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PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

GESTION DE MERCADOS

INSTRUCTOR: LUIS EDUARDO GONZALES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2020

PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

FASE 3 EJECUCIÓN

AP11 – EV3

FICHA: 1881644

APRENDIZ: LADY JOHANNA HERNANDEZ

INSTRUCTOR: LUIS EDUARDO GONZALES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2020

CONTENIDO 1- PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL 1.1 Determinar el tipo de evento a realizar 1.2 Establecer los requerimientos del evento 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5

Recursos físicos Recursos humanos Recursos logísticos Recursos tecnológicos Recursos para promoción y difusión

1.3 Construir el presupuesto y la financiación del evento. 1.4 Elaborar el protocolo del evento. 1.5 Diseñar la campaña de difusión del evento 1.6 Evaluación del evento comercial 2- PROCESO DE NEGOCIACIÓN 2.1

ANTES DE LA NEGOCIACION

2.1.1 Preparación de la información 2.1.2 Identificación de los intereses de la contraparte 2.1.3 Consecución de MAN (Mejor alternativa a un acuerdo negociado) 2.1.4 Establecer la ZOPA (zona de posible acuerdo) 2.1.5 Preparación de la agenda 2.1.6 condicionantes de la negociación 2.1.7 Entrenamiento de los negociadores 2.1.8 Preparación del ambiente para la negociación 2.2

DESPUES DELA NEGOCIACION

2.2.1 Compendio final 3- CONTRATO COMERCIAL

DESARROLLO DE LA EVIDENCIA

TIPO DE EVENTO A REALIZAR: FERIA Y EXPOSICIÓN GRAN MADRUGÓN DE LA FERIA DEL HOGAR

La empresa DESIGN REPUBLIC será participe en el evento que se llevará a cabo el día 30 de Agosto del presente año, horario de 6am a 10am en Corferias-Feria del Hogar, contaremos con la participación de 20 marcas reconocidas, quienes presentarán y darán a conocer sus nuevos productos, La Feria del Hogar es un espacio en el que todos son bienvenidos, y en donde sus visitantes encontrarán las marcas más representativas, lanzamientos e innovaciones de una gran variedad de productos. DESIGN REPUBLIC, empresa dedicada a la fabricación de muebles para el hogar, marca reconocida en el mercado, quiere dar a conocer nuevos diseños, modernos, funcionales, por ende se tomó la decisión de participar en el gran madrugón de la feria del hogar, feria que tiene muy buena acogida nacional e internacionalmente, gran números de visitantes; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento. Aseguran que durante el Madrugón se tendrán habilitados los pabellones del Gran Salón, en donde se encuentran muebles y colchones; también el pabellón 8, nivel 1 con elementos para salud, belleza y deportes, necesarios para llevar una vida fitness; y el pabellón 6, nivel 1 con electrodomésticos y cocinas integrales.

REQUERIMIENTOS DEL PRE EVENTO RECURSOS FÍSICOS: -Sitio: CORFERIAS Cra. 37 #No 24 - 67, Bogotá -Disponibilidad de 8 días, evento durará 4 horas -Se requiere 20 stands, pabellón 6 nivel1 y 8 nivel1, gran salón -Requerimos de iluminación -Requerimos división, módulos del espacio -Señalización en los pasillos, rutas de evacuación -Pendones, publicidad - Productos a exhibir

RECURSOS HUMANOS: Jefe de proyectos Yaneth Lorena Beltrán Esquinas -

Entrenamiento competencia “Servir con Convicción” dirigido a 3 líderes de servicio y 30 colaboradores, mediante capacitación teórico práctica y sesiones de “Coaching” en campo. - Los líderes coordinarán a sus colaboradores para guiar y orientar a los visitantes. Se capacitarán 1 o 2 días entes del evento, teóricamente, en campo de práctica y organización. -

Los colaboradores guiaran al personal que dispone de ubicar sus marcas y productos en los stand, depende organización. 3 Asesores comerciales para stand de DESIGN REPUBLIC

RECUERSOS LOGÍSTICOS De acuerdo con las normativas que maneja Corferias, el personal para montaje y desmontaje del stand, son responsabilidad de las empresas expositoras. DESIGN REPUBLIC contratará: -

Durante este horario los visitantes tendrán ingreso gratuito a Corferias, donde podrán aprovechar para compartir en familia y conocer todas las novedades del evento.

Alemán producciones, empresa que implementará el montaje y desmontaje de stand para DESIGN REPUBLIC, iluminación y electricidad. Se contrata con personal capacitado, 1 inspector logístico, 3 acompañantes. Estas actividades se implementaran el día 25 al 30 de Agosto en el horario de 7am a 4:00pm

-

Personal de la compañía, transportará los muebles hasta corferias 5 personas idóneas. Personal de la empresa instalara pendones publicitarios.

