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Praxistransferbericht zum Thema Vergaberecht...

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Bewertung der Vorbereitungsphase einer offenen Vergabe der Abteilung des strategischen Einkaufs der XYZ am Beispiel der Geschirr- und Besteckausschreibung Praxistransferbericht II Vorgelegt am 09.10.2017 an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin Fachbereich Duales Studium

Von Bereich:

Wirtschaft

Fachrichtung:

Dienstleistungsmanagement

Studienjahrgang:

2016

Studienhalbjahr:

2

Ausbildungsbetrieb: Betreuender Prüfer:

I

Inhaltsverzeichnis

1

Einleitung...................................................................................................................1

2

Grundlagen von Ausschreibungen...............................................................................1

3

2.1

Wahl der offenen Vergabe................................................................................................2

2.2

Erfolgsfaktoren von Ausschreibungen.............................................................................3

XYZ.............................................................................................................................4 3.1

4

Die Rolle des Vergaberechts bei der XYZ........................................................................5

Bewertung des Ausschreibungsverfahrens der XYZ......................................................5

In diesem Kapitel soll das Praxisbeispiel der Geschirr- und Besteckausschreibung anhand der in der Theorie zu findenden Erfolgsfaktoren bewertet werden. Dazu wird im ersten Schritt das Praxisbeispiel durch eine Analyse inhaltlich vorgestellt und dann der Ausschreibungsprozess dargestellt. Anschließend wird dann die Vorbereitungsphase der Ausschreibung bewertet......................................................................................................5 4.1

Analyse der Geschirr- und Besteckausschreibung...........................................................5

4.2

Bewertung des Vorbereitungsphase..................................................................................9

5

Handlungsempfehlung..............................................................................................10

6

Literaturverzeichnis...................................................................................................11

7

Digitaler Anhang.......................................................................................................12

8

Anhang......................................................................................................................12

9

8.1

Tabelle 1 Übersicht der Vergabearten oberhalb des EU-Schwellenwerts......................12

8.2

Tabelle 4 Checkliste Vorbereitungsphase.......................................................................13

8.3

Interview mit XYZ..........................................................................................................14

Ehrenwörtliche Erklärung.........................................................................................14

II

1

Einleitung Die Beschaffung öffentlicher Institutionen unterscheidet sich von der von privaten

Unternehmen, denn sie unterliegt dem Vergaberecht, welches ein sehr komplexes Fachgebiet mit vielen Vorschriften ist1. Jeder Auftrag muss im Regelfall ausgeschrieben werden, um den Wettbewerb nicht zu begrenzen. Die vielschichtigen Prozesse einer Ausschreibung erfordern ein gewisses Maß an Knowhow und Erfahrung, um rechtlich zugelassene Vergabeunterlagen zu erstellen. … Dieser

Praxistransferbericht

soll

dann

als

Hilfestellung

zur

Durchführung

einer

Vorbereitungsphase einer offenen Vergabe genutzt werden können. Dazu werden in diesem Praxistransferbericht vorerst die Grundlagen von Ausschreibungen dargestellt (Kap.2) und speziell die offene Vergabeart erklärt (Kap.2.1). Abschließend des theoretischen Teils werden zuletzt die Erfolgsfaktoren von Ausschreibungen vorgestellt (Kap. 2.2). Folgend darauf wird das Unternehmen XYZ mit ihren Zielen und ihrer Positionierung präsentiert (Kap.3.1) und die Rolle von Ausschreibungen in dem Unternehmen verdeutlicht (Kap. 3.2). Abschließend wird eine Bewertung des Ausschreibungsverfahrens der XYZ vorgenommen (Kap.4), in der an dem Beispiel der Geschirr- und Besteckausschreibung nach einer Analyse (Kap.4.1) die Bewertung der Umsetzung der Erfolgskriterien folgt (Kap.4.2).

