fournisseur ferait faillite. Fournir des références, basées sur le succès du projet sur le marché. Recevoir les rapports financiers du fournisseur chaque trimestre, avec l’indication de sa situation financière.

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Contraintes du projet Le chef de projet doit tenir compte des contraintes parce qu'elles se réfèrent à des limitations à l’intérieur desquelles le projet doit exécuter. Le logiciel FinWise sera utilisé sur ce projet

Dépendances du projet

Projet

Projet Implantation du Grand Livre dans les sites des USA

Date Cible

Dependency

12/10/2009

Implantation du projet et conclusion du projet

Approche du projet Ce projet suivra une approche méthodologique en cascade i.e. une phase d'analyse, conception, construction, test et mise en œuvre / formation. La phase d'analyse comprend l'analyse des processus de facturation et comptes à recevoir. Ce travail commencera avec une analyse complète des processus financiers actuels de Produits Acme. L'état futur souhaité sera défini en termes de processus financiers de base et processus non essentiels. Une analyse des écarts sera créée décrivant les différences entre la situation future souhaitée et les capacités du logiciel FinWise. Tous les processus financiers futurs de base devront être soutenu par FinWise. Si ce n’est pas le cas, le vendeur FinWise apportera des modifications au logiciel pour supporter les exigences d’affaires de Produits Acme. (Le promoteur souhaite conserver ces modifications personnalisées au minimum.) Tous les processus d’affaires non essentielles non pris en charge par FinWise seront éliminés. Les phases de conception, construction et test incluront les personnalisations du logiciel FinWise avec des tests complets du logiciel et des personnalisations Acme. Finalement, les données actuelles seront convertis dans le nouveau système et les logiciels de facturation et de comptes à recevoir personnalisés FinWise seront mis en œuvre pour les installations américaines.

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Organisation du projet Une structure d’organisation de projet appropriée est essentielle pour atteindre les objectifs avec succès. La liste suivante décrit l’organisation proposée : Commanditaire exécutif du projet :

Amélie Giraudet

Commanditaire du projet :

Christian Hulot

Directeur de projet (supérieur du chef de projet) : Richard Lassaigne Chef de projet :

Pascal Michel

Membres de l’équipe de projet :

(faire un liste si connus)

Chef de projet fournisseur :

Benoît Mariou

Produits Acme - Mise en place d’un progiciel financier Charte de Projet

Approbation du projet

___________________________________ ___________________ Commanditaire exécutif du projet -- Amélie Giraudet

Date

___________________________________ ___________________ Commanditaire du projet -- Christian Hulot

Date

___________________________________ ___________________ Directeur du projet -- Richard Lassaigne

Date

__________________________________________ ______________________ Chef de projet -- Pascal Michel

Date...