Previsión - Resumen Administración de empresas PDF

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Describe a profundidad la etapa de "Previsión" del proceso administrativo según Agustín Reyes Ponce, define lo que es esa etapa, los principios, reglas, objetivos, investigaciones y técnicas que se utilizan en ella....

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PREVISIÓN La palabra previsión tiene como definición anticipar acontecimientos y situaciones futuras, es ver más allá del presente. En el proceso administrativo es el elemento con base en las condiciones futuras en que una empresa se encuentre, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán llegar o realizar los objetivos de la empresa, es decir, se encarga de ver los riesgos y obstáculos que se pueden llegar a presentar durante el camino al logro de los objetivos y de esa forma establecer acciones que sean las más adecuadas. Responde a la pregunta “¿Qué puede hacerse?”, consiste en determinar técnicamente lo que se desea lograr por medio de un organismo social, en base a la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que la organización se encontrará, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles. Se debe realizar siempre teniendo en cuenta que nunca se alcanzará una completa certeza de que lo pensado ocurrirá, ya que siempre existirá un riesgo en la empresa. La previsión se basa en la probabilidad que a su vez tiene como base experiencias pasadas, ya sea propias o ajenas. Para poder aplicar esta etapa se necesita de 3 cosas fundamentales: la certeza, la incertidumbre y la probabilidad. La certeza es la que disminuye el temor de equivocarse, la incertidumbre es carecer de elementos para poder predecir cómo se presentaran los elementos del futuro y la probabilidad es cuando se tienen motivos serios y fundados de que el evento puede suceder. LOS PRINCIPIOS en los que se basa la previsión son los siguientes: 

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OBJETIVIDAD: Nos dice que las previsiones se deben de basar en hechos y no en opiniones subjetivas. Se debe aprender a diferenciar las opiniones de hechos reales de los cuales se pueden basar para la resolución de un problema. Se necesitan de los hechos para poder sacar las conclusiones adecuadas dentro de la organización, ya que el éxito de una empresa y de cada operación que se realice en ella, radica en la cantidad y calidad de información de la que se disponga, la razón de esto es que la naturaleza tiende a repetirse si las circunstancias son similares. Un ejemplo de aplicación de este principio es el presupuesto de ventas, gastos y costos del año anterior para poder prever los de este año. MEDICIÓN: Las previsiones serán más seguras cuando podamos medirlas cualitativa y cuantitativamente. Por medio de estudios estadísticos e las empresas se permite determinar con mayor seguridad el error que se presenta en los agrupamientos, dependiendo de sus hechos y causas. PROBABILIDAD: Nos dice que sin estar seguros sobre como ocurrirá un hecho, tenemos motivos serios y fundados para concluir que hay mayor posibilidad de que ocurra de una forma que de otra.

Para lograr la previsión se deben cumplir 3 REGLAS BÁSICAS: 

Fijar objetivos - Los fines a los que quieres llegar

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Realizar investigaciones – Descubrir y analizar con que medios cuentas Crear cursos alternativos – Adaptar los medios encontrados a los fines propuestos, para ver cuantas alternativas existen

OBJETIVOS: Es lo que quieres y se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo. Son los encargados de dar la razón de ser de la empresa. Los funcionarios o los dueños son los encargados de fijarlos, ya que ellos establecen lo que debe hacerse y quién lo debe realizar. Para poder fijar los objetivos deben realizarse 6 preguntas:      

¿Qué? Lo que realmente se pretende ¿Cómo? Forma en que pretendemos lograrlo ¿Quién? Lo va a realizar un departamento, etc. ¿Dónde? En qué mercado lo vas a lograr ¿Cuándo? El tiempo en que debe lograrse ¿Por qué? La finalidad de este objetivo

El objetivo debe ser conocido y querido por los integrantes de la empresa, ya que ellos van a ayudar a realizarlo. INVESTIGACIONES: A través de ellas se van a determinar todos los factores positivos y negativos que van a influir en el camino a cumplir el objetivo. Se deben fijar los medios más aptos para cumplir el dicho objetivo y a su vez se irán eliminando los factores que dificultarán el camino. La investigación es una parte esencial, ya que es el centro y la base de la previsión. Se basa en: 

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Observación: Se basa en obtener información por medio de nuestros sentidos. Se puede realizar a través de hechos, es decir, sucesos que ya pasaron; experimentos, pero se debe tener un control total de los elementos del experimento y a través de registros, que pueden ser contables, estadísticos o administrativos. Encuestas: Se obtienen datos en base a lo que afirman otras personas. Puede darse por medio de cuestionarios o entrevistas. En un cuestionario, primero se debe de determinar el tema o ámbito del que se investigará, después hay que elegir a quienes se les va a realizar, normalmente es solo una muestra de todo el medio elegido, se debe formular el cuestionario que se aplicará y se debe de realizar, después hay que tabular los datos e interpretarlos, hay que tener mucho cuidado con la interpretación, ya que, si se realiza de mala manera, puede desviar el objetivo propuesto. La entrevista es una técnica muy fácil de usar en que solo se necesita de experiencia y de un buen análisis. Puede usarse para la admisión de personal, para las razones de salida de personal, para conocer las causas generales de descontento en el trabajo, etc.

El propósito de la entrevista es analizar minuciosamente al entrevistado, ya que no solo importan las palabras, sino también las actitudes, gestos y ademanes que realice. CURSOS ALTERNATIVOS: Son los encargados de resolver el problema de cómo lograr la más eficiente adaptación de los medios para poder llegar al objetivo. Cuanto más podamos contar con caminos diversos, es mejor. Existe la investigación de operaciones, este es un procedimiento científico, que busca proveer la base más objetiva con el fin de apreciar mejor los diversos factores o variables que intervienen en un problema, y analizar su relación a través de un modelo, para encontrar una solución óptima entre varias posibles soluciones, por medio de representantes objetivas e incluso fórmulas matemáticas. Sus etapas son las siguientes:  

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Formulación del problema: Se necesita la precisión de los objetivos y las relaciones de los elementos que nos conducirán a lograrlo. Construcción de un modelo matemático: Koontz y O`Donnell lo definen como “La representación gráfica de un problema”, es lo que constituye una representación objetiva del “sistema” y de las relacione entre sus factores o variables, para ayudarnos a analizar el número de combinaciones que pueden hacerse. Análisis del modelo: Es básicamente el uso de deducciones matemáticas a base de cálculo, algebra, etc. Comprobación del modelo y de la solución: Es comprobar que el modelo esté bien realizado y que la solución elegida sea la correcta. Establecimiento de controles para la solución: Crear el plan de acción para saber cómo se llevará a cabo dicha solución. Iniciación del nuevo procedimiento o solución a la que se llegó: Ejecutarlo.

Los beneficios de la investigación de operaciones son que:     

Permite analizar los probables resultados de miles de alternativas Limita el área de decisión Elimina alternativas que no son viables Da objetividad y solidez en la toma de decisiones Revela cursos de acción que no se nos ocurrirían...