2

Grundlagen von Ausschreibungen Grundsätzlich wird unter Ausschreibungen das Verfahren eines Auftraggebers verstanden,

das Angebote von mehreren Bietern für die Erbringung von Lieferungen oder Leistungen einholt2. Durch eine Ausschreibung soll ein künstlicher Markt geschaffen werden, der den individuellen Ansprüchen des Auftraggebers gerecht wird und trotzdem den Wettbewerb erhält. Außerdem ermöglicht es dem Auftraggeber das nach seinen Kriterien wirtschaftlichste Angebot anzunehmen3. Auftraggeber sind meist öffentliche Institutionen gemäß §99 GWB, die dazu verpflichtet sind öffentliche Aufträge nach einem einzuhaltenden Verfahren zu vergeben4. Im Folgenden wird der Prozess einer offenen Vergabe dargestellt.

1 Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (2016), S. 19. 2 Vgl. Wunderlich, Claudia (2009), S. 75. 3 Vgl. ebenda. 4 Vgl. §1 Abs. 1 VgV.

III

2.1 Wahl der offenen Vergabe Die Wahl der Vergabeart richtet sich nach dem Umfang des Auftragswertes sowie der zu beschaffenen Lieferungen und Leistungen. In der Vergabeverordnung (VgV), sowie dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sind unter Anderem alle Vergabearten definiert und deren Verfahrensarten festgelegt. Ein weiterer wesentlicher Gesetzestext für Bauleistungen ist die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB/B) 5. Oberhalb des EU-Schwellenwertes, der aktuell bei 209.000 € Netto6 für Liefer- und Dienstleistungen und bei 5.225.000€ Netto7 für Bauleistungen liegt können nur bestimmte Vergabearten gewählt werden. Erreicht ein Auftrag den Schwellenwert, müssen die Vorschriften

des GWB

ab §§

97 ff,

der VgV, der VOB/A,

der jeweiligen

Landeshaushaltsordnung und dessen Ausschreibungs- und Vergabegesetz eingehalten werden. §14 Abs. 2 VgV legt fest, dass ein Auftraggeber grundsätzlich das offene oder das nicht offene Verfahren wählen darf, die einen vollständigen Wettbewerb implizieren, indem alle Anbieter dieselben

Chancen

haben,

einen Auftrag

für

sich

zu

gewinnen. Aufträge

im

Verhandlungsverfahren können mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden, jedoch

nur

mit

einer

hinreichenden

Begründung.

Bei

dem

Verfahren

mit

Teilnahmewettbewerb werden die Vergabeunterlagen, wie bei dem offenen bzw. nicht offenen Verfahren, veröffentlicht, mit dem Unterschied, dass die Bieter nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sondern zur Einreichung von Teilnahmeanträgen. Anhand dieser Teilnahmeanträge wird dann die Eignung der Bewerber geprüft. 8 Geeignete Bewerber werden dann

anschließend

zu

Verhandlungen

eingeladen.

Bei

dem

Verfahren

ohne

Teilnahmewettbewerb geschieht die Prüfung der Eignung bereits im ersten Schritt. Geeignete Unternehmen werden dann direkt angefragt ein Angebot abzugeben, über das verhandelt wird9. Bei dem Nicht offenen Verfahren verhält es sich ähnlich wie mit dem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb, denn die Prüfung der Unternehmen geschieht schon ohne eine Bekanntmachung. Geeignete Unternehmen werden dann direkt angefragt ein Angebot abzugeben, jedoch werden bei dieser Aufforderungen schon die vollständigen Vergabeunterlagen mitgeschickt, über die nicht mehr verhandelt wird. Tabelle 1 (siehe Anhang) veranschaulicht noch einmal die Abgrenzung der gängigsten Vergabearten oberhalb des EU-Schwellenwerts.

5 Vgl. dejure.org (2016), VOB/B. 6 Vgl. Land Brandenburg (2016) EU Schwellenwerte. 7Vgl. Land Brandenburg (2016) EU Schwellenwerte. 8 Vgl. Kapellmann und Partner Rechtsanwälte (2017), S.86. 9 Vgl. §14 Abs. VgV.

IV

Das offene Verfahren muss gewählt werden, wenn der geschätzte Auftragswert den EU Schwellenwert

übersteigt.

