Metodología de la auditoría operacional PDF

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Definición, pasos y teoría de la metodología de la auditoría operacional. ...

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Introducción: Según con el Boletín Número Uno de Auditoría Operacional, emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C, por auditoría operacional debe entenderse: “El servicio que presta el contador público cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad”. Sin embargo, podemos dar una definición un tanto más actualizada indicando que la auditoría operacional es el estudio y evaluación del control interno más completo que se puede realizar a una entidad, con la finalidad de proponer cambios tendentes a eficiente las operaciones e incrementar su productividad a través del perfeccionamiento de las políticas y los controles implantados. Cabe resaltar que, si bien en gran medida las personas encargadas de realizar una auditoría interna tienden a tener la contabilidad como área de estudio o especialización, no son los únicos que pueden realizar estas auditorías ya que lo más indicado es el hecho de que los auditores estén conformados por un grupo interdisciplinario. Esto con el fin de tener diferentes puntos de vista sobre las operaciones, acciones y demás situaciones que pueden perderse vagamente a la interpretación personal. Para el diagnóstico de los procedimientos recomendable que el auditor interno utilice operacional propuesta por el Instituto Mexicano más apropiada cuando lo que se persigue operaciones que se realicen.

implantados y en ejecución es la metodología de la auditoría de Contadores Públicos, siendo la es mejorar la eficiencia en las

La mejor forma de prevenir o solucionar problemas detectados en la empresa o aclarar los motivos de posibles ineficiencias o indicadores adversos a los esperados, es partiendo de un diagnóstico de los procedimientos utilizados, lo cual nos debe arrojar las verdaderas causas que ocasionan el problema en cuestión, así como proponer oportunidades de mejorar el desempeño y minimizar riesgos. En muchas ocasiones puede no haber un procedimiento establecido por escrito y ésta sea la principal causa del problema, ya que la gente no cuenta con una herramienta estandarizada que la guíe hacia lograr los resultados óptimos. Pero también se puede contar con un procedimiento definido y formalmente establecido y, sin embargo, la gente responsable de operarlo no lo conozca. Puede la gente conocerlo y no aplicarlo. Puede la gente aplicarlo y no dar los resultados esperados, en cuyo caso los auditores deben revisar en que está fallando el procedimiento para recomendar las adecuaciones pertinentes para el logro de los objetivos propuestos.

Cuando se tiene un problema o se quiera, de manera preventiva, evitar obstáculos al logro eficaz de los objetivos, antes de revisar documentos e información generada por la operación en cuestión, improvisando pruebas de cumplimiento sobre controles no evaluados, hay que comenzar con el análisis de los procedimientos establecidos, los cuales representan la norma que sirve de guía al personal operativo, para saber si son los adecuados a las necesidades actuales de operación, antes de validar si se cumplieron o en que fallaron al aplicarlos. En el desarrollo del diagnóstico, el auditor juega un papel coordinador, porque los problemas los tienen las áreas operativas, pero ellos mismos saben cómo solucionarlos y aportan sus ideas para una solución eficiente, sólo hay que conocerlas, consensarlas, proponerlas a la gerencia y ver que se aprueben e implanten. El auditor debe guiarse por el buen sentido común y su experiencia en la eficiencia en la optimización de recursos. Ejemplo de esto sería el ir a una panadería en donde pese a que cuenta con los trabajadores capacitados y la maquinaria adecuada para trabajar los pedidos siempre se retrasan y no son entregados a tiempo. Ante esta situación muchos pensarían que el problema directo estaría en los panaderos que realizan el pan de manera directa, pero, entrevistando a los empleados y combinándolo con observación directa se puedo en este caso hipotético que el proceso que los panaderos están ejecutando es el óptimo, no pueden aumentar la temperatura del horno para trabajar más rápido pues el pan se quemaría, no pueden poner más panes de los que quepan en la bandeja porque de ese modo muchos no se cocerían de manera adecuada, pero ellos indican que el problema está porque el almacén de materia prima tiene un proceso muy lento para poder permitir la salida de materia prima, no cuenta con un control adecuado del stock. Por lo que esto ralentiza la operación en su totalidad. Este solo es un pequeño ejemplo de cómo se podría aplicar este tipo de auditoría, explicado a rasgos pequeños y omitiendo mucha información, para ello se presentará a continuación la “Metodología de la auditoría operacional”. La auditoría operacional es recomendable aplicarla en los siguientes porcentajes según el tiempo en el que se planea auditar a la empresa. Etapa Etapa 1: Familiarización Etapa 2: Investigación y análisis Etapa 3: Diagnóstico final.

