Organisation i förändring & ledarskap PDF

Preview

Summary

Sammanfattning av kursen ledarskap och organisation i förändring...

Description

1

Organisation i förändring & ledarskap Anteckningar inför salstentamen 27 april ifrån den engelska boken

Kapitel 1–3 Olika definitioner av ledarskap= Man är inte riktigt överens om hur man ska definiera begreppet ledarskap samt vad innebörden av effektivt ledarskap innebär. Här nedan är olika exempel som kortfattat beskriver olika typer av definitioner av ledarskap. • Specialiserad roll eller process med gemensamt inflytande: • Typen av inflytandeprocess: • Syftet med försök att utöva inflytande: • Inflytande baserat på motiv eller emotioner: • Direkt vs indirekt ledarskap: • Ledarskap vs management: Definitioner av ledarskap: Termen ledarskap är ett ord som är väldigt svårt att definiera på grund av dess främmande bibetydelser. Ytterligare en förvirring av begreppet orsakas av användningen av andra vaga termer som makt, auktoritet, ledning, administration och liknande termer för att beskriva likande fenomen. ‘’Always, it seems, the concept of leadership eludes us or turns up in another form to taunt us again with its slipperiness and complexity. So we have invented an endless proliferation of terms to deal with it... and still the concept is not sufficiently defined.’’ De flesta definitioner av termen menar att ledarskap innebär en process där avsiktlig inflytande utövas över andra människor för att vägleda, struktur och underlätta aktiviteter och relationer i en grupp eller organisation. Det finns mycket som skiljer dessa åt dock, exempel är frågor om vem som utövar inflytandet, vad som är det avsedda ändamålet med inflytande, hur inflytandet ska utövas, och resultatet av inflytandet. Skillnaderna är inte bara en fråga om vetenskaplig korrekthet, utan den återspeglar en djup oenighet om identifiering av ledare och ledarskapsprocesser. Kontrovers om definitioner av ledarskap: De som främst diskuteras gällande begreppets definition är huruvida vissa punkter stämmer mer överens än andra. Exempel: Är ledarskap en specialiserad roll eller en process med gemensamt inflytande Vilken typ av inflytandeprocess som är mest lämplig Ledarens syfte med att försöka utöva inflytande Om inflytandet är baserat på motiv eller emotioner Direkt eller indirekt ledarskap Ledarskap VS management Eftersom ledarskap har så många olika betydelser för människor ifrågasätter vissa teoretiker om termen är användbar som en vetenskaplig. Men de flesta beteendevetare och praktiker tycks ändå tro ledarskap är ett verkligt fenomen som är viktig för effektiviteten i organisationer. Ledarskap: en arbetsdefinition: ”Ledarskap är processen att influera andra att förstå och hålla med om vad som behöver göras och hur det

2 ska göras, och processen att underlätta individuella och kollektiva ansträngningar för att uppnå gemensamma mål.” Viktig slutsats: Hur ledarskapet definieras bör inte förutbestämma svaret på frågeställningen om vad som gör en ledare effektiv. Förstå tvisten om skillnader mellan ledarskap och management. Man kan beskriva ledare och managers som kvalitativt olika och ömsesidigt uteslutande typer av människor. Ett annat sätt att beskriva distinktionen mellan dessa är att ledning och management har olika roller och går igenom olika slags processer. Ytterligare ett kännetecken är att ledning är som en påverkansrelation och management som en auktoritetsrelation. Kortfattat kan man säga att management är mer en informell roll där managern hjälper och leder de anställda tillsammans mot de gemensamma målen, meden chefen är mer en informell ledare som delegerar ut arbetsuppgifter och säger åt de anställda hur de ska arbeta för att uppnå målen. Man kan säga att ledaren puttar och pushar sina anställda medan chefen drar med sina anställda. Förstå varför det är så svårt att mäta effektiviteten i ledarskap Många olika indikatorer • Direkta och fördröjda utfall • Intressenter med olika preferenser • Olika definitioner av ledarskap • Utvecklingen av ett sammansatt mått

