Lijstjes Interne Communicatie PDF

Preview

Summary

Alle te kennen lijstjes (opsommingen, kenmerken, types, ...) van het vak "Interne Communicatie" aan de KU Leuven, gegeven door Wannes Heirman...

Description

Bjarne Ceulemans

2019-2020

Lijstjes interne communicatie Definities van IC 

 

Stauss & Hoffman: “Het doelbewust gebruik van communicatie-activiteiten om op systematische wijze de kennis, attitudes en gedragingen van huidige werknemers te beïnvloeden.” Bowen: “Het opbouwen en onderhouden van relaties met de publieke binnenkant van de organisatie, en dit gaande van lager ondersteunend personeel tot topmanagement.” Reijnders (transactiedefinitie): “Een proces dat de continue uitwisseling behelst van boodschappen en de interpretatie van deze boodschappen tussen mensen die professioneel betrokken zijn in een organisatie.”

Organisaties Organisatiestructuur (typologie van Mintzberg)     

Topmanagement: board of directors en CEO  maken strategische beslissingen Middle management; managers tussen de topposities en de verschillende teams  Vertalen de strategische beslissingen van de top naar de werknemers Working base  werknemers die de producten produren/verkopen/afleveren Technostructure: experts die dmv hun planning- en analytische skills aanbevelingen maken aan de strategische top en het middle management Support: advocaten, kantinepersoneel, …  leveren services aan de organisatie

Piramide van Maslow (Easter-egg) 



Deficiency needs (houden op met bestaan op het moment dat ze worden vervuld) o Physiological needs: omgeving waarin mensen kunnen werken (basisbehoeften zoals een bureaustoel, genoeg daglicht, …) o Safety: een veilige omgeving (materieel/financieel) Growth needs (geen plafond) o Belongings: gevoel dat je deel uitmaakt van de organisatie o Esteem: zich willen onderscheiden, hogerop geraken o Self-actualisation: zichzelf willen verbeteren en perfectioneren  De mogelijkheid tot zelfontplooiing kan voor hedendaagse werkgevers het verschil maken en zij zullen van werknemers meer toewijding en een hogere productiviteit verkrijgen

Organisatiecultuur Types organisaties (Mintzberg) 

Machine-organisatie bv. Audi Vorst o Gecentraliseerde bureaucratie, strikte verdeling van taken/functies o Meestal grote organisaties die voorzien in massaproductie of dienstenlevering op grote schaal o Controle en veiligheid zijn de belangrijkste werkwaarden o Veranderingen voltrekken zich enkel i.g.v. diepgaande reorganisaties

Bjarne Ceulemans









2019-2020

o Voordeel: efficiënt en consistent / Nadeel: sterk controle-gericht Professionele organisatie bv. KU Leuven o Decentrale eenheden met veel uitvoerende professionals (hoogopgeleid) o Verschillende onafhankelijke departementen met minimaal middenkader o Meestal in eerder dienstgeoriënteerde sectoren o Strategie wordt meestal gekozen o.b.v. het oordeel van professionals en collectieve keuzes o Voordeel: democratische omgeving die autonomie stimuleert Nadeel: weerstand tegen veranderingen (koppigheid, inspraak eisen) Divisie-organisatie bv. Philips o Divisies/afdelingen met relatief grote autonomie, onder gezamenlijk beheer van een centraal kantoor o Vergelijking van gestandaardiseerde prestatieresultaten o Producten en diensten kunnen sterk verschillen meestal in grote organisaties o Centrale kantoor beslist maar divisies hebben afzonderlijke strategieën die in harmonie moeten zijn met de overkoepelende organisatiestrategie o Voordeel: risicospreiding / Nadeel: duur wegens overlappende functies Ondernemersorganisatie bv. familiebedrijf o Eenvoudige structuur van één afdeling, zonder middenkader o Ongestructureerd en informeel o Controle door 1 directeur via direct toezicht o Dynamische omgeving met sterk leiderschap o Voordeel: flexibel en vrij voor wat de noden van de markt vragen Nadeel: kwetsbaar (vaak kiezen voor overlevingsstrategie) Innovatieve organisatie bv. reclamebureau o Heel losse, volatiele ‘adhocratie’ met een pool aan talent o Coördinatie van het werk verloopt via wederzijdse toestemming o Veel nieuwe producten door hoge concurrentie o Complex en dynamiek, tijdelijke projecten, trial & error o Voordelen: zeer democratisch en effectief (voor innovatieve taken) Nadeel: efficiëntie en onduidelijkheid door gebrek aan procedures

