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Datos y cálculos 1. Edición de celdas Una planilla de cálculo es una aplicación que forma parte del paquete Microsoft Office. Esta nos permite ingresar y almacenar datos de diferentes tipos y formatos, organizarlos al confeccionar planillas, realizar cálculos con diferentes grados de complejidad, reflejar en gráficos los datos procesados, generar listados, consultar y ordenar gran cantidad de información según distintos criterios, entre otras actividades que dicha herramienta ofrece al usuario.

La hoja que ofrece la aplicación (en donde se va a trabajar) es bastante particular: muestra una cuadrícula, ya que el área de trabajo se organiza en numerosas filas y columnas, cada intersección de una fila con una columna es lo que se conoce como celda.

En forma establecida de antemano, las filas se identifican con un número y las columnas se encuentran etiquetadas con una letra que va de la a a la z. Al llegar a esta última letra, comienza a combinarlas, por ejemplo: aa, ab, una vez que llega a az, comienza a colocar ba y así continúa sucesivamente hasta llegar en la última versión a xfd.

Cabe destacar que, en las últimas versiones, cada hoja consta de 1 048 576 filas por 16 384 columnas. En el desarrollo de esta materia se trabajará sobre las capacidades de procesamiento que brinda el software de aplicación Microsoft Office. Este es una suite ofimática de tipo administrativo, la misma reúne aplicaciones que se utilizan en la oficina.

En esta unidad, se va a estudiar la planilla de cálculo Microsoft Excel. Se trabajará sobre los conceptos básicos de cada aplicación, lo que escapa puntualmente de la versión específica y el nombre de la aplicación de la que se disponga. Figura 1: Ventana de Excel

Fuente: adaptación propia con base en captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017). Al abrir una nueva hoja, por defecto, se denomina Libro1. La ubicación de la celda en donde se posiciona se puede observar en el extremo izquierdo de la barra de edición o de fórmulas. En esta versión, solo muestra una hoja, lo que da la posibilidad al usuario de insertar las que necesite, renombrar, eliminar, ocultar, proteger, colorear la etiqueta, entre otras opciones.

Las operaciones que permite realizar la aplicación se realizan generalmente a través de cálculos entre las celdas, a las que se pueden referenciar a través de la letra de la columna y el número de la fila (por ejemplo: B2). Esto es lo que se denomina referencia relativa.

Cada celda tiene una dirección única. Es necesario introducir en las fórmulas las direcciones de las celdas en donde se encuentran los valores sobre los que se quiere calcular para indicar a Excel lo que se quiere obtener, por ejemplo: =B2+C2. De lo contrario, si en la fórmula se utilizan directamente los valores numéricos absolutos, por ejemplo, =1225+1550, si estos últimos son modificados, los resultados no se actualizarán. Para que esto suceda, se debe hacer referencia a las celdas en las fórmulas.

La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto, editar una fórmula o función, insertar una imagen, un gráfico, una forma, un SmartArt, entre otros objetos.

En una planilla de Excel, básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de datos:

Numéricos (en todos los formatos permitidos). Alfanuméricos: números y letras (se utilizan en los rótulos de filas y columnas, títulos, entre otros). Fórmulas: son expresiones que se utilizan para realizar cálculos. Es el usuario quien las crea. Funciones: fórmulas que han sido programadas previamente al momento de crear la aplicación y ya vienen incorporadas en esta. El usuario solo debe indicar los argumentos o parámetros necesarios para que el Excel pueda calcular el resultado.

En el manejo de la planilla, en reiteradas oportunidades se hace referencia a un conjunto de celdas, ya sea al momento de calcular una función, seleccionar los datos para realizar un gráfico, ordenar, entre otros, y surge la necesidad de trabajar con rangos. Al conjunto de celdas consecutivas se lo denomina rango y se escribe indicando las celdas extremas, es decir, la primera y la última celda separadas por dos puntos (los que significan desdehasta, por ejemplo: “=SUMA(B4:B10)”, en el caso que se desee sumar los valores que se encuentran desde la celda B4 hasta B10, inclusive ambas).

Hay tres tipos de rangos:

Rango columna: es aquel que se conforma de la misma columna y distinta fila, por ejemplo, A6:A19. Rango fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo, D3:F3. Rango matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo, D15:G28. Se utilizan las celdas extremas para identificarlo.

2. Creación de fórmulas Las fórmulas son creadas por el usuario. Mediante estas expresiones, se le indica a la aplicación los cálculos o el procesamiento de valores que se desea realizar. El resultado que arroja se mostrará en la celda en donde se ingresó la fórmula.

Mayormente, en las fórmulas se calcula sobre valores que se encuentran en una o más celdas dentro de la misma hoja o en diferentes hojas del mismo libro. A esto último se lo denomina vincular hojas. Por ejemplo: si se quiere en la hoja 1 hacer referencia al valor

que se encuentra en la celda B20 de la hoja 2, se debe colocar primero el nombre de la hoja seguido del nombre de la celda =Hoja2!B20.

También pueden utilizarse valores que pertenecen a diferentes libros. Para esto, debe hacerse referencia a valores ubicados en diferentes archivos. En este caso, siguiendo con el mismo ejemplo, es decir, utilizar el porcentaje que se encuentra en la celda B20 de la Hoja2

del

archivo

Porcentajes.xlsx,

se

debe

colocar

lo

siguiente:

=

[Porcentajes.xlsx]Hoja2!$B$20.

Se coloca desde lo general (nombre de archivo) a lo particular o específico (nombre de la celda). ¿Cómo se conforman las fórmulas? Las mismas integran:

Operadores de cálculo: los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

Los que se usan comúnmente son los operadores aritméticos, esto es +, -, *, /, ^ y %. Operadores de cálculo Figura 2: Operadores

Fuente: Ramírez, s. f., https://bit.ly/3qPT2zW

Referencias a las celdas. Anteriormente, se comentó que no es conveniente trabajar con valores numéricos directamente porque, si estos se modifican, los resultados en

donde intervienen no se actualizan automáticamente. Y, en algunos casos, por funciones.

Para introducir una fórmula en una celda, se debe colocar como primer carácter el signo igual (el signo igual [=] le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula) o también pueden ser los signos + o -. Si directamente se escribe la fórmula y se omite el signo, el Excel considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumérico. Por lo tanto, lo muestra en forma literal como una cadena de caracteres, es decir, no realiza el cálculo. Cálculo de porcentajes Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es colocarlo en una celda con formato porcentual. Posteriormente, en la fórmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje y la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener este.

Ejemplo: Figura 3: Fórmula de cálculo del porcentaje

Fuente: captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017). Figura 4: Resultado del porcentaje

Fuente: captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017). Referencias relativas y absolutas

Referencias relativas. Al utilizar la referencia a celda en las fórmulas, si esta se traslada de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. Por defecto, cuando se ingresa una fórmula, se utilizan referencias relativas.

Ejemplo práctico: en este caso, cada empleado cobra un premio distinto y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno. Figura 5: Fórmulas realizadas utilizando referencia relativa

Fuente: captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017).

Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada). Una referencia absoluta de celda en una fórmula siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), la referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula, se utilizan referencias relativas y, para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1 se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

Ejemplo práctico: en este caso, el premio ya se ha cargado en una celda y es para todos los empleados el mismo valor. Figura 6. Fórmula realizada utilizando referencia absoluta

Fuente: captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017). Figura 7. Hoja en la que se muestran los resultados

Fuente: captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017).

Referencias Ramírez,

I.

J.

(s.

f.).

Fórmulas

en

Microsoft

Excel.

http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm

Microsoft. (2017). Excel [hoja de cálculo]. Microsoft.

Recuperado

de...