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¿Qué es el abastecimiento y cual es su función?

El concepto de abastecimiento proviene de la acción de abastecer por lo que primero tenemos que conocer cuál es el significado de la palabra abastecer, la cual, según el diccionario de la Real Academia Española significa “Proveer a alguien o a algo de bastimentos, víveres u otras cosas necesarias”; además de ésta definición, podremos encontrar muchas otras definiciones, pero todas tienen algo en común y eso es que hablan de “proporcionar cosas necesarias”. Contenido de la página [ocultar]           

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1 Que significa abastecimiento 2 ¿Qué es el abastecimiento de una empresa? 3 Ejemplo de abastecimiento en una empresa 4 Problemas de abastecimiento en una empresa 5 ¿Porque es importante el abastecimiento? 6 ¿Cuál es la función de abastecimiento? 7 Objetivos del abastecimiento 8 ¿Qué son las compras en abastecimiento? 9 ¿Cuál es la logística del abastecimiento? 10 Proceso de abastecimiento 11 ¿Qué es la Gestión de Abastecimiento? o 11.1 ¿Qué es un plan de abastecimiento? o 11.2 Beneficios de un plan de abastecimiento 12 Tipos de abastecimiento 13 Conclusión

Que significa abastecimiento Visto esto, podemos decir que el abastecimiento es la actividad que se realiza para cubrir las necesidades de consumo de algún recurso o producto comercial, en el tiempo apropiado y de la forma adecuada. De la palabra abastecimiento podemos encontrar sinónimos como: suministro, acopio, aprovisionamiento, avituallamiento, provisión, almacenamiento y dotación, pero, si lo vemos desde una perspectiva enfocada al abastecimiento en una empresa, las palabras suministro, aprovisionamiento, y almacenamiento, tienen un significado diferente al de abastecimiento, aunque presentan cierta relación entre cada una.

¿Qué es el abastecimiento de una empresa? El abastecimiento de una empresa son todas aquellas actividades que hacen posible la correcta identificación y compra de los bienes o servicios que nuestra empresa necesita para poder desarrollar sus funciones comerciales. Esto es solo la definición, pero para nosotros poder conseguir una correcta gestión del abastecimiento, debemos lograr crear las relaciones entre los diferentes factores y las actividades que cada uno desarrolla, en una manera que facilite a nuestra empresa el desarrollar sus funciones. El ciclo del abastecimiento es:     

Suministros: son el conjunto de insumos pudiendo ser desde una pluma o una máquina especializada (bienes) hasta el conjunto de personas contratadas para desarrollar una tarea específica (servicios), que se ha identificado necesitamos comprar para nuestra empresa. Proveedores: son las empresas externas a la nuestra, que nos venden las materias primas, materiales de consumo o servicios, que nosotros no somos capaces de producir o realizar, y que necesitamos. Logística: son el conjunto de actividades necesarias por las que tiene que pasar el bien o servicio que compramos, para que logren cumplir con su finalidad. Almacenamiento: es la acción de guardar o acumular los bienes o insumo, hasta que estos sean necesarios. Aprovisionamiento: es la actividad dentro del abastecimiento, que se encarga de anticipar el suministro de los elementos necesarios para que nuestra empresa subsista o funcione.

El significado del proceso de abastecimiento. El proceso de abastecimiento comprende la adquisición de materia prima y todas las actividades necesarias para que una empresa opere correctamente. Desde la compra de suministros indirectos hasta servicios internos y externos.

El rol de la cadena de suministro o abastecimiento debe traducirse en ahorros, productividad y eficiencia. Para hacer un ejemplo sencillo, imagina que el departamento de producción haya pasado por alto la falta de resma de papel o cartucho para imprimir cientos de órdenes de servicios de sus clientes. ¡Se agotó! Haber pasado por alto cuántas resmas de papel quedaban en stock, repercute directamente en la calidad del servicio/producto que le ofreces a tus clientes. ¡Claro! porque esto significa que no tienes un plan y tu empresa está fallando en cada paso de la cadena de suministro. Desde la compra, la producción, los proveedores, el control de inventario, transporte, almacenamiento y hasta el servicio al cliente. El proceso de abastecimiento de hoy en día combina la tecnología para obtener mejores prácticas de tu departamento de operación y compras.

Crea un plan de abastecimiento de tu empresa en 5 pasos. 1.Calcula las necesidades de tu empresa. Conoce las necesidades operativas de fondo (NOF). Esto permite a los directores y gerentes realizar un seguimiento de una gestión responsable sobre las áreas operativas de compras, ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Calcula el tiempo que transcurre entre los egresos e ingresos. Es decir, debes concer cuánto es el tiempo que transcurre entre un pago que realizas a los proveedores a las compras los suministros y el cobro de las ventas al cliente de la empresa. Fórmula: NOF= Existencias + deudores + tesorería – Pasivo espontáneo. Planifica el plan de gastos. Las necesidades de las empresa se identifican cuando conoces al detalle el plan de gastos mensual, trimestral y anual. Desde los gastos fijos como variables y la clasificación de lo urgente versus lo importante.

2. Busca los proveedores adecuados. Sin proveedores no tienes un negocio. Sin fabricantes que te provean de materia prima o insumos de oficina, muy difícilmente lograrás comercializar tus productos/servicios. Para elegir a los proveedores correctos, éstos deberán ser personas que proporcionan información clara y precisa acerca del potencial de nuevos artículos. A su vez, estos deberán explicar y comparar los productos/servicios en relación con su competencia e identificar las áreas de oportunidad que tu empresa tendría frente al resto.

Elige al proveedor que busque reducir el presupuesto planteado, y que deseen aliarse contigo para reducir los costos, conseguir créditos y financiar estrategias de mercadeo. Finalmente, el proveedor debe ser confiable, capaz, responsable y debe estar trabajar cerca a la hora de cualquier imprevisto.

3. Crea un plan de almacenamiento de productos. Imagen

Crea un plan de almacenamiento de productos que explique y dé soluciones específicamente a lo siguiente: Recepción: zona y personas responsables que realizarán la recepción de los insumos. Almacenamiento: zonas destino de los productos almacenados. En ella se deberá ordenar estratégicamente por categoría, etiquetados, nuevos, mercancías especiales, insumos de mayor volumen, insumos de menor volumen. Preparación de pedidos: en este paso deberás crear un plan para la inspección y el control de inventarios por departamentos. Responsable: en este paso el operador logístico debe destinar la responsabilidad de los insumos a los departamentos correspondientes para que procedan a almacenar y distribuirlo de forma correcta dentro del departamento. El responsable deberá conocer la cantidad del suministro, el estado del producto o material e identificar la categoría y etiquetado del producto Coordinación del almacén con los departamentos de control de

4. Crea un Plan de Distribución. Crea un plan de distribución que incluya desde el momento que un departamento solicita un producto al operario logístico hasta el momento en que el responsable (generalmente coordinador o director) distribuye los insumos a los empleados o a las maquinarias. En este plan considera un plan de seguridad, cantidades y fechas de entregas, control de inventario diario y actualizaciones automáticas de los requerimientos de los empleados o departamentos.

5. Contrata una Empresa como solución al abastecimiento de productos. Los mejores programas/softwares de la gestión de la cadena de suministro tiene la característica común de satisfacer rápidamente las demandas que tienen las empresas en relación con los productos/servicios que requieren. Con Yaydoo, buscamos minimizar los errores del departamento de compras, administración y finanzas en cada punto del proceso de compras mejorando los problemas más comunes:

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Búsqueda de proveedores a mejores precios. Entrega de insumos a tiempo. Respuestas rápidas. Todas las órdenes de compra en una sola factura. Gestión de solicitudes de cada departamento. Historial de los movimientos realizados Órdenes de compra. Cotizando y por cobrar.

En el caso de Yaydoo, el servicio que brindamos dentro de la cadena de abastecimiento de un producto se relaciona con el proceso de compras, brindando una herramienta que te ayuda a simplificar dicho proceso. Desde la compra de material para oficina, integración de proveedores, administración, creación de presupuestos, flujos de aprobación hasta control de gastos.

Ya dejamos claro en otra publicación lo que es el abastecimiento, por lo que ahora vamos a revisar a detalle lo que es el departamento de compras o adquisiciones, cuáles son sus funciones, objetivos y características, así como su importancia dentro de cualquier empresa, sus procesos y las mejores prácticas para poder desarrollar un departamento de compras eficiente.  

1 ¿Qué es el departamento de compras o adquisiciones? 2 ¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de compras?