Organisatie en communicatie Machine-organisatie Professionele organisatie

Divisie organisatie

Ondernemersorganisatie Innovatieve organisaties

Formele standaardprocedures en geschreven communicatie over werkgerel. onderwerpen Sterke betrokkenheid van de werkvloer, informele werkmeetings met peers, professionals werken onafhankelijk Geschreven procedures, werk regelen binnen de divisie, BU-communicatie is sterk gericht op rapportering (financieel) Elektronisch geschreven communicatie en ontmoetingen in levenden lijve Informele, mondelinge FTF-communicatie, interpersoonlijk van baas naar werknemer Lage afstand, heel beperkte TD-

Bjarne Ceulemans

2019-2020

communicatie, informele ‘projectteam meetings’ Visies op de organisatie Klassieke visies A. Klassieke school  Effectiviteit en efficiëntie in het bereiken van doelen  Techniek en procedures, arbeidsverdeling en specialisatie  Elke WN heeft 1 chef, denkers en doeners gescheiden Implicaties voor IC:   

Concrete formulering van missies en taken, communicatie als rationeel instrument Ontvanger wordt gezien als passief TDC wordt sterk gecontroleerd, BUC gericht op rapporteren over performance

B. Human relations school  Aandacht voor sociale en psychologische kenmerken van individu/groep  Co-operation individuals (‘medewerkers’), sociale erkenning en teamspirit  Individuele tevredenheid van de WN als benchmark voor de organisatie Implicaties IC:   

Directe chef als link tussen directie en medewerkers Participatief leiderschap met aandacht voor informele communicatie HZ en VT communicatiestromen

C. Human resources school  Mensgerichte aanpak, menselijke capaciteiten en talenten staan centraal  Geen eenheid van opdracht en strikte taakverdeling  Goed werkklimaat is van groot belang, optimalisering van medewerkers Implicaties IC:   

Goede communicatieskills worden benadrukt, open communicatie Tweerichtingsverkeer en feedback, wederzijds vertrouwen HZ, VT en DG communicatiestromen

Hedendaagse visies A. Systeemschool  Organisatie als een systeem en deel van een grotere context  Wederzijdse onafhankelijkheid van organisatieleden  Coördinatie van taken en rollen, integratie van waarden en normen Implicaties IC:   

Communicatie als coördinatie, met verbindingsfunctie (elk deel in het geheel) Continue uitwisseling van informatie, formele communicatiestructuren HZ, VT en DG communicatiestromen

Bjarne Ceulemans

2019-2020

B. Cultuurschool  Organisatiecultuur en het geheel van impliciete regels Implicaties IC:   

Symbolische functie van communicatie, informeel Tweerichtingsverkeer, trial & error Communicatie als lijm tussen leden, sociale controle

Organisatieveranderingen Kubler-Ross curve van bedrijfsverandering (DABDAM)      

Denial: “Het zal wel niet echt zo ver komen” Anger: “Geldverspilling, tijdverspilling, vroeger was het beter” Bargaining: “Ik ga me niet laten doen, desnoods neem ik ontslag” Depression: “Het is aan het gebeuren en ik kan er niets aan doen” Acceptance: “Zo slecht is het allemaal nog niet” Moving on: “Eigenlijk is het een verbetering, ik kan weer verder”