-

Fortox, compañía de seguridad, apoyará el evento, al ingreso de los pabellones.

-

Emi, empresa privada de salud, apoyará el evento, 4 horas, 6am 10am, 2 ambulancias, 3 enfermeros, se instalarán cerca de pabellones estimados para el evento.

-

Servicio de agua y luz estarán estimados en el contrato de arrendamiento.

-

Seguridad del evento con la policía nacional, contar con ellos para el transcurso del evento, 4 horas.

NORMAS BÁSICAS PARA MONTAJE Y DECORACIÓN DE STANDS. a. El expositor y/o las empresas de montaje estarán en la obligación de conocer, entender y difundir estas normas a todo el personal que directa o indirectamente se encuentra involucrado en el diseño, montaje, desarrollo y desmontaje de la exhibición. Tanto el expositor como las empresas de montaje son responsables de cualquier situación o accidente que se presente o derive del incumplimiento de estas normas durante cualquier etapa del proceso. b. CORFERIAS se reserva el derecho de interrumpir trabajos de montaje, así como desmontar o retirar cualquier elemento o stand que vaya en contra de las normas aquí establecidas, lo cual se hará con cargo al expositor y sin derecho de reconocerle suma alguna por cualquier daño o deterioro que se pudiera ocasionar.

c. Aquellos montajes que requieran una altura superior a 2.40 metros o que tengan algún requerimiento técnico especial deberán contar con la aprobación por parte de la Jefatura de Montaje. CORFERIAS se reserva el derecho de desmontar cualquier elemento que no se encuentre aprobado por la Jefatura de Montaje de CORFERIAS. d. CORFERIAS no autorizará el acceso a compañías de montaje que sean recurrentes en violar las normas y procesos o dificulten la operatividad del recinto ferial. e. Todo trabajador que ingrese a CORFERIAS para realizar montaje o desmontaje de ferias o eventos debe portar y utilizar los Elementos de Protección Personal en todo momento durante su permanencia el pabellón. f. Todo trabajador que realice trabajos en alturas debe usar su equipo de protección contra caídas, así como garantizar que los sistemas de acceso son adecuados y cumplen con las certificaciones y estándares de calidad, es responsabilidad de la empresa contratista revisarla vigencia e idoneidad de entrenamiento en alturas de su personal. g. CORFERIAS verificara el cumplimiento de estas directrices y podrá en cualquier momento detener las actividades hasta tanto no se subsanen los incumplimientos que se observen. h. Toda empresa que realice trabajos para o en nombre de CORFERIAS debe tener implementando un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual puede ser exigido en cualquier momento de acuerdo a la normatividad vigente. -La ubicación de los expositores se lleva a cabo en la zona y lugar que, conforme a la distribución general de la feria, haya definido la Coordinación del evento y así se haya reflejado en la solicitud de reserva de stand y demás documentos que rigen la participación.

RECURSOS TECNOLOGICOS -

FEVOX, ofrece una solución completa de hardware y software para el control y registro de personas dentro del evento, será de mucha ayuda, sirve para conocer en tiempo real, cuantas personas hay dentro del evento ferial.

RECURSOS PARA PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN 

Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Instagram,Twitter, MySpace y Google+



Invitaciones por correo electrónico, base de datos empresarial.



Voz a voz



Pendones



Plegables



El personal contará con camisetas estampadas con logo de la empresa, # de pabellón donde se encuentra ubicado DESIGN REPUBLIC



Volatería

CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACIÓN DEL EVENTO

Concepto Alquiler de stand Equipos Adecuaciones Publicidad Impresiones Piezas publicitarias, revistas y periódicos Seguridad Otros Servicios de transporte Decoraciones Iluminación

Presupuesto Estimados $ 1.800.000 $ 500.000 $ 150.000 $ 5.000.000 $ 25

Cantidad 20 20 20 1 50000

Total $ 36.000.000 $ 10.000.000 $ 3.000.000 $ 5.000.000 $ 1.250.000

$ 3.000.000

1

$ 3.000.000

$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 170.000 $ 200.000 $ 100.000

6 5 10 20 20

$ 6.000.000 $ 5.000.000 $ 1.700.000 $ 4.000.000 $ 2.000.000

TOTAL

$ 76.950.000

Actividades

CRONOGRAMA DEL EVENTO Tiempo MES DE AGOSTO Día Día Día Día Día OBSERVACIONES 5 1 2 3 4

Elaboración de un plan de actuación, tiempos de ejecución, designación de responsables y montaje.

8 HORAS

Elaboración de campañas de promoción y comunicación.

8HORAS

Selección de productos a comercializar en la feria.

8 HORAS

Definir el número de invitados, delegados, ponentes y acompañantes.

8 HORAS

Selección de tipos montajes y tamaños

4 HORAS

Impresión de invitaciones, pendones

de

papelería, folletos,

3 HORAS

Diseño gráfico de publicidad y difusión

10 HORAS

Presupuesto

6 HORAS

ELABORAR DEL PROTOCOLO DEL EVENTO PRE EVENTO    

Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o notificación con un mes de antelación. Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden. Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

EVENTO       

Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento. Distribuir el trabajo entre los encargados del evento. Tener una adecuada presentación personal. Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados. Expresarse de manera clara y concreta. Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas. Tener listo los productos a ofrecer.

POS EVENTO En el post-evento es cuando debemos alargar el engagement al máximo:      

Conseguir que nos sigan en redes sociales Que se suscriban a nuestro blog Que compren el producto o servicio que presentamos en el evento Que la marca gane posiciones en el top of mind Que hayamos conseguido concienciar o un aprendizaje por parte de nuestra audiencia, si ese era el objetivo Y no olvidemos el ROI

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN DEL EVENTO



Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Instagram,Twitter, MySpace y Google+



Invitaciones por correo electrónico, base de datos empresarial.



Voz a voz



El personal contará con camisetas estampadas con logo de la empresa, # de pabellón donde se encuentra ubicado DESIGN REPUBLIC.

EVALUACIÓN DEL EVENTO COMERCIAL

EVALUAR EVENTO Nombre y apellidos: _______________________________________________________________________ Edad: ______________________

Sexo: _______________________

_______________

Fecha de entrada: __ - __ - ___

Fecha de salida: __ - __ - ____

________________

Marque con una X la puntuación que considere más acorde con el servicio recibido (1 muy deficiente, 5 excelente)

EXHIBICIÓN 1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Productos Iluminación Insonorización Estado del mobiliario Limpieza Comentarios

INSTALACIONES

Zonas comunes

Recepción Servicio Parqueadero Comentarios

PERSONAL 1

2

Recepción Personal de limpieza Personal de apoyo Comercial

Comentarios

¿Había estado en nuestra feria antes?

¿Ha estado en alguna de nuestras ferias anteriormente? ¿En cuál?

¿Qué producto buscabas? Salas

3

4

5

Comedores Cocinas Salud Deportes Belleza Electrodomésticos ¿Cómo calificas éste evento a nivel comparativo con los anteriores?

¿Nos recomendarías a familiares, amigos, si, no, por qué?

1- PROCESO DE NEGOCIACIÓN ANTES DE LA NEGOCIACIÓN PROYECTO DESIGN REPUBLIC – AMARILO

La negociación del proyecto, consiste en amoblar sus apartamentos modelo, durante un año, con nuestros diseños más top, ofreciendo un 10% de descuento en cada apartamento amoblado, brindamos un descuento importante a sus empleados en este tiempo estimado de un 20% y ellos nos brindara publicidad, ya que sus futuros clientes tendrán la oportunidad de apreciar nuestros productos en cada uno de sus proyectos de vivienda. Meses Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total

Proyecto Amarilo 3 5 2 1 1 2 5 1 2 3 2 5 32

Ciudad Bogotá Cali Medellin Chía Zipaquirá Tocancipá Bogotá Cajicá Cartagena Villavicencio Bogotá Chía

Cotizacion Amoblado AP Dest 10% $ 28,000,000 Meses Precio Enero $ 84,000,000 Febrero $ 140,000,000 Marzo $ 56,000,000 Abril $ 28,000,000 Mayo $ 28,000,000 Junio $ 56,000,000 Julio $ 140,000,000 Agosto $ 28,000,000 Septiembre $ 56,000,000 Octubre $ 84,000,000 Noviembre $ 56,000,000 Diciembre $ 140,000,000 Total $ 896,000,000

2.1.1 Preparación de la información 2.1.2 Identificación de los intereses de la contraparte 2.1.3 Consecución de MAN (Mejor alternativa a un acuerdo negociado) 2.1.4 Establecer la ZOPA (zona de posible acuerdo) 2.1.5 Preparación de la agenda 2.1.6 condicionantes de la negociación 2.1.7 Entrenamiento de los negociadores 2.1.8 Preparación del ambiente para la negociación 2.2

DESPUES DELA NEGOCIACION

2.2.1 Compendio final

2- CONTRATO COMERCIAL CONTRATO DE COMPRAVENTA MERCANTIL

En ________, a ________ de 20 - -

REUNIDOS

Datos personales del VENDEDOR y del COMPRADOR:

▹ De una parte, .- Datos de la Persona o Empresa VENDEDORA NOMBRE O RAZÓN SOCIAL de la empresa :(nombre completo) CIF/NIF/NIE: (nº ---------) Datos escrituras de constitución: (si fuera una empresa) Domicilio Social: (dirección completa) País: (---------) Municipio: (---------) C. Postal: (---------) .- Representante D./DÑA.:(nombre y apellidos) NIF./NIE: (nº ---------) En concepto de: (Director/a, Gerente, Propietario/a) (aportar escrituras de poderes con copia que anexa a este contrato) .- Datos de la cuenta corriente para pagos: Número : _ _ _ _ _ _ _ _ _ País: (---------) Nombre del Banco: (---------)

En adelante, el "VENDEDOR".

▹ De otra parte, .- Datos de la Persona o Empresa COMPRADORA NOMBRE O RAZÓN SOCIAL de la empresa :(nombre completo) CIF/NIF/NIE: (nº ---------)

Datos escrituras de constitución: (si fuera una empresa) Domicilio Social: (dirección completa) País: (---------) Municipio: (---------) C. Postal: (---------) .- Representante D./DÑA.:(nombre y apellidos) NIF./NIE: (nº ---------) En concepto de: (Director/a, Gerente, Propietario/a) (aportar escrituras de poderes con copia que anexa a este contrato) .- Datos de la cuenta corriente para pagos: Número : _ _ _ _ _ _ _ _ _ País: (---------) Nombre del Banco: (---------)

En adelante, el "COMPRADOR".

Ambos podrán ser denominados también como “LAS PARTES”

EXPONEN

I. Que ambas partes reúnen los requisitos exigidos por la LEY para la celebración del siguiente contrato y que, se reconocen y han acreditado previamente y suficientemente a juicio de la otra parte, mediante la exhibición de los documentos

acreditativos correspondientes, su condición de COMPRADOR o VENDEDOR en este contrato.

II. Que el VENDEDOR desarrolla su actividad empresarial en el sector (describe el sector), siendo un agente activo en la compraventa de bienes y por tanto tiene experiencia de en el negocio o actividad comercial que se va a realizar en este contrato.

III. Que el VENDEDOR en particular, y a los efectos que interesan en este contrato, negocia de forma habitual, en distintas condiciones, operaciones de compraventa mercantil de (detallar tipos de productos que se van a comercializar) y de los subproductos derivados de su tratamiento industrial, operaciones que constituyen parte de su objeto empresarial en el tráfico mercantil.

IV. Que el COMPRADOR reconoce la actividad profesional del VENDEDOR y su especialización en los productos objeto de este contrato, su valor y la garantía de calidad que ofrece el VENDEDOR.

V. Que el COMPRADOR realiza, entre otras actividades industriales, operaciones de adquisición e intermediación en el mercado de los productos objeto de este contrato,y está familiarizado en las operaciones que se precisan para la celebración regular de acuerdos de adquisición y compraventa mercantil, las cuales son objeto de este contrato y son habituales en su actividad empresarial.

VI. Que el COMPRADOR dispone de recursos y medios para poder realizar la compraventa acordada en este contrato así como cualquier otro aspecto derivado del mismo.

V. Que la coincidencia de intereses comerciales así expresada por ambas partes, justifica celebrar el de compraventa mercantil, por las cantidades, los importes y en las condiciones que se expresan más abajo, en las cláusulas de este contrato.

VI. Ambas partes encuentran interesados en consolidar las relaciones comerciales ya iniciadas anteriormente a la firma de este contrato, de modo que consigan articular la operación de compraventa mercantil por de los productos previamente acordado.

VII. Que la duración del presente contrato será la que marquen en sus cláusulas.

VIII. Los de Derechos y Obligaciones a los que se someten libremente ambas partes en este contrato de compraventa mercantil vendrán expuestas a lo largo del presente documento, comprometiéndose ambas partes a realizarlas de forma profesional y de buena fe.

IX. Que el presente contrato recoge el compromiso final y cerrado por el volumen final de bienes a transmitir, el precio del producto y las condiciones básicas de la operación de compraventa según las cláusulas que más abajo se exponen en el documento.

X. Que el VENDEDOR suministrará al COMPRADOR todo lo necesario para poder realizar toda la información que solicite para la ejecución de este contrato de compraventa mercantil.

XI. Que habiendo llegado las Partes, libre y espontáneamente, a una coincidencia mutua de sus voluntades, formalizan el presente CONTRATO DE COMPRAVENTA MERCANTIL, en adelante el "Contrato" , que tiene por objeto el establecimiento de una relación Mercantil y Comercial entre las Partes, así como de sus términos y condiciones, y que se regirá por las siguientes,

ESTIP...