PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PADA PENERAPAN E- PROCUREMENT DI KABUPATEN CIAMIS PDF

Preview

Summary

MAKALAH PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PADA PENERAPAN E- PROCUREMENT DI KABUPATEN CIAMIS (CHAPTER 9 DESIGN ORGANIZATIONAL, TECHNOLOGY AND COMPETENCES) Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Teori Organisasi Oleh : EKA. P. OKTAVIANA NPM 15.1.1.55.1.017 JURUSAN MANAJEMEN ADMINISTRASI PUBLIK PROGR...

Description

MAKALAH PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PADA PENERAPAN EPROCUREMENT DI KABUPATEN CIAMIS (CHAPTER 9 DESIGN ORGANIZATIONAL, TECHNOLOGY AND COMPETENCES)

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Teori Organisasi

Oleh : EKA. P. OKTAVIANA

NPM 15.1.1.55.1.017

JURUSAN MANAJEMEN ADMINISTRASI PUBLIK PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMBANGUNAN DAERAH STIA LAN BANDUNG 2015

KATA PENGANTAR Puji syukur diucapkan kehadirat ALLAH SWT dan Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan rahmat dan karunia-Nyalah hingga kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul “PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PADA PENERAPAN EPROCUREMENT DI KABUPATEN CIAMIS”. Adapun tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Ujian mata kuliah Teori Organisasi Mid Semester semester I Tahun Ajaran 2015 serta untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi kita bersama khususnya kepada kami dalam

bidang

atau

kajian

Teori

Organisasi

menyangkut

teori

maupun

implementasinya. Akhirnya kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak

Prof. Dr. Deddy Mulyadi, M.Si sebagai Dosen pengasuh mata kuliah ini,

semoga ilmu yang diajarkan dapat bermanfaat bagi kami kedepannya. Kami

menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik dalam penyajian maupun kata-kata ataupun kalimat yang digunakan, maka dari itu, kami sangat mengharapkan kritik, saran, ataupun masukan dari Bapak Dosen sebagai pembelajaran bagi kami selanjutnya. Semoga kita semua selalu mendapatkan rahmat dan hidayah-Nya. Aamiin…

Ciamis, 2 November 2015

BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Sistem pengadaan elektronik (e-Procurement) mewakili perkembangan penting

untuk proses pembelian (Neef, 2001), menawarkan manfaat kepada organisasi melalui pembelian proses keuntungan dan efisiensi penurunan harga (Croom, 2000; Essig and Arnold, 2001; de Boer et al., 2002), peningkatan hubungan yang kolaboratif (Holland, 1995; Dyer, 2000; Tang et al., 2001), dan peluang yang sangat besar untuk meningkatkan layanan internal serta undang-undang tentang fungsi pembelian (Croom, 2000; Stanley and Wisner, 2001; Osmonbekov et al., 2002; Croom and Johnston, 2003)1 Munculnya Information and Communication Technology (ICT) didorong dari pengembangan platform e-Procurement yang disebut sebagai mediator elektronik yang meningkatkan transaksi dua sisi di pasar. E-Procurement meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya sumber daya manusia dalam pembelian alat kantor dan pemenuhan administrasi berdasarkan prosedur kebutuhan kertas (memakan waktu)2. E-Procurement merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada penggunaan internet sebagi sarana informasi dan komunikasi (Croom dan Jones, 2007). Proses pengadaan barang dan jasa dengan sistem e-Procurement memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang digunakan untuk mendukung proses pelelangan umum secara elektronik. Pada tahun tahun 2010, terdapat 48 instansi pemerintah di Indonesia baik di pusat maupun di daerah yang sudah menerapkan sistem e-Procurement (LKPP, 2009)3. Aplikasi e-Procurement diharapkan mampu membawa manfaat bagi para penggunanya

seperti

adanya

standardisasi

proses

pengadaan,

terwujudnya

transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di kalangan internal serta mendukung pertanggung-jawaban proses 1 International Handbook of Public Procurement, Edited by Khi V. Thai, Florida Atlantic University Boca Raton,

Florida, U.S.A., 2009, p. 446. 2 Handbook of Procurement, Edited by Nicola Dimitri, Gustavo Piga, and Giancarlo Spagnolo, Cambrige

University Press, 2006, p. 9. 3 Jurnal Studi Penerapan E-Procurement pada Proses Pengadaan Barang/Jasa Di Pemerintah Kota Surabaya,

Wahyu Hary Wijaya, Retno Indryani, Yusronia Eka Putri, Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya (diunduh dari http://digilib.its.ac.id/public/ITS-Master-17100-Paper-pdf.pdf , tanggal 3 November 2015, jam 23.34 WIB. WIB)

pengadaan. Selain itu, pada sektor pengadaan memegang porsi yang cukup besar dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) yang jumlahnya terus berkembang dari tahun ke tahun. Dalam APBN 2009, total Belanja Negara adalah sebesar Rp 1037 triliun. Dari jumlah tersebut, Rp 443 triliun adalah merupakan Belanja Pemerintah Pusat dan Rp 594 triliun mengalir ke daerah. Total nilai belanja yang melalui proses pengadaan barang/jasa pemerintah adalah sebesar Rp 347 triliun atau sekitar 33,4 persen dari total, dimana Rp 180 triliun merupakan bagian dari Belanja Pemerintah Pusat, dan Rp 167 triliun adalah Belanja Daerah . Jika dikaitkan dengan hasil laporan Bank Dunia, maka potensi kebocoran pengadaan barang/jasa pemerintah adalah sebesar Rp 69,4 triliun4. Sesuai dengan yang diamanatkan pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada pasal 131 ayat (1) K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan pada Tahun Anggaran 2012, Kabupaten Ciamis sudah melakukan proses e-Procurement sejak tahun 2011 untuk itu perlu dilihat sampai sejauhmana

implementasi

perkembangan

teknologi

terhadap

penerapan

e-

Procurement di Kabupaten Ciamis. B.

Tujuan Penulisan Makalah Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui implementasi desain

organisasi bagi perkembangan teknologi terhadap penerapan e-Procurement di Kabupaten Ciamis; C.

Metoda Analisa Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah metode analisis

deskriptif kualitatif, berdasarkan data-data yang didapatkan dari instansi serta beberapa referensi yang didapat dari buku dan melalui sejumlah website.

4 Implementasi e-Procurement sebagai Inovasi Pelayanan Publik, LKPP, November 2009.

BAB I I PEMBAHASAN 1)

Deskripsi Lokus Pemerintah Kabupaten Ciamis dalam mengimplementasikan pelelangan dengan

sistem e-Procurement pada tahun 2011 sebagaimana diamanatkan didalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem eProcurement mulai digunakan sejak pelaksanaan APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah) tahun 2011 dimana keterbukaan (transparansi), keadilan, efektifitas dan efisiensi menjadi unsur utama untuk mewujudkan Good Governance dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam tahapan implementasi e-Procurement di Kabupaten Ciamis dilaksanakan secara bertahap, pada Tahun Anggaran 2011 pelaksanaanya sudah secara elektronik melalui https://lpse.jabarprov.go.id/eproc/ untuk beberapa paket saja, dimana Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Ciamis menggunakan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada Provinsi Jawa Barat. Di Tahun Anggaran 2012, e-Procurement secara elektronik (menggunakan fasilitas internet) dilakukan sebatas beberapa kegiatan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) juga dengan pagu anggaran yang dilelangkan sebesar Rp. 222.488.150.509,00,00 dan jumlah paket yang dilelangkan sebanyak 230 paket dengan penghematan anggaran 1.078%, hal tersebut dilakukan sebagai integrasi teknologi secara bertahap dari sistem manual menjadi elektronik karena diperlukannya juga integrasi pemahaman dari sisi pengguna (panitia lelang dan penyedia barang/jasa) untuk menggunakan sistem pengadaan secara elektronik. Baru di Tahun Anggaran 2013, pemerintah Kabupaten Ciamis secara penuh menggunakan e-Procurement

dimulai

dari

tahapan

pengumuman

lelang

hingga

tahapan

pengumuman pemenang lelang, dengan total anggaran yang dilelangkan sebesar Rp. 361.722.425.203,00 dengan penghematan anggaran sebanyak Rp. 18.902.727.191,00 atau sebesar 1.05%. Pada tahun 2014, Kabupaten Ciamis secara mandiri memiliki LPSE, yang walaupun baru pada tahapan service provider dimana anggaran yang dilelangkan sebesar Rp.

