Makalah Studi Kasus Analisa Sistem Informasi Akuntansi PT. GUDANG GARAM Tbk PDF

Preview

Summary

Makalah Studi Kasus Analisa Sistem Informasi Akuntansi PT. GUDANG GARAM Tbk. Dosen Pengampu : Bpk. Asep Muhammad Indra Purnama M.Kom Nama: Fadli Nahwan Shidiq_B1071511RB510 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SANGGA BUANA YPKP Jl.PPH.Mustofa No 68 Kota Bandung 1 KATA PENGANTAR...

Description

Makalah Studi Kasus Analisa Sistem Informasi Akuntansi PT. GUDANG GARAM Tbk. Dosen Pengampu : Bpk. Asep Muhammad Indra Purnama M.Kom

Nama: Fadli Nahwan Shidiq_B1071511RB510

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SANGGA BUANA YPKP Jl.PPH.Mustofa No 68 Kota Bandung

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah Studi Kasus Sistem Informasi Akuntansi di perusahan “PT. GUDANG GARAM Tbk” Dalam penyusunan makalah ini, penulis tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bpk. Asep Muhammad Indra Purnama M.Kom, Selaku dosen mata kuliah Manajemen dan Pengembangan Sistem Informasi. Dan, 2. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas makalah ini sehinggga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dalam penyusunan makalah ini penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri maupun kepada pembaca umumnya.

Bandung,19 Juli 2017

Penyusun

Fadli Nahwan Shidiq

2

DAFTAR ISI COVER………………………………………………………………………………………1 KATA PENGANTAR……………………………………………………………………… 2 DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………........ 3 BAB I : PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang……………………………………………………………..................... 6 1.2. Rumusan Masalah………………………………………………………......................... 6 1.3. Batasan Masalah………………………………………………………….…….…….… 6 1.4. Tujuan Penulisan…………………………………………………………...................... 7 BAB II : LANDASAN PUSTAKA 2.1. Pengertian sistem………………………………………………………......................... 7 2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis….................................................. 7 2.3. Komponen Sistem Informasi………………………………………...............................9

BAB III : TEMUAN-TEMUAN 3.1. Profil Perusahaan………………………………………………………........................ 9 3.2. Tijauan Khusus……………………………………………………………………….. 11 3.3. Gambaran SIA Perusahaan…………………………………………..……………….. 13

BAB IV : PEMBAHASAN 4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan……………………………….…………………… 15 4.2. Desain SIA Perusahaan………………………………………………..……………… 16

BAB V : PENUTUP 5.1. Kesimpulan…………………………………………………………………………… 20 5.2. Saran…………………………………………………………………………………... 21 DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………..............22

3

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaanperusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masingmasing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauankekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani. Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa. Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terusmenerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan 4

(SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di dunia. Produk PT. Gudang Garam diantaranya adalah Gudang Garam International, Surya 12, Surya 16, Surya Slims, Surya Signature, Surya Profesional, Surya Pro Mild, Gudang Garam Nusantara, Gudang Garam Nusantara Mild, Gudang Garam Merah, Gudang Garam Djaja, Nusa, Taman Sriwedari dan Sigaret Kretek Filter Klobot.

1.2. Rumusan Masalah Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi dan menganalisa sistem informasi akuntansi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi. Dari uraian diatas maka permasalahan yang menarik diangkat untuk lebih mengetahui tentang perusahaan adalah: - Bagaimana Gambaran Umum didirikannya PT. Gudang Garam Tbk? - Bagaimana Data Umum PT. Gudang Garam Tbk? - Bagaimana Gambaran Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? - Bagaimana analisis terhadap Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? - Bagaimana Rekomendasi /Desain Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk?

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penulisan makalah ini adalah: - Perseroan Terbatas (PT) Gudang Garam Tbk. - Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk. - PT. Gudang Garam di jalan Raden Patah – Kediri

5

1.4. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih banyak tentang gambaran Sistem Informasi Akuntansi (SIA) khususnya PT. Gudang Garam Tbk, dan menganalisa serta mendesain Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk.

BAB II LANDASAN PUSTAKA

2.1. Pengertian sistem Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:

- Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur. - Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. - Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. - Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis.

6

2.2.1. Tipe transaksi dasar adalah: - Penjualan produk atau jasa - Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier - Penerimaan kas - Pengeluaran kas kepada supplier - Pengeluaran kas gaji karyawan.

