Sistema de Información Contable - Introducción a la materia y conceptos básicos de contabilidad PDF

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Introducción a la materia Sistemas de información Contable para el primer examen....

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Sistema de Información Contable El sistema de información contable de una empresa recopila, clasifica y registra os hechos económicos que afectan a las organizaciones en general, para posibilitar una evaluación de sus efectos. Permite:  Conocer el patrimonio de la organización y sus variaciones.  Controlar el desarrollo de la actividad.  Medir los resultados. El sistema de información contable es un segmento de la empresa que agrupa personas, recursos y conocimientos con la finalidad de recolectar, organizar y analizar la información que generan las transacciones, hechos económicos y actividades realizadas por el ente económico. Este segmento de la empresa desarrolla una actividad concreta y especial en la organización y también puede ser denominada área, sección, departamento, división o gerencia de Contabilidad. El fin último del trabajo realizado por el sistema de información contable es producir información confiable y útil que pueda ser también comparable y que permita la oportuna evaluación de la condición de la empresa por parte de la administración para la correcta toma de decisiones al respecto del manejo de las operaciones y los recursos financieros del ente económico. Provee información para que las autoridades implementen el planeamiento, la toma de decisiones y el control, ya que permite conocer lo que ha ocurrido en el pasado, lo que ocurre en el presente y permite orientar al futuro de la organización. Incluye el desarrollo y el análisis de la información, la verificación de su validez y su importancia, y su interpretación. El sistema contable es un conjunto de elementos interrelacionados que aplica procedimientos y técnicas para proporcionar información sobre el patrimonio de una organización o sobre la gestión que esa organización ha realizado. Todo tipo de organización o sistema está compuesta de elementos que son indispensables para su correcto funcionamiento, dichos elementos es lo que denominaremos componentes. En el caso del cuerpo humano los componentes serían

el corazón, los pulmones, el cerebro, etc; en una empresa de carácter industrial serían el personal de administración y producción, la maquinaria y el equipo, las materias primas, entre otros no menos importantes. Un hecho económico es un acontecimiento que incide sobre uno de los elementos del patrimonio y que puede ser medido monetariamente. Cada una de las operaciones que se llevan a cabo en la empresa es considerada un hecho económico ya que afecta su patrimonio y debe ser registrado para que quede constancia: comprar bienes, pagar el importe de la compra, vender bienes, cobrar el importe de la venta. La información es el conjunto de datos procesados de manera útil y significativa para la empresa. Consiste en la adquisición de conocimientos sobre una materia determinada, que permiten precisas o ampliar los que ya se poseen. Un dato es el antecedente que permite conocer con exactitud un asunto o suceso y constituye la expresión simbólica de hechos, personas o cosas. Patrimonio: conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una persona u organización. Bienes: cosas u objetos que tienen valor económico. Derechos: surgen de los acuerdos entre las personas. Obligaciones: deudas contraídas por una persona o empresa. Los bienes y derechos integran el activo. Las obligaciones constituyen el pasivo. El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo. Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios, consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de información contable, por ejemplo una empresa de carácter financiero o banco requiere una información diferente que la de un establecimiento comercial ya que la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento comercial buscará medir estándares en cuanto a existencias en inventarios, facturación, clientes, comisiones, por lo tanto al diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos de información necesarios que se

ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como las fotografías actuales del negocio), porque la información que estos presentan debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el sistema contable la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes. Son personas aquellos entes que tienen capacidad de adquirir derechos y contraer obligaciones. Pueden ser:  Personas físicas: todas aquellas que tienen los signos característicos de los seres humanos.  Personas jurídicas: son personas que no tienen características humanas sino que han sido creadas de acuerdo con disposiciones legales.