“Samen Veranderen”: communicatief veranderingsmodel 













Pre-fase (voor de verandering) o Veranderingsdirecteur wordt aangeduid die een diagnose maakt van het probleem of doel bekeken door het management o Vaststellen of een dergelijk veranderingsproces wel geoorloofd is Startfase (“samen vechten we”) o Veranderingsteam samengesteld o Veranderingsscript opgesteld met daarin activiteiten, fases en procedures o Kick-off event om medewerkers te informeren over verwachtingen Inventarisatiefase (kijken naar het verleden om fouten te voorkomen) o Zoeken naar succes/falen van eerdere veranderingen o Impliciete regels van de organisatie in kaart brengen o Werknemers worden aangemoedigd en betrokken en alles wordt geïntegreerd in een werkdocument vol gedachten en ideeën Clusterfase (samenbrengen in een houtkoolschets) o Werkdocument wordt vertaald in breed geformuleerde opties o Opties worden gelijkwaardig gepresenteerd (conceptueel) in de houtkoolschets Discussiefase (opties uitwerken in groep) o Houtkoolschets bespreken met afgevaardigden van de werknemers o Alle reacties verzamelen en beslissingsdocument opstellen met de + en Besluitvormingsfase (conclusies trekken) o Beslissingsdocument wordt getest bij alle werknemers en de raad van bestuur o Beslissingsdocument wordt aangepast (incl. oplijsting gevolgen) en ingediend bij het management Realisatiefase (optimalisatie) o Communiceren aan alle werknemers, grote rol voor de IC-specialist o Geïntegreerd actieplan, implementatie

Bjarne Ceulemans

2019-2020

o Coaching en begeleiding

Soorten communicatie Ruler (2005): 5 benaderingen naar communicatiemanagement

Concept Functie Analyse Specialisme

Cruciale aanpak

Informationeel

Persuasief

Relationeel

Interpretatief

Kritisch

Informatie Overdracht Overdracht Voorlichting + actie-visie op IC Hoe bereik ik mijn publiek?

Cognities Beïnvloeding Doelgroep Reclame

Relaties Relatie Subsystemen Pr

Beslissingen Betekenis Sociale actoren Interactie-visie op IC

Macht Cultuur Samenleving Machtsstromen

Onder welke omstandighede n kan ik dit effect bereiken bij mijn doelgroep?

Hoe ontwikkel ik een comm. systeem dat dient om LTrelaties te onderhouden

Hoe creëren personen binnen de organisatie een gemeenschappelijk e interpretatie over de omgeving?

Wat zijn de maatschappelijk e gevolgen van communicatiemanagement?

Trap van Quirke (doelen van IC)     

Awareness over een bepaald fenomeen (e-mail, intranet, nieuwsbrief) Understanding van het fenomeen (presentatie door de CEO) Support: trainingen en seminaries Involvement: feedback en meetings Commitment: bijkomende media creëren, alles inzetten

Functies van IC  



Olie-in-de-machinefunctie o Efficiënte uitvoering van werkzaamheden Cementfunctie o Gevoel van betrokkenheid en verbondenheid creëren bij de werknemers o Internal branding (organisatie als een merk stimuleren) Interpretatiefunctie o Gedeeld handelingsperspectief en wederzijds begrip creëren

Soorten informatiestromen Neerwaartse communicatie: functies (Kreps)    

Orders/bevelen van hogeraf Taken: Wat wordt er van hen verwacht? Evaluatie en prestaties: Hoe goed of slecht doen ze het? Indocrinatie: Herhalen van organisatiedoelen voor internal branding

Opwaartse communicatie: functies (Kreps)   

Feedback op huidige prestaties: tijd, targets, financiële data Effect van neerwaartse communicatie nagaan bij de werknemer Perceptie van betrokkenheid stimuleren

Bjarne Ceulemans



2019-2020

Coherentie vergroten en gevoel van participatie aanwakkeren

Barrières voor opwaartse communicatie     

Angst voor repercussies: “goed nieuws show” Lage acceptatiegrens: management heeft geen tijd of neemt het te persoonlijk Ontmoediging: negatieve ervaringen met voorgaande communicatie Taalproblemen: discrepanties in jargon waardoor de boodschap verloren gaat Er gaat tijd verloren van het “echte” werk

Horizontale communicatie: functies     

Coördinatie faciliteren: werklast verdelen Informatie uitwisselen: “Hoe doet jouw afdeling het?” Hulp en steun: spillover effect van best practices Zuilen/eilanden verbinden: verschillende divisies ontmoeten elkaar Conflicten en problemen oplossen: overlap vermijden