Svårigheter med att mäta effektiviteten i ledarskap: 1) Många olika indikatorer, ledarskap handlar inte bara om ledarkaraktären hos chefen, eller inte bara om man är populär eller får saker och ting gjort. Det finns många olika indikatorer som definierar ledarskapandet, inte bara några enstaka. 2) Direkta och fördröjda utfall. Det kan finnas fall då man har gjort eller avslutat en process av något slag eller avslutat ett projekt, där ledarskapsinsatsen är en stor fråga, då utfallet och resultatet av det blir fördröjt då kanske man anser att processen eller projektet verkade ineffektivt men då resultaten visar sig lovande längre fram. Och om man ska mäta effektiviteten i ledarskap så måste man ta hänsyn till att en del effekter är fördröjda och vissa direkta, eller att man får bakslag då något visar sig vara direkt och effektivt lönsamt men i längden visar sig vara ineffektivt. 3) Intressenter med olika preferenser, för vem är ledarskapet effektivt? För chefen själv, i och med att chefen utför sina uppgifter effektivt, för medarbetarna att de blir en del och har koll på förändringsprocesser samt utvecklas i sitt arbete, för intressenterna? 4) Olika definitioner av ledarskap, beroende på definitionen så blir det olika mät indikationer på ledarskapet, man får såklart inte rättvisa resultat om man mäter olika beroende på olika definitioner. 5) Utvecklingen av ett sammansatt mått, i forskningen finns det försök att samla in många olika faktorer för att få en samlad bild av ledarskapet. Dessa mått eller modeller har dock förändrats eller utvecklats över tid. Därför är det viktigt att tydliggöra vilka mått eller faktorer som är relevanta eller som man använder sig utav för att vara så korrekt så möjlig och inte göra vaga föreställningar av begreppet. Förstå mätinstrumenten/verktygen som används för att mäta/utvärdera ledarskapseffektivitet Hög prestation i gruppen Nöjdhet hos följare Förbättrad process i gruppen

3 Ledarens framgångar i karriären Förstå vilka aspekter av ledarskap som har studerats mest • Vilken typ av variabel som betonas = (Ledarens karaktäristik, Följarnas karaktäristik, Situationens karaktäristik) • Typ av ledarskapskaraktäristik = (Personliga egenskaper, Beteende, Maktinfluenser, Kontextuell ansats, Integrativ ansat) • Nivå av konceptualisering = (Intra-individuella processer, Dyadprocesser, Grupprocesser, Organisatoriska processer, Teorier på flera olika nivåer) Andra sätt att jämföra ledarskapsteorier mot varandra är följande -Ledarfokuserade kontra följarfokuserade -Universella kontra tillfälliga -Deskriptiva kontra normativa Kontroverser om skillnader mellan ledarskap och management: (Olika sätt att betrakta Ledare och chefer) 1) Ledare och managers kan man ses som kvalitativt olika och ömsesidigt uteslutande typer av människor. Att en ledare är på ett sätt och en chef på ett helt annat sätt och att dom har olika typer av egenskaper och kan definiera dom på olika sätt. De behöver inte vara helt olika i alla fall utan man kan hitta vissa gemensamma egenskaper hos ledaren och chefen (cirklarna kan gå ihop lite) Poängen är att dom gör olika saker och beter sig på olika sätt. (de har olika natur) 2) Man kan också betrakta ledningen och management som olika roller och processer, att det behövs både chefer och ledare i olika förändringsprocesser eller utvecklingsprocesser i organisationer. De arbetar parallellt, är olika men behövs båda två. (de står inte emot varandra. ses som olika aspekter.) 3) Eller så kan man se att ledning är en påverkans relation och management (chefs-skap) är en auktoritetsrelation (om det handlar om relationer, då kan en ledare vara en chef också i denna synvinkel) Om man bara ser dessa roller som olika typer av relationer så kan man se en och samma person ses som både en chef och ledare, eller bara chef och bara ledare beroende på vilken typ av relation den har till sina medarbetare. Chefen har formella befogenheter men det behöver inte betyda att alla lyssnar på chefen och inspireras och motiveras av vad han säger, men man måste göra som chefen säger iallafall. 4) Integrativ ansats, man tar hänsyn till allting, ingen syn är fel, man anpassar tolkningarna beroende på vilken situation man ställs inför, så man använder sig av de begreppsuppdelningar som är användbara för situationen. Managementarbetets natur:  Förstå de olika roller och aktiviteter som vanligtvis krävs hos managers. = Som manager har du många bollar i luften och måste kunna hantera ett högt arbetstempo där snabba beslut måste tas. Ditt arbete är varierat och har ett fragmenterat arbetsinnehåll som innebär att du måste kunna jobba med olika saker parallellt och kunna skilja dom åt. Det råder många reaktiva aktiviteter och interaktioner med externa aktörer och jämlikar (peers). Alltså måste du kunna kommunicera och samarbeta med likasinnade människor (managers) men också med människor ifrån högre vs lägre nivåer ifrån olika håll, exempelvis: chefer, leverantörer, anställda, dotterbolag mm. Det förekommer även svårhanterliga och politiska beslutsprocesser som du måste kunna hantera. Informell och anpassad planering krävs även i ditt arbete som manager. Som manager måste du kunna vara flexibel och skifta mellan olika