Porcentaje en tiempo 10% 70% 20%

Esta metodología, así como sus etapas se comentarán y detallarán a continuación.

Metodología de la auditoría operacional: Se trata de una metodología propuesta y publicada por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en 1971 y revisada en 1989 que en esencia sigue siendo vigente para la práctica de un buen diagnóstico. Esta metodología comprende tres etapas secuenciales: 1.-Familiarización. 2.-Investigación y análisis. 3.-Diagnóstico final. (1) Familiarización: Lo primero que se debe de hacer antes de intervenir de manera directa en una empresa para el proceso de auditoría es el familiarizarse con la empresa y de manera específica con la operación sujeta a revisión. Esta etapa comienza desde el primer día en el que los auditores entran en contacto con la empresa en la denominada “Junta de inicio y presentación”, para la cual el auditor debe preparar una lista de la información que necesitará para el desarrollo de la auditoría, la cual pudo haber entregado previamente al haber tenido contacto con el cliente o personal responsable del área a evaluar, ya que es importante en la optimización del tiempo. Esta etapa a su vez cuenta con tres etapas: 1.-Estudio ambiental: Se debe de ver, conocer e indagar sobre la ubicación de la empresa en el medio ambiente en el que se desenvuelve. Se contestan las siguientes preguntas: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

¿Cuál es el objetivo social de la empresa? ¿Cuál es su misión? ¿Cuál es su visión? ¿Cuáles son sus valores? ¿Cuál es la historia de la empresa? ¿Cuándo fue creada? ¿Cuál es su organigrama? ¿Cuáles son sus departamentos? ¿Quiénes son sus accionistas? ¿Cuántas personas conforman la empresa? ¿Cuáles son los procesos que utiliza? ¿Quiénes son sus proveedores?

m) ¿Quiénes son sus principales clientes? n) ¿Quiénes son sus competidores? o) ¿Dónde están ubicados? Nota: *Todo esto puede ser obtenible mediante un Desk research, mediante información directa de los altos directivos, clientes, proveedores o incluso de ser posible y en casos muy extraños, competidores* 2.-Estudio de la gestión administrativa: Como parte de la familiarización el auditor debe conceptualizar la forma en que la empresa lleva a cabo la planeación, organización, dirección y control, de manera general y en forma específica del área u operación sujeta a revisión. Sirve como el preámbulo al “estudio de la gestión administrativa”. 3.-Visita a las instalaciones: Es de vital importancia hacer un recorrido por las instalaciones de la empresa, sobre todo cuando se trate de primeras auditorías o auditores nuevos, para observar cómo llevan a cabo las operaciones normales y desde la familiarización ir detectando algunos síntomas sobre posibles problemas, así como sugerencias y recomendaciones sobre oportunidades para mejorar los procesos. Ahora una vez que se tiene la información básica de la empresa, de que el auditor llegará con una idea general de sus actividades, su tamaño, su posición en el mercado, entre otras cosas, se pasa a la segunda etapa de este proceso la cuál es denominada como “Investigación y análisis”. (2) Investigación y análisis: Esta etapa constituye lo que se denomina como “trabajo de campo”, en el cual se invierte la mayoría del tiempo destinado a la auditoría, obteniéndose la información y documentación necesaria para analizar y evaluar la eficiencia y efectividad del área sujeta a revisión. El auditor debe cuidar que sus investigaciones se desarrollen de manera que en el menor tiempo posible pueda obtener la información necesaria para su análisis, procurando no entorpecer la operación y que sus interrupciones sean en los momentos más apropiados para el auditado, en beneficio de los mejores resultados para la auditoría. Esta etapa cuenta igual con tres pasos secuenciales: 1.-Entrevistas: El auditor operacional debe manejar con propiedad las relaciones humanas y dominar el uso de las técnicas para practicar entrevistas, que son la base para obtener la información y documentación necesaria e indispensable para desarrollar un buen análisis. Se debe programar la llevada a cabo de las mismas, seleccionar al personal a entrevistar, haber definido el inicio y fin del proceso a evaluar debiendo preparar