Ausschreibungen

im

Offenen

Verfahren

sowie

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden öffentlich auf Plattformen, wie der Vergabeplattform des Bundes oder der eines Bundeslandes veröffentlicht10 und damit Angebote für einen Auftrag angefordert11. Die Frist, die der Auftraggeber seinen potenziellen Auftragnehmern zur Angebotsabgabe mindestens gewähren muss, liegt bei 35 Tagen ab Auftragsbekanntmachung12. Dieser Zeitraum kann um 5 Tage verkürzt werden, wenn die elektronische Übermittlung der Angebote vom öffentlichen Auftraggeber akzeptiert wird13 und um 20 Tage, wenn eine ausreichend begründete Dringlichkeit vorliegt14. In diesem Zeitraum müssen interessierte Bewerber ihre Angebote einreichen15. Wichtig bei allen Verfahren ist, dass die Teilnehmer sowohl gleich als auch nicht diskriminierend behandelt werden und der Wettbewerb uneingeschränkt bleibt16. Die Informationen, die der öffentliche Auftraggeber den Bewerbern bereitstellen muss, sollen ebenfalls sehr genau sein, damit die Unternehmen erkennen können, ob sie Art und Umfang des Auftrags gewährleisten können17. Mittelständische Unternehmen sollen stets die Möglichkeit bekommen, sich auf einen Auftrag zu bewerben. Dies wird umgesetzt, indem der Auftrag in kleinere fachspezifische oder mengenspezifische Lose aufgeteilt wird18. Der Verzicht auf die Losbildung bedarf einer hinreichenden Begründung19, beispielsweise wenn der Auftragswert relativ gering ist oder ein Auftrag aufgrund von technischen Besonderheiten nicht aufgeteilt werden kann20.

2.2 Erfolgsfaktoren von Ausschreibungen Ursprünglich sollen mit dem Vergaberecht die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und der gesicherten Deckung eingehalten werden21. Dies wird erfüllt, wenn folgende Vorschriften eingehalten werden.

10Vgl. §4 Abs. 1 S. 3 Ausschreibungs- und Vergabeordnung der xyz (17.02.2015), siehe digitaler Anhang. 11Vgl. §15 Abs. 1 VgV. 12Vgl. §15 Abs. 2 VgV. 13Vgl. §15 Abs. 4 VgV. 14Vgl. §15 Abs. 3 VgV. 15Vgl. § 19 Abs. 2 S. 1 VgV. 16Vgl. §1 GWB. 17Vgl. § 19 Abs. 1 S. 6 VgV. 18 Vgl. §30 VgV. 19 Vgl. ebenda. 20 Vgl. XYZ (2016), (siehe Interview). 21 Vgl. Wunderlich, Claudia (2009), S. 75.

V

Die Vergabeunterlagen sollen Bewerbern eine Entscheidung zur Teilnahme an einer Ausschreibung ermöglichen22. Ihre inhaltliche Maxime lässt sich für die Durchführung eines Offenen Verfahrens aus §29 VgV ableiten23. Diese bestehen mindestens aus einem Anschreiben,

