Recepción, Registro Y Distribución DE Comunicaciones Externas PDF

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Para iniciar su recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual tiene la tarea de administrar las comunicaciones oficiales ayudando con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental...

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RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS

Para iniciar su recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual tiene la tarea de administrar las comunicaciones oficiales ayudando con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental. Se habla de tres pasos dentro de la recepción: los cuales son la recepción. Del documento, su radicación y finalmente su registro. Esta se encarga de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta lo siguiente: • si está dirigida a la empresa o a un funcionario. • su sobre debe estar correctamente marcado. Después de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal. Los documentos recibidos pueden estar en diferentes soportes y medios, como correo tradicional y electrónico, fax, revistas, plegables, invitaciones, entre otros. Al igual se debe verificar que la documentación recibida está completa, firmada, con los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y que este en buen estado. Por otra parte, su apertura: Debe hacerse con mucho cuidado para no dañarlo, se revisa el sobre y los anexos. Una vez se extrae el documento se lee con el fin de: · Comprobar las fechas de elaboración y recibido. · Revisar que este firmado. Dado el caso de que este no cumpla con todos los requisitos correspondientes en la verificación como no ir firmada, se considera anónima y será remitida sin radicar, además de realizar una respectiva investigación. El registro y radicación la documentación se realiza después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, de allí se ingresan, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa) con los siguientes datos · · · · ·

Fecha Nombre del Remitente Dirección, teléfono y correo electrónico Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia ASUNTO.

NÚMERO DE FOLIOS Y ANEXOS. Se debe tener en cuenta que la radicación e impresión de rótulo se tiene en cuenta según Icontec en la Guía técnica colombiana, el espacio correspondiente para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales, que corresponde al extremo superior derecho del documento. Luego de esto se procede a escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento. Inmediatamente se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. El cual identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, y se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa a principio de cada año laboral la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas al finalizar el año. El paso siguiente al de registro es su distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente. El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica en carpetas, y por dependencias. Hace entrega al mensajero interno o patinador del documento y del formato, para que proceda a su distribución. El cual verifica que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la correspondencia física, la organiza según el recorrido, hace la respectiva relación del formato con las copias que debe entregar. Este hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido. teléfono contenido, Ciudad a la que va, tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago, Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de Correspondencia. 2.

Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitan teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única. Cuando se recibe un fax dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, e imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales. 3. Memorandos Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo. Después de enviado, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas

despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.

4. Peticiones quejas, reclamos Las PQRSF deben ser diligenciadas en el formato diseñado para tal efecto y deben tener lo siguiente · Nombre del funcionario o dependencia. · Nombres completo del solicitante. · Dirección o correo electrónico y teléfono. · Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF. · Anexos que sustenten lanPQRSF · La firma del SOLICITANTE. Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario verificará el cumplimiento de los requisitos señalados. Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información. Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja. Quince (15) días hábiles para atender reclamos. Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes. Treinta (30) días hábiles para contestar consultas. Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios. Su procedimiento es el siguiente · La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única. ·Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en los términos ya mencionados. · Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control. · El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla. · Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información. ·El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.

·Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente. 5. Correo electrónico En este la dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico. La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como él (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido....