Samenvatting Bedrijfsinformatiesystemen - Samenvatting mis boek laudon en laudon van mvr. marleen theunissen.hi ste bach PDF

Preview

Summary

Bedrijfsinformatiesystemen Deel 1: organisaties, netwerkonderneming Hoofdstuk 1: ondernemen informatiesystemen management in het huidige en de mondiale 1 De rol van informatiesystemen in het huidig ondernemen Investeringen van bedrijven in informatiesystemen zijn de laatste jaren sterk gestegen. Met...

Description

Bedrijfsinformatiesystemen Deel 1: organisaties, netwerkonderneming Hoofdstuk 1: ondernemen

informatiesystemen

management in

het

huidige

en

de

mondiale

1.1 De rol van informatiesystemen in het huidig ondernemen Investeringen van bedrijven in informatiesystemen zijn de laatste jaren sterk gestegen. Met als gevolg dat technologische veranderingen en nieuwe innovatieve bedrijfsmodellen het sociale leven en de bedrijfspraktijk getransformeerd hebben. (GSM, Tablet, 3G, Facebook, …) 

Omzet van mobiele telefoonmaatschappijen dalen hierdoor, want door Facebook, Whatsapp, … zijn er nieuwe, kostvrije communicatiemiddelen op de markt gekomen.

Steeds meer bedrijven gebruiken sociale media om hun medewerkers, klanten en managers wereldwijd met elkaar in contact te brengen. Bedrijven gebruiken informatietechnologie om de snel veranderende behoefte van de klant aan te voelen en hierop in te spelen, voorraden tot de laagst mogelijke niveaus te reduceren en hogere niveaus operationele efficiëntie te realiseren. Bevoorrading op het juiste moment zorgt ervoor dat de overheadkosten gereduceerd worden en dat men sneller op de markt kan komen. 1.1.2 Wat zijn nieuwe aspecten van bedrijfsinformatiesystemen? Technologie, managementgebruik van technologische modellen en de invloed ervan op bedrijfssuccessen zijn voortdurend in beweging. Oude systemen worden op creatieve wijze vernietigd en vervangen door nieuwe systemen (bv: ontstaan van nieuwe bedrijfstak en vervagen van een andere bedrijfstak). Verandering in managementgedrag verandert ook de manier waarop werk georganiseerd, gecoördineerd en meten wordt. Zonder de in de tabel vernoemde veranderingen in de bedrijfsinformatiesystemen zou de huidige mondiale economie niet slagen. 1.1.3 Globaliseringsproblemen en kansen: een platte wereld Platte wereld: internet en wereldwijde communicatie hebben de economische en culturele voordelen van de ontwikkelde landen sterk gereduceerd. Kansen: groeiende economie, wereldwijd transport Problemen: banen in de productie in de ontwikkelde landen gaan verloren aan producenten in lageloonlanden. 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 zijn illustratief 1.1.4 De opkomst van de digitale onderneming Digitale onderneming = een onderneming waarbij alle bedrijfsrelaties van enige betekenis met klanten, leveranciers en medewerkers op digitale wijze worden mogelijk gemaakt en tot stand gebracht. De centrale bedrijfsprocessen worden uitgevoerd via digitale netwerken die de gehele organisatie omspannen of verschillende organisaties aan elkaar koppelen.

Bedrijfsprocessen = reeks van logisch verwante taken en werkwijzen die organisaties in de loop der tijd ontwikkelen om specifieke bedrijfsresultaten te produceren. Alles wordt dus in digitale onderneming digitaal beheerd. Hierdoor is alle info direct, altijd en overal binnen de onderneming beschikbaar. Gevolgen:    

Kunnen sneller reageren = flexibeler Bedrijfsvoering is op wereldwijde schaal te organiseren en te leiden Onderneming is time shifting = bedrijfsuitvoering niet beperkt tot de duur van een normale werkdag, maar loopt continu door, 24u per dag Onderneming is space shifting = werk is locatie-Onafhankelijk

1.1.5 strategische bedrijfsdoelstellingen van informatiesystemen Informatiesystemen zijn essentieel voor de dagelijkse bedrijfsuitvoering en het bereiken van strategische bedrijfsdoelstellingen. (vooral in de ontwikkelde landen) De laatste jaren is er een toenemende afhankelijkheid tussen het vermogen van een onderneming om informatietechnologie te gebruiken en haar vermogen om bedrijfsstrategieën te implementeren en bedrijfsdoelen te bereiken.

e: gen

Bedrijf/ tegie organisatie ocessen

Bedrijsinfor matiesystem beheer en municatieuur

Ondernemingen investeren sterk om de 6 strategische bedrijfsdoelstellingen te behalen:

1. Operationeel excelleren: Bedrijven trachten voortdurend de efficiëntie van hun operaties te verbeteren om meer winst te kunnen maken. Informatiesystemen en -technologieën zijn hiervoor de belangrijkste middelen 2. Nieuwe producten, diensten en bedrijfsmodellen ontwikkelen: informatiesystemen gebruiken voor het creëren van nieuwe producten en diensten, ook gebruiken ze deze systemen voor het ontwikkelen van geheel nieuwe bedrijfsmodellen. (Bedrijfsmodel: beschrijft hoe een bedrijf een product produceert, levert en verkoopt om waarde te creëren. 3. Band tussen klant en leverancier verbeteren: Als een bedrijf zijn klanten goed kent en goed bedient, dan reageren de klanten door terug te keren en meer te kopen. Hetzelfde geldt voor leveranciers: naarmate een bedrijf zijn leveranciers meer bij de zaken betrekt, kunnen de activiteiten van het upstream gedeelte van de supply chain efficiënter verlopen.  vermindering van de kosten 4. Verbeterde besluitvorming: Managers beschikken niet altijd over de alle informatie tijdens het nemen van beslissingen. Vandaar gaan managers zich dikwijls baseren op voorspellingen, best guesses en geluk  over- of onderproductie van goederen en diensten, verkeerde middelentoewijzing en lange responstijd. Dankzij informatiesystemen en -technologieën zijn managers in staat om altijd en overal over real-time data te beschikken. 5. Concurrentievoordeel: Als je meer bedrijfsdoelstellingen kan realiseren (d.m.v. die informatiesystemen), dan verwerf je een voordeel t.o.v. je concurrenten. 6. Overleven: ondernemingen investeren ook in informatiesystemen en -technologieën omdat dit basisvoorzieningen zijn voor het zakendoen.

1.2 Perspectieven op informatiesystemen Informatietechnologie (IT) bestaat uit alle hardware en software die een onderneming nodig heeft om zijn bedrijfsdoelstellingen te realiseren (bv: Windows, Microsoft Office, …) 1.2.1 Wat is een informatiesysteem? Een informatiesysteem kan worden gedefinieerd als een set aan elkaar gerelateerde componenten die informatie verzamelen (zoeken), verwerken, opslaan en verspreiden ter ondersteuning van besluitvorming, coördinatie en controle binnen een organisatie. Deze IS (informatiesystemen) kunnen managers en werknemers helpen bi het analyseren van problemen, het visualiseren van complexe onderwerpen en het maken van nieuwe producten. Informatiesystemen bevatten informatie voer werknemers, faciliteiten en bedrijfsmiddelen binnen de organisatie of in de omgeving daarvan. Met informatie bedoelt men de gegevens die in een vorm gegoten zijn zodat ze begrijpelijk zijn voor de gebruiker. Gegevens (of data) vertegenwoordigen gebeurtenissen die plaatsvinden binnen organisaties of in de fysieke omgeving, voordat ze worden georganiseerd en geordend in een vorm die mensen kunnen begrijpen en gebruiken. Er zijn 3 basisactiviteiten binnen een informatiesysteem die samen de informatie produceren die organisaties nodig hebben voor het nemen van beslissingen, analyseren van problemen, controleren van het werk en het ontwikkelen van nieuwe producten: 1. Input: het verzamelen van onbewerkte gegevens binnen de organisatie of in de externe omgeving 2. Verwerking: giet deze input in een betekenisvolle vorm. 3. Output: geeft de verwerkte informatie door aan mensen die deze informatie nodig hebben.

Informatiesystemen vereisen ook feedback: output die wordt teruggegeven aan de leden van de organisatie die de input kunnen evalueren en corrigeren: ZIE FIGUUR

1.2.2 Bouwstenen van informatiesystemen Managers die I-systemen optimaal gebruiken, begrijpen ook alle dimensies met betrekking tot de organisatie, het management en de IT. Kennis van informatiesystemen: dit omvat naast de kennis van techniek ook kennis van management en organisatie van de systemen. Bij computerkennis richt men zich vooral op kennis van de informatietechnologie.