cuestionarios previos con preguntas lógicas, claras y secuenciales de la información que requiere obtener. Durante la elaboración y aplicación de los cuestionarios de las entrevistas, hay que considerar y dar respuesta a la forma en cómo la empresa mitiga los riesgos determinados en la planeación preliminar, mediante los diferentes tipos de control implantados, con el objetivo de poder observar y evaluar la efectividad de los mismos. Las entrevistas al personal del área sujeta a revisión deben estar encauzadas a conocer la forma en cómo se desarrolla la operación diaria. Nota: *Es importante no solo entrevistar al personal del área a auditar, sino también a aquellos en áreas que intervengan en el proceso o se relación de manera directa a esta, puesto que pueden brindar información externa del área*. Los resultados de las entrevistas se deben registrar posteriormente en memorandos o cédulas descriptivas de los procedimientos que se ejecutan y en diagramas de flojos de los mismos para facilitar su análisis. Nota: *Se recomienda durante el desarrollo de las entrevistas, tomar nota de todos los formatos, reportes, informes, archivos, registros, etc. Que intervengan en la ejecución del proceso y solicitar fotocopias o envíos o electrónicos de los mismos para su evaluación posterior y actualizar la documentación del diagnóstico en los archivos permanentes*. 2.-Evaluación de la gestión administrativa: Tras haberse familiarizado con la empresa se evalúa en detalle la efectividad y la eficacia en el cumplimiento y desarrollo de sus actividades. En la planeación se evalúa la forma en cómo definen y dan a conocer los objetivos y metas, y si los cuantifican adecuadamente en presupuestos detallados para cada departamento con el fin de lograr el objetivo general. En la organización se evalúa la estructura organizacional, la existencia de descripciones de puestos, manuales de políticas y procedimientos, los sistemas administrativos implantados para la toma de decisiones gerenciales, el contenido, oportunidad, calidad y presentación de la información administrativa que elaboran, etc. En la dirección se evalúa la capacidad y calidad directiva del personal administrativo para traducir las acciones directivas hacia el logro de los objetivos propuestos, y, por último, los mecanismos que utilizan para comprar de manera periódica los logros obtenidos contra los planteados. 3.-Examen de la documentación: En esta fase se trabaja con toda la documentación recabada en las etapas anteriores, tanto formato, reportes,

informes, registros, archivos, etc. Debe ser sujeta a un escrupuloso examen por parte del auditor operacional. Los formatos deben estar diseñados cumpliendo estrictamente con el control interno implantado. Es importante en esta etapa, el juicio crítico del auditor y el uso de su experiencia para detectar, consensar y proponer oportunidades de simplificar, eliminar o mejorar el uso de los formatos y reportes. En la actualidad y con el uso de los sistemas automatizados, ya sean independientes o integrales enlazados en una base de datos común, es indispensable poner énfasis en el control de los accesos en los mismos, mediante la asignación y uso de claves individuales que permitan contar con las evidencias necesarias para identificar al personal responsable de la ejecución de los mismos, tanto en labores de captura como en autorizaciones y derechos para consulta y seguridad de la información confidencial. (3) Diagnóstico final También conocida como “La etapa de conclusiones” en la que el auditor concentra y recapitula todas las observaciones y hallazgos detectados desde la familiarización, va eliminando las cosas irrelevantes y clarifica los problemas que obstaculizan el cumplimento de los objetivos, los cuales consensa con los mandos adecuados responsables, quienes aportarán sus puntos de vista y propuestas para la mejor solución de los mismos. Nuevamente esta última etapa consta de tres partes: 1.-Fase creativa: El nombre es atribuible al hecho que el auditor debe poner en juego toda su experiencia y capacidad profesional para ir definiendo los verdaderos problemas que obstaculizan la eficiencia e ir eliminando los problemas detectados con anterioridad y que durante el desarrollo del diagnóstico se fueron aclarando y dejaron de ser problemas o no afectan de manera adversa el área específica motivo del diagnóstico. Se deben vislumbrar todos los posibles problemas en que están expuestas las operaciones del área evaluada y aporte recomendaciones y oportunidades de mejorar los procesos maximizando el uso de los recursos y minimizando los riesgos. Nota: *Esta fase exige que el responsable de la auditoría trabaje de manera creativa pero objetiva*. Al concluir esta fase, el auditor debe contar con una cédula en la cual haya plasmado todas sus observaciones, desviaciones y problemas que considere debilitan el control en el área sujeta a revisión, mencionando las posibles causas que los ocasionan, las consecuencias que originan el seguir operando con ellos y las recomendaciones para su corrección.

