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Título: Hoja: TDI Manual de usuario del programa GLPI departamento de Tecnologías de la Información

Elaboró: Ramón

Revisó: Alejandro

del

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Aprobó:

Autorizó:

Director de área

Director General

Refugio Javier Villalobos

Gutiérrez Lozoya

Becerra

Practicante de T.I.

Jefe de departamento

Edición:

Diciembre 2015

Título: Hoja: TDI Manual de usuario del programa GLPI departamento de Tecnologías de la Información

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Contenido Introducción

4

Objetivo

4

Alcance

4

Documentos de referencias

4

Términos y definiciones

4

Contenido

7

1.- Login .................................................................................................................................................. 7 2.- Pantalla inicial .................................................................................................................................... 7 3.- Modulo de Activos ........................................................................................................................... 11 3.1 Descripción de barra herramientas 11 3.2 Agregar y usar filtros de busqueda 13 3.3 Agregar filtros de busqueda a favoritos 15 3.3 Computadoras 16 3.4 Monitores 30 3.5 Software 32 3.6 Electrónica de red 37 3.7 Periféricos 40 3.8 Impresoras 40 3.9 Cartuchos 43 3.10 Consumibles 46 3.11 Teléfonos 49 4.- Modulo de Soporte .......................................................................................................................... 53 4.1 Incidencias 53 4.2 Crear ticket 54 4.2.2 Asociar tickets .............................................................................................................................. 59 4.3 Barra de pestañas lateral 61 4.4 Planificación 71 4.5 Estadísticas 72 5.- Modulo de Gestion ........................................................................................................................... 73 5.1 Presupuestos 73 5.2 Proveedores 74 5.3 Contactos 75 5.4 Contratos 76 5.5 Documentos 78 6.- Modulo de Utilidades ....................................................................................................................... 81 6.1 Projects 81 6.2 Recordatorios 86 6.3 RSS feed 87

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6.4 Base de conocimiento 6.5 Reservas 6.5.3 Reservar equipo 6.6 Reportes

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88 90 92 92

7.- Modulo de Plugins ............................................................................................................................ 93 7.1 Dashboard 93 8.- Modulo de Administracion ............................................................................................................... 98 8.1 Usuarios 98 8.2 Grupos 101 8.3 Entidades 102 8.4 Reglas 103 8.5 Dictionaries 104 8.6 Perfiles 104 8.7 Fila de correos 109 8.8 Mantenimiento 110 8.9 Logs 110 9.- Modulo de Configuracion ............................................................................................................... 111 9.1 Títulos 111 9.2 Componentes 113 9.3 Notificaciones 113 9.4 SLA 117 9.5 General 117 9.6 Acciones automáticas 121 9.7 Identificacion 122 9.8 External links 124 9.9 Plugins 125

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Introducción La finalidad de la elaboración de un manual de usuario en el programa GLPI es dejar establecido el correcto y adecuado uso del programa. De esta forma cualquier personal de nuevo ingreso a la empresa tendrá las bases para el uso y aplicación de este sistema, asegurando su efectividad, desempeño y la confiabilidad de la información que ingresa, proporciona y consulta.

Objetivo Desarrollar y elaborar el manual de usuario del programa GLPI para el área de Tecnologías de la Información de la empresa C.M.B.J. Peña Colorada.

Alcance El presente manual se aplica para el personal del área de tecnologías de la información, el cual se encargará de reportar las incidencias, problemas y soluciones que se generen en los aspectos tecnológicos como equipos de cómputo, teléfonos, impresoras, dispositivos de electrónica y redes de internet de la empresa C.M.B.J. Peña Colorada.

Documentos de referencias http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/02/Manual-Usuario-final-v2-GLPI.pdf http://www.glpi-project.org/ http://www.glpi-project.org/DOC/EN/ http://www.juntadeandalucia.es/educacion/cga/portal/wp-content/uploads/2012/11/Manual-GLPI.pdf

Términos y definiciones Asociar Juntar una cosa con otra para concurrir a un mismo fin. Base de Conocimiento Base de datos lógica para recopilar, analizar, almacenar y compartir conocimientos e información dentro de una organización.

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Directorio LDAP También se llama directorio corporativo. Servicio de directorio basado en LDAP (Protocolo ligero de acceso a directorio) que almacena entre otras cuentas de usuario. Elemento Palabra genérica para designar un objeto del inventario gestionado en GLPI. Entidad Objeto organizacional utiliza para dividir la vista y el alcance de la acción de los usuarios. Entidad raíz En el árbol GLPI es la primera entidad, está presente incluso si no hay otra entidad que no está definido y no se puede borrar. Estado Estado de un artículo de inventario (ciclo de vida). Incidente Interrupción no planificada de un servicio o una reducción de la calidad. Plugin Extensión de GLPI permitiendo la adición de una o más funcionalidades y / o la modificación de ciertos comportamientos de la aplicación. Proyecto Proyecto es un plan de trabajo, con acciones sistemáticas, o sea, coordinadas entre sí, valiéndose de los medios necesarios y posibles, en busca de objetivos específicos a alcanzar en un tiempo previsto. Puerto de red Interfaz de red puede ser virtual o física.