Sociedad Anónima (SA)

Muy importantes

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) Importantes

Pequeño Sin límites

Mediano Limitados

Grande Limitados

Factores

Sociedad colectiva (SC)

Cualidades de los socios Capital inicial Riesgos que se asumen

No importantes

Las operaciones de la empresa deben estar respaldadas por comprobantes, como las facturas, los recibos, etc. Se llama documentación comercial al conjunto de comprobantes que respaldan las operaciones comerciales de la empresa y que constituyen su constancia escrita. Todas las operaciones comerciales suponen la existencia de dos partes y cada una tiene que tener un comprobante de la operación efectuada. La documentación se emite por duplicado:  El emisor del documento conserva el duplicado.  El receptor del documento conserva el original.

La operación de compraventa puede hacerse por medio de diferentes formas de pago:  Al contado: el pago del precio se efectúa contra la entrega de los bienes. o Efectivo. o Cheques en fecha. o Tarjeta de débito.  A crédito. o En cuenta corriente: no se firman documentos, sino que los pagos se hacen en plazos determinados. o Documentos. o Cheques diferidos. o Tarjeta de crédito. La forma de pago al contado puede general rebajas llamadas descuentos. La forma de pago a crédito puede originar recargos llamados intereses. Existe también otro tipo de rebaja, llamada bonificación. Las bonificaciones no están relacionadas con la forma de pago sino con: atenciones a clientes conocidos, ventas en grandes cantidades, mercaderías con fallas, mercaderías fuera de moda o de estación. El criterio de este tema consiste en tomar como base el precio que se paga al contado, una vez descontadas las rebajas que se han pactado. En las operaciones a crédito, se producen diferencias con respecto al precio neto, que son consideradas interés implícito, que es la diferencia entre el precio del producto vendido al contado y el precio del producto vendido a crédito. Fichas  Ficha de stock o de existencia: se detallan las entradas y salidas de los bienes. Permite verificar la existencia de bienes después de cada operación y suministra datos del stock mínimo y el stock máximo que se debe mantener en los depósitos.  Ficha de cuenta corriente de un proveedor: es una ficha en la que se anotan las compras realizadas a crédito, por lo cual aumenta la deuda con el proveedor, así como los pagos que se hacen y que producen una disminución de la deuda. Esta ficha también permite conocer el saldo que todavía se adeuda. El conjunto de fichas de todos lo proveedores de la empresa forma el fichero de cuentas corrientes.

 Ficha de cuenta corriente de un cliente: es una ficha en la que se anotan las ventas realizadas a crédito, por lo cual aumenta el derecho de cobro con el cliente. Se anotan los cobros efectuados también, que hacen disminuir el derecho de cobro. Esta ficha nos permite conocer el saldo que todavía se encuentra pendiente de cobro. El conjunto de fichas de todos los clientes de la empresa forma el fichero de cuentas corrientes.  Ficha de caja: es una planilla que muestra las entradas y salidas de dinero, así como el saldo de efectivo existente.  Ficha de cheques recibidos: muestra las entradas y salidas de esos valores, así como el saldo de cheques recibidos en existencia.  Ficha de banco: muestra las entradas y salidas de dinero, así como el saldo del dinero existente en la cuenta bancaria.

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Tipos de clientes Cobrables: aquellos cuya deuda no ha llegado a su fecha de vencimiento. Morosos: aquellos que están atrasados en el pago, respecto a la fecha de vencimiento de su deuda. En gestión judicial: aquellos que están atrasados en el pago y se ha iniciado algún tipo de reclamo judicial de crédito. Incobrables: aquellos que no han pagado su deuda a pesar de haber vencido el plazo de pago y que hacen suponer que han desaparecido todas las posibilidades de cobro.

Documentos comerciales  Orden de compra: es el documento comercial que emite el comprador para respaldad el pedido de determinadas mercancías solicitadas al vendedor. No incide en los elementos del patrimonio y por lo tanto es un documento no registrable. Para el comprador sirve como constancia de la mercancía que solicitó y al vendedor para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado. Lo emite el comprador, en no menos de dos ejemplares, el original lo conserva el vendedor y el duplicado lo conserva el comprador. Indica: o Cantidad y detalle de los bienes solicitados. o Precio unitario. o Condiciones de pago.

