Projektumfeldanalyse - Viola Schramm PDF

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Projektumfeldanaylse...

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FOM Hochschule für Ökonomie & Management Hochschulzentrum Hamburg Berufsbegleitender Studiengang Business Administration

5. Semester Seminararbeit über das Thema

Projektumfeldanalyse von Viola Viktoria Schramm

Erstgutachter: Prof. Dr. Marion Preuß Matrikelnummer: 482871 Abgabedatum: 23.02.2021

II

Inhaltsverzeichnis 1.

Einleitung…………………………………………………………………............1

2.

Was ist ein Projekt? ………………………………………………………….…...1

3.

Projektmanagement………………………...………………………......................2 3.1. Projektumfeldanalyse.......................................................................................3 3.2. Die Ziele der Projektumfeldanalyse ………………………………………....4 3.3 Inhalte einer Projektumfeldanalyse…………………………………………...4

4.

Projektkultur……………………………........................………………………....5

5.

Projektdokumentation………………………………………………………...…...6

6.

Review der Projektumfeldanalyse…………………………………………….......7

7.

Beispiel einer Umfeldanalyse………………………………………………….….7

8.

Fazit……………………………………………………………………………….8

Literaturverzeichnis........................................................................................................V Internetquellen................................................................................................................V

-1-

1. Einleitung Unternehmen handeln wirtschaftlich und streben nach Gewinnen. Damit ein Unternehmen Gewinne erzielen kann, muss dieses sich am Markt behaupten und konkurrenzfähig sein. Durch den sich ständig verändernden Markt ist dies jedoch nicht einfach umzusetzen. Veränderungen können auftreten durch neue rechtliche Bestimmungen oder durch andere Marktteilnehmer wie Kunden und Konkurrenten. Ein Unternehmen muss seine Geschäftsprozesse so an den Markt anpassen, dass es sich auf die neuen Gegebenheiten am Markt einstellen und auf diese schnellstmöglich reagieren kann. Auf kleine Veränderungen am Markt können Unternehmen ohne großen Aufwand reagieren. Hier können einfache Änderungen im Unternehmensprozess ausreichen. Herausforderungen, die das Unternehmen auf lange Sicht beeinträchtigen können, müssen durch Projekte behoben werden. Hierzu nutzen viele Unternehmen die sogenannte Projektumfeldanalyse.1 Das

folgende

Essay

Projektumfeldanalyse

beschäftigt ist

eine

sich

Methodik

mit des

der

Projektumfeldanalyse.

Projektmanagements.

Die Das

Projektmanagement hilft Unternehmen, neue Projekte reibungsreif zu implementieren. 2 Projektplanung, Projektausführung und das anschließende Eingliedern in die laufenden Prozesse gehören zum Umfang des Projektmanagements.

3

2. Was ist ein Projekt? Ursprünglich stammt der Begriff Projekt vom lateinischen Wort „proiectum“ ab und bedeutet übersetzt soviel wie „das nach vorne Geworfene“. Anhand der Übersetzung kann man erste Schlüsse ziehen, worum es sich bei Projekten handelt. 4 Projekte sind außergewöhnliche Vorhaben mit definiertem Anfang und Ende. Merkmale eines Projektes sind die zeitliche Befristung, Komplexität, Einmaligkeit und Neuartigkeit. 5 Weiterhin sind Projekte einmalige Geschäftsprozesse, welche von der

1 2 3 4 5

Vgl. Die Projektmanager. Onlinequelle. Vgl. Fischer-Korp: Erfolgreiche Change-Prozesse, S.20. Vgl. Fischer-Korp: Erfolgreiche Change-Prozesse, S.21. Vgl. Duden. Onlinequelle. Vgl. Madauss: Projektmanagement, S.4.

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Geschäftsführung anhand eines wirtschaftlichen Ansatzes genehmigt werden. Diese Projekte werden von einer speziell für diese Projekte zusammengestellten Organisationseinheit gemanagt. 6 Von Jahr zu Jahr nimmt die Anzahl von Projekten in Unternehmen zu. Projekte sind durch überdurchschnittliches Engagement gekennzeichnet. Ergebnisse, die durch die Durchführungen von Projekten erarbeitet wurden, geben Unternehmen ein entsprechendes Know-how. 7 Unternehmen sollten die Auswahl von Projekten begrenzen, da die Projektarbeit sonst ihren besonderen Charakter verliert. Sollte der Charakter verloren gehen, kann auch das Engagement in Projekten verloren gehen, da die Projektarbeit von den Mitarbeitern nicht mehr als besonders empfunden wird. Dies ist der Grund, warum Unternehmen klar abgrenzen sollten, welche Aufgaben weiterhin als Routineaufgaben zu erledigen sind und welche Aufgaben als Projekt abgewickelt werden sollten. Es muss darauf geachtet werden, dass nicht alle Aufgaben in einem Unternehmen als Projekt abgewickelt werden, da die Projektarbeit ansonsten nicht mehr mit dem notwendigen Druck verfolgt wird. Die Unternehmensleitung muss ein Gefühl entwickeln, wie viele Projekte das Unternehmen durchführen kann.8 3. Projektmanagement Was ein Projekt ausmacht und wie dieses definiert wird, wurde bereits im 2. Kapitel dargestellt. Der Begriff „Management“ stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und bedeutet im Deutschen so viel wie „leiten“, „verwalten“ oder auch „handhaben“, „lenken“.9 Den optimalen Einsatz von Ressourcen und die Koordination von Menschen zum Erreichen von Projektzielen wird als Projektmanagement bezeichnet. Der Begriff Projektmanagement wird ebenfalls als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, organisationen, -techniken sowie die Planung und Steuerung und den Abschluss von Projekten angesehen. Klare Anforderungen sowie realistische Erwartungen sind

6 7 8 9

Vgl. Madauss: Projektmanagement, S.5. Vgl. Kraus, Westermann: Projektmanagement mit System, S.12. Vgl. Kraus, Westermann: Projektmanagement mit System, S.12-13. Vgl. Duden. Onlinequelle.

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Faktoren, die zum Erfolg des Projektmanagements führen. Weitere Faktoren, die dem Erfolg des Projektmanagements beiwohnen sind folgende: 10 - Eine klare Visionen zum Thema muss existieren. - Es muss eine genaue Zuständigkeit gegeben sein. - Projektmeilensteine müssen gesetzt werden. - Klare Anforderungen müssen gestellt werden. - Realistische Erwartungen sollten von dem Projekt erwartet werden. 3.1. Projektumfeldanalyse Neue Projekte in einem Unternehmen einzugliedern kann zu großen Herausforderungen für das Projektmanagement werden. Die Projektumfeldanalyse wurde konzipiert, um mögliche Herausforderungen in Projekten frühzeitig zu erkennen. Des Weiteren wird anhand der Projektumfeldanalyse ersichtlich, welche Schwierigkeiten auftreten können. Der Name Projektumfeldanalyse impliziert bereits seinen Zweck. Das Instrument beschäftigt sich mit dem Umfeld des Projektes und mit allen Prozessen, welche von außen Einfluss auf das Projekt haben können. 11 Diesbezüglich kann auch darauf geachtet werden, welche Einflüsse aus der Umgebung also aus der Öffentlichkeit auf das Projekt einwirken könnten. Um einen genauen Überblick dafür zu gewinnen, kann ein Fragenkatalog angelegt werden, welcher den Durchführenden des Projektes eine Hilfestellung sein soll.12 Fragen wie: - Von wem wird das Projekt unterstütz? - Wie äußern sich die Medien über das Vorhaben? - Welche bereits bestehenden Probleme können das Projekt beeinflussen? 10

Vgl. Alam, Gühl: Projektmanagement für die Praxis, S.3. Vgl. Fischer-Korp: Erfolgreiche Change-Prozesse S.17. 12 Vgl. Fischer-Korp: Erfolgreiche Change-Prozesse S.17. 11

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- Welche sozialen Problemfelder können auftreten? Durch die unterschiedlichen und widersprüchlichen Interessenlagen ist davon auszugehen, dass in jedem Veränderungsprozess Interessenkonflikte auftreten, welche jedoch durch präzise Vorarbeit gut einzudämmen sind. Die Projektumfeldanalyse kann durch das informelle Netzwerk erstellt werden. Durch die Grundlage, die durch die Ergebnisse erschaffen wird, ist es

möglich, mit viel Wissen durch den

Veränderungsprozess zu gehen und das optimale Steuerungsinstrument zu finden und einzusetzen. 13 3.2. Die Ziele der Projektumfeldanalyse Das Ziel bei der Projektumfeldanalyse ist es, dass alle Einflussfaktoren, welche für das Projekt relevant sind, festgehalten werden. Des Weiteren sind die Ziele einer Projektumfeldanalyse mit Hilfe der SMART-Formel zu formulieren. Diese definiert, dass ein gesetztes Ziel spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar sein muss, um es zu erreichen. Ein Teilbereich einer Umfeldanalyse kann eine SWOTAnalyse darstellen. Die SWOT-Analyse ist jedoch nicht ausreichend aussagekräftig, um als einziges Instrument für ein Projekt genutzt zu werden.

14

Bei der Analyse eines Projektes soll sichergestellte werden, dass die positiven als auch die negativen Einflüsse, welche auf das Projekt einwirken können, bekannt sind und definiert

werden.

Hierbei

ist

zwischen

den

internen-

und

den

externen

Interessengruppen zu unterschieden. Welche Interessengruppen direkt oder indirekt Einfluss auf das Projekt haben oder Einfluss auf den Veränderungsprozess nehmen können, ist ein großer Bereich der Analysephase.

15

3.3. Inhalte einer Projektumfeldanalyse Während einer Projektumfeldanalyse werden aktuelle und vergangene Situationen betrachtet. Somit kann festgestellt werden, ob Altlasten das Projekt negativ beeinflussen können. Bei Initiierungen von Projekten ist davon auszugehen, dass durch die 13

Vgl. Fischer-Korp: Erfolgreiche Change-Prozesse. S.17 Vgl. Bär, Fiege: Anwendungsbezogene Projektmanagement S.37. 15 Vgl. Bär, Fiege: Anwendungsbezogene Projektmanagement S.37. 14

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unterschiedlichen Interessengruppen Konflikte auftreten, welche jedoch durch präzise Vorarbeit zu beherrschen sein sollten. Mit den erarbeiteten Ergebnissen wird die Grundlage für den Veränderungsprozess geschaffen, damit mit möglichst viel Wissen das optimale Steuerungsinstrument eingesetzt werden kann.16 4. Projektkultur Eine Software für das Projektmanagement zur Hilfe zu nehmen, ist in der heutigen Zeit nicht ungewöhnlich. Projektmanagement besteht aus mehreren wiederkehrenden Aufgaben und standardisierten Prozessen. Für diese Aufgaben und Prozesse ist der Einsatz von EDV-Programmen von großer Bedeutung. Um für das bevorstehende Projekt das entsprechende Tool zu finden, steht das Unternehmen vor vier Herausforderungen. 17 Das Management-Team muss im Unternehmen darauf achten, welche Software zum Einsatz kommen soll, da das neue Programm mit der bereits bestehenden ITProgrammen im Unternehmen kompatibel sein muss. Ein weiterer wichtiger Punkt zur Auswahl des richtigen Projektmanagementprogramms ist, ob jedes Mitglied, das am Projekt mitwirkt, Zugriff auf diese Software und den darin verwalteten Inhalten hat. Im Grundsatz müssen alle Beteiligten vorab die Bereitschaft zeigen, sich mit dem ausgesuchten Programm auseinanderzusetzen und dieses aktiv in der Projektplanung zu nutzen.

Aus

diesen

Basiskriterien

ergibt

sich

die

Auswahl

für

die

Projektmanagementsoftware. Es sollte nicht die Software ausgesucht werden, welche am geeignetsten ist, sondern die, die am besten auf das Projekt zugeschnitten ist. Die Einführung

dieser

Software

muss

in

die

Organisationsentwicklungsprozesse

eingebunden werden. Weiter sollte die Software nur die Funktionen beinhalten, die für das Projekt benötigt werden. Abschließend sind Schulungen für Mitarbeiter des Projektes zu planen.

16

18

Die Software sollte anpassbar an die Komplexität des Projekts

Vgl. Fischer-Korp: Erfolgreiche Change-Prozesse S.17. Vgl. Projektmagazin, Projektmanagement, Onlinequelle 18 Vgl. Projektmagazin, Projektmanagement, Onlinequelle 17

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sein. Weiter muss einem bewusst sein, dass zusätzliche Lizenskosten entstehen können.19 5. Projektdokumentation Projektdokumentation ist häufig ein sehr unwillkommenes Thema bei Projektleitern, jedoch ist die Dokumentation eines Projektes unumstritten und von großer Bedeutung, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden soll. Besonders bei einem Mitarbeiterwechsel während eines Projektes können Fragen auftreten, welche nur der Mitarbeiter hätte beantworten können, der die Thematik betreut hat. Diese mögliche Herausforderung stellt in den Vordergrund, dass die Dokumentation während eines Projektes von großer Bedeutung ist. Nach Beendigung des Projektes können durch die Dokumentation ebenfalls aufkommende Fragen geklärt werden. Eine genaue Dokumentation kann somit zusätzlich Kosteneffizienz im Nachhinein bedeuten. 20 Die Dokumentation eines Projektes fördert die Nachvollziehbarkeit von getroffenen Entscheidungen und dient dem organisatorischen Wissen in der Unternehmung. Dabei sollte das Ablagesystem dem Projektstrukturplan folgen. Es sollte über folgende Punkte ausreichende Dokumentation geführt werden: 21 - Projektauftrag und Projektstart - Unterlagen über das Projektcontrolling - Zwischenberichten zum Projekt - Projektabschlussunterlagen Eine ordentliche Dokumentation ist jedoch nicht nur nach Abschluss eines Projektes wichtig. Eine lückenlose Dokumentation kann bereits während eines Projektes von Nutzen sein. Ein Beispiel hierfür wäre, dass alle am Projekt beteiligten und auch ein gewisser Adressaten-Kreis, wie zum Beispiel Stakeholder, Zugriff auf die Dokumente haben. Dieses Vorgehen dient der Erhöhung der Transparenz. Hierdurch ergibt sich die 19

Vgl. Bär, Fiege: Anwendungsbezogene Projektmanagement, S.46. Vgl. Alam, Gühl: Projektmanagement für die Praxis, S. 3. 21 Vgl. Bär, Fiege: Anwendungsbezogene Projektmanagement, S.59. 20

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Chance, dass Informationsanspruch schneller geändert werden kann und von push zu pull Informationen werden. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile. Einer davon ist, dass durch die gegebene Transparenz der Verdacht auf eine verschönerte Darstellung ausgeschlossen werden kann. Der Projektleiter muss zudem nicht aktiv daran denken, dass er Informationen an den Auftraggeber oder eine ihm höher gestellte Person weiterleiten muss. Die Personen können von alleine auf die Informationen zugreifen. Dies führt zu einer Entlastung des Projektleiters.

22

6. Review der Projektumfeldanalyse Die Projektumfeldanalyse stellt eine Momentaufnahme dar. Aufgrund dessen muss sie in regelmäßigen Abständen auf ihre Gültigkeit überprüft werden und gegebenenfalls adaptiert werden. 23 Es können Veränderungen bei Einflussfaktoren auftreten oder für das Projekt relevante Personen verlassen das Unternehmen. Desweiteren können sich Lieferanten und Abteilungen ändern. Ein Lieferant, welcher am Anfang des Projektes als verlässlich eingestuft wurde, kann mit der Zeit in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten sein. Sollte dies bei einem Review zum Vorschein kommen, sollten neue vorbeugende Maßnahmen entwickelt werden. Weiter hilft eine Review dabei, dass Maßnahmen, welche vor Monaten bei Start des Projektes als sinnvoll erschienen, mittlerweile als überholt gelten und angepasst werden müssen. Je

nach

Projektgröße

oder

Laufzeit

eines

24

Projektes

sind

Reviews

der

Projektumfeldanalyse innerhalb von einem bis zwei Monaten sinnvoll und notwendig. Routinemäßig sollte die Umfeldanalyse auch in das Projektcontrolling aufgenommen werden.25 7. Beispiel einer Umfeldanalyse Im folgenden Abschnitt wird anhand eines Praxisbeispiels eine Dokumentation bzw. die wichtigsten

22

Punkte

und

ein

Review

einer

Umfeldanalyse

Vgl. Bär, Fiege: Anwendungsbezogene Projektmanagement, S.59. Vgl. Projektmanager, Umfeldanalyse, Onlinequelle. 24 Vgl. Projektmanager, Umfeldanalyse, Onlinequelle. 25 Vgl. Projektmanager, Umfeldanalyse, Onlinequelle. 23

anhand

der

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Immobilienbranche und der damit verbundenen Wohnungssuche für sozial schwache Personen dargelegt. Bezahlbarer Wohnraum ist in vielen Metropolen Deutschlands schwer zu finden. Aufgrund des geringeren Wohnungsangebotes gab es in den letzten Jahren einen enormen Mietanstieg in den Ballungsräumen aber auch in den Großstädten. In den betreffenden und gewünschten Stadtteilen ist es durch diesen Umstand sehr schwer geworden, eine Wohnung zu finden. Besonders für sozial schwache Haushalte, Menschen mit Migrationshintergrund oder für ältere Personen kann die Wohnungssuche sich schwierig gestalten. Hierbei kann eine unterstützende Organisation oder Behörden helfen.26 Die betreffende Stadt kann ein Projekt initiieren, welches Angebote kreiert oder existierende Programme in breiter Streuung bewirbt, die Wohnungssuchende mit wenig Einkommen unterstützen. Hierbei kann im Besonderen darauf geachtet werden, dass es eine gemeinnützige Organisation ist, welche den Wohnungssuchenden hilft. Weiter muss der Personenkreis des betreffenden Projektes sowie die gesamte Verwaltung der Stadt analysiert werden. 27 Hierbei muss auf gewisse Kriterien geachtet werden, welche die Organisation ausmachen. Es muss darauf geachtet werden, welche Inhalte die Organisationen in Bezug auf die Wohnungsvermittlung anbieten. Weiter ist zu beachten, in welcher Form das Angebot abläuft, d.h.: Gibt es ein Erstgespräch, wie sieht die Unterstützung bei der Wohnungssuche aus, welches Ziel verfolgt die Organisation und welche Zielgruppe soll angesprochen werden. Die Wohnungssuchenden persönlich zu kenne, ist wichtig für eine Verantwortungsübernahme. Ein weiterer wichtiger Punkt, der beachtet werden sollte, ist die Zusammenarbeit zu Wohnungsverwaltungen.

28

Ein weiterer wichtiger Punkt in Bezug auf die Wohnungssuchenden sind deren Eigenschaften. Personen, die Termine wahrnehmen, über gute Deutschkenntnisse verfügen und initiative aufweisen, sind in der Regel bei der Wohnungssuche

26

Vgl. Digitalcollection, Umfeldanalyse. Onlinequelle. Vgl. Digitalcollection, Umfeldanalyse. Onlinequelle. 28 Vgl. Digitalcollection, Umfeldanalyse. Onlinequelle. 27

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erfolgreicher. Eigeninitiative kann durch eine prekäre Situation als Ansporn dienen. Ausschlaggebend für eine gute Wohnungsbewerbung ist das äußere Erscheinungsbild (gepflegte Erscheinung, ein sympathisches Auftreten). Auch eine vollständige Bewerbung ist von großem Vorteil. Bei einer Vorstellung bei der Organisation wird zunächst aufgenommen, ob die Personen der entsprechenden Zielgruppe angehören und ob die Erwartungen realistisch und umsetzbar sind. Erst nach diesen Schritten werden die

Suchenden

und

die

Begleitung

durch

Professionelle

oder

Freiwillige

aufgenommen. 29 Eine große Herausforderung in diesem Zusammenhang ist die Akquise von Hausverwaltungen und der persönliche Kontakt zu den verantwortlichen Personen. Über persönlichen Kontakt und Empfehlungen kann der Zugang zu Verwaltungen erleichtert werden. Neben dem persönlichen Kontant ist das Vertrauen in die Hausverwaltung und deren Angebote wichtig, genauso wie andersherum die Hausverwaltung Vertrauen in die Organisation haben muss, welche die Personen dabei unterstützt, Wohnungsraum zu finden. 30 Die Analyse ermöglicht einen genauen Überblick darüber, in welchen Teilen einer Stadt die Not besonders groß ist. Durch eine Review, in diesem Fall alle drei – vier Wochen kann genauesten aktualisiert werden, wie vielen Personen geholfen werden konnte und wie groß das Angebot für günstigen Wohnraum war. Dieses Review kann anhand der Dokumentation von den Organisationen und den Verwaltungen erstellt werden. 31 Abschließend kann gesagt werden, dass die Begleitung von Wohnungssuchenden vielschichtig ist und für einen Erfolg sind Aspekte auf verschiedenen Eb...