PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT Diajukan untuk memenuhi laporan presentasi mata kuliah Manajemen Proyek Oleh PDF

Preview

Summary

PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT Diajukan untuk memenuhi laporan presentasi mata kuliah Manajemen Proyek Oleh : Achmad Farizal Dwi Sukma Bestry Jandika Triindra B Prabowo Wahyu Basuki Revan Faredha Rijal Permana Ryan Danny Kresnawan Telkom University Bandung 2015 HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PROJECT ...

Description

PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT Diajukan untuk memenuhi laporan presentasi mata kuliah Manajemen Proyek

Oleh :

Achmad Farizal Dwi Sukma Bestry Jandika Triindra B Prabowo Wahyu Basuki Revan Faredha Rijal Permana Ryan Danny Kresnawan

Telkom University Bandung 2015

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PROJECT Project human resource management merupakan proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Proyek manajemen sumber daya manusia, dalam pelaksanaannya

merupakan proses yang dilakukan dengan tujuan untuk

membuat pemanfaatan Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam suatu proyek lebih efektif. Pelaku yang dilibatkan yaitu mencakup semua stakeholder Manajemen human resource dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional. Manajemen Human resource merupakan proses mengorganisasikan dan menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Gambaran tentang proses Manajemen Proyek Sumber Daya Manusia, adalah sebagai berikut: 9.1 Plan Human Resource Management—Proses identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan menciptakan rencana manajemen kepegawaian. 9.2 Acquire Project Team—Proses mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya manusia dan memperoleh tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. 9.3 Develop Project Team—Proses peningkatan kompetensi, interaksi anggota tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek. 9.4 Manage Project Team—Proses kinerja anggota tim pelacakan, memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah, dan mengelola perubahan untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Proses – proses tersebut berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di wilayah pengetahuan lain. Sebagai hasil dari interaksi ini perencanaan tambahan mungkin diperlukan selama proyek berlangsung . Sebagai contoh: • Setelah anggota tim awal membuat struktur rincian kerja , anggota tim tambahan mungkin perlu ditambahkan ke tim. • anggota tim sebagai tambahan ditambahkan ke tim, tingkat pengalaman mereka, atau kekurangan mereka, dan kekurangan ini dapat mengurangi atau menambah risiko proyek, menciptakan kebutuhan untuk perencanaan risiko tambahan . • Bila jangka waktu aktivitas diperkirakan, dianggarkan, scoped(dibaatasi lingkupnya) atau direncanakan sebelum mengidentifikasi semua anggota tim proyek, tingkat kompetensi mereka, durasi kegiatan dapat berubah .

Mengelola dan memimpin tim proyek termasuk kedalam hasil interaksi, namun tidak terbatas pada: • Mempengaruhi tim proyek. Manajer proyek harus menyadari dan berpengaruh, bila mungkin, faktor sumber daya manusia yang dapat mempengaruhi proyek. Faktor-faktor ini termasuk lingkungan tim, lokasi geografis dari anggota tim, komunikasi antara para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, politik, isu-isu budaya, keunikan organisasi, dan faktor-faktor lain yang dapat mengubah kinerja proyek. • Profesional dan etika perilaku. Tim manajemen proyek harus menyadari, mengikuti, dan memastikan bahwa semua anggota tim mengikuti perilaku profesional dan etika. Berikut ini adalah overview dari Project Human Resource Management :

9.1 Plan Human Resource Management

Rencana Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan menciptakan rencana manajemen kepegawaian. Manfaat utama dari proses ini adalah menetapkan peran dan tanggung jawab proyek, bagan organisasi proyek, dan rencana manajemen kepegawaian termasuk jadwal untuk akuisisi staf dan pemecatan.

Figure 9-3. Plan Human Resource Management Data Flow Diagram Perencanaan sumber daya manusia digunakan untuk menentukan dan mengidentifikasi sumber daya manusia dengan keterampilan yang diperlukan untuk keberhasilan proyek . Rencana pengelolaan sumber daya manusia menggambarkan bagaimana peran dan tanggung jawab, pelaporan manajemen hubungan, staf akan dibahas terstruktur dalam suatu proyek. Hal ini juga berisi rencana pengelolaan kepegawaian termasuk jadwal untuk akuisisi staf dan pelepasan staff, identifikasi kebutuhan pelatihan, strategi team-building, rencana untuk pengakuan dan penghargaan program, pertimbangan kepatuhan, masalah keamanan, dan dampak dari rencana pengelolaan kepegawaian pada sebuah organisasi.