Organisaties

Informatie systemen

Management

Technologie



Organisaties

Informatiesystemen zijn een integraal onderdeel van organisaties (sommige organisaties zouden zonder deze systemen zelfs niet kunnen bestaan). Belangrijkste elementen binnen een organisatie: werknemers, structuur, bedrijfsprocedures, beleid en de cultuur. Organisaties hebben verschillende niveaus en specialismen. Indeling berust op het principe van werkverdeling. Gezag en verantwoordelijkheid is hiërarchisch georganiseerd. Hoger management: neemt strategische beslissingen voor de lange termijn over producten en diensten en bewaakt de financiële situatie van de onderneming. Het middenmanagement voert de programma’s en plannen van het hoger management uit. Operationeel management is verantwoordelijk voor het besturen van de dagelijkse activiteiten binnen de onderneming. o

Hoger mana geme nt

Middenmanagenment Wetenschappers en kenniswerkers

Operationeel management productie- en servicewerkers Gegevensverwerkers

o o

Kenniswerkers: (technici, wetenschappers en architecten, ontwerpen producten of diensten en creëren nieuwe kennis voor de onderneming, terwijl gegevensverwerkers, zoals managementassistenten, assisteren bij de planning en communicatie op alle niveaus van de onderneming. Productie- en servicewerkers verzorgen de feitelijke productie van het product of leveren de dienst. Experts worden aangesteld en getraind voor verschillende functies. Belangrijke bedrijfsfuncties:    

Verkoop en marketing: het promoten en verkopen van de producten en diensten van de organisatie Productie: het produceren en leveren van producten en diensten Financiën: het beheren van het financieel vermogen van de organisatie Boekhouding: het uitvoeren van operationele en financiële activiteiten zoals het beheren van de financiële overzichten van de organisatie (zoals facturen, betalingen, …)

De meeste bedrijfsprocessen bevatten standaardprocedures, formele regels die gedurende lange tijd voor bepaalde taken ontwikkeld zijn. Deze regels sturen de werknemers. M.b.v. I-systemen kunnen veel bedrijfsprocessen geautomatiseerd worden. Elke organisatie heeft een unieke cultuur (of een fundamentele set overtuigingen, waarden en manieren waarop dingen gedaan worden), die door de meeste werknemers geaccepteerd wordt. 

Management

Managers moeten de vele situaties waarmee organisaties te maken krijgen in goede banen kunnen leiden, ze moeten beslissingen nemen en actieplannen voor het oplossen van organisatorische problemen opstellen. Managers moeten de inputs (personeel, financiële middelen, …) zo efficiënt mogelijk inzetten om ze effectief mogelijk te zijn (dus zo veel mogelijk doelstellingen behalen). Managers hebben dus een leidinggevende rol (ze moeten op een verantwoorde manier leidinggeven). Managers managen niet enkel wat er al bestaat, ze moeten ook nieuwe producten en diensten maken en zo nu en dan moeten ze de organisatie stroomlijnen. Informatiesystemen zijn één van de belangrijkste hulpbronnen van een manager. 

Informatietechnologie

Dit bestaat uit:  Computerhardware: fysieke apparatuur voor input-, verwerkings- en outputactiviteiten  Computersoftware: verzamelnaam voor gedetailleerde geprogrammeerde instructies die hardwarecomponenten in een informatiesysteem controleren en coördineren.  Datamanagementtechnologie: bestaat uit software die de organisatie van gegevens op de fysieke opslagmedia beheert.  Netwerk- en telecommunicatietechnologie: bestaat uit zowel fysieke apparatuur als software, koppelt de verschillende hardware-elementen aan elkaar en verstuurt gegevens van de ene fysieke locatie naar de andere. o Een netwerk koppelt twee of meer computers aan elkaar om data of hardware, zoals een printer, te delen en uit te wisselen. Grootste en meest gebruikte netwerk in het internet.  Interne bedrijfsnetwerken gebaseerd op internettechnologie worden intranetten genoemd  Eigen intranetten van de onderneming die zich uitstrekken tot geautoriseerde gebruikers buiten de organisatie worden extranetten genoemd. Het World Wide web is een service geleverd door internet met universeel geaccepteerde standaarden voor het opslaan, vinden, formatteren en weergeven van informatie. Al die technologieën samen vormen de informatietechnologie-infrastructuur. Deze IT-infrastructuur biedt de basis, of het platform, waarop de onderneming specifieke informatiesystemen kan bouwen.