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Reserva Elemento elegido para un período determinado. Supervisor Responsable de un grupo de usuarios. Tarea Determinado trabajo o actividad que se lleva a cabo. Técnico Usuario responsable de las entradas de procesamiento. Ticket Objeto que representa un incidente o una solicitud de servicio. Título Un elemento de la lista desplegable personalizable.

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Contenido 1.- Login El presente manual de usuario del software GLPI se muestran las partes y funciones con las que cuenta el software. Para ingresar a la página del GLPI se deberá ingresar en la barra de buscador del navegador la siguiente dirección: http://vwebmina/glpi o vwebmina/glpi con la cual se dirige a la página de autentificación como se muestra en la siguiente imagen.

En Login se ingresa el nombre de usuario que debe estar registrado en el sistema y en el directorio activo.

2.- Pantalla inicial Dentro de la siguiente página se encuentra la pantalla de inicio con los siguientes componentes o apartados. Pestañas de inicio

Cambio de vista

Menú

En esta pantalla se tiene el Menú que consta de los siguientes módulos:

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

Activos



Soporte



Gestión



Utilidades



Plugins



Administración



Configuración

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El funcionamiento de estas secciones se explica más adelante. Se tiene en la parte superior derecha dentro del apartado de Menú la configuración de la cuenta con secciones: 

Idioma: Establecer el idioma de su preferencia.



Preferencias: Se abre una ventana donde se encuentran dos pestañas, la ventana Principal se puede configurar datos personales como teléfono, celular, localización (departamento), agregar correo electrónico, etc. En la pestaña Personalizar se puede modificar la forma en que se muestran los datos en la página, la cantidad de incidencias mostradas, formato de fechas, formato número, etc.



Ayuda: Se despliega la guía de ayuda del GLPI.



Logout usuario: Cerrar sesión.

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En la parte central de la página de inicio se tienen las pestañas principales como:

Vista personal: Se muestran los tickets que tiene asignado el perfil usado, los tickets en espera, notas públicas, personales y la planificación personal. Vista de grupo: Se muestran tickets en proceso o que estén pendientes por algún grupo donde se haya incluido el perfil usado. Vista global: Muestra el Seguimiento de incidencias y Seguimiento de problemas, estas contienen información como el número de tickets nuevos, En curso(asignados), En curso (planificados), En espera de ser resueltos, Cerrados y Borrados.

Al presionar cualquiera de los títulos dentro del recuadro se dirigirá hacia la lista de tickets que se haya seleccionado en la tabla como se ve a continuación:

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Dentro de este listado se puede ingresar a la incidencia y revisar detalles como las fechas de apertura y fecha límite, urgencia, a quien fue asignado, descripción, etc. Un ejemplo se muestra continuación.

RSS feeds: En este apartado se pueden ingresar los archivos generado de sitios que se actualicen con frecuencia y por medio del cual se puede compartir la información y usarla en otros sitios web o programa, contiene una versión específica de la información publicada en esa web. Todos: Se muestra de manera resumida todas las pestañas anteriores en una misma pantalla.

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3.- Modulo de Activos Esta sección se enfoca en el control de los equipos de cómputo en general como laptops, computadoras, monitores, teléfonos, software, impresoras, cartuchos, etc. Es una base de datos donde se tiene registrado todo el equipo de la empresa, respecto a las computadoras la información se recaba por un programa instalado llamado Fusión inventory , el cual reúne, envía y guarda las características y componentes del equipo en el servidor del GLPI. El módulo de activos está compuesto por los siguientes apartados: 

Computadoras



Monitores



Software



Electrónica de red



Periféricos



Impresoras



Cartuchos



Consumibles



Teléfonos



Global

3.1 Descripción de barra herramientas En cada módulo se encuentra un conjunto predefinido de campos que se describen a continuación. En la lista de inventario se observan diferentes columnas y características, es posible elegir ciertas características para que solo busque determinados criterios utilizando la barra de filtros que aparecen enseguida: 7

5

1

2

3

4

12

11

8

6

1.

Ocultar: Oculta todos los criterios agregados que estén abiertos.

2.

Agregar: Agrega nuevos criterios de búsqueda.

9

10

14

13

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3.

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Agregar global: Agrega nuevos criterios de búsqueda global. Estos criterios se utilizan para buscar dos o más diferentes tipos de elementos como son Monitores, Software, Electrónicos de red, Cartuchos, etc.

4.

Ocultar elementos: Oculta o muestra elementos eliminados.

5.

Características: Muestra la lista de características las cuales se quieran buscar. Se tienen varios tipos de grupos de características de los cuales se pueden elegir los que se muestran a continuación: 

Características



Notas



Componentes



Volúmenes



Máquinas virtuales



Soporte



Networking



Documentos



Plugins

6.