Perencanaan sumber daya manusia yang efektif harus mempertimbangkan dan merencanakan untuk ketersediaan atau persaingan sumber daya. 9.1.1 Rencana Manajemen Sumber Daya Manusia : Input 9.1.1.1 Rencana Manajemen Proyek Dijelaskan dalam Bagian 4.2.3.1. Rencana manajemen proyek digunakan untuk mengembangkan manajemen sumber daya manusia seperti yang dijelaskan dalam Bagian 9.1.3.1. Informasi yang digunakan untuk rencana pengembangan manajemen sumber daya manusia termasuk, namun tidak terbatas pada :      

Siklus hidup Proyek dan proses yang akan diterapkan pada setiap tahap proyek. Bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan proyek. Sebuah rencana perubahan manajemen yang mendokumentasikan bagaimana perubahan akan dipantau dan dikendalikan. Sebuah konfigurasi rencana manajemen yang mendokumentasikan bagaimana manajemen konfigurasi akan dilakukan. Bagaimana integritas baseline proyek akan dipertahankan, dan Kebutuhan dan metode komunikasi antara para pemangku kepentingan.

9.1.1.2 Activity Resource Requirements. Dijelaskan dalam Bagian 6.4.3.1. Perencanaan sumber daya manusia menggunakan kebutuhan sumber daya kegiatan untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia untuk proyek tersebut. Persyaratan awal mengenai anggota tim proyek yang diperlukan dan kompetensi mereka secara progresif diuraikan sebagai bagian dari proses Rencana Pengelolaan Sumber Daya Manusia. 9.1.1.3 Enterprise Environmental Factors Dijelaskan dalam Bagian 2.1.5. Faktor-faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi Rencana Sumber Daya Manusia Proses manajemen meliputi, tetapi tidak terbatas pada :     

Budaya dan struktur organisasi Ada sumber daya manusia Dispersi geografis dari anggota tim Kebijakan administrasi Personil, dan Kondisi Marketplace.

9.1.1.4 Organizational Process Assets Dijelaskan dalam Bagian 2.1.4 . Proses aset organisasi yang dapat mempengaruhi Rencana Sumber Daya Manusia Proses manajemen meliputi, tetapi tidak terbatas pada :  Proses standar Organisasi, kebijakan, dan deskripsi peran  Template untuk bagan organisasi dan deskripsi jabatan

 

Pelajaran tentang struktur organisasi yang telah bekerja dalam proyek-proyek sebelumnya Prosedur Eskalasi untuk menangani masalah di dalam tim dan dalam organisasi.

9.1.2 Plan Human Resource Management: Tools and Techniques 9.1.2.1 Organization Charts and Position Descriptions Format yang ada untuk mendokumentasikan peran dan tanggung jawab anggota tim. Sebagian besar format jatuh ke salah satu dari tiga jenis (Gambar 9-4): hirarkis, matriks, dan teks-oriented. Terlepas dari metode yang digunakan, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap paket pekerjaan memiliki pemilik jelas dan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka. Sebagai contoh, format hirarkis dapat digunakan untuk mewakili peran tingkat tinggi, sementara format berbasis teks mungkin akan lebih cocok untuk mendokumentasikan tanggung jawab secara rinci.

• Hierarchical-type charts. Struktur bagan organisasi tradisional dapat digunakan untuk menunjukkan posisi dan hubungan dalam grafis, format yang top-down. Struktur rincian kerja ( WBS ) yang dirancang untuk menunjukkan bagaimana deliverable proyek dipecah menjadi paket pekerjaan, menyediakan cara untuk menunjukkan daerah tanggung jawab tingkat tinggi. Sedangkan WBS menunjukkan pengelompokan deliverable proyek, dengan rincian organisasi struktur ( OBS ) diatur sesuai dengan departemen organisasi yang ada, unit, atau tim dengan kegiatan proyek atau paket pekerjaan yang terdaftar di bawah masing-masing departemen. Departemen operasional seperti teknologi informasi atau pembelian dapat melihat semua tanggung jawab proyek dengan melihat bagian atas OBS. Struktur rincian sumber daya ( RBS ) adalah daftar hirarkis sumber daya yang terkait berdasarkan kategori dan jenis sumber daya yang digunakan untuk memfasilitasi perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek. setiap menurun tingkat ( rendah ) merupakan deskripsi yang semakin rinci tentang sumber daya sampai cukup kecil untuk digunakan dalam hubungannya dengan struktur rincian kerja ( WBS ) untuk memungkinkan pekerjaan yang harus direncanakan,