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o Forma y fecha de entrega. Remito: es el documento comercial que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercancías al comprador quien lo firmará dando conformidad o rechazo respecto de la cantidad y calidad de los bienes recibidos. Para el vendedor sirve como constancia de que es comprador recibió conforme los bienes, y en consecuencia respalda su derecho de emitir, entregar y exigir el pago de la factura. Es un documento no registrable. Lo emite el vendedor en no menos de dos ejemplares, el Original es para el comprador y el Duplicado, firmado por el comprador, lo conserva el vendedor. En caso de requerir los servicios de una empresa transportista, se emite un triplicado. Factura: es el documento que el vendedor entrega al comprador comunicándole el detalle y el precio de los bienes vendidos o servicios prestados, y demás condiciones de la venta. Es registrable. Para el emisor origina un crédito con el cliente, mientras que para el comprador, respalda la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. Está ampliamente regulado por la AFIP. La facturación de operaciones al contado en ciertos casos puede efectuarse mediante máquinas registradoras que emitan tickets. Lo emite el vendedor en no menos de dos ejemplares, el original es para el comprador y el duplicado lo conserva el vendedor. Existen tres modelos: o Modelo A: Lo emiten los Responsables Inscriptos en el IVA a otros Responsables Inscriptos, discriminando el IVA. o Modelo B: Lo emiten los Responsables Inscriptos a los Monotributistas, Consumidores finales, exentos y no responsables. No se discrimina el IVA. o Modelo C: La emiten los Monotributistas y los Exentos para respaldar todas sus operaciones. Nota de débito: es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en él se especifican. Permite salvar errores ajustándolos a la realidad. Es registrable. Lo emite el vendedor en no menos de dos ejemplares, el Original es para el comprador y el Duplicado lo conserva el vendedor. Nota de crédito: es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos posteriores a la emisión de la factura y que en él se especifican. Permite salvar errores ajustándolos a la

realidad. Es registrable. Lo emite el vendedor en no menos de dos ejemplares, el Original es para el comprador y el Duplicado lo conserva el vendedor.  Recibo: es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagarés u otros valores. Para el vendedor es un medio de registración y control de ingresos de dinero y otros bienes. Para el comprador es un medio de prueba que ha cancelado su compromiso y de registración de egresos de dinero y otros bienes. Es registrable. Lo emite el vendedor en dos ejemplares, el Original es para el beneficiario y el Duplicado es para el comprador. Pueden ser: o Por cancelación de facturas y notas de débito. o De alquileres. o De sueldos y jornales.  Nota de crédito bancaria: es el documento que el banco entrega a sus clientes cuando reciben una determinada suma de dinero, cheques u otros valores en calidad de depósito en una cuenta bancaria. Es registrable. Los depósitos bancarios se clasifican en: o Según la disponibilidad de los valores depositados:  Depósitos a plazo fijo: permite obtener un interés positivo, ya que el titular de la cuenta no puede disponer de los fondos hasta el vencimiento del plazo. El retiro de los fondos más los intereses se efectúa con el comprobante que el banco entrega al realizar el depósito.  Depósitos en cuenta corriente: no otorgan el derecho a recibir intereses, porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los retiros se efectúan por medio de cheques y el titular también puede realizar extracciones por el cajero automático.  Depósitos en caja de ahorro: los realizan los ahorristas y obtienen un muy pequeño interés por los fondos depositados. Se pueden realizar extracciones por cajero automático o por ventanilla del banco. o Según el beneficiario del depósito:  A la orden individual: está a nombre de una persona y sólo esa persona puede retirar los fondos depositados.  A la orden conjunta: está a nombre de dos o más personas y deben firmar todos los titulares para retirar los fondos.