4 ledarskapsroller beroende på sammanhang och situation. Exempel på olika ledarskapsroller som ingår i management är: Ledare, Förbindelselänk, Galjonsfigur, Övervakare, Spridare, Talesperson, Entreprenör, Problemlösare, Resursallokerare & Förhandlare.  Förstå hur managementroller och aktiviteter påverkas av olika situationer och olika aspekter. = • Press från rollsändare • Rollförväntningar • Konflikter mellan olika krav på roller • Uppfattningar om rollkrav  Förstå vikten av externa aktiviteter och nätverkande för managers= Det är extremt viktig att ha goda sociala nätverk då det ger ett flertal fördelar som gynnar dig och ditt arbete. Du får tillgång till relevant information som tillgodo sätter företagets behov. Som manager är du beroende av interpersonellt samarbete då det behövs resurser ifrån andra håll för att genomföra diverse projekt. Samarbeten sparar både tid, pengar och resurser. Det är viktigt att strukturera upp samarbeten igenom avtal och kontrakt. Dina nätverk kan också ses som stöd för problemlösning eller när du hamnar i knipa och behöver hjälp/information om något. Att ha goda nätverk kan också som ett utbyte av inspiration, erfarenheter och kunskap som kan ge stöd i innovativa förändringsprocesser. Vilka strategier kan man använda sig av då för att skapa dessa sociala nätverk? Som manager gäller det att du är aktiv, deltar och tar för dig i offentliga tillställningar eller i samband med olika aktiviteter. Krävs att du har en stor socialkompetens & är flexibel så att du kan mingla och kommunicera med olika typer av människor och vinna deras förtroende och väcka ett intresse. Du kan även gå med i sociala och professionella grupperingar eller delta i professionella program. Det viktigaste är att du är kontinuerligt aktiv och vårdar dina relationer och alltid strävar att utöka ditt sociala nätverk.

   

 Förstå hur managers löser problem och fattar beslut = Olika problem som kan dyka upp för dig som manager kan bero på oordnade processer, ofullständig eller bristfällig information, ofullständiga analyser samt att det råder stora svårigheter att nå enighet. Finns dock riktlinjer för hur de ska hantera olika problemlösningar Identifiera viktiga problem som är möjliga att lösa Leta efter kopplingar mellan olika problem Experimentera med innovativa lösningar Agera beslutsamt vid hantering av kriser

      

 Förstå hur managers kan använda sin tid effektivt= Finns riktlinjer för hur man ska hantera sin tid för att arbetet ska bli så effektivt som möjligt. Förstå skälen bakom förväntningar och begränsningar Utöka mängden alternativ Bestäm vad som ska uppnås Analysera hur du använder din tid Planera dagliga och veckovisa aktiviteter Undvik onödiga aktiviteter Avsätt tid för reflexiv planering

Förstå hur ledarskapsbeteende kan beskrivas i antingen breda eller specifika kategorier:

5 Breda kategoriexempel Uppgifter Relationer Transformativt ledarskap Specifika kategoriexempelPlanerade arbetsaktiviteterStöttande ledarskap Utveckla underordnades skicklighet Förstå varför uppgifts- och relationsbeteenden är viktiga för effektivt ledarskap: Uppgiftsorienterade beteenden: att utföra en uppgift effektivt och där syftet är att: Planera, Klargöra & Övervaka. Relationsorienterade beteenden: ökat ömsesidigt förtroende och relationer och där syftet är att: Stödja, Utveckla & Bekräfta Förstå varför förändringsorienterade beteenden är viktiga för effektivt ledarskap: Finns 3 olika orsaker till varför detta är viktigt först och främst gäller det att: Förstå omgivningen Anpassa sig till omgivningenImplementera förändring. Förstå hur specifika typer av uppgifter och relationer kan användas effektivt: -Planera arbetsaktiviteter -Klargöra roller och mål -Övervaka utförande och prestationer -Stödjande ledarskap -Utveckla underordnades skicklighet -Tillhandahålla uppmuntran och erkännande

Ledarskap och organisation i förändring! Kapitel 3-6 i boken. Leda förändring och innovation Förstå olika anledningar till att motstå förändring= Det finns inget skäl att genomföra en förändring då allting är bra som det är, man ser inte behovet att göra förändringen. Man har svårt att förstå hur förändringen ska lyckas genomföras, man kanske har tidigare dåliga erfarenheter om liknande förändringar. Bristande självförtroende kan vara ett skäl att man inte har tillräckligt med resurser eller något annat. Kan uppstå obekväma situationer som att förflytta sig, jobba i andra grupper, får högre krav mm. Förändringen överensstämmer inte med organisationens värderingar eller att de anställda inte accepterar dom. Kan även handla om att man inte tror på ledningen/har förtroende för de som ska genomföra förändringen. Förstå de psykologiska processerna involverade i genomförandet av stora förändringar = Lewins förändringsmodell har tre grundkomponenter (unfreeze, change & refreeze.) som kortfattat handlar om att man måste ”mjuka upp” organisationen eller förbereda sina anställda för en omorganisation. Exempelvis kan man öka delaktigheten hos de anställda, lyfta fram brister som kan göra att det väcks ett intresse för förändring. Sedan finns det olika typer av reaktioner vid förslag av förändringar. Finns olika faser man går igenom och dessa är förnekandeilskasorganpassning. Väldigt vanligt att förändringar möts av negativa reaktioner och motstånd där de anställda först förnekar att det behövs en förändring, sedan kan det övergå till ilska där man känner att ledningen kör över en, man känner sig frustrerad, besviken mm. Därefter går man in i en slags sorg period där man helt enkelt inser att det kommer att ske en förändring oavsett om man vill eller inte och här behöver man acceptera de nya villkoren, kraven och arbetsförhållanden. När förändringen är accepterad övergår man till sista fasen som är anpassningen som kortfattat kan beskrivas som där man hittar sin plats eller sin roll och känner sig en del av förändringen. Slutsats är att motståndet minskar ju längre tid förändringsprocessen löper. Betydelsen av erfarenheter innan förändringen kan även ha en stor betydelse och ha en stor påverkan.

6 Ympningshypotesen = handlar om att man blir av med något. Exempelvis att människor som går igenom traumatiska förändringar ett flertal gånger blir man tålig och lär sig anpassa sig. Men det förutsätter att förändringsprocessen blir lyckad och sker på ett smärtfritt sätt. Mindre elasticitetshypotese= om förändringen blir traumatiskt så minskar tåligheten för framtida förändringar, man gör mer motstånd på grund av föregående tid och dåliga erfarenheter. Förstå hur man utarbetar en attraktiv vision för organisationen= Utveckla en realistisk vision som är tydlig och som man lätt kan visualisera och applicera till sitt egna liv. Viktigt att man känner att förändringen är genomförbar, har höga värden, är relevant för framtiden och att den är tilltalande. Ett lysande exempel är Martin Luther Kings tal ”I have a dream”       

Enkel och idealistisk Appellerar till värden Betonar ett framtida tillstånd Utmanande Realistiskt Tilltalar något viktigt Fokuserad men inte begränsa

