FP. M6 (Financiación de Proyectos. Módulo 6) PDF

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ZoY6. CONTROL FINANCIEROEn el último capítulo del manual hablaremos sobre el control financiero, tratando, por un lado, el presupuesto financiero y, por otro lado, el proceso de control financiero que llevaremos a cabo para comprobar que nuestro plan se desarrolla según lo previsto, de modo que nos ...

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FINANCIACIÓN DE PROYECTOS

6. CONTROL FINANCIERO En el último capítulo del manual hablaremos sobre el control financiero, tratando, por un lado, el presupuesto financiero y, por otro lado, el proceso de control financiero que llevaremos a cabo para comprobar que nuestro plan se desarrolla según lo previsto, de modo que nos permita detectar aquellas desviaciones que vayan surgiendo para evitarlas o paliarlas.

6.1 EL PRESUPUESTO FINANCIERO El presupuesto se percibe como la expresión financiera del plan operativo de nuestra empresa o proyecto de un período de tiempo determinado. Lo más habitual es que se refiera a un año. Antes de proceder a la elaboración del presupuesto, la empresa deberá haber realizado las siguientes tareas fundamentales para una correcta elaboración: -

Establecimiento de las metas financieras de la empresa. Es muy importante que sean específicas, medibles y realistas, ya que de lo contrario difícilmente podremos elaborar un presupuesto acorde con nuestras necesidades reale s.

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Análisis del histórico de tendencias de nuestros ingresos y gastos. Se trata de una información realmente importante, ya que nos permite conocer el dinero que gastamos e ingresamos los años anteriores, así como aquellas épocas en que se dieron más gastos y más ingresos, de modo que podremos hacernos una idea de lo que ingresaremos y del dinero que necesitaremos para hacer frente a las deudas que irán surgiendo.

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Determinación de los montos límite para cada categoría de gastos. Es fundamental determinar previamente el porcentaje que queremos destinar a cada categoría, ya que nos ayudará a priorizar y tener una visión más completa del destino de nuestros ingresos.

Además de herramienta de control financiero, el presupuesto financiero:

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Permite disminuir el riesgo en las operaciones realizadas dentro de la organización.

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Ayuda en la delimitación del plan de operaciones de manera objetiva y realista.

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Nos sirve para revisar las estrategias y políticas de la organización.

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Ayuda a dirigir los objetivos de crecimiento dentro de la empresa.

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Ayuda a estandarizar y controlar el flujo de información.

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Permite establecer los límites financieros dentro del plan de acción.

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Nos sirve como referencia para la comparación de planes y programas.

6.1.1 Elaboración del presupuesto financiero Para la elaboración y contenido del presupuesto financiero se tienen que tener presentes algunas recomendaciones: -

Debemos cuantificar los objetivos y metas del presupuesto general, de modo que sea concebido como una herramienta de control, negociación y formalización de compromisos a corto plazo.

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Es muy importante que el presupuesto sea elaborado de manera que facilite el control administrativo, tanto a la dirección como a los miembros del equipo. Además, debe facilitar la autoevaluación de cada una de las áreas de responsabilidad de la empresa.

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Debe ser un presupuesto abierto, de modo que permita poder llevar a cabo las actualizaciones, cambios y correcciones necesarias causadas por

las

desviaciones que puedan aparecer. -

Aunque el presupuesto sea a largo plazo (1 año o más), es importante elaborar también un presupuesto a corto plazo, de modo que en él deberemos incorporar las inversiones en activos fijos que serán necesarias para hacer frente a un período de tiempo determinado.

Los dos elementos principales en la elaboración del presupuesto son: -

Pronóstico de ventas.

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Presupuestación de gastos.

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Pronóstico de ventas

Como ya hemos visto con la planificación, determinar las ventas es clave para poder efectuar una buena planificación. Lo mismo sucede con la elaboración del presupuesto, ya que si no hemos establecido previamente una estimación de lo que vamos a vender, difícilmente podremos determinar el dinero necesario para producir aquello que vamos a vender. Para poder estimar las ventas que tendremos durante el período de tiempo que queremos presupuestar, deberemos considerar los siguientes elementos: -

Demanda estimada del producto o servicio.

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Mercado meta.

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Competencia, tanto directa como indirecta.

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Precio promedio de mercado del producto o servicio.

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Capacidad de producción.

Además, siempre que sea posible, debemos tener en cuenta el historial de ventas de años anteriores, pues nos permitirá ver el volumen de nuestras ventas pasadas o las de aquellas épocas en las que hubo más o menos ventas. También es crucial evaluar las tendencias del mercado para conocer las tendencias actuales. 

Presupuestación de gastos

En cuanto dispongamos del pronóstico de ventas, procederemos a la presupuestación de los gastos. La estimación de las ventas nos ayudará a presupuestar los gastos ya que, en función de lo que debamos producir para vender, determinaremos lo que necesitamos para su producción. Pero no solo tenemos que presupuestar estos gastos, sino que debemos contemplar también: -

Gastos generales de la compañía. Hay que diferenciar entre los gastos fijos, como el agua, la luz o las nóminas de los trabajadores, y los gastos variables, como los costes de venta y los gastos administrativos. Es interesante llevar el

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control de gastos generales en cada uno de los departamentos que conforman la empresa para tener una visión más completa de lo que se gasta en cada uno de ellos y facilitar la presupuestación. -

Gastos planeados: son gastos relacionados con inversiones que se han hecho o que se pretenden hacer. Tal y como hemos visto, las inversiones tienen un coste, así que si tenemos que realizar alguna inversión o disponemos de alguna, sus gastos derivados se deberán contemplar.