2.2.2. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : - Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. - Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. - Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

2.2.3. Tujuan SIA:

-

Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations) Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers). Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban (to fulfill obligations relating to stewardship) Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

7

2.3.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. BAB III TEMUAN – TEMUAN 3.1. Profil Perusahaan 3.1.1. Sejarah Singkat Pabrik Sebelum perusahaan PT. Gudang Garam berdiri, pemiliknya yang bernama SURYA WONOWIJOYO kelahiran Hokian – Cina pada tanggal 15 agustus 1923 bekerja diperusahaan rokok Tjap 93 (NV. Sembilan Tiga) milik pamannya di Jl Raden Patah – Kediri setelah tahun 1957 beliau membuka perusahaan sendiri dengan menyewa tanah seluas 1000M dan jumlah sekitar 50 orang. Seorang pengusaha yang dibesarkan di pulau Madura tepatnya di Sampang ini merintis perusahaannya dengan sangat ulet dengan memasarkan 50 juta batang rokok yang dipasarkan kekota terdekat dengan harga Rp. 1,- perbungkus sekitar pada trahun 1958 sehingga menjadi perusahaan yang besar seperti sekarang ini, sekitar tahun 1968 perusahaan perseorangan ini akhirnya dirubah menjadi Firma (Fa) dan kemudian sekitar tahun 1972 dengan fasilitas pemerintah perusahaan-perusahaan ini menjadi “PT” tertutup yang sahamnya hanya boleh dimiliki oleh keluarganya sendiri, dan tahun 1990 PT. Gudang Garam menjadi terbuka dimana sahamnya boleh dimiliki oleh orang luar. Pada tahun 1960 sebuah cabang produksi SKT dan SKL dibuka di Gurah sekitar 13 KM arah tenggara kota Kediri dengan pegawai kurang lebih 200 karyawan yang setiap harinya pulang pergi Gurah – Kediri. Dengan adanya kebijakan ekonomi pemerintah dan stabilitas politik pada awal orde baru peluang semakin meningkat didalam negeri dan usahanya semakin akselerasi dengan dukungan BNI 1946, sehingga pada September 1968 areal pertama seluas 100 M dibeli dan dijadikan Unit I dan pada tahun yang sama dibangun unit II disusul pemindahan unit produksi dari Gurah ke Kediri pada tahun 1969. Pada tahun 1990 perusahaan mencatatkan sahamnya pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan melakukan penawaran pada masyarakat luas pada bulan juli – Agustus 1990 sebesar 1,98% sehingga total sahamnya 20% dari modal yang disetor penuh. 3.1.2. Jumlah Karyawan Pada awalnya berdirinya PT. Gudang Garam hanya memilki 50 orang karyawan dan hampr semua dari daerahnya sendiri, tetapi lama kelamaan tanbah menjadi banyak dan sekarang kurang lebih sekitar hampir 39.000 dan sudah banyak yang berasal dari daerah luar (Luar Kota).

8

Data Karyawan per 31 Desember 2006 Karyawan Borongan

14.272 orang

Karyawan Tetap

24.400 orang

JUMLAH

38.400 orang

3.1.3. Jaminan keselamatan kerja. PT. Gudang Garam sangat memperhatikan keselamatan pegawai, antara lain : -

-

Pabrik memberi bantuan kepada karyawan yang sakit atau kecelakaan saat bekerja, serta kecelakaan pada saat berangkat dan pulang kerja. Pabrik memberikan cuti hamil pada kaum wanita sampai 45 hari sebelum dan sesudah melahirkan. Perusahaan menyediakan klinik berobat yang terletak dilokasi perusahaan untuk karyawan yang mengalami sakit atau kecelakaan bekerja. PT. GUDANG GARAM membentuk Tim P2K3 ( Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) yang bertugas untuk memastikan keselamatan dan kesehatan kerja karyawan. Adanya Tim dokter, para medis, bidan, asisten apoteker, analisis lab, dan perawat gigi.

3.1.4. Perlengkapan Perlindungan kerja. Perlengkapan perlindungan keselamatan kerja pada perusahaan antara lain : -

Masker Sarung tangan Tabung api/pemadam.