1.2.3 informatiesystemen gezien vanuit een bedrijfsperspectief

Bedrijven investeren in IS en IT omdat deze een reële economische waarde hebben voor het bedrijf. De beslissing om IS te bouwen gaat ervan uit dat de return on investment de investeringen in gebouwen, machines of andere bedrijfsmiddelen meer dan goedmaakt. Vanuit bedrijfseconomisch standpunt leveren IS dus een meerwaarde op (door winst te vergroten, beter productie, of door kosten te drukken, beter efficiëntie). Ieder bedrijf heeft een informatiewaardeketen waarin ruwe informatie systematisch wordt verkregen en vervolgens in verschillende fasen, die waarde toevoegen, wordt getransformeerd.

1.3 Moderne benadering van informatiesystemen IS zijn een multidisciplinair veld = er bestaan verschillende benaderingen van informatiesystemen en er is geen overheersende theorie of denkwijze. De belangrijkste disciplines die problemen, vragen en oplossingen opwerpen bij het onderzoek naar informatiesystemen zijn: blauw: technische benadering; rood: gedragsdisciplines

computer wetenscha ppen managementwetenschappe n

Operationeel onderzoek

Bedrijfsinformatie systemen

psychologie

sociologie

economie

1.3.1 Technische benadering De technische benadering van informatiesystemen benadrukt de wiskundige modellen die kunnen worden gebruikt om informatiesystemen – en de fysieke technologie en formele mogelijkheden van deze systemen – te bestuderen. Bijhorende disciplines:   

Managementwetenschappen: managementwetenschappers benadrukken de ontwikkeling van besluitvormings- en managementmodellen. Informatica: maken van theorieën, formules en methoden voor het efficiënt opslaan en raadplegen van gegevens. Operationeel onderzoek: concentreert zich op de wiskundige technieken voor het optimaliseren van de geselecteerde parameters binnen organisaties zoals transport, supply chain management en transactiekosten.

1.3.2 Benadering vanuit de gedragswetenschappen Een belangrijk onderdeel van het onderzoek naar informatiesystemen heeft betrekking op de gedragsvragen die naar voren komen bij de ontwikkeling en het onderhoud van informatiesystemen op lange termijn. Gedragsdisciplines leveren belangrijke concepten en methoden voor allerhande zaken. Het gezichtspunt waarin ze in dit boek van uitgaan, kan het best beschreven worden als het sociotechnisch gezichtspunt ten aanzien van systemen. Bij dit gezichtspunt wordt de optimale organisatorische prestatie bereikt door zowel de sociale als de technische systemen die in productie worden gebruikt te optimaliseren.

Hoofdstuk 2: hoe informatiesystemen 2.3 en 2.4 niet kennen

maken

bedrijven

gebruik

van

2.1 Bedrijfsprocessen en informatiesystemen Bedrijven moeten over informatie beschikken over hun leveranciers, klanten, medewerkers, facturen en betalingen en ook over hun eigen producten en diensten. Ze moeten de activiteiten waarbij deze informatie gebruikt wordt zodanig plannen dat ze efficiënt opereren en de algehele prestatie van de onderneming verbeteren. IS stellen bedrijven in staat om al hun info te beheren en betere beslissingen te nemen. 2.1.1 Bedrijfsprocessen Bedrijfsprocessen omvatten alle activiteiten die nodig zijn om een product of een dienst te produceren of leveren. Deze activiteiten worden ondersteund met materialen, informatie die tussen de deelnemers aan dit proces onderling worden uitgewisseld. De prestatie van een onderneming hangt sterk af van hoe goed de bedrijfsprocessen gecoördineerd worden. kan een bron van concurrentiekracht zijn Veel processen zijn verbonden met een specifiek functiegebied. Vb: de verkoop en marketing functie is verantwoordelijk voor: identificatie van klanten, klanten op de hoogte stellen over product en product verkopen. Sommige bedrijfsprocessen hebben betrekking op meerdere functiegebieden en vereisen dan ook een coördinatie tussen de verschillende afdelingen. (bv personeelsafdeling en boekhouding) 2.1.2 Bedrijfsprocessen versterken door informatietechnologie Hoe kunnen informatiesystemen bedrijfsprocessen verbeteren?    

