Planificación del proceso administrativo PDF

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¿Qué es la planificación del proceso administrativo? La planificación del proceso administrativo es la herramienta estratégica clave para conseguir llegar a alcanzar los objetivos empresariales propuestos durante el desarrollo del proyecto. A través de ella se organiza la estructura de los órganos y distintos cargos que compondrán la empresa, para dirigir y controlar las actividades de forma más eficiente. Y es que, la productividad empresarial y mejora de los procesos es más que notable tras implementar la planificación del proceso administrativo, ya que los objetivos se deberán alcanzar adecuando los medios y recursos de los que disponga la empresa a los fines que se desea conseguir. Durante la etapa de planificación es importante diferenciar entre objetivos y metas, como dos términos que no son sinónimos sino que tienen distinta funcionalidad. En concreto los objetivos harán referencia a las etapas necesarias durante el recorrido, para conseguir lograr las metas definidas. Así, la planificación del proceso administrativo se convertirá en la guía que establecerá el momento en el que nos encontramos hasta donde queremos llevar a nuestra empresa. Su objetivo no será otro que reducir el riesgo al mínimo en las decisiones estratégicas y aprovechar al máximo las oportunidades para el crecimiento del negocio.

¿Qué es la planeación administrativa? La planeación administrativa es la planificación de acciones, estrategias y actividades necesarias para alcanzar objetivos determinados para una empresa, institución u organización. Más allá de los objetivos específicos de cada planeación, la meta general de esta función es aumentar la eficacia en cada toma de decisiones y el máximo aprovechamiento de los recursos con que cuenta la empresa.

Toda planificación surge del análisis previo de una situación. Al anticipar su implementación, tiene en cuenta los diferentes actores sociales y los factores contingentes que afectan el ámbito en que se aplicará la planeación.

Características de la planeación administrativa Continua

La planeación administrativa es un proceso continuo y unitario. No finaliza al alcanzar un objetivo determinado sino que se renueva, buscando nuevas metas. A medida que se renueva cambian no sólo los fines sino también los medios y las actividades que se utilizan para alcanzarlos. Orientada hacia el futuro La planificación administrativa no es la implementación de un plan, pero sí anticipa y facilita esa implementación. Por eso, aporta los pasos, datos y estrategias necesarias para facilitar las decisiones de los responsables en el momento en que el plan sea ejecutado. Es decir que es una forma de previsión. Racional El análisis racional de todos los elementos en juego y el establecimiento de objetivos de forma racional impide que las decisiones futuras sean tomadas de forma impulsiva o bajo las presiones externas de la urgencia o la competencia. De esta manera, las decisiones se orientan a partir de variables que muchas veces no son evidentes en el momento de la ejecución del plan. Reduce la incertidumbre Durante la planeación se consideran una serie de situaciones potencialmente posibles y las decisiones que deben tomarse durante las mismas, con los resultados esperables. De esta manera, se reduce hasta cierto punto la incertidumbre sobre las dificultades o posibilidades con que se enfrentará la empresa. Selección de la mejor alternativa De todos los cursos de acción posibles, durante la planificación se elige sólo uno de ellos de forma anticipada. Esta selección se realiza en función de los beneficios de la alternativa elegida tanto a corto como largo plazo, gracias a un análisis previo. Resultados comprensibles Los resultados de las investigaciones pueden ser numéricos, es decir, cuantitativos. Sin embargo, los mismos deben ser explicados para hacer explícitas las conclusiones a las que puede llegarse a partir de los mismos. Administración de recursos Se seleccionarán los medios preferibles dentro de los recursos disponibles. Esta selección se realiza tomando en cuenta no sólo cada objetivo sino la distribución más eficaz de recursos para la concreción de todos los objetivos planteados. Sistemática