361.788.160.460,00 dengan jumlah paket sebanyak 314

paket, penghematan anggaran telah dilaksanakan sebesar 4% atau sejumlah Rp. 11.110.110.030,00. Sedangkan di tahun 2015 total anggaran sampai dengan saat ini

yang telah dilelangkan melalui e-Procurement sebesar Rp. 380.848.424.239,00 dan penghematan anggaran yang telah terjadi sebanyak 2.71%. 2)

Landasan Teori

1.

PENGADAAN Pengadaan adalah kegiatan untuk medapatkan barang, atau jasa secara

transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Yang dimaksud barang disini meliputi peralatan dan juga bangunan baik untuk kepentingan publik maupun privat. Sedangkan The United Nation melihat pengadaan publik sebagai keseluruhan proses memperoleh barang, pekerjaan sipil dan jasa yang mencakup semua fungsi dari identifikasi kebutuhan, seleksi dan permohonan sumber, persiapan dan penghargaan kontrak, dan semua tahap kontrak administrasi melalui akhir kontrak layanan atau masa aset (United Nations Development Programme, UNDP, 2007) 5 . Sedangkan menurut Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

2.

E-PROCUREMENT Beberapa ahli memiliki pemahaman yang hampir sama mengenai e-

procurement. Croom dan Jones (2007) menjelaskan bahwa e-Procurement merujuk pada penggunaan penggabungan sistem teknologi informasi untuk fungsi pengadaan, meliputi pencarian sumber daya, negosiasi, pemesanan, dan pembelian. Selain itu Tatsis et al., (2006) juga mendefinisikan e-Procurement sebagai penggabungan manajemen, otomtisasi, dan optimisasi dari suatu proses pengadaan organisasi dengan menggunakan sistem elektronik berbasis web. Davila et al., (2003) menambahkan definisi tentang e-Procurement yaitu sebuah teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet6. 5 International Handbook of Public Procurement, Edited by Khi V. Thai, Florida Atlantic University, Boca Raton, Florida, U.S.A, CRC Press, p. 3 6 Jurnal Studi Penerapan E-Procurement pada Proses Pengadaan Barang/Jasa Di Pemerintah Kota Surabaya, Wahyu Hary Wijaya, Retno Indryani, Yusronia Eka Putri, Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya (diunduh dari http://digilib.its.ac.id/public/ITS-Master-17100-Paper-pdf.pdf , tanggal 3 November 2015, jam 11.34 WIB).

Secara

umum

tujuan

dari

diterapkannya

e-Procurement

yaitu

untuk

menciptakan transparansi, efisiensi dan efektifitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Pemanfaatan e-Procurement juga menunjukkan bahwa teknologi juga dapat berkontribusi membenahi berbagai persoalan terkait pengadaan barang/jasa pemerintah yang mungkin sulit dicapai jika kita hanya berfokus pada aspek reformasi birokrasi yang telah disebutkan di atas (kelembagaan, SDM, tata laksana, pengawasan dan akuntabilitas, serta pelayanan publik)7. e-Procurement memperluas akses pasar dan membantu menciptakan persaingan sehat (transparansi, harga yang lebih baik, dan pola interaksi yang lebih baik). Teknologi memungkinkan penyedia barang/jasa pemerintah di sebuah daerah, dengan hanya sekali mendaftarkan diri, mendapatkan akses pasar yang lebih luas, yaitu dalam hal ini seluruh Indonesia, untuk kemudian melakukan persaingan secara sehat dan terbuka. Pengusaha besar dan pengusaha kecil mendapatkan informasi peluang pasar yang sama dan mendapatkan kesempatan yang sama untuk memenangkan peluang tersebut8. 3.

DESAIN ORGANISASI, KOMPETENSI DAN TEKNOLOGI TEKNOLOGI à Kombinasi keahlian, ilmu, kemampuan, teknik, material,

mesin, komputer, dan peralatan lain yang digunakan untuk merubah bahan mentah menjadi barang dan jasa yang bermanfaat. Teknologi terdiri dari 3 tingkatan : 1. Tingkat individu à keterampilan pribadi, pengetahuan, dan kompetensi yang dimiliki secara individual baik oleh perempuan maupun laki-laki. Terdiri dari kemampuan personal, pengetahuan dan kompetensi. 2. Tingkat fungsional atau departemen à prosedur dan teknik yang dihasilkan kelompok kerja untuk melakukan pekerjaan mereka menciptakan kompetensi yang merupakan sebuah teknologi serta mengatur teknologi yang dimiliki individu agar dapat berjalan selaras dan menghasilkan output terbaik. 3. Tingkat organisasi à cara organisasi mengkonversi input dan output yang sering digunakan unutk menandai teknologi à melibatkan kelompok kerja

7 Implementasi e-Procurement sebagai Inovasi Pelayanan Publik, LKPP, November 2009, hal. 36. 8 Ibid, hal. 36

terampil yang saling berinteraksi dengan menggabungkan keahlian untuk menghasilkan produk rancangan khusus. Terdiri dari : §

Produksi massal à teknologi organisasi yang berdasarkan komptensi dalam menggunakan standar serta proses perakitan progresif untuk memproduksi barang;

§

Craftswork à sekelompok tenaga ahli yang berkecimpung langsung dalam memproduksi barang dan melibatkan kelompok kerja terampil yang saling berinteraksi dengan menggabungkan keahlian untuk menghasilkan produk rancangan khusus.

Teknologi terdapat di dalam setiap aktifitas organisasi. Menurut Edwards (1979), teknologi hadir dalam kegiatan input, konversi dan output. §

input à teknologi memungkinkan setiap fungsi organisasi untuk menangani hubungan denga para external stakeholder sehingga organisasi dapat secara efektif mengelola lingkunga spesifik.

§

konversi à teknologi mengubah masukan menjadi keluaran à teknologi yang terbaik memungkinkan menambah nilai terbaik untuk input dengan memakai biaya paling sedikit dari sumber daya organisasi.

§

output à teknologi memungkinkan organisasi untuk secara efektif menjual barang jadi dan jasa kepada stakeholder eksternal.

Teknologi dalam sebuah organisasi merupakan sumber terpenting yang dapat menjadi keuntungan yang kompetitif.

Gambar B.1 Teknologi Menurut Edwards (1979)

Kompleksitas Teknis Teknologi terprogram à teknologi dimana prosedur untuk mengubah input menjadi output ditetapkan sebelumnya setiap bagian tugas terstandradisasi dan proses pekerjaan dapat terprediksi. Kompleksitas teknis à sejauhmana proses produksi dapat diprogram sehingga dapat dikontrol dan dibuat prediksi. §

High technical complexity à ada ketika proses konversi dapat diprogram dimuka dan sepenuhnya otomatis;

§

Low technical complexity à ada ketika proses konversi tergantung terutama pada pekerja dan keahlian serta pengetahuan mereka dan bukan pada mesin.

Tiga jenis teknologi produksi : §

Small-batch and unit technology à memproduksi satu jenis produk yang disesuaikan atau produksi dalam jumlah kecil.

§

Large-batch and mass production technology à memproduksi barang dalam jumlah besar dan terstandardisasi.

§

Continous-process technology à memproduksi secara terus menerus : Ø Produksi terus menerus dengan sedikit variasi dan kadang-kadang berhenti; Ø Individu hanya digunakan untuk mengatur pengecualian dalam proses kerja.