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3 ¿Cuáles son las funciones del departamento de compras? 4 ¿Cuales son los objetivos de compras? o 4.1 Ejemplo de un objetivo de compras 5 Organigrama del departamento de compras o 5.1 Comprador “Buyer” o 5.2 Expeditador “Expeditor” o 5.3 Desarrollador de Proveedores “Sourcing” o 5.4 Ingeniero de Abastecimiento “Procurement Engineer” o 5.5 Líder de compras 6 Políticas de compras o 6.1 ¿Cómo elaborar las políticas de compras? o 6.2 Manual de Políticas y Procedimientos de compras en una empresa 7 Importancia del departamento de compras 8 Características del departamento de compras 9 ¿Cuáles son las etapas del proceso de compra? o 9.1 ¿Qué es la requisición de compra o solicitud de compra? o 9.2 ¿Qué es la cotización? o 9.3 ¿Qué es la orden de compra o nota de pedido? o 9.4 ¿Cómo puedo hacer una orden de compra?  9.4.1 Ejemplo de una orden de compra o 9.5 Recepción de suministros o 9.6 Pago a proveedores 10 Términos y condiciones de una orden de compra o 10.1 Confirmación de recepción de la orden de compra o 10.2 Registros externos en nuestra orden de compra o 10.3 ¿Cómo realizar los términos y condiciones de compra? 11 La calidad en las compras o 11.1 ¿Qué son las especificaciones de compra? o 11.2 ¿Qué deben incluir las especificaciones de compra? o 11.3 El Plan de Inspección o 11.4 Las NO-Conformidades 12 Conclusión

¿Qué es el departamento de compras o adquisiciones? La definición de departamento de compras o adquisiciones se entiende como el área responsable de llevar a cabo la compra o adquisición de todos los bienes necesarios que la empresa requiera para su correcto funcionamiento, en el tiempo correcto, con la calidad especificada y al mejor costo. Sin importar si trabajas en una empresa transnacional o si manejas una PyME, debes de buscar que el material que necesitas para realizar tus operaciones, se consiga de una manera estructurada y planificada, y para eso debes entender que las compras (adquisiciones) de una empresa son una pieza clave para conseguir mayores utilidades, y mejorar tu ciclo de producción, independientemente si tu empresa realiza un producto o presta un servicio. Lo primero que debemos hacer para desarrollar un departamento de compras efectivo, será definir nuestra política y nuestros procesos, y para eso necesitas conocer los siguiente.

¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de compras? Las responsabilidades del departamento de compras se basan del proceso como se adquieren los bienes que necesita la empresa, y estos son:     

Procurar los productos y servicios que los demás departamentos de la empresa requieren para poder desempeñar sus actividades. Negociar precios, condiciones de entrega y términos de pago con los proveedores. Manejar una relación efectiva y basada en la honradez con los proveedores. Manejar los contratos y acuerdos, pensando en los mejores intereses para la empresa. Conseguir ahorros de al menos 3 veces lo que se invierte (salarios, equipos, prestaciones) en el departamento de compras.

¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?

Las funciones de compra están estrechamente relacionadas con la forma en que las áreas que necesitan un suministro realicen su solicitud, ya que ésta, será la que detone todo el proceso de compras. Las funciones del departamento de compras son: 1. Procesar la solicitud de compra en tiempo y forma 2. Elegir los proveedores adecuados para el suministro 3. Conseguir al menos tres cotizaciones para comparar precios y condiciones de entrega 4. Negociar con los proveedores 5. Emitir la orden de compra (incluyendo las especificaciones de compra) al proveedor 6. Realizar el seguimiento de la entrega con los proveedores 7. Retroalimentar a los solicitantes sobre el estatus de su pedido 8. Facilitar el pago a los proveedores 9. Analizar las tendencias del mercado 10. Negociar contratos y acuerdos 11. Buscar proveedores alternativos a los suministros que se considere necesarios 12. Evaluar el desempeño de los proveedores antes y después de realizar una compra Todas estas funciones las veremos màs a detalle en otros artículos debido a su importancia.

¿Cuáles son los objetivos de compras?

Estos objetivos dependerán en gran medida de los resultados que desees alcanzar para tu empresa, ya que, estos serán el parteaguas para saber si tu departamento de compras está funcionando en una manera eficiente, por lo que, los objetivos del departamento de compras son:         

Reducir los gastos de compra y almacenamiento. Generar las órdenes de compra en el límite de tiempo establecido. Asegurar la entrega de los materiales y la prestación de servicios, en el tiempo establecido en la orden de compra. Minimizar los defectos de calidad de los materiales comprados. Desarrollar proveedores nuevos o existentes que contribuyan en la reducción de costos y/o tiempos de entrega. Asegurar que los proveedores se encuentren al corriente con sus pagos. Disminuir la cantidad de “proveedores únicos” para evitar escasez de suministros. Incrementar la participación de los proveedores en proyectos internos de la empresa. Asegurar que los proveedores cuenten con sus calificaciones o certificaciones vigentes.

