Principios de Administración - Etapa de Organización PDF

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Resumen de la etapa de organización, definiciones, tipos y formas de organización...

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PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACIÓN Concepto: Según [CITATION Ner21 \l 12298 ] la organización es una “estructura y organización por la cual un grupo cooperativo de seres humano, asigna las tareas (actividades) entre los miembros, identifica las relaciones (de comunicación, de coordinación) e integra sus actividades hacia objetos comunes”. La definición de organización puede tomar dos puntos de vista, de acuerdo a [ CITATION Pac19 \l 12298 ], como entidad social es “lugar, espacio, unidad social compuesta por personas y construida intencionalmente para alcanzar objetivos específicos determinados”, además desde este punto de vista, el autor resalta que puede ocurrir de manera formal (organización previamente planeada) e informal (surge de forma espontánea entre relaciones sociales dentro de la organización). Características según [ CITATION Pac19 \l 12298 ]:   

Es una entidad social Necesita ser gestionada, administrada y manejar recursos para alcanzar los objetivos de la organización. Toda organización necesita de la sinergia, es decir, de la combinación de todos los componentes de esfuerzos y recursos.

Importancia Según [ CITATION Ner21 \l 12298 ]: 1. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Si no existe una organización se pueden generar dichos problemas. 2. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. 3. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado. Es perfectible. Según [ CITATION Pac19 \l 12298 ]: 1. Detalla todo el trabajo a ejecutarse y las tareas necesarias para lograr la etapa de planeación. 2. Divide la carga total del trabajo en actividades ejecutadas de forma lógica y cómoda. 3. Especializa los órganos y a las personas en las actividades propias de cada división donde pertenezcan. 4. Suministra métodos para desempeñar actividades de manera eficiente, con un mínimo esfuerzo. Función de la organización para [ CITATION Pac19 \l 12298 ] Establece la estructura necesaria para la sistematización racional de recursos mediante la jerarquización, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de

poder realizar y simplificar las funciones del grupo social según lo planeado. Requiere ordenar el espacio, tiempo, trabajo, personas y recursos. [ CITATION Pac19 \l 12298 ] plantea algunas preguntas que responde la organización quien

depende de la etapa de planeación: (1) ¿Cómo debe diseñarse las tareas y los puestos?, (2) ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados?, (3) ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos? y (4) ¿Cuál es el diseño del trabajo? Bases de la función Organización (IMAGEN) Para [ CITATION Pac19 \l 12298 ] esta etapa se basa en 4 partes fundamentales: Unidad, Estructura, Diseño organizacional y Estructura organizacional. Cada subdivis (divisiones, de secciones, gru equipos) se co organizaciona

UNIDAD

ESTRUCTURA

DISEÑO

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

ORGANIZACIONAL Es el proceso continuamente organización estrategias y ob

Principios Para [ CITATION Ner21 \l 12298 ] y [ CITATION Pac19 \l 12298 ] 

Del objetivo: todas las actividades de una empresa tienen un propósito y deben alinearse a los objetivos generales de la empresa.



De la especialización: el trabajo de cada colaborador debe limitarse, en lo posible, a la ejecución de una sola actividad de acuerdo a su naturaleza.



Jerarquía: la autoridad y responsabilidades deben fluir en una línea clara e ininterrumpida desde la alta dirección hasta el nivel operativo, expresado a través de los cronogramas.



Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad conferido debe corresponderle el grado de autoridad necesario que cumpla con dicha responsabilidad delegada. Unidad de mando: un colaborador debe recibir órdenes de un solo jefe.

 

Difusión: una vez realizado el organigrama se debe difundir para que se dé a conocer la jerarquía, áreas de la empresa, además que facilita la información de a quién acudir dependiendo de la necesidad.



Amplitud o tramo de control: límite de número de subordinados dependiente del área a cargo del mando superior.



De la coordinación: demanda equilibrio a través del diseño de estructuras que permitan coordinar las acciones entre las áreas de la organización para una mejor ejecución de la planificación y al mismo tiempo evaluar los resultados.

