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Reponses du travail de session...

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Réponses aux questions par le chef de service (Louis-Philippe Toupin)

1. Autre service pour les établissements ? Les activités de remplacement doivent offrir des remplacement long terme (plus de 21 jours) aux employés à fonction de leur ancienneté. Nous devons nous occuper des correctifs dans les horaires et des absences ponctuels. De plus, à partir de 18h, les agents administratif du département doivent prendre en charge la logistique des transports inter-. Ainsi toute demande de transport adapté, de taxi et d’ambulance (priorité 2 à 8, les priorités 1 sont celles du 911) est fait par l’équipe des activités de remplacement. Si une escorte (infirmière ou préposé au bénéficiaire) est demandée, nous devons trouver le personnel requis pour faire le transport.

2. Gestion des congés? Nous recevons les demandes de congé envoyés par les départements. On les accorde ou non en fonction de notre bassin de remplacement. Les agents administratif du court terme s’en charge. (Exemple : Nous sommes le samedi et nous avons un demande de congé pour lundi de jour pour un préposé au CHSLD Roland Leclerc. il reste 10 personnes à contacter pour du temps supplémentaires et le département est à -4 préposé donc 31 sur 35, nous aurons tendance à accepter le congé).

3. Services psychologiques ? Il y a un programme d’aide aux employés (PAE) offrant du soutien psychologique (4 rencontre). Mais ce volet n’est pas géré par les activités de remplacement.

4. Autres services? Il y a un programme d’aide juridique, mais ce programme n’est pas gérer par la liste de rappel, mais bien les avantages sociaux. 5. Besoins des employés : volume des appels des employés? Volume de dossiers d’employés à traiter? Le volume des appels est analysé chaque jour par la technicienne en administration – chef d’équipe. Les employés ont tendance à contacter les activités de remplacement pour tout leurs besoins en ressources humaines (dotation des postes, avantages sociaux, bureau de santé). Cependant, les agents administratifs au court terme ont le rôle de référer l’employé vers la bonne unité administrative, car un département des ressources humaines est fonction pour chacun de ces besoins. Selon le volume de dossier à traiter (embauche, temps des fêtes, affichage du calendrier de vacances), la demande est prévue à l’avance et nous ajustons les heures des techniciens en administration (faisant l’horaire à long terme) selon les périodes plus mouvementés.

6. Nombre d’employé? Le CIUSSS MCQ compte environ 18 000 employés divisé en trois zones (zone centre, zone sud et zone nord). Les activités de remplacement zone centre (Trois-Rivières, Maskinongé et Bécancour-NicoletYamasqua) sont les territoires couvert par notre unité de ce présent projet. La zone centre est la plus grande zone du CIUSSS MCQ (enivrons 7000 employés temps partiel occasionnel et détenteur de poste). L’équipe des activités de remplacement – Zone centre compte 50 employés et 1 gestionnairechef de service (30 agents administratifs, 15 techniciens en administration, 5 agents de la gestion du personnel et 1 gestionnaire). 7. Titres d’emploi dans l’organisation Les activités de remplacements – Zone centre ont en charge tous les temps partiels occasionnel. et les détenteurs de remplacement long terme (environs 5000 employés). Les détenteurs de poste sont gérés par le chef de leur département ainsi que leurs horaires. Il y a beaucoup trop de titres d’emploi dans l’organisation au complet (Infirmier, infirmier auxiliaire. Préposé aux bénéficiaire,, aide de service, préposé à l’entretien ménager, buandier, cuisinier, aide cuisinier, caissier, préposé au service alimentaire, chauffeur, agent d’intervention, éducateur, sages femme, psychoéducateur, assistant en réadaptation, agent administratif, agent de la planification de programme, technicien en administration, ergothérapeute, etc) Nous devons nous consacrer aux activités de remplacement -zone centre. C’est-à-dire : - Agent administratif (planification des effectifs à court terme, 7 jours et moins) c’est eux qui recoivent les appels des employés qui déclare absence et doive faire des remplacement à la pièce (1 quart) au jour le jour et s’assurer que tous les département ont le personnel requis dans l’immédiat. - Technicien en administration (planification des effectifs à long terme, 7 jours et plus) c’est eux qui offrent les remplacements long termes aux employés et effectue la planification des horaires pour une longue période (21 jours) - Agent de la gestion du personnel. Il rencontre les employés (Temps partiel occasionnel et détenteur de remplacement) qui ont une situation problématique avec leur dossier d’employé. Par exemple, l’employé ne motive pas ses absences à son gestionnaire, il ne se présente pas à ses quarts de travails ou il ne répond pas à nos appels pour des quarts de travail. Ils ont le rôle d’emmètre des avertissements ou des avis discplinaires en vu de peut-être congédié l’employé. - Gestionnaire (Louis-Philippe Toupin). M. Toupin est en charge (avec le soutien de quelques autres gestionnaire) de tous les temps partiels occasionnels et détenteur de remplacement de la zone centre. Chaque employé qui n’a pas de poste, peu importe le département, doit motiver son absence sur la boîte vocale de Louis-Philippe. Un employé très problématique peut être rencontrer par lui et même congédié. Étant donné qu’il est chef de service de la liste de rappel, il peut être amené à passer en cours juridique pour défendre l’employeur contre un employé congédié et doit sans cesse défendre ses actions contre les réprésentant syndicaux (qui défende L’employé) - Coordonnateur d’activités 24/7