3.1.5. Pendidikan dan pelatihan keselamatan kerja. Pendidikan atau pelatihan keselamatan kerja oleh PT. gudang Garam juga mendapat perhatian penting, hal ini terutama bagi pegawai baru atau awal penggunaan alat baru seperti alat pembuat rokok dengan mesin ( SKM ) dengan tujuan : -

Karyawan lebih berhati-hati dalam melaksanakan pekerjaan. Berusaha mandiri jika sewaktu-waktu tidak lagi bekerja pada PT. Gudang Garam. Karyawan tangkas dan cekatan dalam melaksanakan pekerjaan. Karyawan lebih terampil dalam bekerja.

- Mengembangkan kursus pengantin, hias janur, dan menjahit.

9

3.1.6. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan selalu ada baik positif atau negative, Pabrik Gudang Garam berusaha mengurangi dampak negative bagi lingkungan dengan jalan mengolah limbah dengan baik, menjadikan lingkungan kerjanya sejuk dan nyaman dengan cara menanam pohon-pohon yang rindang dan penataan taman yang indah. 3.1.7. Pengaruh pabrik terhadap masyarakat sekitarnya. Berdirinya pabrik rokok ini mempunyai hikmah tersendiri, yakni masyarakat sekitar dapat bekerja pada pabrik tersebut atau berjualan/berdagang pada lokasi pasar yang telah di sediakan. Dengan demikian PT. Gudang Garam turut serta meningkatkan taraf hidup masyarakat sekitar, membantu program pemerintah mengentaskan kemiskinan dan pengangguran. 3.2. Tinjaun Khusus 3.2.1. Sistem Produksi Sistem produksi yang dilakukan PT. Gudang Garam adalah menggunakan sistem produksi manual dan mesin, apabila produksi rokok yang diminta distribusi adalah jenis rokok klobot maka yang digunakan menggunakan sistem manual ( SKT ) dan jika pesanan distribusi jenis rokok filter maka menggunakan sistem produksi mesin ( SKM ) dam menggunakan teknologi tinggi baik pengolahan bahan baku dan pembuatan rokok dan laboratorium. 3.2.2. Bahan Baku Produksi Bahan baku produksi rokok adalah sebagai berikut : - Tembakau kualitas. - Cengkeh pilihan. - Ambri ( Pembungkus rokok ). - Aroma rokok. - Lem Ambri. 3.2.3. Proses produksi. Proses produksi yang dilakukan pertama kali adalah bahan baku yang perlu di campur dipotong-potong agar mudah proses pencampuranya, setelah bahan dicampur merata di masukkan ke oven untuk proses pengeringan. Setelah bahan baku kering, proses pembuatan rokok perbatang siap di lakukan baik oleh tenaga manusia ( SKT ) atau tenaga mesin ( SKM ) sehingga rokok siap di bungkus dan di pasarklan.

3.2.4. Menegement Perusahaan. 10

Sistem menegement perusahaan di PT. Gudang Garam adalah Menejemen terbuka ( Open Menegement ) dan biasanya setiap 3 bulan sekali data transaksi atau keuangan di layangkan pada media masa ( Visual atau Audio Visual ). 3.2.5. Sistem penggajian. Sistem penggajian dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu : System upah borongan dan system upah tetap atau harian, hal ini tergantung dari bekerja itu sendiri dalam memilih sistem upah tetapi kebanyakan karyawan memilih upah borongan dengan hasil sesuai kerjanya. 3.2.6. Acounting / Pembukuan. Sistem pembukuan yang ada pada perusahaan PT. Gudang Garam adalah tergantung pada setiap unit di perusahaan di karenakan setiap unit sistemnya berbeda tetapi setiap harinya selalu tercover dalam Bulanan, Triwulandan Tahunan. 3.2.7. Perpajakan Perpajakan PT. Gudang Garam adalah sekitar 60% dari hsil pemasaran adalah milik pemerintah dengan cara membeli cukai rokok sehingga setiap tahunnya. 3.3. Gambaran SIA Perusahaan 3.3.1. Data dan Informasi Akuntansi Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi. 3.3.1.1. Pengumpulan Data Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu. 3.3.1.2. Pemrosesan Data Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut: -

Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan. Menyalin data ke dokumen atau media lain. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. Melakukan penghitungan. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

- Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada. 11

3.3.1.3. Manajemen Data Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen. 3.3.1.4. Pengendalian Data Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 3.3.1.5. Penghasil Informasi Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas ta...