das

Vertragsunterlagen,

eine sprich

Aufforderung

zur

Angebotsabgabe

Leistungsbeschreibung

mit

impliziert

Anhängen

und

und

den

zusätzlichen

Vertragsbedingungen (ZVB)24. In der Leistungsbeschreibung sollen alle wichtigen Einzelheiten zur Leistungsanforderung enthalten sein und muss so formuliert, dass alle Bewerber diese im gleichen Sinne verstehen, also vergleichbare Angebote zu erwarten sind 25. Des Weiteren muss die Auftragsbeschreibung neutral verfasst sein, um keine bestimmte Marke oder Firma zu bevorzugen26. In den Anhängen befinden sich mindestens die Eignungskriterien der Auftragnehmer, die Zuschlagskriterien und ggf. auftragsabhängige Anhänge wie ein Preisblatt, Ansprechpartner oder Zeichnungen27. Für die Vollständigkeit der eigenen Vergabeakte ist es zwingend, den geschätzten Nettogesamtwert vorab zu schätzen oder schätzen zu lassen, um in erster Linie die Vergabeart zu wählen einen Vergleichswert zu den eingehenden Angeboten zu haben28. Die Richtigkeit der Unterlagen ist nicht nur aus juristischer Sicht zwingend. Falsche Unterlagen können zur Rückabwicklung des Vertrags und damit verbundenen Mehrkosten und Zeitverzögerungen führen. Für Vergabeprozesse bzw. Ausschreibungsverfahren gelten einige Grundprinzipien, die von öffentlichen Auftraggebern stets eingehalten werden müssen29. Diese sind zum einen die Vergabe im sichergestellten Wettbewerb, um die kostengünstigste Beschaffung zu gewährleisten und zum anderen gelten das Gebot der Gleichbehandlung und das Diskriminierungsverbot, welche allen Marktteilnehmern die gleichen Chancen einräumen soll30. Außerdem müssen alle Schritte im Vergabeprozess transparent und nachvollziehbar sein. Den Zuschlag darf nur das Unternehmen mit dem wirtschaftlichsten Angebot bekommen, wobei der Preis nicht das alleinstehende Entscheidungskriterium ist. Grundsätzlich gilt auch, dass öffentliche Auftraggeber Aufträge nur an geeignete Unternehmen (genügende Leistungsfähigkeit, Fachkunde, Zuverlässigkeit,…)31 vergeben dürfen. Die Interessen von mittelständischen Unternehmen sind ebenfalls zu berücksichtigen. 22 Vgl. § 29 Abs. 1 S. 1 VgV. 23 Vgl. §8 Abs. 1 VOL/A. 24 Vgl. §31 VgV. 25 Vgl. §7 Abs. 1 VOL/A. 26 Vgl. §7 Abs.4 VOL/A. 27 Vgl. xyz 28 Vgl. § 3 Abs. 1 S. 1 VgV. 29 Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (2016), S. 21. 30 Vgl. ebenda. 31 Vgl. §45 VgV.

VI

3

XYZ

3.1 Die Rolle des Vergaberechts bei der XYZ Als Tochterunternehmen übernimmt die XYZ in vielen Angelegenheiten den Beschaffungsprozess von Lieferungen und Leistungen, die an der XYZ benötigt werden. Da diese eine öffentliche Institution ist, muss bei der Beschaffung immer das Vergaberecht beachtet werden. Jedoch unterscheidet sich ein Krankenhaus von typischen öffentlichen Institutionen. Beispielsweise erbringt ein Krankenhaus bewertbare Leistungen und muss deshalb selbst auf seine Wirtschaftlichkeit achten, um am Markt bestehen zu können. Außerdem steht ein öffentliches Krankenhaus im Gegensatz zu typischen öffentlichen Institutionen im Wettbewerb, nämlich mit privaten Kliniken, die gleiche Umsätze erzielen können, ohne an das Vergaberecht gebunden zu sein. Darüber hinaus spielt in der medizinischen Beschaffung auch die Meinung und die Bedürfnisse der Ärzte eine Rolle, über die sich nicht vollständig hinweggesetzt werden kann, da sie die Verantwortung ihrer Patienten tragen32. Hinzu kommt, dass sich im medizinischen Bereich die produktneutrale Leistungsbeschreibung sehr oft als schwierig bis nahezu unmöglich gestaltet. In der Beschaffung steht einem Krankenhaus auf Anbieterseite oftmals ein Oligopol gegenüber, was die Wahl des wirtschaftlichsten Angebots auch nahezu unmöglich macht. Jedoch kann ein Krankenhaus auch vom Vergaberecht profitieren. Beispielsweise können Vergaben an einen einzigen Lieferanten mit der Begründung einer notwendigen Produktstandardisierung durchsetzbar gemacht werden oder es kann ein niedrigerer Preis mit geringerem Qualitätsanspruch in einem weniger wichtigen Aufgabenbereich erzielt werden mit der Begründung, die Gelder für wichtigere Segmente zu sparen33.

32 Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (2016), S. 22. 33 Vgl. ebenda. S. 23.

VII

4

Bewertung des Ausschreibungsverfahrens der

XYZ

In diesem Kapitel soll das Praxisbeispiel der Geschirr- und Besteckausschreibung anhand der in der Theorie zu findenden Erfolgsfaktoren bewertet werden. Dazu wird im ersten Schritt das Praxisbeispiel durch eine Analyse inhaltlich vorgestellt und dann der Ausschreibungsprozess dargestellt. Anschließend wird dann die Vorbereitungsphase der Ausschreibung bewertet.