Durante la planificación no se tienen en cuenta los objetivos y recursos de forma individual sino dentro del sistema en que funcionan. De esta manera, los objetivos se complementan entre sí, teniendo en cuenta no sólo el sistema general sino también los subsistemas que lo componen. Innovadora Los objetivos planteados siempre se proponen un cambio y crecimiento. La planeación se hace necesaria cuando una empresa u organización busca formas deliberadas de superar su estado actual en el futuro. Evaluación constante La planificación interactúa con las otras funciones administrativas como la organización, la dirección y el control. Esto permite una evaluación constante del éxito obtenido en relación a los objetivos planteados. El control en cada momento del proceso permite hacer los ajustes necesarios tanto a nivel de planeación como de implementación.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN 1.Planificacion normativa o tradicional Es un modelo de planificación que se rige por una serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado. La planificación características:     

   

tradicional

o

normativa

presenta

las

siguientes

Tiene una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar. Ha hecho el acopio de numerosísimas técnicas de análisis y predicción. Ha desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio. Cuenta con una vastísima experiencia en los más diversos campos de aplicación. Dispone de un considerable conjunto de instituciones para la investigación y docencia, de donde han salido los elementos más relevantes de su revolución actual. Su gran fortaleza es su familiaridad con los problemas propios del desarrollo económico – social visto desde el ángulo gubernamental. El planificador es “omnisciente”. Se subdivide en: Centralizada (Países socialistas) y Mixta, Pluralista, o Indicativa (Países de Latinoamérica). Utiliza conceptos de Políticas, Proyectos, Acciones y Recomendaciones como proposiciones vagas de contenido de ejecución.

2.

Planificación situacional

Para este enfoque la planificación es: “calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras, hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar”. (Castellano, 1998) Otra definición dice que: “Es aquella que se genera por instancias de discusión, cálculos y análisis de los actores de una organización que construyen una situación objetiva de un determinado acto social”. (Amarista – Camacho, 2004) Este tipo de planificación posee las siguientes características:        

Es una herramienta para el cambio social. Tecnológicamente, aborda la anticipación simulada por la práctica. Asume supuestos más realistas, ya que quién planifica está dentro de la realidad y coexiste con otros actores que también planifican. No tiene un diagnóstico único, ni una verdad objetiva, sino una explicación situacional. Se articula lo político con lo económico pues su horizonte es político y el futuro es incierto. Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción. Entre la relación del “debe ser” y el “puede ser” tiene expresión “lo viable” que presenta aspectos económicos, institucionales, culturales y políticos. Concibe la norma como la orientación direccional entorno a la cual es necesario construir las condiciones para su cumplimiento, es decir, lo normativo tiene validez, pero no constituye de por sí el plan.

La planificación situacional se da en cuatro momentos básicos, los cuales son:    

Flujograma situacional: (momento explicativo) Programa direccional (momento normativo) Análisis de viabilidad (momento estratégico) Análisis de coyuntura (momento táctico operacional)

3. Planificación estratégica Es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados.

La planificación estratégica tiene las siguientes características:

        

Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como principio rector. Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de la llamada Planificación Tradicional. Para definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de investigación sistemática interna y externa. Es un sistema que tiene la capacidad de autoreproducción y organización (Autopoietico). Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo. Su centro práctico es la coyuntura, y se refiere al cálculo que precede y preside la acción. Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos. Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los competidores. Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales como son los planes estratégicos de largo plazo; los programas a mediano plazo, los planes operativos y presupuestos a corto plazo.

La planificación estratégica usa varias herramientas básicas que permiten alcanzar las metas propuestas. Algunas de ellas son: Análisis FODA, Hoja de verificación, estratificación, diagrama de causa – efecto, diagrama de apretó, histograma y matriz de selección.

4. Planificación táctica operacional Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Entre sus características están:

       

Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica y la planificación táctica. Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio. Trata con actividades normales programables. Se maneja información interna y externa. Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión. Cubre períodos cortos. Está orientada hacia la administración de recursos. Sus parámetros principales son la efectividad y la eficiencia.

¿Cuáles son las ventajas de la planeación?

•Requiere actividades con orden y propósito: Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro. •Señala la necesidad de cambios futuros: La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son. •Contesta a las preguntas "y qué paso sí…": Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender. •Proporciona una base para el control: Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control. •Ayuda al gerente a obtener status: La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos. ¿Cuáles son las desventajas de la planeación? •La planeación esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. •La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real •La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro. •La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo. •La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. •La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios....