Manual DE Organización PDF

Preview

Summary

ejemplo de un manual organizacional y sus funciones ...

Description

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

MÉXICO Autorizado Por:

Judith Jasso Plasencia Directora de Recursos Humanos

Juan Carlos Flores Basulto Sub director de Organización y Desarrollo

MOYR - 0520

Mayo 2020

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Índice Descripción de la Empresa.....................................................................................3 Historia de la Empresa............................................................................................5 Misión y Visión.........................................................................................................6 Marco Jurídico.........................................................................................................7 Atribuciones – cuadro.............................................................................................9 Objetivos.................................................................................................................10 Políticas..................................................................................................................11 Generales............................................................................................................11 Departamentales.................................................................................................12 Organigrama...........................................................................................................13 Análisis de Puestos...............................................................................................14 Manual de Procedimientos...................................................................................19

2|Página

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Introducción En este manual de organización podremos observas varios elementos de cómo se conforma la empresa a nivel México Yves rocher es una empresa de nivel mundial pero en este organigrama nos vacaremos y lo redituaremos a la región de Latinoamérica en especial al país de México donde el lector podrá encontrar los propósitos de la empresa, cual es nuestra misión y cómo podemos llegar a ella con la ayuda de cada integrante que conforma nuestra empresa, tenemos una visión clara y concreta de que queremos ser y que queremos aportar al mundo, en este manual daremos los conocimientos y explicación de la jerarquía de la empresas como son sus puestos y en qué nivel se encuentras a partir del análisis de estos mismo, daremos a conocer nuestros objetivos generales los cuales juntos lograremos cumplirlos en tiempo y forma, reconocerás y aprenderás las leyes, normas y acuerdos que tiene la empresa para su protección tanto para el personal administrativo como para nuestros clientes. Este manual es el formato de explicación detallada de la empresa.

3|Página

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Descripción de la Empresa

Yves Rocher (empresa de giro comercial) es una marca única con un modelo económico único en su género, Yves Rocher es, a la vez Productor, fabricante y distribuidor de productos de belleza y cuidado del cuerpo, la cual controla y tiene el conocimiento de todos los sectores de su actividad: agricultura, investigación botánica y científica de las plantas, elaboración de ingredientes activos innovadores, formulación, abastecimiento de materias primas, fabricación, acondicionamiento, expedición, difusión por todo el mundo. De esta forma, la marca controla los costes, evita la acumulación de márgenes y puede proponer a todas las mujeres sin excepción y en todo el mundo los productos más eficaces al precio más razonable y accesible. Siendo así una empresa innovadora, ecológica y socialmente responsable contribuyendo con el cuidado ambiental y la preservación y resguardo de los ecosistemas, la belleza y cuidado de las mujeres de todo el mundo.

4|Página

MOYR – 0520

Manual de organización

YVES ROCHER México Matriz: Hamburgo #213, planta baja, Col. Juárez, Del. Cuauhtémoc, CDMX, D.F. Historia de la Empresa Rocher nació en abril de 1930 en La Gacilly, un pequeño pueblo de la Bretaña, Su primera incursión en el mundo de los cosméticos la hizo con una crema natural, obtenida de una curandera local que le había dado la fórmula y que vendió a través de anuncios en un diario. En 1959, fundó la marca Yves Rocher, con una estrategia basada en la "belleza de las plantas" y el rechazo de los productos sintéticos. Durante 10 años privilegió la estrategia de la venta por correspondencia, gracias en parte a su Libro Verde de la Belleza, lanzado en 1965 y traducido en más de 20 idiomas, que hacía las veces de catálogo. Finalmente, en 1969 abrió su primer local en el céntrico bulevar Haussmann de París, y al año siguiente se instaló en Bélgica. Medio siglo después de la creación de la marca, está presente en una treintena de países. En 1992, dejó la dirección de la empresa a su hijo Didier pero tuvo que volver a la cabeza del grupo tras la muerte accidental de este, sobrevenida en 1994. Su nieto Bris es nombrado vicepresidente del grupo en 2007,4 heredando la empresa a su muerte. El capital actual se estima en torno a los 2.000.000.000 de euros para un grupo que emplea a 15.000 personas.2

Transcurridos unos 50 años del inicio de su aventura, Yves Rocher sigue siendo, y será siempre, una empresa 100% independiente, un Productor, Fabricante y Distribuidor animado por su visión pionera de hacer que la belleza sea accesible para todas las mujeres a través de las plantas. La energía que anima a Yves Rocher se ha perpetuado en el seno de la familia, a través de tres generaciones de empresarios-creadores. Yves Rocher actualmente es: 5|Página

MOYR – 0520 

Manual de organización

YVES ROCHER La Marca n°1 en Francia en tratamientos faciales, perfumería femenina, tratamientos reductores y corporales



La 1era red de Institutos de Belleza de Francia



N° 3 de desarrollo sostenible en Francia



Productos, en todas las familias cosméticas: tratamientos faciales, perfumes, tratamientos corporales e higiene



Una presencia activa en 5 continentes y 80 países



300 millones de productos fabricados cada año en nuestras propias fábricas



1.600 Centros de Belleza que proporcionan consejos y servicios día a día



26 millones de paquetes distribuidos cada año en todo el mundo



El Libro Verde de la Belleza traducido en 22 idiomas, entre ellos el Braille



Cerca de 15.000 trabajadores en plantilla y más de 220.000 empleos indirectos

Yves Rocher considerado el padre de la cosmética verde porque, a nivel popular, devolvió el prestigio a las plantas y aceites olvidados: lavanda, camomila, hamammelis, árnica, caléndula, etc. y junto con muchos otros pioneros y naturistas reivindicaron la sabiduría de la Naturaleza. Su amor por la tierra, que se puede ver en la filosofía de su empresa, le llevó a crear en 1998 la Fundación Yves Rocher-Institut de France que otorga los premios TIERRA DE MUJERES a mujeres que luchan por la supervivencia de la naturaleza y el bienestar de todos, y a fundar en su pueblo natal el museo dedicado a la botánica Végétarium, en colaboración con el Museo de Historia Natural.

6|Página

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Misión y Visión Yves Rocher lo tenía claro: quería posicionarse como la marca de cosméticos por excelencia; quería diferenciarse del resto y, sobre todo, convertirse en la mejor opción a la hora de compra de los consumidores.

Misión Establecer en todo el mundo relaciones directas y privilegiadas con cada mujer, para satisfacer sus deseos de belleza y de mayor bienestar a través de nuestros productos de belleza y cuidado del cuerpo.

Visión Hacer que la belleza sea accesible para todas las mujeres, con productos cosméticos de alta calidad a base de extractos vegetales. En el año 1958, los productos cosméticos estaban dirigidos a personas con un poder adquisitivo destacado, muy por encima del ciudadano medio. El Sr. Yves Rocher soñó con producir cosméticos naturales que fueran accesibles y de excelente calidad para que cada día fueran más las mujeres que tuvieran la oportunidad de satisfacer sus deseos de belleza y de mayor bienestar. Así, poco a poco se logró ampliar el target, y se pasó de uno en el que solo estaban incluidas mujeres de clase alta, a otro mucho más extenso y abierto donde se hacía posible a una mujer de clase media obtener los deseados productos de belleza y cuidado de la piel por un precio accesible.

7|Página

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Marco Jurídico  Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos  Ley federal de Protección al Consumidor  Reglamento de Control Sanitario de Productos y Servicios  Reglamento de la Ley General de salud en materia de Publicidad  Reglamento de la Ley Federal de Protección al Consumidor  Acuerdo de sustancias por el que se determinan las sustancias prohibidas y restringidas en la elaboración de productos de perfumería y belleza.  Norma Oficial Mexicana NOM-002-SCFI-2011, Productos pre envasados-contenido neto. tolerancias y métodos de métodos verificación  Norma Oficial Mexicana NOM-008-SCFI-2002 Sistema General de Unidades de Medida.  Norma Oficial NOM-030-SCFI-2006 Información Comercial – Declaración de cantidades en la etiqueta – Especificaciones  Norma Oficial Mexicana NOM-141-SSA1-2012, Etiquetado para productos cosméticos pre envasados. Etiquetado sanitario comercial.

8|Página

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Atribuciones – cuadro

9|Página

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Objetivos Yves Rocher tiene como principal objetivo: “Conseguir que el mañana sea un mundo más verde”

 Ir más allá de neutralizar los efectos generados por el propio negocio y promover un impacto positivo en el ámbito social, ambiental y económico.

 Fomentar acciones de emprendedurismo por medio de plataformas colaborativas y así mismo llevar al alta los ingresos incrementándolos un 30% a comparación del año pasado  Plantar 5000 árboles por cumplimiento total de ventas de cada campaña, ayudando a la reforestación de bosques y resolviendo unos de los mayores problemas que repercuten al ambiente  Incentivar la participación social, ya sea de modo individual o colectivo, para incrementar la responsabilidad hacia la empresa y las cuestiones ambientales.  Ser la mayor empresa a nivel internacional o posicionarse en los primeros lugares de las empresas que contribuyen de manera general al cuidado del medio ambiente  Utilizar el 60% de recursos económicos e implementarlos en la investigación e innovación para nuevas fórmulas o diseño de nuevos productos  Fomentar el trabajo en equipo para la contribución de nuevas ideas de campaña para la empresa y así ganar incentivos, y una imagen fresca para las campañas.  Llegar a una cifra de 2´000,000 usuarios que conozcan y utilicen los productos a través de redes sociales y por medio de campañas publicitarias 10 | P á g i n a

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Políticas Generales 1. Está legalmente prohibido utilizar el nombre de Yves Rocher como título de un sitio web o de un perfil en redes sociales, así como anteponer las palabras Yves Rocher a un título distinto. El no cumplir con lo anterior supone una violación al Copyright perteneciente a la empresa. 2. Queda prohibido hacer uso del logotipo e imágenes de la marca en cualquier sitio o perfil de Facebook ajenos a los oficiales de Yves Rocher México.

3. Si la Asesora o Empresaria considera imprescindible promover su actividad como vendedora en algún sitio de internet o en redes sociales, deberá colocar enseguida de su título, encabezado o anuncio principal la siguiente leyenda: Asesora Independiente (Asesor Independiente) de Yves Rocher. Para este fin, solo podrá utilizar los colores verde y café asociados a la marca. 4. Si la Asesora o Empresaria desea promover la venta de productos, por ningún motivo podrá ofrecerlos a un precio inferior al establecido en el catálogo vigente. Está permitido compartir en algún sitio o perfil el link al catálogo de la Campaña vigente en versión electrónica disponible en www.yrasesoras.com.mx dentro de la sección Catálogo en Línea.

5. Si la Asesora o Empresaria quiere publicar un mensaje para Integrar nuevas Asesoras a su Equipo Personal, este solo podrá contener su número(s) telefónico(s) de contacto para que los interesados se comuniquen. Por ningún motivo puede poner el teléfono de Call Center de Yves Rocher en el anuncio. Además, deberá incluir siempre los links a los sitios oficiales de Yves Rocher

11 | P á g i n a

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Departamentales 1. Queda prohibido dentro de las instalaciones de trabajo el uso de:  Tenis y zapato sport  Sandalias.  Playeras de manga larga y/o color, cuello ruso por encima del uniforme.  Pantalones de mezclilla. 2. Presentación personal Mujeres  Maquillaje obligatorio discreto.  Cabello completamente recogido (Chongo discreto, frente descubierta, sin accesorios (prendedores, diademas, etc.))  Uñas cortas con manicure francés o esmalte transparente  Aretes pequeños, reloj discreto y accesorio como anillos y pulseras, uno por mano 3. Presentación personal Hombres  Perfectamente rasurados  Cabello corto y peinados  Sin accesorios en las manos y cuello visible (sin excepción), reloj discreto 4. Queda prohibido ingresar a sus familiares directos y de segundo grado, dentro de la empresa,

12 | P á g i n a

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Organigrama

13 | P á g i n a

MOYR – 0520

Manual de organización YVES ROCHER

Análisis de Puestos CEO: Es la persona con la más alta responsabilidad de la organización Su principal función es velar por las estrategias y visión de la empresa. La persona que cumple el cargo posee las responsabilidades de:    

Informar de los objetivos, gestión y logros de la empresa. Toma decisiones sobre estrategia empresarial. Cumplir funciones de líder, como: motivar y asesorar a los empleados que tiene a su cargo. Tomar decisiones organizativas para un tiempo determinado de la empresa. +

Director de Operación: Es el ejecutivo responsable del control de las actividades diarias de la corporación y de manejo de las operaciones Presidente de América Latina: Es el responsable del manejo de las actividades de los directores de cada país de américa latina y se encarga de dar cuentas a la dirección de operación junto con los demás presidentes de cada región y ver la forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa Director de México: tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administración financiera de la organización. Sus responsabilidades son:    

Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones. Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos). Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio 14 | P á g i n a

MOYR – 0520

Manual de organización

YVES ROCHER Director de Recursos Humanos: Formular la política, dirección y supervisión del desarrollo de la función administrativa especializada en la administración de personal, dentro de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad. Elaborar y/o supervisar los estudios de mejoramiento de la estructura administrativa, manuales del sistema de gestión administrativa, manuales de funciones y competencias, escalas de salarios y plantas de empleos de la Administración. Elaborar el Plan Estratégico de Gestión Humana de la Administración. Desarrollo Humano: su objetivo principal reclutar a personas capaces para su puesto así como capacitarlas constantemente y lograr que crezcan dentro de la empresa, creando un ambiente de confort, seguridad y motivación para sus representantes. Director de Tesorería: se encarga de velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción y control de los ingresos de la compañía y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la compañía. Asistente: trabaja de forma conjunta con el directivo de tesorería, realizando tareas de atención telefónica, atención al público, gestión, organización, coordinación y planificación de tareas de administración y soporte. Director de Zona (NORTE Y SUR): Es el principal responsable de conseguir los resultados de ventas y la rentabilidad en la zona de su responsabilidad a través del adecuado manejo de sus visitadores y de los recursos materiales asignados, los resultados los consigue a través de otras personas.     

Realiza el trabajo a través de otros Dirige el equipo de ventas Debe asegurarse que los componentes de su equipo dispongan de ellos Desarrolla las habilidades de su equipo Organiza y planifica el trabajo de su equipo y el suyo propio 15 | P á g i n a

MOYR – 0520     

Manual de organización

YVES ROCHER Tienen que llevar un control de sus gerentes y asegurarse que éstos lleven los de sus clientes Analiza los informes de sus gerentes y realiza el informe global de su zona Gerencia un equipo Selecciona, dirige, motiva, controla, evalúa, el trabajo de su equipo Su responsabilidad es alcanzar el presupuesto de ventas y rentabilidad de su área y el desarrollo de su equipo

Supervisores: Sus principal función serán de gestionar los jefes de tiendas, controlar la gestión de todas las tiendas y asegurar la consecución de objetivos. - Elaborar y garantizar el cumplimiento de su presupuesto de ventas. - Desarrollar e implantar en la organización una cultura orientada hacia el cliente. Seguridad: puesto indirecto a la empresa para el resguardo y vigilancia de sucursales y personal administrativo. Gerentes de tienda: Contribuir al logro de los objetivos organizacionales garantizando una gestión adecuada de las ventas y atención a clientes en la tienda. Llevar a cabo las políticas comerciales de la empresa y las acciones necesarias para el logro de los objetivos de venta establecidos.     

Planificar e implementar las acciones de venta necesarias para alcanzar los objetivos previstos. Dirigir, coordinar y supervisar la labor de las personas a su cargo, a fin de garantizar una atención de calidad a los clientes para conseguir fidelizarlos. Realizar el seguimiento y control de stock de la tienda. Organizar la distribución física de productos más adecuada para la tienda. Controlar cotidianamente la imagen de la tienda

Asistentes: Su función es realizar ventas telefónicas, prospección de clientes, atención a clientes, administración de información comercial de precios y productos, rescate de cartera de clientes, apertura de clientes, general clientes potenciales, asistencia a la gerencia.<...