dimonitor dan dikendalikan. Struktur rincian sumber daya sangat membantu dalam biaya proyek pelacakan dan dapat disejajarkan dengan sistem akuntansi organisasi. Hal ini dapat berisi kategori sumber daya selain sumber daya manusia . • Matrix-based charts. Atau responsibility assignment matrix (RAM). Tugas tanggung jawab matriks ( RAM ) adalah grid yang menunjukkan proyek sumber daya yang ditugaskan untuk masing-masing paket pekerjaan. Hal ini digunakan untuk menggambarkan hubungan Antara paket pekerjaan.atau kegiatan dan anggota tim proyek . Pada proyek yang lebih besar, RAM dapat dikembangkan di berbagai tingkatan. Misalnya, RAM tingkat tinggi dapat menentukan apa kelompok tim proyek atau unit bertanggung jawab dalam setiap komponen WBS, sedangkan RAM - tingkat yang lebih rendah yang digunakan dalam kelompok untuk menunjuk peran, tanggung jawab, dan tingkat kewenangan untuk kegiatan tertentu. Format matriks menunjukkan semua kegiatan yang berhubungan dengan satu orang dan semua orang yang terkait dengan satu kegiatan. ini juga memastikan bahwa hanya ada satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap satu tugas untuk menghindari kebingungan tanggung jawab. Salah satu contoh RAM adalah sebuah RACI = (responsible, accountable, consult, and inform) ( bertanggung jawab , akuntabel , berkonsultasi, dan menginformasikan ).

• Text-oriented formats. Tanggung jawab anggota tim yang membutuhkan deskripsi rinci dapat ditentukan dalam format teks-oriented. Biasanya dalam bentuk garis besar, dokumen memberikan informasi seperti tanggung jawab, wewenang, kompetensi, dan kualifikasi. Dokumen-dokumen tersebut dikenal dengan berbagai nama termasuk deskripsi posisi dan bentuk peran-tanggung jawab-otoritas. Dokumen-dokumen ini dapat digunakan sebagai template untuk proyek-proyek masa depan, terutama ketika informasi tersebut diperbarui sepanjang proyek ini dengan menerapkan pelajaran dari proyek ini. 9.1.2.2 Networking

Networking adalah interaksi formal dan informal dengan orang lain dalam suatu organisasi, industri, atau lingkungan professional. Ini adalah cara yang konstruktif untuk memahami faktor-faktor politik dan interpersonal yang akan berdampak pada efektivitas berbagai pilihan manajemen kepegawaian. Manfaat manajemen sumber daya manusia dari sukses networking.dengan meningkatkan pengetahuan dan akses ke aset sumber daya manusia seperti kompetensi yang kuat, pengalaman khusus, dan peluang kemitraan eksternal. Contoh sumber daya manusia kegiatan jaringan termasuk korespondensi proaktif, pertemuan makan siang, percakapan informal termasuk rapat dan acara, konferensi perdagangan, dan simposium. Networking bisa menjadi teknik yang berguna di awal proyek. Hal ini juga dapat menjadi cara yang efektif untuk meningkatkan pengembangan profesional manajemen proyek selama proyek berlangsung dan setelah proyek berakhir. 9.1.2.3 Organizational Theory Teori organisasi memberikan informasi mengenai cara di mana orang-orang, tim, dan organisasi unit berperilaku. Efektif menggunakan tema-tema umum yang diidentifikasi dalam teori organisasi dapat mempersingkat jumlah waktu, biaya, dan upaya yang diperlukan untuk menciptakan output proses Rencana Manajemen Sumber Daya Manusia dan meningkatkan efisiensi perencanaan. Adalah penting untuk menyadari bahwa struktur organisasi yang berbeda memiliki respon individu yang berbeda, kinerja individu, dan karakteristik hubungan pribadi. Juga, teori organisasi yang berlaku mungkin merekomendasikan gaya kepemimpinan yang fleksibel yang menyesuaikan dengan perubahan tingkat kematangan tim di seluruh siklus hidup proyek. 9.1.2.4 Expert Judgment Ketika mengembangkan rencana manajemen sumber daya manusia, penilaian ahli digunakan untuk:       