ACTIE-visie: rollen van de IC-specialist 





Producent van redactionele content o Redactiewerk van alle geschreven media bestemd voor interne doelgroepen en video’s/podcasts over de organisatie o Afhankelijk van de organisatie: hoofdredacteur of eindredacteur  Hoofdredacteur: alle artikels zelf schrijven, geen bijkomende training van personeel nodig  Eindredacteur: voorwoord schrijven, mensen uitnodigen om bij te dragen, coaching van anderen bij het schrijven en eventueel corrigeren Media-adviseur o Keuze van het kanaal/medium adviseren o.b.v. de + en – o Synergie creëren, keuze voor welke media voor welk effect Projectmedewerker o Uitvoerende rol om de communicatie van nieuwe projecten te leiden o Verandering communiceren, controle op uitvoering, medewerkers aansturen

Voor- en nadelen van geschreven media 



Voordelen o Ontvanger bepaalt zelf wanneer hij de boodschap leest o Standaardisering o Lange periode bruikbaar o Meer mensen tegelijkertijd bereiken o Goedkoop Nadelen o Beeld zegt meer dan 1000 woorden o Niet geschikt voor gevoelige onderwerp o Informatie kan lekken en worden verspreid o Geen non-verbale cues

Bjarne Ceulemans

2019-2020

Online ACTIE-visie media Medium E-mail

  

Banners 1.0 E-zine Personeelsblad

   

Nieuwsbrief

  

Thematische dvd

 

Voordelen Snel en minder intensief Goedkoop Meetbaar Aandacht genereren Meetbare respons Meenemen buiten de organisatie Beelden en grafieken toevoegen Uitknippen en bewaren Awareness creëren over een project Aanvulling van mondelinge communicatie Sterk effect op WN Meenemen

         

Nadelen Risico op incorrecte info Flame mails Overload (burn-out) E-mailcultuur Banner blindness Vermoeiend lezen Lange en dure productie Minder interactiemogelijkheden Niet doorzoekbaar



Verwachtingen dat er elke week één verschijnt Extra werklast en druk

 

Beperkte interactie Duur

Kritiek op de ACTIE-visie 1. Gehanteerde mensbeeld  Actie-visie sluit vooral aan bij theorie X (McGregor), de extrinsieke aanpak o Mensen houden niet van werk en vermijden verantwoordelijkheid, ze moeten gedirigeerd en gecontroleerd worden o IC motiveert mensen met beperkte kennis en beleid wordt gemaakt aan de top  Theorie Y, de intrinsieke aanpak o Mensen zijn gefocust op inspanningen, op zoek naar zelfontwikkeling en ze kunnen zichzelf dirigeren en motiveren  Ongelijkheid in het contact tussen mensen, gefragmenteerd mensbeeld en vaardigheden worden aangeleerd via eenrichtingscommunicatie  Inactieve werknemer zonder initiatief gebaseerd op afhankelijkheid, angst, passiviteit 2. Huidige maatschappelijke ontwikkelingen  Actie-visie is niet langer compatibel met de hedendaagse burger  Komst van het internet: beter geïnformeerd, kritische attitude en autonomie  Actief op sociale media 3. Verschillende werkwaarden  Actie-visie houdt geen rekening met het arbeidsethos van werknemers  Types o Loyalen: harde werkers, ambitieus, plichtsbewust o Werkers-om-te-leveren: werken is een noodzakelijk kwaad o Evenwichtszoekers: gezonde balans werk en vrije tijd, idealistisch o Zelfontwikkelaars: hoge betrokkenheid, zin voor initiatief, flexibele uren