Pero recuerda, debes elaborar tus objetivos basándote en la metodología SMART (por sus siglas en inglés) para asegurar que tus objetivos se cumplan:     

eSpecífico: define claramente lo que deseas conseguir Medible: define cantidades o porcentajes del resultado que deseas conseguir Alcanzable: que sea algo que objetivamente consideres se pueda realizar Relevante: que sea de importancia para tu empresa o clientes internos a Tiempo: fecha en que se debe cumplir tu objetivo

Ejemplo de un objetivo de compras Reducir los gastos en un 8% (2,000,000 MXN) de todos los departamentos de la empresa durante los próximos 12 meses, generando nuevos contratos y catálogos de compras mediante negociaciones mejor estructuradas.

Organigrama del departamento de compras A mi parecer, existen 4 puestos elementales que deberían existir dentro de un Organigrama de compras, dependiendo del monto y de la cantidad de transacciones de que genere el departamento de compras, habrá màs de una persona desempeñándose en estos puestos, los cuales son:

Comprador “Buyer” El comprador es el responsable de realizar todas las transacciones necesarios para realizar la compra de un material o servicio, como el proceso de la requisición, la cotización, generación de orden de compra y el seguimiento de facturas, además también se encargará de generar contratos y acuerdos, así como también, será el primer punto de contacto durante lo que dure la relación comercial con los proveedores.

Expeditador “Expeditor” El expeditador es el responsable de cerciorarse que los proveedores estén enterados del pedido y de las características del mismo, también será quién realizará el seguimiento entre las órdenes prioritarias de la empresa con las órdenes que se tienen pendientes con los proveedores.

Desarrollador de Proveedores “Sourcing” El desarrollador es el responsable de buscar con los proveedores existentes en nuestra empresa, y fuera de esta, diferentes productos, diseños, componentes, servicios, que ofrezcan a la empresa una reducción de costos o un mejor prestador de servicios, y para lograrlo, deberá considerar una variedad de factores como la ubicación, los costos logísticos, lo novedoso del producto o servicio, el riesgo, y el estado de maduración del proveedor.

Ingeniero de Abastecimiento “Procurement Engineer” El ingeniero de abastecimiento es el responsable de medir la calidad de los productos y servicios comprados, además, de apoyar a cualquiera de los puestos a desarrollar proveedores, este ingeniero deberá de conocer a detalle todo el proceso de abastecimiento, ya que, él será quien asegure que un proveedor cuente con todo lo necesario (certificaciones, calificaciones, condiciones de su empresa y de sus trabajadores) para realizar el servicio o producto que le vamos a comprar en la mejor forma posible.

Líder de compras El líder de compras es el responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar las estrategias que deberá de seguir el departamento, además será el responsable de reportar a la alta dirección sobre el cumplimiento de los objetivos del equipo de compras. Dentro de sus funciones principales será el motivar, guiar y escuchar a su equipo, asì como desarrollar nuevas formas de trabajo que agilicen y faciliten al equipo cumplir con sus objetivos. Ya que definimos los puestos de trabajo principales dentro de un departamento de compras, hay que aclarar, que si la empresa donde laboras o si tu empresa no es lo suficientemente grande para contratar 5 personas dentro del departamento, entonces el comprador podrá desempeñar los 5 puestos (sólo si no afecten su desempeño). Y por el lado contrario, si tu empresa cuenta con más de 5 personas en compras, entonces tu organigrama contará con estos mismos puestos, pero, también contará con supervisores o más líderes, y con puestos más específicos, como un comprador de materiales y otro de servicios, o compradores, desarrolladores e ingenieros de abastecimiento segregados por “commodities” o “productos”, que es la mejor manera de clasificar tus puestos de trabajo, pero este tema lo veremos màs a detalle en otro artículo. Si revisas el organigrama, el comprador y el expeditador se encuentran en el mismo nivel, porque ellos se encargarán de manejar las órdenes de compra, comunicarse con sus clientes internos sobre el estatus de sus pedidos y realizar el seguimiento con los proveedores acerca del status de sus órdenes de compra, por lo que mantienen una relación laboral estrecha. En cambio el desarrollador y el ingeniero de compras, se encuentran al mismo nivel, porque cada uno complementa la función del otro, cuando el desarrollador encuentra un proveedor, el ingeniero de compras debe evaluarlo y compartirle ciertas mejoras a realizar, y el desarrollador se debe encargar de realizar el seguimiento con el proveedor, para que logre dichas mejoras, por lo que ambos puestos, pueden desarrollar estrategias para mejorar la calidad de los proveedores, compartiendo la responsabilidad y las tareas a realizar.. Es muy importante que tengas una misión y visión específica del departamento de compras, ya que éstos serán los pilares en los que te vas a basar para realizar la gestión de tu departamento de compras, sólo asegúrate que estas misiones se integren con la misión y visión general de tu empresa, para que logres una sincronía total entre el departamento de compras y la dirección de la empresa.

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