IS automatiseren veel stappen in de bedrijfsprocessen Nieuwe technologie kan de informatiestroom veranderen, waardoor meer mensen toegang hebben tot informatie en deze kunnen delen. Opeenvolgende stappen kunnen vervangen worden door taken die gelijktijdig uitgevoerd worden, waardoor vertragingen geëlimineerd worden. Het kan ook de manier waarop het bedrijf werkt volledig transformeren en nieuwe bedrijfsmodellen sturen.

Het is dus zeer belangrijk dat er aandacht besteed wordt aan zowel bedrijfsprocessen als aan IS. Door bedrijfsprocessen te analyseren kun je een helder inzicht krijgen in hoe een bedrijf feitelijk werkt. Bovendien kun je door het uitvoeren van een bedrijfsprocesanalyse ook beginnen te begrijpen hoe ene bedrijf moet veranderd worden om het efficiënter en effectiever te maken.

2.2 Typen informatiesystemen Er is geen enkel systeem dat alle informatie kan bieden die een organisatie nodig heeft. Ondernemingen maken dan ook gebruik van verschillende systemen (meestal 1 systeem specifiek voor 1 bedrijfsfunctie) Een onderneming heeft ook verschillende systemen voor het ondersteunen besluitvormingsgroepen, dus voor de verschillende niveaus van het management.

van

2.2.1 systemen voor verschillende managementgroepen Een bedrijf past systemen toe die verschillende managementgroepen of -niveaus ondersteunen. Deze systemen omvatten transactieverwerkingssystemen en managementinformatiesystemen.

1. Transactieverwerkingssystemen (TPS) Operationele managers hebben systemen nodig die de fundamentele activiteiten en transacties binnen de organisatie bijhouden (verkoop, ontvangsten, …). Transaction Processing Systems (TPS) bieden dit type informatie. Een TPS is een gecomputeriseerd systeem dat de dagelijkse routinetransacties uitvoert en registreert die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering (invoeren van bestellingen, hotelreserveringen, …). Doel: Beantwoorden van routinematige vragen en het volgen van de transactiestroom in de organisatie. Waarom vooral op operationeel niveau? Omdat de taken, middelen en doelstellingen hiervan tevoren gedefinieerd en nauwkeurig gestructureerd zijn (bv: beslissen om een klant krediet te verlenen, het enige wat er dan moet gebeuren is kijken of de klant aan de criteria voldoet.). Managers hebben transactieverwerkingssystemen nodig om de status van de interne bedrijfsvoering en de relaties van de onderneming met de omgeving in de gaten te houden. Het zijn ook belangrijke bronnen van info over de andere typen systemen. 2. Managementinformatiesystemen (MIS) MIS systemen richten zich het leveren van informatie ter ondersteuning van managementbeslissingen. MIS omvatten alle gegevens en software voor het organiseren, analyseren en benaderen van gegevens op basis waarvan managers en andere gebruikers van de systemen beargumenteerde beslissingen kunnen nemen. MIS ondersteunt het middenmanagement. MIS-systeem voorziet het middenmanagement van overzichten en rapporten over de bedrijfsvoering van de onderneming. Dit gebeurt m.b.v. gegevens geleverd door transactieverwerkingssystemen. MIS-systemen geven voornamelijk antwoord op routinematige vragen die van tevoren zijn gespecifieerd en die een van tevoren gedefinieerde antwoordprocedure hebben. (bv: kwartaalrapporten) 3. Beslissingsondersteunende systemen of decision support systems (DSS) Ondersteunen niet-routinematige besluitvormig voor het middenmanagement. Ze zijn gericht op problemen die uniek en veranderlijk zijn, problemen waarbij er geen procedure op voorhand vastgelegd kan worden. Gebruiken gegevens van de TPS en MIS-systemen. 4. Executive-supportsystemen (E...