Les coordonnateurs sont des infirmiers devenus gestionnaire. Ils travaillent sans cesse en collaborations avec les agents administratif du court terme. Il aide les agent à bien repartir les manques de personnel en fonction de l’achalandage actuel des patients. Il aide les agents à trouver des stratégies pour déplacer les employés (n’ayant pas de poste) pour ainsi combler un manque que l’on peut pas combler, car la liste de personnes est vide. La personne déplacé est toujours remplacé tout d’abord.

8. Travail qui se fait en équipe? Les activités de remplacements sont divisées en 5 bureaux, tous dans la même aile à Trois-Rivières (au centre St-Joseph). catégorie 1 (Personnel infirmier, inf. auxilaire),

catégorie 2 clinique (préposé aux bénéficiaire, aide de service et auxiliaire aux soins à domicile), catégorie 2 non-clinique (tous les autres titres d’emplois, comme cuisinier, aide-cuisinier, agent d’intervention, auxiliaire santé service sociaux, gardien de sécurité, préposé à l’entretien ménager lourd légée, buandier, préposé à la stérilisation, assistant en réadaption) catégorie 3 – personnel de bureau et professionnel de l’administration (agent administratif, secrétaire médical, technicien en administration, adjoint à la direction, magasinier, assistant à la recherche, secrétaire juridique, acheteur, agent de la gestion du personnel, agent de gestion de l’approvisionnement, agent de gestion financière)

Catégorie 4 – Professionnel de la santé et services sociaux (Avocat, biochimsite, ergothérapeute, orthophoniste, Audiologiste, thérapeutre, psychologue, agent de relations humaines, récréologue, technologiste médical,etc)

Pour chaque bureaux (5) aux activités de remplacement : - Il y a 3 techniciens en administration qui planifient les besoins à long terme (jour) - 6 agent administratif (4 de jours et 2 de soirs), les agents travaillent tous en équipes et se divise les territoires afin que chacun n’empiète pas sur le travail des autres. Par exemple, le jour, un agent s’occupe des manques de personnel en CHSLD, l’autre en centre hospitalier, un planifie les fins de semaines et un autre s’occupe des demandes d’échanges d’horaires, de correctifs à apporter aux horaires et faire la mise à jour du portrait des effectifs pour les prochains quart de travail - 1 agent de la gestion du personnel (jour)

- La nuit, il y a 1 agent administratif qui s’occupe de toutes les catégories concernant les absences ponctuels durant la nuit.

