projekt organizacja festynu rodzinnego PDF

Preview

Summary

Projekt- organizacja festynu rodzinnego...

Description

POLITECHNIKA ŚLĄSKA W GLIWICACH WYDZIAŁ ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA Instytut Inżynierii Produkcji

PROJEKT Z PRZEDMIOTU ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

TEMAT PROJEKTU: Organizacja festynu rodzinnego.

Rok akademicki 2019/2020 Semestr Zimowy Miasto Zabrze

Cel główny i cele cząstkowe realizacji projektu W związku ze zbliżającym się Dniem Dziecka Rada Rodziców i Rada Pedagogiczna Szkoły Podstawowej im. Janusza Korczaka, dzięki wsparciu finansowemu ze stronu Urzędu Miasta Zabrze, zdecydowała się na zorganizowanie Festynu z tej okazji.

Cel główny Celem tego wydarzenia będzie zapewnienie rozrywki dzieciom i ich rodzinom oraz integracja środowiska lokalnego ze szkołą. Cele cząstkowe Stworzenie możliwości uczestnictwa w różnych formach aktywności ruchowej, promowanie zdrowego, bezpiecznego i aktywnego spędzania wolnego czasu w gronie rodzinnym, rozwijanie postaw i zachowań prozdrowotnych, wdrażanie do uczciwej rywalizacji, przestrzegania zasad „fair play”, pokazanie możliwości uczestniczenia w edukacji poprzez sport i zabawę, kształtowanie wzajemnych pozytywnych relacji pomiędzy dziećmi a rodzicami.

Interesariusze wewnętrzni - Szkolna Rada Pedagogiczna i Rada Rodziców – grupa odpowiedzialna za prawidłowy przebieg projektu. Odpowiadają za czynną organizację wydarzenia. - Urząd Miasta Zabrze – Patronat medialny i inwestor. - Kierownik projektu – nadzoruje wykonanie projektu.

Interesariusze zewnętrzni - Dzieci – główni klienci korzystający z wydarzenia. - Dostawcy – zaopatrzenie wydarzenia w środki materialne i usługi. - Pracownicy obsługi atrakcji – odpowiedzialni za prawidłowe funkcjonowanie atrakcji. - Konkurenci – Centra rozrywki, które mobilizują do zapewnienia ciekawszych atrakcji w wydarzeniu. - Mieszkańcy – ich rola polega na odpłatnym korzystaniu z usług dostępnych w trakcie wydarzenia.

Tabela 1. Ocena interesariuszy Złe nastawienie - Konkurenci

Duży wpływ

Dobre nastawienie - Szkolna Rada Pedagogiczna, - Rada Rodziców - Kierownik projektu, - Urząd Miasta Zabrze

Mały wpływ

- Dostawcy, - Dzieci, - Mieszkańcy - Pracownicy obsługi atrakcji, Konkurenci - grupa ta może stanowić duże ryzyko dla naszego projektu, ponieważ wiele miejsc zapewniającym rozrywkę dla dzieci może organizować w tym samym czasie dzień dziecka. Grupę o dużym wpływie i dobrym nastawieniu należy utrzymywać w ciągłej satysfakcji. Dostawcy oraz pracownicy obsługi atrakcji należy monitorować te grupy i odpowiednio je motywować, aby zakres ich prac był na jak najwyższym poziomie.

Kamienie Milowe  Rozpocząć przygotowania do organizacji wydarzenia (7.04-31.05)  Podpisać umowy z podwykonawcami (28.04-06.05)  Rozłożyć sceny i inne atrakcje dla dzieci (31.05)  Rozpocząć wydarzenie (1.06)  Rozstrzygnąć konkursy (1.06)  Zakończyć wydarzenie (1.06)  Zakończyć sprzątanie (2.06) Tabela 2. Potrójne ograniczenie Ustalona Czas Koszt Zakres Jakość

Optymalizowana

Negocjowana

X X X X

Ustalony czynnik to czas, ponieważ odgrywa on najważniejszą rolę w organizacji festynu. Z uwagi na charakter wydarzenia, jego termin jest ściśle określony i nie może podlegać zmianom. Koszt tego wydarzenia jest optymalizowany, co oznacza, że powinien zawierać się w określonym przedziale. Zakres i jakość będą natomiast negocjowane podczas zawierania poszczególnych umów współpracy.

