Funciones del Departamento de Relaciones Publicas del congreso PDF

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Funciones del Departamento de Relaciones Publicas del congreso. Colaborar en la proyección de la imagen interna y externa de la Asamblea Legislativa mediante una mayor orientación e información al público, estableciendo una oportuna comunicación oficial de múltiple espectro con la comunidad, y centralizando el trámite y gestión de las actividades de información nacional e internacional de la Institución. Además, procurar el mantenimiento de un alto nivel motivacional y de pertenencia de los funcionarios de la Asamblea, mediante la realización de actividades en todos los niveles. Preparar y canalizar material informativo para dar a conocer diariamente el trabajo más relevante del Plenario y las comisiones, las actividades culturales o académicas y las actividades de los diputados. Monitorear diariamente el acontecer nacional, en especial el que se refiere a la Institución. Asesorar y colaborar logísticamente con las unidades de prensa de las fracciones políticas para que ellas ejecuten las labores que les corresponde. Asesorar, colaborar y ejecutar actividades de extensión y formación de toda índole, que lleven a cabo la Presidencia, las comisiones legislativas, la Dirección Ejecutiva, las jefaturas de fracción y los diputados. Retroalimentar el proceso de intercambio de información participativa, inherente a la formación de las leyes. Difundir el quehacer parlamentario por medio de boletines, revistas, página Web y actividades diversas, para promoverlo en los niveles interno (diputados y funcionarios) y externo (ciudadanos, organizaciones e instituciones, medios de comunicación y otros).

Estructura interna El Departamento de Relaciones Públicas y Prensa depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva y posee la siguiente estructura interna: ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO Coordinar con la Presidencia y la Dirección Ejecutiva todo lo relacionado con la planificación y ejecución de las actividades culturales, académicas y sociales que se programen. Esta coordinación incluye: elaborar listas de invitados, confeccionar y enviar invitaciones, confirmar asistencia, recibir, atender y ubicar a los invitados y al público, y coordinar la limpieza de los salones, la seguridad, el sonido y los refrigerios. Organizar, planificar, coordinar y atender los actos oficiales, culturales y sociales, tales como: Sesión Solemne del 1º de mayo, Sesión Solemne del traspaso de Poder Ejecutivo del 8 de mayo del año correspondiente; develación y colocación de retratos en las galerías de Expresidentes de la República, Beneméritos de la Patria, Expresidentes de la Asamblea Legislativa y Ciudadanos de Honor; recibimiento de jefes de estado, presidentes de poderes legislativos o delegaciones parlamentarias oficiales; honras fúnebres; actos especiales académicos; conferencias; simposios; foros; mesas redondas, y reconocimiento al mérito de ciudadanos, agrupaciones y dignatarios, tanto nacionales como extranjeros. Brindar asesoría en materia protocolaria y organizativa, cuando se solicita. Velar porque se cumplan las políticas emitidas en materia protocolaria, organizativa y de comunicación.

Organizar todos los detalles para el recibimiento y atención de las personalidades que visitan la Asamblea Legislativa: jefes de estado, presidentes de parlamentos, diputados, funcionarios de alto rango y delegaciones extranjeras en general. En algunos casos se debe coordinar con los encargados de Relaciones Internacionales. Planificar y coordinar, en el área de su especialidad, los actos oficiales de los Parlamentos Latinoamericano, Centroamericano, Europeo y Mundial, FOPREL e ICEL, que se realicen en el país, así como las comisiones que se deriven de ellos. Planificar, coordinar y programar lo necesario para el montaje de exposiciones de pintura, escultura, fotografía y demás que se realicen en la Asamblea Legislativa. Llevar el registro, adquisición, control, mantenimiento y seguro de las obras de arte que se encuentran en la Asamblea Legislativa, propias o en calidad de préstamo. Atender a estudiantes nacionales y extranjeros, turistas y público en general que visite la Asamblea Legislativa. Esta atención incluye recorrido por las instalaciones, charla explicativa, descripción de las funciones de la Asamblea e historia de la Institución. Recibir y atender a los estudiantes de los centros educativos que semanalmente visitan las instalaciones de la Asamblea. Servir de enlace, en la materia de su especialidad, entre la Asamblea Legislativa y otras entidades del Estado o de la sociedad civil, para establecer convenios de cooperación que permitan fortalecer la presencia de la Asamblea Legislativa en la sociedad. Visitar diferentes instituciones educativas y brindar charlas sobre las funciones y atribuciones de la Asamblea Legislativa y el quehacer de los diputados. Brindar a los nuevos funcionarios charlas introductorias sobre el quehacer legislativo. Canalizar las inquietudes de los funcionarios sobre la marcha legislativa, mediante buzones, pizarras y otros medios. Organizar actividades sociales y recreativas de diversa naturaleza para fomentar la solidaridad entre los funcionarios legislativos. Colaborar en la planificación e implementación de campañas preventivas y correctivas que contribuyan a mejorar las relaciones entre el público. Orientar a los usuarios de los servicios legislativos por medio de una señalización adecuada. Coordinar con la Proveeduría lo correspondiente a contrataciones de servicios y equipos y otras materias de su competencia. ÁREA DE PRENSA INSTITUCIONAL Producir y enviar diariamente, mediante boletines de prensa, información oficial, sin inclinación partidaria, sobre la labor de la institución, el Plenario y las comisiones legislativas. Informar semanalmente a los directores de medios de comunicación sobre la agenda legislativa (agenda de comisiones, proyectos en discusión, audiencias, actividades culturales y académicas, y otros) y enviarles cada lunes la programación de la semana que se inicia. Producir programas de radio sobre la labor legislativa. Elaborar un resumen semanal para televisión sobre el trabajo de la Asamblea. Apoyar con el estudio de radio a los medios radiofónicos nacionales y a las oficinas de prensa de las fracciones, cuando lo soliciten. Elaborar, para los periodistas destacados en la Asamblea Legislativa, guías explicativas de los proyectos de ley que se encuentren en discusión.

Apoyar a los diputados que no tengan personal de prensa para proyectar nacional y regionalmente su trabajo. Establecer contacto con los periodistas culturales y colaborar en la divulgación semanal de las actividades de esa índole que organice la Asamblea. Servir de enlace entre los medios de comunicación acreditados en la Asamblea Legislativa y suministrar permanentemente, a los medios informativos rurales, información sobre el acontecer legislativo. Informar a las instituciones y a los diversos sectores de la sociedad sobre la presentación de proyectos, su trámite y su aprobación o rechazo, sectorizando y regionalizando la información. Apoyar la divulgación de las actividades de los miembros del Directorio Legislativo. Colaborar en la atención de las conferencias de prensa de los miembros del Directorio y enviar boletines de prensa. Divulgar por medio de la red interna de la Asamblea el trabajo del Directorio Legislativo. Colaborar con los miembros del Directorio Legislativo en la ejecución de reuniones periódicas (cada dos meses) y extraordinarias con los directores, jefes de redacción y periodistas de los diversos medios de comunicación social. UNIDAD DE MONITOREO Efectuar el monitoreo diario de los medios informativos (radio noticieros, programas de opinión y tele noticieros) para la Presidencia y los diputados que soliciten el servicio, y colocarlo en la red interna para uso general. Revisar diariamente los periódicos nacionales y proponer a la instancia correspondiente las aclaraciones y respuestas que se consideren oportunas. Reproducir videos de los tele noticieros, programas de opinión o análisis políticos, a solicitud de los diputados y de las oficinas de prensa de las fracciones. UNIDAD DE SERVICIOS AUDIOVISUALES Apoyar las transmisiones del Plenario por Radio Nacional y producir diversos programas radiofónicos de información legislativa. Grabar en video las sesiones del Plenario para apoyar a los medios de comunicación y construir un acervo de video histórico/ cultural. Atender solicitudes de los técnicos y periodistas de los medios televisivos para cubrir las actividades legislativas. Reproducir videos de las sesiones del Plenario a solicitud de los diputados y de las oficinas de prensa. Apoyar con equipo audiovisual y coordinar con el Departamento de Servicios Parlamentarios la grabación y el sonido de las actividades organizadas por la Asamblea Legislativa, así como la labor de los diputados en la promoción de sus proyectos de ley. Atender las solicitudes de los diputados, las oficinas de prensa de las fracciones y los periodistas, para la toma de fotografías, su revelado y su entrega.

Llevar al día un archivo de los negativos, los contactos y las fotografías. Acompañar a los miembros del Directorio en sus giras para la toma de fotografías. UNIDAD DE PUBLICACIONES Participar activamente en la preparación (edición y revisión) de la Revista Parlamentaria y demás publicaciones de la Asamblea. Supervisar la continuidad y el enriquecimiento de la edición de la Revista Parlamentaria, la calidad editorial de las publicaciones de la Asamblea Legislativa y la corriente permanente de publicaciones legislativas orientadas a divulgar las actividades realizadas en el Primer Poder de la República. Proponer, editar y dar seguimiento a la producción de publicaciones sobre la labor legislativa (tales como libros, folletos, monografías, desplegables, boletines, carteles y anuncios en los medios de comunicación colectiva solicitados por el Directorio y la Dirección Ejecutiva). Producir periódicamente el boletín interno de la Asamblea Legislativa. UNIDAD DE ASUNTOS INTERNACIONALES Ser el enlace, en la materia de su especialidad, entre la Asamblea Legislativa y las embajadas, los consulados y las misiones internacionales acreditados en Costa Rica, y mantener coordinación permanente con la Cancillería, el cuerpo diplomático y los organismos internacionales acreditados en el país. Coordinar, en la materia de su especialidad, actividades conexas que resulten como consecuencia de la puesta en práctica de convenios de cooperación en los nivel nacional e internacional. Diseñar perfiles y estudios de países, su situación internacional, sus estadísticas y sus generalidades sociales, económicas y políticas, y llevar un registro de convenios o tratados internacionales que Costa Rica tenga con esos estados. Asimismo, realizar investigaciones sobre temas específicos en materia internacional. Atender correspondencia de carácter internacional (en español u otros idiomas), asuntos relacionados con los viajes de los diputados, visitas de funcionarios, fechas célebres y otros que interesen a la Asamblea Legislativa o se relacionen con otros gobiernos o parlamentos. Traducir o enviar a traducir documentos a la lengua oficial. Tramitar y revalidar pasaportes diplomáticos y de servicio, y visas de entrada y salida. Tramitar el uso del Salón Diplomático. Llevar un directorio diplomático de embajadas y consulados de Costa Rica en el exterior y de los representantes acreditados en el país. Atender y organizar las agendas de las misiones internacionales en visita oficial, así como los actos de carácter internacional que se realicen en la Asamblea Legislativa. SECRETARÍA Recibir, distribuir y despachar la correspondencia del Departamento. Atender consultas telefónicas, en lo que corresponde. Atender al público que visita el Departamento. Registrar y controlar el archivo interno. Otras labores secretariales....