Pour avoir la liste complète des titres d’emplois du CIUSSS MCQ (divisé par catégorie) voir le lien : http://wpp01.msss.gouv.qc.ca/appl/N02/

- Travail qui se fait individuellement : étant donné que la liste d’employé à contacter en temps régulier est en fonction de l’ancienneté et la liste d’employé pour le temps supplémentaire est par tour de rôle. Il est important que 2 agents administratif n’essaient pas de remplacer une personne en même temps, car ceux-ci pourrait contacter une personne à 2 reprises sans le vouloir. De plus chaque technicien s’occupe de la planification long terme de leur territoire. Par exemple, pour la catégorie 2 clinique (préposé et aide de service), un technicien s’occupera des CHSLD, un autre des centre hospitalier et un autre des territoires de nicolet-bécancoursyamaska. Ainsi, tout le monde travaille quand même en équipe de le même bureau (1 pour chaque catégorie) et nous répondons à nos questions mutuellement. 9. Données de références pour fixer la capacité? Des ratios de structure de base sont définit par les département. Si ces ratios ne peuvent être respectés, nous devons obligatoirement avoir un certain ratio de sécurité définit par le ministère. Si nous respectons pas le ratio de sécurité, la sécurité de la population est en jeu. Par exemple, les activités de remplacement est un service essentiel. C’est-à-dire qu’il fonctionne 24h/24h, 7 jours sur 7 et 365 jours par année. La nuit, il y a 1 agent administratif qui couvre tout le territoire de la zone centre. Le ratio de sécurité est donc à 1 employé. Si l’employé de nuit déclare absence, nous devons impérativement le remplacé. Si il n’y a pas personne, nous devrons garder un des 6 agents administratifs qui travaille de soir en temps supplémentaire obligatoire (TSO). Le temps supplémentaire obligatoire est attribué à quelqu’un en fonction du dernier temps supplémentaire (TS) ou TSO fait par les employés Par exemple, si un employé 1 n’a pas fait de temps supplémentaire ou TSO depuis 1 an et que tous les autres employés ont effectué un temps supplémentaire dans le dernier mois, ça sera automatiquement le tour de l’employé 1. 10. Nombre de patient? Certains départements ont besoins de surplus de structure étant donné un grand achalandage (exemple beaucoup de patients à l’urgence). Si c’est ainsi, une feuille provenant de l’urgence nous sera faxé indiquant le nombre de patients et le surplus demandé (infirmière ou préposé au bénéficiaire). Sinon, un autre exemple, si il y a beaucoup de jeunes problématiques en centre jeunesse, on peut nous demandé un surplus éducateur afin de pretter main forte. S’il y a trop de prélèvement, un surplus de technologiste médical. Les demandes peuvent être envoyés dans notre système de gestion des ressources humaines et nous comblont directement dans la gestion courantes des besoins. 11. Cyclees pour les données de références?

On se fit beaucoup aux années antérieures. Nous pouvons prévoir une période beaucoup plus active lors des temps des fêtes, les fins de semaine en général, les nuits, le retour aux études des étudiant (septembre), la saison des grippes (ou plusieurs surplus sont demandés pour contrer les éclosions de maladies ou remplacer les employés malades), les périodes fréquentes de prises de vacances (été, hivers),

12. La collecte des données (volumes d’appels, prévisions de la demande, portrait des effectifs à long terme) La collecte de donnée est effectué par le/la technicien en administration – chef d’équipe ainsi que par le gestionnaire. Le gestionnaire mesurera la productivité de chaque agent ou technicien (nombre de quart comblé, durée moyenne des appels, erreur de codification d’horaire, nombre d’appels en attente). Le/la techienne planifie les ressources en fonction des besoins à venir et des périodes plus achalandés. Lorsqu’on sait que le situation deviendra critique dans les prochains jours (par exemple les fins de semaine), on envoi un surplus agent administratif de jour le samedi directement à l’hopital Ste-Marie afin de prêter main forte aux coordonnateurs 24/7.

13. Moyens technologiques? Plusieurs moyens sont utilisés pour récolter les données. Tout d’abord, il y a notre système (le plus utilités) s’appelant Virtuo GPRH. Ce système contient tous les paramètres syndical de tous les syndicats. Il contient tous les départements du CIUSSS avec les ratios, les surplus et les manques de personnel. C’est ce système qui donne et trie les employés présent sur la liste de rappel. Il permet de générer plusieurs rapport sur le portrait des effectifs pour les quart de travail à venir. De plus, il permet d’accéder au dossier complet de l’employé. Chaque employé a un registre d’appel afin de laisser une trace des contacts que nous avons eu avec lui. Ainsi, les horaires des employés sont bâti avec ce système et toute les notes y sont inscrite. Ce sytème peut faire énormément de chose (gestion de la paie, gestion de l’approvisionnement, gestion des poste), mais nous nous concentrons sur le volet planification des effectifs.

La collecte des données sur les appels, le volume et leur durée ce fait à partir du logiciel web Cisco qui nous transmet les appels IP. À l’aide de ce système, chaque employé de la liste de rappel peut voir les appels en attente et l’achalandage des autres. C’est avec ce logiciel que les employés se définit en pause ou en repas. Ainsi, le gestionnaire produit un rapport avec Cisco sur le volume d’appel et voit le temps de pause de chaque employé. Nous utilisons TextNow, une application sur PC permettant d’envoyer des messages texte aux employés ou chef de service rapidement. Nous utilisons Dialmycall, un système de téléphonie ciblé, qui permet d’appeler une énorme liste d’employés en même temps, en diffusant un message enregistrer (par exemple, seriez-vous disponible pour rentrer plus tôt?).

14. Comment on prévoit la demande future ? Quel poids a le passé dans les prévisions ? D’autres facteurs ? On se fit beaucoup aux données des années antérieur. Lorsqu’il y a une saison de grippe, les fins de semaine, la nuit, le retour à l’école, les examens pour devenir infirmier, les congés des fêtes, on peut s’attendre à une période très active. Les chef de service des autres départements nous font parvenir des demandes de surplus via Virtuo à l’avance, ainsi nous savons les manques à combler pour les semaines à venir. Les techniciens qui produisent l’horaire à long terme le font pour 3 semaines. À la fin de leur confection d’horaire, ils savent le nombre de manques qu’il nous pas réussi à combler en générant l’horaire. C’est les agents du court terme qui devront combler ces manques en offrant du temps supplémentaire.

15. Certaines tâches priorisées à certaines période de l’année (répartition du travail)? La priorité des agents au court terme est toujours de bien répartir le quart de travail en court ou celui à venir. Il reçoit les absences des employés en temps réel et doit effectuer le remplacement. La priorité des techniciens au long terme est de produire l’horaire de la période avant la date limite. Sans quoi, des employés appelleront pour se plaindre.

16. Quel portion d’employé à temps partiel? Dans la zone centre, sur 12 000 employés, il y a 7000 temps partiel occasionnel et temps partiel régulier (détenteur de poste). À la liste de rappel, il y a environs 35 personnes détenteurs de poste à temps plein et 20 personnes à temps partiel. 17. Employé polyvalent? Au CIUSSS, il y a plusieurs titres d’emplois détenteur d’un poste fusionné, polyvalent, ou équipe volante. On peut ainsi les déplacer selon leur disponibilités ou orientations. À la liste de rappel, les temps partiels occasionnels, sauf pour les détenteur de poste, sont souvent stabiliser pour travailler pour une seule catégorie d’emploi. Mais, notre gestionnaire nous forme la plupart sur toute les chaise (catégorie 1, 2 ,3 4) pour ainsi déplacer les agents et combler le plus possible notre département.

18. Fréquence du temps supplémentaire?

Nous faisons presque toujours le temps supplémentaire pour les départements des infirmier/préposé/éducateur/agent d’intervention. Pour les autres départements, c’est du cas par cas mais c’est très fréquent, sinon on appel les gens à taux simple. À la liste de rappel, étant donné que c’est un service essentiel, le temps supplémentaire est de mise. Nous effectuons généralement des appels TS à nos agents pour combler les fins de semaines (période ayant généralement plus de manque) 19. Division des quarts de travail selon les établissement? Combien de quart dans la journée? Il y a 3 quarts de travail dans tous les départements du CIUSSS (jour, soir et nuit) Les heures varient selon le département, exemple : à l’urgence c’est 8hà 16h (jour), 16h-minuit (soir), 00-8h(nuit). À la liste de rappel pour les agents du court terme c’est 6h-14h (jour), 14h-22h(soir), 22h6h(nuit). Par contre, il y a plusieurs agent ou technicient qui font 8h à 16h (jour) ou 11h à 19h (jour) Horaire fixe ou variable? L’horaire est par période de 3 semaines. Tous les employés diffusent leur disponibilité (jour soir ou nuit) et leur journées de disponible. Notre gestionnaire tente toujours de nous stabiliser sur les quart qu’on aime le plus (par exemple j’adore les soirs). 20. Affectation : Les détenteurs de poste sont généralement attitré à un seul lieu et ont une horaire très stable. Il nous ai possible des déplacer (selon leur orientations) qu’en dernier recours (dangé pour la population). Sinon, les TPO, TPR et détenteur de poste équipe volante sont déplacable selon leur disponibilités. Nous tentons toujours de déplacer les plus jeunes. Pour effectuer un déplacement du quart de travail (par exemple, je change les heures de jour pour que la personne rentre de soir), je dois le faire minimum 7 jours à l’avance pour ne pas avoir besoin de l’aviser. Autrement, à moins de 2 jours avant le quart de travail, je dois avoir le consentement de l’employé. Locaux pour les détenteur de poste? En général, chaque agent et technicient détenteur de poste ou d’un remplacement long terme à un bureau assigné et fixe.

21. Syndicats Tous les employés du CIUSSS sont syndiqué à l’embauche à l’exception des gestionnaire/cadres, qui ne peuvent être syndiqué par la loi. Cependant, ils font tous partie de L’AGES. Une association qui défend et lutte pour les gestionnaires avec le CIUSSS. Cependant, le CIUSSS n’est pas dans l’obligation de négocier avec l’association.

22. Combien de convention? Depuis la récente fusion, il y a maintenant seulement 3 syndicats et 4 conventions pour tous les employés. Les conventions sont divisés selon la catégorie de personnel : Catégorie 1 – FIQ Fédérations interprofessionnelles de la santé du Québec) Catégorie 2 et 2 non clinique : CSN Confédération des syndicats nationaux Catégorie 3 : CSN Confédération des syndicats nationaux Catégorie 4 : APTS Alliance du personnel professionnel et technique de la santé et des services sociaux

a. Clauses restrictives sur les horaires ? i. Congés fériés bonifiés ? Lorsqu’un employé travaille alors qu’il est en férié, son quart est payé en temps supplémentaire (en plus de sa journée fériée payée). Lorsqu’un employé travaille sur un férié de noel, de la Stjean ou jours de l’an, il est payé en taux double pour son quart de travail en plus de son férié payé. ii. Base de priorité pour choix d’horaire: ancienneté ? Les quarts de travail en taux régulier sont affectés selon l’ancienneté (le plus ancien à les premiers quarts disponible, jusqu’au maximum de sa disponiblité réguliere. Les temps supplémentaire sont offerts aux employés par tour de rôle (lorsqu’un employé refuse un TS, il est basculé en bas de la liste du temps supplémentaire et on passe au prochain) iii. Clauses de travail soir? Chaque employé qui travaille le soir à une prime de soir iv. Clauses de travail nuit ? Chaque employé qui travaille le soir à une prime de soir v. Clauses de travail fins de semaine ? Chaque employé qui travaille le soir à une prime de fin de semaine vi. Clauses sur le temps supplémentaire ?...