Etapas de la Organización [ CITATION Ner21 \l 12298 ] los clasifica en:

1. División de trabajo: delimitación de funciones para dar lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo, es necesario: a. Jerarquizar: disponer de actividades o funciones de acuerdo al rango o grado de importancia del puesto.

b. Departamentalización: agrupación de funciones y actividades en base a su similitud, por ejemplo, la departamentalización funcional (finanzas, mercadotecnia, recursos humanos y producción); la departamentalización geográfica (zona norte, centro, sur, etc.); o la departamentalización por línea de producto, por clientes, por procesos, etc.

c. Descripción de puestos: conjunto de actividades que desarrolla un puesto específico que va ligada a la especificación de puestos, en otras palabras, los requisitos que debe cumplir el ocupante para realizar adecuadamente el conjunto de actividades. 2. Coordinación: sincronización de recursos y esfuerzos de un equipo de trabajo realizado mediante la comunicación para cumplir con los objetivos de la organización. TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN ______________________________________________________________________

Organización lineal o militar Estructura simple y antigua, se basa en la autoridad lineal, donde los subalternos obedecen a sus superiores. La comunicación suele ser formal, respetando el organigrama establecido.

______________________________________________________________________ Organización funcional o de Taylor Organización que propicia la especialización. Taylor, el creador, propuso dividir la organización en 8 especialistas por cada actividad principal que tuvieran autoridad en su propio campo sobre el personal que realiza labores relacionadas con su función.

______________________________________________________________________

Organización lineo funcional Se combina la organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas de los mismas y evitando sus desventajas. Se conserva la especialización de cada actividad en una función, la autorización y responsabilidad transmitida a través de un solo jefe por cada función en especial. _

_____________________________________________________________________ Organización staff Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y asesoría. Tiene la ventaja de lograr que los conocimientos de los expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección. _________________

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Organización matricial También conocida como estructura matricial, es la combinación de dos tipos de estructuras: realizada por funciones y en base a productos/proyectos, con el objetivo de aunar en una misma organización los beneficios de ambas.

FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN EN LOS NIVELES DE LA EMPRESA [ CITATION Pac19 \l 12298 ] Nivel de empresa

1 2

Tipo de Org.

Institucional

Diseño organizacional

Intermedio

Diseño departamental

Operación

Diseño de cargas y tareas

Contenido

Amplitud

Superestructura de la empresa. Formato Enfoca la org. como organizacional y una totalidad procesos de comportamiento Considera cada Agrupación de unidades unidad de la empresa en subsistemas, como (departamento) o departamentos o cada conjunto de divisiones recursos por separado Estructura de las Micro orientado. posiciones y las Considera cada tarea actividades en los cargos u operación

3

[ CITATION Mel21 \l 3082 ] cita tres niveles que también son descritos por Charles. W. L.

Hill: NIVEL Alta dirección o nivel corporativo

DESCRIPCIÓN El nivel corporativo de la administración está compuesto por el presidente (CEO), otros altos directivos y el personal corporativo. Estos individuos ocupan la cima de la jerarquía en el proceso de toma de decisiones dentro de la organización. El CEO es la máxima autoridad dentro del nivel ejecutivo y son los máximos responsables de dirigir y coordinar las estrategias.

Dirección media o gerentes de negocios

El gerente de negocios es el director de la división. El rol estratégico de estos gerentes es traducir las declaraciones y objetivos de la dirección y del nivel corporativo en estrategias concretas para negocios individuales.