Daftar persyaratan awal untuk keterampilan yang dibutuhkan Menilai peran yang diperlukan untuk proyek berdasarkan deskripsi peran standar dalam organisasi Menentukan tingkat upaya awal dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan proyek Menentukan hubungan pelaporan yang dibutuhkan berdasarkan pada budaya organisas Memberikan pedoman waktu yang diperlukan untuk staf, berdasarkan pelajaran yang didapat dan kondisi pasar; Mengidentifikasi risiko yang terkait dengan akuisisi staf, retensi, dan pelepasan rencana, dan Mengidentifikasi dan merekomendasikan program untuk mematuhi kontrak yang berlaku dan serikat pekerja.

9.1.2.5 Meetings Ketika merencanakan manajemen sumber daya manusia proyek, tim manajemen proyek akan mengadakan perencanaan pertemuan. Pertemuan ini memanfaatkan kombinasi alat dan

teknik lainnya untuk memungkinkan semua anggota tim manajemen proyek untuk mencapai konsensus mengenai rencana pengelolaan sumber daya manusia. 9.1.3 Plan Human Resource Management: Outputs 9.1.3.1 Human Resource Management Plan Rencana pengelolaan sumber daya manusia, merupakan bagian dari rencana manajemen proyek, memberikan pedoman bagaimana sumber daya manusia proyek harus didefinisikan, dikelola, diatur, dan akhirnya diberhentikan. Rencana pengelolaan sumber daya manusia termasuk, namun tidak terbatas pada, sebagai berikut: 





Peran dan tanggung jawab Berikut ini harus diatasi ketika daftar peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek : • Peran. Fungsi diasumsikan oleh atau ditugaskan kepada seseorang dalam proyek . Contoh peran proyek adalah insinyur sipil, analis bisnis, dan koordinator pengujian. Kejelasan peran tentang otoritas, tanggung jawab, dan batas-batas juga harus didokumentasikan. • Otoritas. Hak untuk menerapkan sumber daya proyek, membuat keputusan, menandatangani persetujuan, menerimadeliverables, dan mempengaruhi orang lain untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Contoh keputusan kewenangan yang jelas meliputi pemilihan metode untuk menyelesaikan suatu kegiatan, kualitaspenerimaan, dan bagaimana menanggapi varians proyek. Anggota tim beroperasi terbaik ketika mereka diberi kewenangan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. • Tanggung Jawab. Tugas yang diberikan dan pekerjaan yang dilakukan anggota tim proyek diharapkan dilakukan dalam rangka untuk menyelesaikan kegiatan proyek. • Kompetensi. Keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang ditugaskan dalam kendala proyek. Jika anggota tim proyek tidak memiliki kompetensi yang dibutuhkan, kinerjaakan terancam. Ketika ketidakcocokan tersebut diidentifikasi, respon proaktif seperti pelatihan, perekrutan, perubahan jadwal, atau ruang lingkup perubahan harus dimulai. Project Organization Charts. Sebuah bagan organisasi proyek maksudnya tampilan grafis dari anggota tim proyek dan hubungan pelaporan mereka. Hal ini dapat formal atau informal, sangat rinci atau dibingkai luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Staing management plan. Rencana pengelolaan kepegawaian adalah komponen dari rencana pengelolaan sumber daya manusia yang menggambarkan kapan dan bagaimana anggota tim proyek akan diakuisisi dan berapa lama mereka akan dibutuhkan. Ini menggambarkan bagaimana kebutuhan sumber daya manusia akan dipenuhi. Rencana Manajemen kepegawaian dapat formal atau informal, sangat rinci, atau dibingkai luas, tergantung pada kebutuhan proyek. Rencananya diperbarui terus-

menerus selama proyek. Dalam rencana pengelolaan kepegawaian bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi dan ukuran proyek, tapi item yang perlu dipertimbangkan termasuk : • Akuisisi staf . Sejumlah pertanyaan muncul ketika merencanakan akuisisi tim proyek anggota. Misalnya, apakah sumber daya manusia berasal dari dalam organisasi atau dari eksternal , atau dikontrak, apakah anggota tim perlu bekerja di satu lokasi pusat atau mungkin bekerja dari lokasi yang jauh , biaya yang terkait dengan masing-masing tingkat keahlian yang diperlukan untuk proyek , dan tingkat bantuan yang departemen sumber daya manusia organisasi dan manajer fungsional mampu memberikan kepada tim manajemen proyek . • Kalender sumber daya. Kalender yang mengidentifikasi hari kerja dan pergeseran yang menggambarkan kerangka waktu yang diperlukan untuk anggota tim proyek, baik secara individual maupun kolektif, serta ketika kegiatan akuisisi seperti merekrut harus dmulai. Satu alat untuk memetakan sumber daya manusia adalah histogram sumber daya, digunakan oleh tim manajemen proyek sebagai sarana untuk memberikan representasi visual atau alokasi sumber daya untuk semua pihak yang berkepentingan. Bagan ini menggambarkan jumlah jam seseorang, departemen, atau seluruh tim proyek yang akan dibutuhkan setiap minggu atau bulan selama proyek. Grafik dapat mencakup garis horizontal yang mewakili jumlah maksimum jam tersedia dari sumber daya tertentu. Sebuah contoh dari histogram sumber daya diilustrasikan dalam Gambar 9-6.

Figur e 9-6. Illustrative Resource Histogram

•

Garis hitam menunjukkan lamanya waktu bekerja dalam satu minggu. Dari diagram diatas selama 40 jam dalam satu minggu. Dari diagram diatas juga dapat diketahun bahwa pada minggu pertama bulan Januari proyek dikerjakan oleh satu orang selama 175 jam. Apabila dikerjakan oleh dua orang maka akan selesai selama 88,8 jam. Rencana pemberentian Staf. Menentukan metode dan waktu melepaskan anggota tim. Ketika anggota tim yang diberentikan dari sebuah proyek , biayaterkait dengan sumber daya tidak lagi dibebankan pada proyek , sehingga mengurangi biaya proyek. rencana rilis Staf juga membantu mengurangi risiko sumber daya manusia yang mungkin terjadi selama atau di akhir proyek .

•

•

•

•

Kebutuhan pelatihan. Rencana pelatihan dapat dikembangkan sebagai bagian dari proyek. Rencana tersebut juga dapat mencakup cara untuk membantu anggota tim memperoleh sertifikasi yang akan mendukung kemampuan mereka untuk menguntungkan proyek. Pengakuan dan penghargaan. Kriteria yang jelas untuk hadiah dan sistem direncanakan untuk bantuan mempromosikan dan memperkuat perilaku pekerja sesuai dengan yang diinginkan. Agar efektif, pengakuan dan penghargaan harus berdasarkan kegiatan dan kinerja di bawah kendali seseorang. Sebagai contoh, anggota tim yang harus dihargai untuk mencapai tujuan biaya harus memiliki tingkat yang sesuai kontrol atas keputusan yang mempengaruhi biaya. Pengakuan dan penghargaan merupakan bagian dari Mengembangkan proses Tim Proyek ( Bagian 9.3 ) . Kepatuhan. Rencana pengelolaan kepegawaian dapat mencakup strategi untuk mematuhi baik peraturan pemerintah, kontrak serikat, dan kebijakan sumber daya manusia lainnya didirikan. Keselamatan. Kebijakan dan prosedur harus melindungi anggota tim dari bahaya keamanan dapat dimasukkan dalam rencana pengelolaan kepegawaian serta dalam daftar risiko.

9.2 Acquire Project Team Adalah proses mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Manfaat utama dari proses ini terdiri dari menguraikan dan membimbing seleksi tim dan tanggung jawab tugas untuk mendapatkan tim sukses. Masukan, alat dan teknik, dan output ini Proses yang digambarkan pada Gambar 9-7. Gambar 9-8 menggambarkan diagram aliran data dari proses.

Figure 9-8. Acquire Project Team Data Flow Diagram Tim manajemen proyek mungkin tidak memiliki kontrol langsung atas pemilihan anggota tim karena perjanjian kerja sama, penggunaan personel subkontraktor, lingkungan proyek matriks, internal atau eks...