Todo esto se debe registrar en una “Cédula de observaciones y recomendaciones”. Se deben concentrar todos los hallazgos detectados sobre las debilidades en las políticas y procedimientos evaluados. A continuación, se presenta un ejemplo de la “Cédula de observaciones y recomendaciones”:

2.-Reverificación de hallazgos: Esta etapa consiste en comentar los problemas, debilidades en los controles internos y observaciones detectadas, así como las causas y las recomendaciones que fueron conjuntadas y determinadas en la fase creativa, con el personal administrativo responsable para lograr un acuerdo y que el auditor se asegure que efectivamente son problemas reales, que las recomendaciones son factibles y benefician a la empresa, logrando la aprobación responsable. Es importante que el auditor haga sentir la importancia de la participación de los administrativos involucrados en el área, tanto en la detección de los problemas para el reconocimiento de los mismos como en su valiosa aportación para el reconocimiento de los mismos como en su valiosa aportación para las recomendaciones y oportunidades de mejorar, ya que los problemas y las

soluciones nadie las conoce mejor que los responsables de las operaciones y es trabajo del auditor ayudar a clarificar la existencia de los mismos y coordinar las aportaciones de la áreas involucradas para optimizar las formas de corregirlos. Nota: *Dentro de un trabajo de auditoría nunca se buscan culpables, sino, áreas de oportunidad y mejora*. 3.-Elaboración del informe: Una vez definidos los problemas y las recomendaciones, y estar seguros de tratarse de debilidades reales que requieren y justifican adecuaciones por lo que hay que adoptar medidas correctivas. El informe es el producto terminado del trabajo realizado y generalmente lo único que conocen los altos directivos del trabajo del auditor. De ahí la importancia que se haga con esmero y calidad en la presentación. Su contenido debe enfocarse a presentar de manera objetiva las debilidades en los controles y los problemas detectados, las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional, las causas o motivos que los ocasionan, las recomendaciones, o sugerencias para corregirlas y las propuestas sobre oportunidades detectadas para mejorar la eficiencia.

Conclusión: Para que una auditoría sea desarrollad de manera exitosa se debe de realizar una serie de pasos que provienen de una metodología, no es suficiente el ir a la empresa y recopilar y creer en la información exclusivamente por un grupo selecto de personas. El trabajo del auditor se realiza mucho antes de ir a las instalaciones físicas de la empresa, es necesario investiga a fondo todo el entorno y la información que rodea a la empresa. Es necesario que desde el momento en que las personas entren a realizar el proceso de la auditoría que estos sepan que deben de tener una mentalidad tranquila y abierta, deben de mantener compostura, ante todo, verificar todas las versiones posibles de las problemáticas y tras recopilar toda esta información analizarla a profundidad para poder detectar áreas de oportunidad en el proceso que se desarrolla dentro de la empresa. Es necesario de igual forma considerar que esta auditoría se trata de un control que no debe dejar de realizarse, al igual que el proceso administrativo esta también debe de realizarse consecutivamente en intervalos de tiempo para poder continuar con una mejora continua de los procesos, operaciones y controles de la empresa.

Referencias: Alvin A. Auditoría Un Enfoque Integral, Prentice Hall. México, 1996 Finney, H.A. y Miler, Herbert E. Curso Contabilidad Intermedia. México: U.T.H.E.A 1973. Enrique Benjamín Franklin. Auditoría Administrativa. México. Mc Graw Hill, 2001. Carlos Alberto Pereira Palomo, La auditoría interna en las empresas de hoy, enfoques y metodología, México, 2017. FINNEY, H.A. y MILLER, Herbert E. Curso Contabilidad Intermedia. México: U.T.H.E.A 1973....