Riesgos y controles para el área de ventas PDF

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Áreas que se deben considerar en una auditoria en el área de ventas. ...

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Riesgo componente riesgo

y/o de

Control 1

Control 2

Control 3

Lineamientos Definición inadecuada de la estrategia de ventas por información errónea o deficiente

Definición de las fuentes de información para elaborar la estrategia de ventas (estudios de mercado, estadísticas, etc)

Definición inadecuada Estudios de de clientes potenciales. investigación sobre el comportamiento de los clientes

Desconocimiento de la Estudios competencia. Investigación competencia Definición inadecuada Análisis de precios de venta y rentabilidad. rentabilidad.

de

de la de

de Divulgación inadecuada Programas de la estratégica de Capacitación de la Estrategia de Ventas ventas al personal

clientes Definición formal de campañas para la vinculación de nuevos clientes. Vinculación de clientes Definición de la sin la documentación documentación soporte requerida o requerida para crear un incompleta. cliente. formal y Otorgamiento de cupos Análisis de crédito a clientes sin documentado de la capacidad de crédito capacidad de pago. por niveles adecuados. Ventas a personal no Los clientes autorizan el autorizado por el formalmente, personal que puede cliente. solicitar compras.

de la Aprobación formal de Evaluación la estrategia de ventas estrategia de ventas de por un nivel adecuado. forma periódica.

Análisis de costumbres y tendencias de mercados, que permiten validar la probabilidad de aceptación del producto. Consultas de indicadores de la competencia. Aprobación formal de un nivel adecuado de la lista de precios.

Aprobación formal de la Estrategia de Ventas.

Participación en seminarios de la Industria. Niveles de verificación que validen que los precios autorizados son los registrados.

Validación del entendimiento de la Estrategia de Ventas dado en la capacitación.

Pérdida de potenciales.

Niveles de aprobación Restricción a la para la vinculación de creación de clientes en clientes. el sistema. Definición formal de los criterios sobre los cuales se aprueban los créditos Se lleva un registro formal de las autorizaciones dadas por los clientes.

Se lleva un registro formal de las autorizaciones dadas por los clientes.

Se tienen definidos formalmente los criterios con los cuales se distribuyen los clientes.

La distribución de los clientes, se fundamenta en el nivel de satisfacción del cliente percibido en las encuestas

Entrega de información errada a los clientes con relación a los precios.

Periódicamente se emiten las listas de precios oficiales, las cuales son aprobadas por un nivel adecuado. Ofrecer a los clientes El área de Mercadeo de productos de líneas no la organización cuenta disponibles o fechas de con medios de entrega no divulgación adecuados programadas de los precios y ofertas que se pueden ofrecer a los clientes de forma oportuna. Elaborar contratos y/o Todo contrato superior acuerdos de ventas sin a U$ XXXX, es aprobado el correspondiente aval por el área Jurídica. jurídico. Pérdida de ventas por Se tienen definidos y ausencia de canales divulgados los canales (teléfono, Web, visita, de ventas disponibles. fax .etc.) para el registro de pedidos. Inadecuada toma y Se tiene definido el registro de la nivel responsable de información de los validar que lo facturado pedidos vs lo facturado. a los clientes cruza con lo solicitado en el pedido, así como se deja registro de dicha verificación. modificación a Modificaciones a las La órdenes de pedido de cualquier pedido los clientes no inicialmente registrado, autorizadas. tiene niveles de autorización. Incumplimiento en la Se cuenta con un entrega de los pedidos cronograma de por parte del área de producción producción.

Se cuenta con cronograma producción permite conocer disponibilidad productos.

un de que la de

Todo contrato superior a U$ XXXX, es aprobado por el área Jurídica. Se realizan análisis periódicos sobre la efectividad de los canales de venta.

El sistema permite Indicadores claves de conocer el estado del desempeño pedido y la etapa en la que se encuentra

Entrega de mercancía que no corresponde a la ordenada por el cliente.

Se verifica antes de la entrega de la mercancía, que lo despachado, facturado y lo solicitado por el cliente sea lo mismo. Litigios por Se cuenta con un incumplimiento de los cronograma de acuerdos y/o producción obligaciones contraídas con los cliente Entrega de mercancía Toda la mercancía sin su correspondiente facturada debe contar orden de pedido. con una orden de pedido. Pérdida de la La mercancía se mercancía por entrega entrega al personal a personal no autorizado por el autorizado por el cliente, y los cuales cliente fueron previamente autorizados. Facturación a clientes El sistema restringe de sin cupo de crédito. forma automática la facturación a clientes sin cupo de crédito. Facturación a clientes Toda factura debe ficticios. contar con una orden de pedido.

Modificaciones a las Accesos restringidos a listas de precios no las modificaciones de las listas de precios. autorizadas. Registro de información Se verifica antes de la errada en la entrega de la facturación. mercancía, que lo despachado, facturado y lo solicitado por el cliente corresponda Otorgamiento de Se tienen definidos los descuentos no niveles que aprueban autorizados. descuentos. Pérdida del recaudo en

El recaudo de los pagos

Se verifica antes de la Todo contrato superior entrega de la a U$ XXXX, es aprobado mercancía, que lo por el área Jurídica despachado, facturado y lo solicitado por el cliente sea lo mismo.

Siempre que se entrega la mercancía, se verifica que sean los funcionarios autorizados y dicha información se registra en la orden de entrega.

Los usuarios que registran los pedidos son diferentes a los que crean los clientes y facturan. Toda modificación a la lista de precios es autorizada por XXX

Se realizan confirmaciones periódicas con los clientes. Niveles de verificación que validen que los precisos autorizados son los registrados.

Se cuenta con una El sistema controla que política de descuentos. los descuentos no puedan ser superior al X% de la venta. Se cuentan con pólizas Los funcionarios que

efectivo por asalto al se realiza por medio de personal de cobro sucursales bancarias y transferencias electrónicas.

de seguros para el recaudo.

Se realizan confirmaciones de saldos con los clientes de forma periódica. Pago de bonificaciones Los pagos de las al personal de ventas bonificaciones de sin el recaudo de su ventas se realizan sobre cartera. el recaudo a la fecha de corte de dichas ventas.

No se aceptan pagos en efectivo

Apropiación indebida del recaudo por el personal de cobro.

Recaudo de la cartera por personal no autorizado por la compañía

Todo funcionario del área de recaudo, cuenta con su correspondiente distintivo Incumplimiento de la Periódicamente se meta de ventas revisan los indicadores de cumplimientos de ventas

Devolución de Se llevan indicadores permitan productos facturados que identificar las causales pero no pagados. de devolución de productos periódicamente. Inadecuado Se cuenta con un área seguimiento a los responsable recibir los reclamos de los clientes reclamos de los clientes. Disminución de los Se realizan gestiones de ingresos, por clientes cobro periódicas con en mora. los clientes y las mismas se encuentran registradas.

recaudan después de tener un monto superior a U$ xxx, lo deben consignar en el banco.

El sistema esta parametrizado para calcular el pago de la bonificación vs el recaudo de dichas ventas Se realizan campañas de divulgación con los clientes.

Se definen planes correctivos que permitan cumplir con la meta.

Los informes de ventas son presentados a la Junta y comparados con el presupuesto de ventas. Se definen planes Se verifica la correctivos en el área periódicamente que generó la implementación de los planes correctivos y su devolución. efectividad. Se tienen definidos planes correctivos de acuerdo a la tipificación de los reclamos.

Se verifica periódicamente la implementación de los planes correctivos y su efectividad....