Mostrar artículos: Muestra un número determinado artículos en la lista de resultados.

7.

Criterio if: Muestra las opciones de búsqueda “si”. 

Contiene: Obtiene todos los elementos que contengan el carácter ingresado.



Es: Obtiene todos los elementos que sean el carácter ingresado.



No es: Descarta los elementos que sean el carácter ingresado.

8.

Especificación de criterio: La especificación a buscar en GLPI.

9.

Formato a exportar: Muestra el tipo de formato en el cual se exportan la lista de resultados. 

Página actual en PDF horizontal



Página actual en PDF vertical



Página actual en SLK



Página actual en CSV



Todas las paginas en PDF horizontal



Todas las paginas en PDF vertical



Todas las paginas en SLK



Todas las paginas en CSV

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10. Exportar: Botón de exportar la lista de resultados en el formato elegido. 11. Buscar: Ejecuta el criterio de búsqueda. 12. Guardar favorito: Guarda la configuración de criterio de búsqueda. 13. Borrar filtros: Borra todos los campos agregados de búsqueda. 14. Número de elementos: Muestra número de elementos encontrados. 3.2 Agregar y usar filtros de búsqueda Con los filtros se establece que criterios de búsqueda se requieren y hacer más fácil la localización de equipos o características que estén dentro de los criterios de búsqueda. Por default se tiene los siguientes campos:

En donde se elige: 1.- Característica a buscar en el recuadro de Elementos mostrados. 2.- Si contiene, es o no es los caracteres buscados en el recuadro de Criterio if 3.- Escribir los caracteres buscados en Especificación de criterio. 4.- Presionar Buscar. De esta manera se establece un criterio de búsqueda con resultados reflejados como se ve a continuación. *Buscar equipos que sean Modelo HP ELITEBOOK 820 G2. 

Desplegar la lista de características, buscar y seleccionar Modelo de entre todas las opciones.

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

Desplegar la lista y seleccionar la opción es.



Al momento de seleccionar es en el Criterio if se despliega una lista predeterminada de los modelos disponibles en GLPI, en el cual se busca el requerido desplazándose por la lista o ingresando algunos caracteres en el espacio en blanco.



Después de elegir los valores requeridos se da click en Buscar y se mostraran los resultados que cumplan con el filtro.

Para agregar un nuevo filtro se da click en el icono de Agregar

el cual agrega un nuevo filtro para buscar

otro criterio especifico y su configuración es modificada por el usuario de acuerdo a los criterios requeridos como se muestra en la siguiente imagen:

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Algunos ejemplos de búsqueda con filtros se muestran a continuación. *Buscar solo laptops con sistema operativo Windows 8.

*Buscar que computadoras de tipo laptop se encuentran en la encantada.

3.3 Agregar filtros de búsqueda a favoritos Una configuración de filtros personalizados puede agregarse a favoritos de tal manera que el usuario no demore tiempo en volver a configurarlos. Los pasos a seguir son los siguientes:

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

Al tener un filtro a guardar presionar Agregar a favoritos



Dar un nombre al filtro y presionara Añadir.

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. Aparece el recuadro siguiente:

Se muestra la siguiente tabla en donde aparecen todos los filtros agregados a favoritos con la opción de predeterminar cual configuración de filtros se desea este por default al abrir GLPI.



Para establecer por default a un filtro se debe seleccionar la estrella de tal manera que quede rellenada.



Si se desea eliminar filtros de favoritos solo se marca la casilla donde esté ubicado el nombre del filtro y se presiona Acciones. Aparece un listado de opciones donde se puede mover y eliminar el filtro seleccionado.

3.3 Computadoras En este apartado se muestra una lista donde se tienen todos los equipos de cómputo en inventario la empresa, se puede buscar de manera específica alguna característica del equipo por medio de los filtros de búsqueda. La plantilla de información se conforma por Nombre, Estado, Fabricante, Número de serie, Tipo, Modelo, Sistema operativo, etc. como se pude observa en la siguiente imagen:

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Al hacer click en el nombre de una maquina aparece la siguiente información.

Nombre: Nombre asignado al equipo de cómputo. Location: Área o departamento donde se localiza el equipo. Responsable técnico: Nombre del responsable técnico a cargo de la disponibilidad del equipo.

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Grupo a cargo del hardware: El nombre del departamento que está a cargo del hardware. Alternate username number: Muestra el nombre alterno del equipo en número, sea 1 para área Mina y 2 para área Peletizado. Cambia tu usuario: Departamento que pertenece el equipo dentro de los que se tienen: 

Operación



Revamping



Recursos humanos



Proceso y planeación



General



Finanzas



Proyectos

Usuario: Nombre de la persona que está usando el equipo o que ingreso al equipo por última vez . Grupo: Departamento al que pertenece el usuario. Dominio: Dominio al que pertenece el equi...