Gestió d\'arxius 2 PDF

Preview

Summary

Apuntes gestió d'arxius...

Description

Dades, inform informació ació i doc documents uments •

•

Dada: És un “tros de realitat”, la unitat bàsica d’informació. Les dades estan arreu, tot que a voltes no les identifiquem com a tals: un semàfor en vermell, una ona de so en l'aire, un número de telèfon, una lletra en un paper... Informació: És el contingut semàntic d'una dada. “Jo tinc 20 anys” aporta una informació. La informació és un conjunt de dades ordenades i interrelacionades en un context determinat i són la base del coneixement. Coneixement: És un estat mental causat per la percepció d'una dada que transporta informació. Perquè hi hagi coneixement necessitem una informació i un codi (o més d'un) que ens permeti interpretar-la. Ja que, hem de saber el context i codi a partir del qual desintegrem la informació.

Documents Un document és una informació fixada en un suport i que ha estat fet amb la intenció de comunicar. Són el mitjà a través del qual l'home i les societats creades per aquest conserven i transmeten la informació a través del temps i l'espai. La seva forma, suport, abundància i sistemes de distribució i accés han evolucionat sense parar al llarg de la Història. Caracteristiques d’un document • Està format per contingut (dades i informació) i continent (suport i format) • Un document electrònic es “informació de qualsevol naturalesa (es a dir, qualsevol naturalesa de l’informació- text, audiovisual i imatge fixa-), en forma electrònica arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat” (ENI) • Un objecte digital (objecte emmagatzemat electrònicament) està format per contingut, continent (servidor i format) i metadades1 (infroamció que hi ha a les pàgines web) Exemple metadades La feina dels arxivers ha de vetllar per a que les dades i informació Precises: representació correcta d’un fenomen de la realitat Completes: les dades no els manca res per a ser utilitzades Actualitzades - Volàtils / estables: hi ha dades que són invariables (per exemple, la data de naixement d’un individu); d’altres que poden variar (domicili) Usables i usades: freqüència d’utilització

1

Les metadades són dades sobre les dades. Recullen dades descriptiva del document, dades per a la gestió i l’ús del document , dades sobre la preservació del document . Les metadades poden donar suport a l’autenticitat i la fiabilitat

Consistents: coherència de les dades. Accessibles, que es puguin consultar en algun repositori estable. Evidencia: són una prova de la realitat que es diu. Certes: que existeixen. Document d’arxiu: definició i característiques “la informació enregistrada, amb independència del suport o de les característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats” (NODAC, 2007). Vincle arxivístic : El que defineix el document d’arxiu és la provinença i el lligam al productor, independentment de la data que tingui i del format i suport on estigui enregistrat. En el context de la gestió documental, el document d’arxiu (o record- aquella informació que es conserva com evidència- en anglès) és “la informació creada i rebuda i conservada com evidència i com actiu per una organització o un individu en el desenvolupament de les activitats o en virtut de les seves obligacions legals. (UNE-ISO 15489- 1:2016) El que distingeix el document d’arxiu de la resta de documents és el lligam amb el productor. Neixen com a resultat de l’exercici de les funcions i les activitats dels productors És evidència i testimoni d’una funció, activitat o acció que es conserva per a prova i memòria. Propietats essencials dels documents 1. Fiabilitat: es pot confiar en el document, perquè hi ha una representació complet i precisa dels fets que testimonia, l'autor és jurídicament competent i hi ha control sobre la producció. El document es el que diu ques es i la identitat es veritable 2. Autenticitat: el document és allò que manifesta que és, ha estat creat o enviat per la persona que diu que ho ha fet en el moment en què ha dit que s'ha fet. 3. Integritat: complet i inalterat amb el pas del temps, per tant, no esta falcejat 4. Usabilitat: el document pot ser recuperat, presentat i interpretat. S’entén i es pot interpretar 5. Accesibilitat: està ben custodiat i es pot localitzar. Exercici: visiona el document i analitza el Llibre de recanació o Llibre del cadastre, per respondre les següents preguntes: http://www.ccma.cat/tv3/alacarta/300/leconomia/video/5291951/ - És un document autèntic i fiable? El document existeix i qui escriu el document es qui diu que ho ha fet, es a dir, hi ha un control de la producció. Son autèntics ja que son de l’època. - És un document íntegre? Quan s’analitza el document s’ha de mirar el document en sí del mateix any. Es integre perquè sabem que no s’ha alterat en el temps (pq ha estat conservat sempre pel productor en un arxiu) - És un document usable?

Perque es pot utilitzar la informació, no esta malmès, no - És un document accessible? Es accessible perquè es troba en un arxiu - Pot ser evidencia d’un fet? Evidencia els fets que s’exposen als arxius - La informació que conté és veritat?

Tradició documental -Com es crea un document? La minuta és l’esborrany o escrit preparatori que no està validat. Es provisional i no produeix efectes jurídics. L’original és el document primer i complet que té efectes jurídics i que es conserva tal i com va ser emès pel seu autor en la forma i matèria en què fou emès. -Diferencies entre copies i falsificacions La còpia és la reproducció d’un document original. Les còpies autèntiques són testimoni legal del document que reprodueixen i, posseeixen, doncs, valor probatori. Fals: simulació d’original que pretén produir efectes jurídics. Aquests conceptes, també estan produïts en el mon electronic. Però, la gestió d’aquests documents es molt més complex. Vincle arxivístic El vincle arxivístic és la relació que s’estableix entre els documents i el seu productor. D’acord amb aquesta vinculació distingim les següents agrupacions documentals: Fons: agrupació de les sèries (o del conjunt de documents) que testimonien les funcions i activitats realitzades per un organisme o per una personal. Vincula un document amb el seu productor. Sèrie: agrupació lògica de documents que testimonien una mateixa funció d’un organisme o d’una persona. Vincula els documents amb la funció que ha d’exercir el productor. Unitat documental composta: conjunt de documents que es mantenen junts perquè fan referencia a un mateix tema, activitat o procediment. Unitat documental simple (document): document singular. Els valors i els usos dels documents Valor evidencial: Les fotografies documenten l’activitat de les SS al camp. Va tenir un ús administratiu .

Valor probatori: Boix va aportar fotografies i va declarar com a testimoni en dos processos contra criminals de guerra: el de Núremberg, Tribunal Militar Internacional que va jutjar a la cúpula dirigent del Tercer Reich; i el procés de Dachau promogut per la secció de crims de guerra americana que es va enfrontar contra 61 membres de les SS de Mauthausen. Les fotografies que va aportar van servir per incriminar els dirigents, i es van convertir en una prova testimonial per a condemnar als acusats. Valor de memòra: la nostra memòrua del que va passar és indissociable d’aquestes fotografies. Ningú podrà negar el que va pasar. Sistema de gestió de documents i cicle de vida dels documenta- Adm. Pública i privada La gestió documental es l’area de gestió responsable d’un control eficaç i sistemàtic de la creació, recepció, manteniment, l’ús i la disposició dels documents. Inclosos els processos per capturar i mantenir en forma de documents, la informació i evidencia de les activitats i operacions de la organització. El seu objectiu es controlar els documents de forma sistemàtica i verificable al llarg del cicle de vida per a dur a terme les activitats de l’organització, acomplir amb els requisits legals, facilitar el funcionament de l’organització, protegir els interessos i mantenir la memòria corporativa. El cicle de vida dels documents Inicialment, hi va haver-hi el símil del cicle de vida en el qual els arxius morien en quan ja no prevalia la seva essència. Actualment, però, es fa servir un altre símil i es considera que el document passa per 3 fases d’acord amb els seus valors i usos: 1. Fase activa, quan s’està tramitant el arxiu, es a dir, fins que s’acabi l’arxiu no passarà de fase. Te un valor administratiu de tramitació. Correspon a la fase de creació del documents i de tramitació administrativa del assumpte al qual esta vinculta. Es el documentació d’ús freqüent. 2. Fase semi activa, quan el document ha tancat la tramitació administrativa però te un valor legal durant molt de temps. Té un valor legal i jurídic (arxius que demostren fets). Té un ús menys freqüent que la fase activa. Aquesta etapa compren des dels documents i expedients que han conclòs la seva fase de tramitació i fins que són efectius els seus valors legals, fiscal o jurídics. En l’administració pública, un cop acabats aquests valors s’apliquen les mesures de disposició establertes per la taula d’Avaluació i accés documental que pot passar per la destrucció de l’expedient o la conservació permanent. 3. Fase històrica, quan un arxiu es guarda perquè el seu valor es d’un valor col·lectiu. La documentació que un cop conclosa la vigència administrativa posseeix també valor secundari i és de conservació permanent. Es conserva els arxius històrics. Valor d’un document La utilitat del document tant en el context dins el qual s’ha creat com a fora del mateix, es a dir, depèn de la seva utilitat. Segons el arxiver Nord-americà Schellenberg, va descriure els diferents tipus de valors: 1. Valor primari /administratiu es el que adquireix un document en el moment que neix pel sol fet de testimoniar una activitat determinada i ser-ne garantia i prova. S’anomena també valor administratiu i compleix una funció essencial en la gestió

administrativa de les organitzacions. Comporta un valor paral·lel, el legal que de vegades prescriu i de vegades no prescriu mai. 2. Valor secundari es el que posseeixen els documents per a la investiació històrica, per a l’acció cultural, i per a qualsevol altre ús no previst en la gestació del document. Se l’ha denominat també valor històric. Els valors primari i secundari no se substitueixen un a l’altre, ni s’exclouen i a vegades se superposen. La gestió dels documents en general ha de gestionar tots els seus cicles de vida. Des de la seva creació fins el entrament als arxius històrics. Aquests son els principals principis de la gestió segons ISO15489-2016:

Processos de gestió documental

Tot plegat es fa amb un quadre de classificació, calendari de conservació, quadre de seguretat i accés, vocabulari de metadates (llista de metadades necessàries) i el catàleg de tipologies documentals.

En farem una explicació més explaida:...