Gambar B.2 Gambar Kompleksitas Teknis dan Struktur Organisasi Teknologi menurut Charles Perrow à tindakan yg dilakukan seseorang individu terhadap sejumlah obyek, dengan atau tanpa bantuan alat dan perlengkapan mekanis

untuk membuat perubahan tertentu pada obyek tersebut à tidak menekankan unit analisisnya pada organisasi, melainkan pada pekerjaan, karena karakteristik pekerjaan di suatu unit biasanya berbeda dengan unit-unit yang lain. Dua dimensi teknologi menurut Perrow : 1. Variasi Tugas (task variaty), menunjukkan banyaknya kekecualian yg dihadapi seseorang dlm pekerjaannya : § Nilai variasi tugas tinggi bila dalam pelaksanaan kegiatan banyak dijumpai hal tak terduga, atau sedikit kekecualian; § Nilai variasi tugas rendah bila pekerjaan berulang dengan tugas yg selalu sama sehingga sedikit kekecualian. 2. Kemudahan

Analisis

(Problem analyzability),

merujuk

pada

tingkat

kemudahan analisis pekerjaan : § Tinggi bila yang pekerjaan terdefinisi dengan baik, terukur secara kuantitatif dan bersifat mekanistik/prosedurnya baku; § Rendah bila pekerjaan tak terdefinisikan, sehingga bila ada masalah penyelesaiannya tergantung pada pengalaman, intuisi dan pertimbangan pribadi , dan sama sekali bukan didasrkan prosedur baku.

Gambar B.3 Dua dimensi menurut Perrow

Tabel B.1 Tugas-tugas rutin, Non rutin dan Desain Organisasi

Tugas Interpedensi (saling bergantungan) à Teori Teknologi Organisasi menurut James D. Thompson à pemilihan strategi untuk mengurangi ketidakpastian, dan pengaturan struktur yang spesifik dapat membantu mengurangi ketidakpastian. Tiga Tipe Teknologi menurut Thompson : 1. Mediating technology (Teknologi Perantara) à suatu teknologi dimana proses pekerjaan mulai dari input, konversi, dan output dapat dilakukan secara independen satu sama lain à bursa saham, yang menghubungkan penjual dengan pembeli saham, Bank yang menghubung kreditor dan debitor. 2. Long-linked technology à dimana suatu proses pekerjaan mulai dari input, konversi, dan output pekerjaan harus dilakukan secara seri à pabrik mobil. 3. Intensive technology à a technology characterized by a work process in which input, conversion, and output activities are inseparable (teknologi yang ditandai dimana proses pekerjaan dimulai dari input, konversi dan output tidak terpisahkan à pelayanan pasien di rumah sakit, dimana beberapa beberapa jenis pelayanan khusus seperti unit anestesi, kamar bedah, laboratorium digunakan bersama-sama melayanani seorang pasien.

Gambar B.4 Tugas yang saling bergantungan dan Tiga Tipe Teknologi menurut Thompson 3)

Analisis Pengadaan barang/jasa pemerintah yang telah dilakukan oleh Pemerintah

Kabupaten Ciamis sebagai pemenuhan kebutuhan publik telah bergeser menjadi lebih efektif dan efisien, yang sebelum tahun 2011 masih menggunakan tahapan secara manual dengan lebih banyak membutuhkan biaya pemenuhan administrasi perkantoran yaitu biaya cetak dokumen pengadaan barang/jasa (dokumen lelang) bagi peserta lelang yang berminat terhadap paket pekerjaan sehingga lebih banyak menggunakan kertas sebagai media informasi, namun semenjak tahun 2011 hingga tahun 2015 saat ini Pemerintah Kabupaten Ciamis telah memanfaatkan teknologi sebagai perubahan desain organisasi dalam penerapan e-Procurement (lelang elektronik). Hal ini berkaitan erat dengan yang diamanatkan didalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pasal 131 ayat (1), dimana sejak tahun 2012 seluruh institusi pemerintah yang didalamnya termasuk pada Kementerian, Lembaga, Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Institusi Lainya wajib mengadakan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (e-Procurement). Perwujudan perkembangan

Dalam

teknologi

kondisi yang

faktual

merupakan

dilapangan kombinasi

dalam dari

pemanfaatan

keahlian,

ilmu,

kemampuan, teknik, material, mesin, komputer dan peralatan lainnya yang digunakan untuk mendapatkan barang dan jasa yang bermanfaat bagi publik masih belum optimal, mengingat dengan adanya tahapan pengadaan barang/jasa ada perubahan paradigma yang tadinya lebih banyak bertatap muka langsung antara organisasi panitia pengadaan barang/jasa ...