Vad ska en vision ta upp för att den ska vara bra? Den behöver relatera till värden, det vi tycker är rätt och fel. Viktig att lägga tyngdkraft på slogans/SLAGORD och att de är korta och konsista samt att man kommer ihåg de. Viktig att sätta upp delmål och att man uttalar hur man ska gå tillväga stegvis för att nå det slutgiltiga målet. Uppdraget  Värden Slogans Strategiska mål Projektmål Riktlinjer för att utveckla en vision Involvera nyckelintressenter Identifiera delade värden och ideal Identifiera strategiska mål i en bred vädjan= ha en diskussion om vilka mål som är relevanta Identifiera relevanta beståndsdelar i den gamla ideologin= vad är det som ska förändras och vad består den egentligen av.  Länka visionen till kärnkompetenser och tidigare prestationer = det nya visionerna ska relatera till det som redan finns i organisationen. Man ska känna att man har en roll och en uppgift inom visionen.  Fortsätt kontinuerligt att utvärdera och förfina visionen= gäller att ständigt finslipa visionen och aldrig känna sig nöjd.

   

Förstå hur en stor organisationsförändring kan implementeras = Man måste bestämma exakt vad det är som ska förändras, gäller att ha en avgränsande roll och försöka specificera/peka ut brister och åtgärder till detta. Finns en systemdynamik som är viktig att förstå, dvs en enhets betydelse eller veta de informella reglerna innan man gör en formell förändring. Viktiga att ha tydliga gränser kring ansvaret, och att man inte går in och tar andras beslut eller inkräktar på någon annans ansvarsmål. Sedan finns det ytterligare en riktlinje som är att förändringsprocessen måste ske under en viss ordning och att man jobbar systematisk.

      

Bestämma vad som ska förändras Systemdynamik Ansvar Förändringstakt och -ordning Kommunicera en tydlig vision av de fördelar som ska uppnås Identifiera möjliga supporters och motståndare, och skäl till motstånd Bygg en bred allians för förändring

7

 Använd kompetenta förändringsagenter  Gör symboliska förändringar (Visa upp någonting konkret, exempelvis resultat, framgångar eller positiva aspekter: tidigt i förändringsprocessen)  Förbered människor för förändring  Hantera stress och svårigheter  Skapa möjligheter för framgångar tidigt i processen  Övervaka framsteg och gör nödvändiga justeringar  Kommunicera framsteg  Visa optimism och engagemang för förändringen Förstå karakteristiken hos en lärande organisation= Kollektivt lärande och innovation, dvs hur man ska gå tillväga vid en förändring som helhet.    



Internt skapande = Lärandet som sker inom organisationens ramar som rör de anställda och ledningen. Externa källor till ny kunskap (t ex benchmarking) Man tar del av andras erfarenheter och kunskaper, exempelvis studera sina konkurrenter. Utforskande och utnyttjande (Exploration and exploitation) Man följer processerna i verksamheten och analyserar/utvärderar det och tar lärdomar av misstagen och tar med sig fördelarna. Sprida och applicera ny kunskap = Få fram ny kunskap och sprid den vidare. Viktigt att konkret kunna applicera kunskapen igenom att exempelvis ändra arbetssättet vid produktion eller vid säljning. Lärande organisationer: bygger upp ett förhållande sätt där man implanterar ny kunskap och där man har en positiv inställning till förändringar.

Förstå hur ledare kan öka lärande och innovation i organisationen=Riktlinjer för att öka lärande och innovation Här är några tips på hur man kan gå tillväga. 1. Rekrytera kreativa talanger och ge dem mandat att vara innovativa 2. Uppmuntra uppskattning för flexibilitet och innovation 3. Uppmuntra och främja lärande hos individer och team 4. Hjälp människor utveckla sina mentala modeller 5. Utvärdera nya idéer med småskaliga experiment 6. Ta inflytande från lärdomar av överraskningar och misslyckanden 7. Uppmuntra och främja spridning av kunskap och idéer 8. Bevara tidigare lärdomar och säkerställ fortsatt användande av relevant kunskap 9. Sätt upp mål...