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Imprevistos: es imprescindible que se destine una parte del presupuesto a aquellos imprevistos que puedan surgir. A lo largo de su desarrollo, toda empresa puede toparse con imprevistos o desviaciones que deberá corregir y solventar para seguir avanzando, por lo que es muy importante disponer de un fondo determinado para poder paliarlos.

En definitiva, deben contemplarse: -

Gastos de las ventas.

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Gastos generales.

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Deudas.

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Imprevistos.

En cuanto a su temporalidad, lo habitual es que el presupuesto sea de un año, aunque resulta importante que esté detallado de manera mensual para poder controlar más fácilmente los gastos que se vayan teniendo. Una vez disponemos del pronóstico de ventas y la presupuestación de gastos, procederemos a pronosticar el flujo efectivo. El flujo de efectivo proyectado es una herramienta de gestión financiera que nos permitirá determinar y planificar el uso más eficiente del efectivo del que dispone la empresa, buscando mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero de la empresa para su correcto desarrollo. En otras palabras, se trata de determinar la manera más eficiente de utilizar el efectivo del que disponemos, de modo que podamos resolver nuestras necesidades de la manera más rentable posible.

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No solo veremos de qué manera utilizar nuestro dinero, sino que determinaremos aquellas necesidades que conviene financiar y la forma de financiación más adecuada para la empresa y su situación. En esta tercera fase determinaremos: -

El dinero de que disponemos y cómo utilizarlo.

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Las necesidades de financiación y el tipo de financiación más adecuado.

Es importante que el presupuesto sea general a nivel de toda la empresa, pero que también sea relativo a cada área o departamento, de modo que cada uno de ellos conozca el dinero de que dispone y la manera más efectiva de utilizarlo.

6.2 CONTROL FINANCIERO El control financiero es el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa, enfocados desde diferentes perspectivas y momentos, y comparados con los objetivos, planes y programas empresariales, a corto y a largo plazo. Estos análisis tienen que someterse a un proceso de control y ajuste que garantice que se cumplen las planificaciones realizadas. Así, podemos determinar que los dos objetivos principales del control financiero son: -

Comprobar que todo se desarrolla según lo planificado.

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Detectar los errores y desviaciones que vayan surgiendo y corregirlos de manera que afecten lo menos posible al desarrollo del plan.

Además de estos dos objetivos principales, el control financiero servirá a nuestra empresa para: -

Poner en marcha las medidas de prevención para hacer frente a los posibles riesgos, de modo que ayude a evitar posibles problemas.

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Comunicar y motivar a los empleados. Conocer la situación, tanto a nivel de problemas como a nivel de logros, permitirá poder comunicar a nuestros trabajadores aquello que se hace bien y aquello que no, de modo que estos

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estarán informados en todo momento del correcto desarrollo y se sentirán motivados a seguir trabajando y alcanzar los objetivos. -

Actuar sobre aquellas áreas que requieran un cambio en su planificación inicial. Si controlamos todo lo que sucede, podremos detectar a priori las irregularidades y podremos actuar sobre aquellas áreas o departamentos que presenten algún problema o riesgo.

Básicamente, el control financiero debe permitir a la empresa: -

Detectar las irregularidades en el desarrollo de la planificación.

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Establecer soluciones a estas irregularidades.

6.2.1 El proceso de control financiero En líneas generales, el control financiero está formado por las siguientes cuatro fases o etapas: 

Análisis de la situación inicial

La primera fase de este proceso analiza la situación inicial. Analizaremos el desarrollo natural de aspectos como: -

Tesorería.

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Rentabilidad.

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Ventas.

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Etc.

En definitiva, deberemos observar el desarrollo de las áreas relacionadas con los términos económicos y financieros de la empresa, de modo que podamos ver de qué manera se desarrollan para ver si se ajustan a la planificación establecida o si presentan algún tipo de desviación. 

Elaboración de pronósticos y simulaciones

Esta segunda fase será de gran ayuda para la toma de decisiones en las inversiones, la rentabilidad o los cambios en los sistemas de producción.

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Se trata de plantear situaciones hipotéticas que pueden suceder y establecer soluciones para adelantarse a los acontecimientos y favorecer la consecución de los objetivos. 

Detección de las desviaciones de los estados financieros básicos

Los estados financieros básicos se refieren a la documentación financiera de la empresa, que deben ser preparados al inicio del ejercicio contable para controlar su normal desarrollo. Esta tercera fase es, sin duda, la fase más importante del proceso de control financiero, puesto que implica analizar la situación y detectar cualquier desviación, problema o error que pueda surgir, afectando a la planificación y a los objetivos previamente establecidos. En este punto no solo debemos prestar atención a las desviaciones que puedan resultar negativas para la empresa, sino que consideraremos también las desviaciones con efecto positivo. En este sentido, se debe determinar si, a la larga, pueden implicar algún problema o riesgo mayor. En otras palabras, deberemos detectar tanto aquello que es imprevisto y que tiene un efecto negativo, como aquello que es imprevisto y que tiene un efecto positivo. 

Corrección de las desviaciones

Una vez hayamos detectado las desviaciones, procederemos a su correcci ón. En conclusión, el proceso de control financiero resulta de gran importancia para la empresa, ya que nos ayudará a ver el desarrollo de nuestra actividad, permitiéndonos detectar cualquier irregularidad o desviación que surja, de modo que podamos actuar de manera rápida en beneficio del logro de nuestros objetivos.

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