4.1 Analyse der Geschirr- und Besteckausschreibung Inhaltlich

geht

es

bei

der

Geschirr-

und

Besteckausschreibung

um

die

Rahmenvereinbarung über Lieferung und Kauf der Artikel für den Bereich Catering, die für die Ersatzbestückung für die XYZ benötigt werden34. Der Auftrag wurde über den aktuellen EU-Schwellenwert für die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren geschätzt und musste somit europaweit in einem Offenen Verfahren ausgeschrieben werden35. Die Auftragswerte wurden anhand von Vorjahreswerten ermittelt. Die Vergabe wurde in die Lose Geschirr, das 83,92% des Auftragswertes ausmachte, und Besteck, das 16,08% des Auftragswertes ausmachte, unterteilt. In diesem Zuge wurden Angebote zugelassen, die sich auf ein Los oder auf beide beziehen36. Die Unterlagen für beide Lose enthalten Anschreiben, Leistungsbeschreibung inklusive Anlagen und zusätzlichen Vertragsbedingungen. Beide Leistungsbeschreibungen enthalten inhaltlich folgende Gliederung: Tabelle 2 Inhaltsübersicht Leistungsbeschreibung 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 1 2 1 3

Vertragsgegenstand, Vertragsbestandteile, Geltungshierarchie Leistungsgegenstand Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Artikel für den Bereich Catering Erteilung von Einzelaufträgen Kundendienst und Beratungsleistungen Anforderungen an den Kundendienst Mängelrechte Nachunternehmereinsatz Leistungsentgelte und Rechnungsstellung Vergütung Rechnungsstellung Preisanpassungen und sonstige Bedingungen Versicherung

34 Vgl. XYZ S. 3. 35 Vgl. XYZ 36 Vgl. ebenda.

VIII

1 4 1 5 1 6

Haftung Vertragsdauer Anlagenübersicht

In Anlehnung an XYZ

Die Anlagen bestehen hier aus den Anforderungen an die Artikel, dem Preisblatt, dem Informationsblatt eInvoicing (elektronische Rechnungsstellung), dem Ansprechpartner und den Eignungs- und Zuschlagskriterien. Außerdem befindet sich in beiden Losen noch eine 6. Anlage, die Qualitätskriterien der Bemusterung. Eignungskriterien für die Bewerber wurden festgelegt mit mindestens drei nachweisbaren Referenzen mit vergleichbaren Liefergegenständen, die einen Auftragswert von mehr als 50.000 €/netto ppa. für Los 1 Geschirrausschreibung und mehr als 10.000 €/netto ppa. für Los 2 Besteckausschreibung aufweisen müssen37. Es wurden drei Zuschlagskriterien mit verschiedenen Gewichtungen festgelegt (siehe Tabelle 3). Nach dieser Gewichtung wurden die Angebote bei deren Auswertung bepunktet. Maximal konnte ein Angebot 1000 Punkte erzielen, wobei das Angebot mit der höchsten Punktzahl dann das wirtschaftlichste war. Daraus ergab sich dann folgende Punkteverteilung: Tabelle 3 Punkteverteilung der Geschirr- und Besteckausschreibung Preis 700 Punkte 70%

Qualität 200 Punkte 20%

Lieferzeit 100 Punkte 10%

In Anlehnung an XYZ

Die

Gewichtung

der

Leistungsbeschreibung

Zuschlagskriterien und

der

muss

Bekanntmachung

vorher

festgelegt

veröffentlicht

und

werden,

in

der

um

eine

Entscheidung für den Zuschlag auf ein Angebot eine hinreichend Begründung nachweisen zu können. Falls im Nachhinein ein Bieter eine Beschwerde einlegt, muss die Entscheidung für den Zuschlag auch vor Gericht begründet werden können38. Da sich die Beurteilung der Qualität anhand von Bildern schwierig gestaltet, musste vor der Veröffentlichung daran 37 Vgl. XYZ 38 Vgl. XYZ

IX

gedacht werden, dass für das Geschirr in den Vergabeunterlagen eine B...