PAPEL O FUNCIÓN Interviene generalmente en todo el proceso de administración, que incluye:  La alta dirección establece los objetivos y políticas generales de la empresa.  Emite las instrucciones necesarias para la preparación de los presupuestos, procedimientos, etc.  Elaborar planes estratégicos y políticas para la empresa.  Nombrar al gerente de nivel medio, es decir, los jefes del Departamento.  Controla y coordina las actividades de todos los departamentos.  También es responsable de mantener el contacto con el entorno de la empresa (mundo exterior).  Proporciona orientación y dirección.  La alta dirección también es responsable ante los accionistas por el desempeño de la empresa. Los gerentes de división y los jefes de departamento forman el nivel intermedio. Son responsables ante la alta dirección del funcionamiento de su departamento. Dedican más tiempo a las funciones de organización y gestión. En las pequeñas empresas solo hay un nivel de gestión media, pero en las grandes empresas puede haber una gestión media superior e inferior. Su papel incluye:  Ejecutan los planes de la organización de acuerdo con las políticas e instrucciones de la alta gerencia.  Hacen planes para las subunidades de la organización.  Participan en el reclutamiento y la formación de cuadros inferiores.  Interpretan y explican las políticas de la alta dirección a la baja dirección.  Se encargan de coordinar las actividades dentro del departamento o la división.  También envía informes clave y otros datos importantes al personal directivo superior.  Evalúan el desempeño de los gerentes subalternos.  También tienen la responsabilidad de inspirar

Dirección de nivel operacional gerentes funcionales

Los gerentes funcionales son responsables de las funciones u operaciones específicas de negocios (recursos humanos, compras, desarrollo de productos, servicio al cliente, etcétera) que constituyen una empresa o una de sus divisiones.

a los administradores subordinados a mejorar su desempeño. Está compuesto por supervisores, capataces, jefes de departamento, superintendentes, etc. se ocupan de la función de dirección y control de la gestión. Su papel incluye:  Asignar trabajos y tareas a diferentes trabajadores.  Dirigen e instruyen a los trabajadores para las actividades diarias.  Son responsables tanto de la calidad como de la cantidad de producción.  También se les confía la responsabilidad de mantener buenas relaciones en la organización.  Comunican los problemas de los trabajadores, sugerencias y peticiones de recomendación, etc. al nivel superior y objetivos de nivel superior a los trabajadores.  Ayudan a resolver las quejas de los trabajadores.  Supervisan y guían a los subordinados.  Son responsables de la formación de los trabajadores.  Proporcionan los materiales necesarios, máquinas, herramientas, etc.to haz cosas.  Preparan informes periódicos sobre el desempeño de los trabajadores.  Aseguran la disciplina en la empresa.  Motivan a los trabajadores.  Son los portadores de imagen de la empresa porque están en contacto directo con los trabajadores.

Técnicas de organización [ CITATION LGJ17 \l 12298 ] menciona algunas de las técnicas de organización más

utilizadas en el diseño organizacional: -

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Organigrama: gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan. Estos contienen el título, nombre del área, casillas y líneas de enlace, además pueden diseñarse de manera vertical, horizontal, mixto y circulares. Mapas de procesos: es un diagrama de valor, un inventario gráfico de los procesos de una organización, este proporciona una perspectiva global local obligando a posicionar cada proceso respecto a la cadena de valor y relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan.

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Diagrama de flujo: forma esquemática de representar ideas y conceptos en relación usado a menudo para especificar algoritmos de manera gráfica para cualquier temática de análisis. Este puede ser vertical, horizontal, panorámico y arquitectónico. Manuales: producto de un pensamiento sistemático, donde se plasman los resultados para el entendimiento e implantación de un proceso hacia una tarea. Este adquiere la figura de un instrumento de control sobre la actuación del personal, pueden ser: manuales de bienvenida, política, de organización, de procedimientos, calidad, de usuario, etc. Distribución de espacios de trabajo: disposición física de espacios de trabajo, componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. Con el objetivo de contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades; proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado; permite a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos

Referencias L.G., J. (7 de agosto de 2017). Tecnicas de Organización. Obtenido de YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=rjwuK1QZUns Melara, M. (17 de septiembre de 2021). ¿Cuáles son los niveles jerárquicos de una empresa? Obtenido de Soy administrador.net: https://soyadministrador.net/niveles-jerarquicos-deuna-empresa/ Neri. (29 de agosto de 2021). Proceso Administrativo parte 1: Planeación y organización. Obtenido de YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=Bi8PyoJ-8pQ Pacheco Trujillo, L. J. (30 de julio de 2019). Proceso Administrativo-Organización: Def, División del Trabajo, Departamentalización, Jerarquía. Obtenido de YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=cU3YeJ986b8...