Bjarne Ceulemans

2019-2020

o Carrièregerichte werknemers: werken is leven, opofferingen, goede prestaties Actie-visie wordt op een gesegmenteerde manier gecommuniceerd en de boodschap wordt aangepast i.f.v. de tone-of-voice en het medium van voorkeur o Maar die segmenten bevatten mensen met verschillende werkwaarden  3 strategieën o Grootste groep  Als een bepaald type waarden dominant is binnen een organisatie  Personeelsblad wordt aangepast naar de ‘gemiddelde’ werknemer o All-in-one  Minstens één boodschap per type werknemer, volgens werkwaarden  ‘Everyone is being served’ o Grootste gemene deler  Gemeenschappelijke waarde voor alle types werknemers aanspreken  Onderwerpen die relevant zijn voor zo veel mogelijk mensen 4. Overschatting van het effect  7 filters van IC, maar slechts 2 horen bij de zender (productie/verspreiding)  Power of repetition (frequentie) en power of varied exposure (kanalen)  Oplossing: boodschap zo ontwikkelen dat de filtering minimaal wordt o Goede afstemming op de doelgroep, aandacht wekken, creatief talent gebruiken en een goed doordachte boodschap formuleren 5. Incongruentie tussen doelen en middelen  Indien attitude- of gedragsverandering het doel is, zijn interactie interne media een voorwaarde om dat te bereiken  Zie trap van Quirke 6. Beperkingen van de actie-visie  Directe IC is een beperkt instrument binnen de actie-visie en de basis is onjuist  Eenrichtingsverkeer, overwegend TDC, paternaliserende toon en passieve ontvangers 

INTERACTIE-visie: Theorie van Weick 



Mensen gebruiken mentale procedures die laten om betekenis te geven aan hun omgeving en de informatie waaraan ze worden blootgesteld, waarna die getoetst wordt aan wat mensen al weten en het aanzet om te reageren op die informatie 4 stappen o Relevant thema selecteren o Drie vragen stellen: Wat is er aan de hand? Implicaties voor mij? Wat nu? o Conversatiepartner zoeken om assumpties testen o Dialoog laat toe om de waarheid te weten te komen

Informele communicatie: 4 types    

Informele coördinatie en samenwerking: eigen werkzaamheden of die van collega’s Lobbying: vorm van politiek gedrag, iemand zijn mening proberen te beïnvloeden Sociale informatie-uitwisseling: niet-werk gerelateerd, bepaalt het werkklimaat Geruchten: onbeslist of niet-gecommuniceerd, bron van informatie voor 40% WN

Bjarne Ceulemans

2019-2020

Intranet 2.0: 4 types digitale ruimte (De Ruijter)    

Communicatie en voorlichting: informatie-overdracht (intranet 1.0) Informatie en documentatie: opzoeken en opvragen (intranet 1.0) Transactie en dienstverlening: externe webstores voor interne doeleinden Participatie en samenwerking: enkel bij grote, rijke organisaties

Online INTERACTIE-visie media Blog 2.0

Medium 

Voordelen Eerlijk



Interne profielpagina

 

Hogere controle Enkel interne leden

 

Discussieforum Wiki

 

Goedkoop Info is sneller beschikbaar Mogelijkheid tot verbetering

 



Nadelen Kritiek kan door iedereen worden gelezen Duur en veel kennis Kans op technische problemen Lage controle Controle wordt uit handen gegeven

Offline INTERACTIE-visie media Medium Helpdesk



Personeelsmeeting



Management by walking around



Evaluatieformulieren



Organisatiedebat



Voordelen Real-time informatie en hulpverlening Duidelijk wat te vertellen tegen de WN Snel problemen detecteren Vergelijkingsbasis bij volgende evaluatie Levendige discussies en doordachte argumenten

       

Nadelen Hoge kosten voor training en personeel Afhankelijkheid van de kwaliteit van linking pin Werkt enkel op regelmatige basis Overdreven controle Grotere afstand door formalisatie Slechte voorbereiding Artificiële setting Niet iedereen vrijuit

Onderzoekstechnieken Sociale netwerkanalyse (SNA) Functies      

Isolates: weinig of geen contact met anderen Bruggen: verbindingen met andere componenten in het netwerk Liaison: contact met 2(+) groepen, maar zelf geen lid Gatekeeper: boodschappen screenen en overload vermijden Opinieleider: anderen beïnvloeden Cosmopoliet: veel contacten in de omgeving

Bjarne Ceulemans