Makalah Job Analysis, Description and Spesification PDF

Preview

Summary

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu mengunakan sumber daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bag...

Description

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu mengunakan sumber daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan. Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang profesional dapat diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras, bekerja sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi demi untuk keberhasilan pekerjaannya”. Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah banyaknya upaya yang dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah tertentu pada pekerjaan”. Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tantang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah dari seleksi penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan pemberhentian karyawan. Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa dipastikan, walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya. Hal ini dikarenakan berbagai faktor yang timbul baik dalam perusahaan (faktor intern) maupun faktor yang berasal dari luar perusahaan (faktor ekstern). Untuk itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan perusahaan menentukan kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas (jumlah). Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian penting dalam aktivitas atau kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan tenaga kerja, karena dengan adanya seleksi maka 1

akan menghasilkan karyawan-karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah maupun mutu, yang akan menjamin kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat karyawan seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan dengan selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik. Menurut Alex Nitisemito (1998:225) “Seleksi adalah kegiatan suatu peusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang cepat pula dari calon - calon yang dapat ditariknya. Setiap perusahaan juga harus dapat melakukan seleksi secara efektif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yang paling tepat”. Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat dilakukan pemilihan melalui tiga tahap yaitu : 1. Menentukan

Analisis

description, yaitu

Jabatan

dalam

rangka

mendapatkan

job

menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan

pekerjaan. 2. Mengadakan recruitment atau penarik, yaitu proses dimana karyawan ditarik melalui sumber- sumber karyawan. 3. Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia. Penarikan karyawan baru didalam perusahaan menjadi tanggung jawab pada departemen personalia, karena penarikan karyawan sangat erat hubungannya dengan proses seleksi penerimaan karyawan. Didalam penerimaan karyawan baru selalu memperhatikan faktor - faktor yang dirasa memang cukup memadai dan dirasa cukup untuk memenuhi persyaratan yang sesuai dengan persyaratan untuk melakukan perkerjaan sesuai dengan bidang yang

dibutuhkan,

karenanya

akan

berpengaruh

bagi

produktivitas

perusahaaan. Menurut Simamora (2007:234) “Proses seleksi yang baik dan benar akan membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang yang digelutinya merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu merupakan sesuatu hal yang dik uasai dengan baik”

2

Salah satu faktor yang dibutuhkan agar calon karyawan dapat berkerja lebih baik maka dibutuhkannya penempatan posisi berkerja yang sesuai dengan bidangnya, maka masing-masing karyawan perusahaan berharap dalam mencapai tujuan berkerja akan lebih mudah. Menurut Namawi (1997:79) “Penempatan adalah penugasan seorang pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja dilingkungan suatu perusahaan”. Para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program orientasi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan keahlian yang dimilikinya. Penempatan karyawan baru berarti mengalikasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu. Setiap instansi atau perusahaan harus dapat

memilih

dan menentukan karyawan

yang

berkompeten untuk mengisi jabatan yang kosong agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan, untuk itu harus diperoleh pekerja yang memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan menjadi tanggung jawab dengan kata lain calon yang di tempatkan harus memiliki kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dalam suatu jabatan secara efektif dan efesien. Seleksi penerimaan karyawan dan penempatan posisi merupakan bagian yang sangat penting dalam menciptakan kinerja karyawan. Bagi manajemen personalia dalam menentukan akan diterimanya atau tidak diterimanya calon karyawan tersebut merupakan salah satu kegiaatan yang benar- benar harus dicermati, karena dalam hal ini pihak personalia memperoleh banyak data atau masukan dari karyawan baik secara langsung maupun tidak langsung.

1.2 Tujuan dan Manfaat Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam pengumpulan tugas kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia juga agar dapat menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi, manfaat dan metode dalam analisis jabatan (Job Analysis), uraian jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Spesification)

3

BAB 2 JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, JOB SPESIFICATION

2.1 JOB ANALYSIS 2.1.1 Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis) Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan

standar-standar

pekerjaan

dan

kriteria

keterampilan,

pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis).

Dessler

(1997),

mengungkapkan

bahwa

analisa

jabatan

merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan. Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; “A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed”. “Analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan”. Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok 4

tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.

2.1.2

Manfaat Analisis Jabatan Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya

Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel/ orang yang tepat untuk memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.

2. Untuk keperluan kompensasi. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang

5

lebih besar dibanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.

3. Untuk keperluan penilaian kinerja. Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifikasi lain yang telah ditentukan. Manajer cukup membanding antara kinerja aktual dengan kinerja standar yang ditetapkan.

4. Keselamatan dan Kesehatan Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.

5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali dapat menghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif.

6. Untuk keperluan pelatihan. Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan. 6

2.1.3

Proses Analisis Jabatan Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam

proses analisis jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam gambar 1.1

Gambar 1.1 Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan PLANNING THE JOB ANALYSIS A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support

↓ PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS A. Identify job and methdology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees

↓

CONDUCTING THE JOB ANALYSIS A. Gather job analysis data B. Review and compile data

↓ DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. B. C. D.

Draft job descriptions and specification Review draft with manager and employees Identify recommendations Finalize job/description and recomendations

↓

MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs

7

Penjelasan : 1.

Planning the Job Analysis Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan,

adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.

2.

Preparing and Communication the Job Analysis Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan

analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

3.

Conducting the Job Analysis Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang

diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.

4. Developing Job Descriptions and Job Specifications Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft 8

tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai.

5.

Maintaining and Updating Job Description and Job Specification Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan

ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.

2.1.4 Metode Analisis Jabatan Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi metode. 1.

Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat

pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu. 9

2.

Metode Observasi Metode

observasi

adalah

metode

yang

digunakan

dalam

mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

3.

Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk

memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugastugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

4.

Metode Catatan Karyawan (Diary) Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta

para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat di atasi.

10

5.

Kombinasi Metode Biasanya analisis tidak enggunakan satu metode analisis pekerjaan

secara eksklusif. Kombiasi dari berbagai metode seringkali lebi tepat. Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.

11

2.2

JOB DESCRIPTION 2.2.1 Pengertian Job Description Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi

posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang

dilakukan

pemegang

pekerjaan

sebenarnya,

bagaimana

mereka

melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan. Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan

kualifikasi

yang

dibutuhkan

untuk

jabatan

tersebut

dan

menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.

2.2.2 Manfaat dan Tujuan Job Description Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah: a. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya. b. Sebagai

Alat

Managemen

untuk

mengintegrasikan

fungsi-fungsi:

Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

Untuk setiap posisi dalam perusahaan, ilmusdm.wordpress.com, job description juga memberikan manfaat, di antaranya: a. Ata...