Struktura podziału pracy

1. Decyzja o zorganizowaniu wydarzenia. 2. Przygotowania. 2.1. Wybór miejsca w którym odbędzie się impreza. 2.2. Pozyskanie środków pieniężnych. 2.3. Uzyskanie zezwoleń na organizację wydarzenia. 2.4. Zaproszenie Majki Jeżowskiej. 2.5. Przygotowanie graficznego planu terenu . 2.6. Przygotowanie programu i regulaminu wydarzenia . 2.7. Przygotowanie konkursów i zabaw dla dzieci. 2.8. Stworzenie materiałów marketingowych . 2.9. Podpisanie umów z firmami zewnętrznymi (usługowymi). 2.10. Podjęcie współpracy z firmami oferującymi wyroby gastronomicznej . 2.11. Przygotowanie terenu imprezy. 3. Otwarcie imprezy. 3.1. Powitanie gości. 3.2. Konkursy i zabawy. 3.3. Koncert Majki Jeżowskiej. 4. Zakończenie imprezy. 4.1. Rozdanie nagród. 4.2. Podziękowanie za przybycie. 5. Sprzątanie.

Harmonogram

Wykres przedstawia rozłożenie zaplanowanych działań w czasie. Wiele z tych zadań odbywa się w tym samym czasie, dlatego bardzo istotnym elementem jest efektywne zarządzanie projektem. Analizując harmonogram można zauważyć, że zadania dzielą się na dwie wyraźnie od siebie oddzielone 21-dniową przerwą części. Sytuacja taka pozwala na ewentualne wydłużenie się okresów realizacji wyznaczonych w pierwszej fazie zadań bez większego uszczerbku na realizacji projektu. W drugiej części zadania są ściśle określone czasowo. Czas przewidziany na wykonanie tych zadań ma również pewien zapas na ewentualne opóźniania, aczkolwiek jest on znacznie mniej elastyczny.

Poniżej przedstawiono ścieżkę krytyczną przebiegu realizacji projektu. Ścieżka krytyczna zawiera listę zadań projektowych, czas trwania zadań oraz powiązania pomiędzy zadaniami w projekcie. Tabela 3. Tabela CPM Zadanie

Czas trwania [dni] 1

Zadanie poprzedzające -

1.

Wybór miejsca, w którym odbędzie się impreza

2.

Pozyskanie środków pieniężnych

7

1

3.

Uzyskanie opinii komendantów policji

4

2

4.

Uzyskanie opinii straży pożarnej Uzyskanie opinii kierownika pogotowia ratunkowego Uzyskanie opinii Państwowego Inspektora Sanitarnego Zaproszenie Majki Jeżowskiej

4

2

4

2

5

2

1

3,4,5,6

Przygotowanie graficznego planu terenu Przygotowanie programu i regulaminu wydarzenia Przygotowanie konkursów i zabaw dla dzieci

6

7

6

7

7

7

2

8,9,10

2

8,9,10

1

11,12

14.

Zlecenie reklamy radiowej Przygotowanie plakatów, ulotek i ich rozpowszechnienie Podpisanie umowy wynajmu urządzeń dmuchanych Podpisanie umowy wynajmu trampolin

1

11,12

15.

Podpisanie umowy wynajmu basenu z kulkami

1

13,14

16.

Podpisanie umowy wynajmu karuzeli

1

13,14

17.

Podpisanie umowy z animatorami

1

15,16

18.

Podpisanie umowy z firmą ochroniarską

1

15,16

19.

Wynajem sceny

2

17,18

20.

Wynajem sprzętu nagłaśniającego

1

19

21.

Wynajem sprzętu oświetleniowego

1

19

22.

Wynajem zaplecza higieniczno-sanitarnego

1

19

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

1

20,21,22

1

20,21,22

1

20,21,22

1

20,21,22

2

23,24,25,26

Ogrodzenie terenu imprezy

1

27

29.

Rozstawienie atrakcji dla dzieci

1

28

30.

Ustawienie sceny

1

28

31.

Rozstawienie punktów higieniczno-sanitarnych

1

28

32.

Rozstawienie strefy gastronomicznej

1

28

33.

Otwarcie imprezy

1

29, 30, 31, 32

34.

Powitanie gości

1

33

35.

Konkursy i zabawy

1

34

36.

Koncert Majki Jeżowskiej

1

35

37.

Rozdanie nagród

1

36

38.

Podziękowanie za przybycie

1

37

39.

Sprzątanie

2

38

27.

Podpisanie umowy z firmami oferującymi wyroby grillowane Podpisanie umowy z firmami oferującymi wyroby typu fast-food Podpisanie umowy z firmami oferującymi sprzedaż popcornu Podpisanie umowy z firmami oferującymi sprzedaż waty cukrowej Wykoszenie trawników

28.

23. 24. 25. 26.

Zasoby: Ludzkie - Profesjonalna ochrona. - Firmy gastronomiczne. - Animatorzy. - Dostawcy. - Zespół sanitariuszy. - Kierownik projektu. Pieniężne - Wynajem firm gastronomicznych. - Wynajem sceny z nagłośnieniem. - Wynajem animatorów. - Materiały marketingowe. - Wynajem firm oferujące atrakcje.

Rzeczowe

- Agregaty prądotwórcze - Scena z profesjonalnym nagłośnieniem i oświetleniem - Zaplecze gospodarcze - Zaplecze higieniczno – sanitarne - Stoły, krzesła, parasole - Kosze na śmieci - Samochód, telefon, komputer (koordynacja, organizacja przedsięwzięcia)

Informacyjne - dokumenty decyzyjne o zorganizowaniu wydarzenia - opinia od Państwowego Inspektora Sanitarnego - opinie od komendanta policji, straży pożarnej, kierownika pogotowia - umowy zewnętrzne - scenariusz i szczegółowy program minutowy - graficzny plan terenu - regulamin festynu

Budżet Tabela 4. Planowany budżet przedsięwzięcia l.p.

Zadanie

Koszt

1

Uzyskanie Państwowego Sanitarnego

2

Zaproszenie Majki Jeżowskiej

3.

Formalności związane z 50 zł uzyskaniem graficznego planu terenu

opinii od 100 zł Inspektora

Razem

5000 zł

5150 zł

4.

Stworzenie materiałów marketingowych

4.1

Reklama radiowa

250 zł

4.2

Ulotki, Plakaty

250 zł

Razem

500 zł

5.

Podpisanie umów z firmami zewnętrznymi

5.1

Wynajem firmy ochroniarskiej

1000 zł

5.2

Wynajem firmy z trampolinami

800 zł

5.3

Wynajem firmy z basenem z 750 zł kólkami

5.4

Wynajem firmy z karuzelami

Razem

1500 zł 4050 zł

6

Wynajem firmy z dmuchańcami

6.1

Dmuchany zamek

600 zł

6.2

Dmuchana zjeżdżalnia

750 zł

6.3

Dmuchana wspinaczkowa

6.4

Dmuchany tor przeszkód

ścianka 650 zł

Razem

800 zł 2800 zł

7.

Wynajem firmy animatorskiej

7.1

Malowanie twarzy

200 zł

7.2

Zabawa z clownem

300 zł

7.3

Konkursy z nagrodami

500 zł

7.4

Mega Twister

150 zł

7.5

Plecenie liny

150 zł

7.6

Pokaz baniek mydlanych

200 zł

7.7

Mim z balonami

300 zł

Razem

1800 zł

8.

Wynajem sceny mobilnej

8.1

Scena mobilna montaż, demontaż)

8.2

Nagłośnienie

900 zł

8.3

Oświetlenie

950 zł

Razem

(transport, 2500 zł

4350 zł

9.

Wynajem usług gastronomicznych

9.1

Usługa zajmująca się wyrobami 300 zł grillowanymi

9.2

Usługa zajmująca się wyrobami 400 zł fast-food

9.3

Usługa zajmująca się sprzedażą 300 zł popcornu i waty cukrowej

Razem

1000 zł

10.

Wynajem firmy przygotowawczo sprzątającej teren festynu

10.1

Wykoszenie trawników

200 zł

10.2

Ogrodzenie terenu imprezy

500 zł

10.3

Rozstawienie punktów higieniczno- sanitarnych

350 zł

10.4

Posprzątanie imprezie

po

zakończonej 300 zł

Razem

1350 zł

Podsumowanie kosztów

21000 zł

Tabela 5. Budżet – skrócona wersja L.p.

Zadanie

1

Uzyskanie Państwowego Sanitarnego

Koszt zadania opinii od Inspektora 100

100

5000

5100

50

5150

500

5650

Podpisanie umów z firmami zewnętrznymi

4050

9700

Wynajem dmuchańcami

2800

12500

1800

14300

4350

18650

1000

19650

1350

21000

2

Zaproszenie Majki Jeżowskiej

3

Formalności związane z uzyskaniem graficznego planu terenu

4

5 6

Stworzenie marketingowych

materiałów

firmy

z

7

Wynajem firmy animatorskiej

8

Wynajem sceny mobilnej

9

Wynajem gastronomicznych

10

Koszt skumulowany

Wynajem przygotowawczo teren festynu

usług firmy sprzątającej

21000

Razem

Całkowity koszt organizacji festynu rodzinnego wynosi 21.000 zł. Uwzględniono w nim wszystkie atrakcje i wszystkie usługi potrzebne do zorganizowania imprezy. Budżet opracowany został na podstawie ogólnodostępnych cenników.

Krzywa narastania kosztów

W początkowej fazie wzrostu kosztów widać wyraźny skok, co odpowiada poniesieniu wysokich kosztów, w tym przypadku są to koszty związane z zaproszeniem Majki Jeżowskiej. Kosztownymi zadaniami są również: podpisanie umów z firmami zewnętrznymi oraz koszty wynajmu sceny. Najmniej kosztownym zadaniem jest opłata za graficzny plan terenu. Poza opisanymi powyżej przypadkami koszty skumulowane rosną w zbliżonym tempie. Tabela 6. Rezerwa L.P.

Źródło

Wysokość

1

Pieniądze otrzymane od Urzędu Miasta i od Sponsorów

24 500 zł

2

Organizacja festynu rodzinnego

21 000 zł

Rezerwa

3 500 zł

Zgodnie

z

przyjętymi planami koszt zorganizowania wydarzenia będzie niższy od całkowitej kwoty jaką dysponuje kierownik projektu, co pozwoli na zaspokojenie ewentualnych nieprzewidzianych kosztów.

Karta pomiaru ryzyka Poniżej przedstawiony został schemat podziału ryzyka, według którego stworzona została karta pomiaru.

Rysunek 1. Schemat podziału ryzyka

Tabela 7. Karta pomiaru ryzyka Lp.

Czynnik ryzyka

Prawdopodobieństw o

Skutek

1.

Brak zezwoleń

Małe

Duży

2.

Odrzucenie

Średnie

Średni

Ryzyko

Propozycja reakcji

Akceptowaln e Akceptowaln

Zweryfikowanie dokumentacji Zaproponowanie

Ryzyko zredukowane Akceptowalne Akceptowalne

3. 4. 5.

zaproszenia przez Majkę Jeżowską Problemy z podpisaniem umów Szacowany koszt projektu Niesprzyjające warunki pogodowe

e Średnie

Średni

Akceptowaln e

Średnie

Średni

Akceptowaln e

Średnie

Duży

Akceptowaln e duże

atrakcyjnego wynagrodzenia Sprawdzenie usługodawcy przed podpisaniem umowy Wykorzystanie rezerwy finansowej Brak reakcji

Akceptowalne Małe Akceptowalne duże

Największe ryzyko stanowią warunki pogodowe, które są zjawiskiem niezależnym od człowieka. Pozostałe czynniki są na akceptowalnym poziomie. Kierownik projektu będzie dokładał najlepszych starań, aby zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanej sytuacji. Podsumowanie Realizacja projektu rozpocznie się 6 kwietnia, a planowane zakończenie przypada na 2 czerwca 2020. Całkowity czas trwania przedsięwzięcia to 58 dni. Koszt projektu wynosi 21 000 zł. Nie przewidziane są opóźnienia lub korzystanie z rezerwy finansowej. Najbardziej ryzykownym elementem w tym projekcie są niesprzyjające warunki pogodowe....