 A la orden indistinta: está a nombre de dos o más personas y los fondos pueden ser retirados con la firma de cualquiera de ellos.  Cheque: es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados fondos depositados a su orden o autorización del banco para girar en descubierto (emitir cheques sin tener depositados en forma previa los fondos suficientes, supone una autorización previa del banco en cuanto a tiempo y monto. Personas que intervienen: o Librador o firmante: es quien emite el cheque y ordena su pago. o El banco: es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo. o Beneficiario: es la persona que recibe el cheque y puede cobrarlo. Tipos de cheques: o Según su vencimiento:  Cheques comunes: se utiliza como medio de pago, quien lo recibe podrá cobrarlo desde el momento de su emisión o recepción. El beneficiario del cheque dispone de 30 días corridos desde su emisión para su cobro.  Cheques de pago diferido: presenta, además de la fecha de emisión, la fecha a partir de la cual el cheque es cobrable. Podrá ser emitido en plazos de 1 a 360 días. Es utilizado como instrumento de crédito. El beneficiario del cheque dispone de 30 días corridos a partir de su fecha de pago para su cobro. o Según los beneficiarios:  A favor de una persona determinada: en este caso, se indica el nombre de beneficiario del cheque, quien podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o entregarlo a un tercero, en todos los casos por vía del endoso.  A favor de una persona determinada con la cláusula “No a la orden”: se indica el nombre del beneficiario acompañado de las palabras “no a la orden”. Este tipo de cheque no se puede transferir a un tercero mediante endoso.  Al portador: aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, quedando en blanco este lugar. El banco lo abonará a la persona que lo presente para su cobro.

Endoso: es el procedimiento de transferencia que el beneficiario hace a otra persona de los derechos que otorga un cheque. El endoso contendrá, en el dorso del documento, la firma del endosante, sus nombres y apellido o razón social, su domicilio y su número de documento de identidad o CUIT, según corresponda.  Cheque cruzado: es el que lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo izquierdo. No se puede cobrar por ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en una cuenta bancaria.  Pagaré: es una promesa escrita, pura y simple, por la cual una persona se obliga a pagar a otra, o a su orden, una suma determinada de dinero en un plazo establecido en el mismo documento y en un lugar determinado. Es un documento transferible por endoso, lo que significa que, consignando su firma al dorso del mismo, el beneficiario transfiere la propiedad del mismo y en consecuencia el derecho de cobrarlo al vencimiento. Personas que intervienen: o Librador o firmante: es la persona que firma el pagaré, obligándose a pagar la suma consignada en el mismo, en el lugar y plazo establecido. o Beneficiario: es la persona que recibe el pagaré y a cuya orden está emitido. o Tenedor o portador: es la persona que cobrará el importe del pagaré cuando le eh sido transferido por el beneficiario u otro tenedor. Contenidos Orden de compra 

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Datos del comprador: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, firma, número de CUIT, ingresos brutos y condición frente al IVA del emisor. Lugar y fecha de emisión. Número de comprobante correlativo. Datos del vendedor: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial. Bienes solicitados: cantidad y descripción, precio unitario, condiciones de pago,

Remito 

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Datos del vendedor: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT, ingresos brutos y condición frente al IVA del emisor. Lugar y fecha de emisión. Número de comprobante correlativo. Datos del comprador: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT, condición frente al IVA y firma. Bienes solicitados: cantidad

Factura 

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Datos del vendedor: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT e ingresos brutos, fecha de inicio de actividad y condición frente al IVA del emisor. Lugar y fecha de emisión. Número de comprobante correlativo. Datos del comprador: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT, condición frente al IVA.

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condiciones de entrega. Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar una letra X. 

y descripción, condiciones de entrega (fecha, lugar y medio) y número de orden de compra. Letra X y leyenda indicando que es un documento no válido como factura.

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Nota de débito 

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Datos del vendedor: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT e ingresos brutos, fecha de inicio de actividad y condición frente al IVA del emisor. Letra A, B o C indicando el modelo. Lugar y fecha de emisión. Número de comprobante correlativo. Código de autorización de impresión del comprobante emitido por la AFIP. Datos del comprador: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT, condición frente al IVA. Con relación al motivo de su emisión: concepto, importe, número de factura que corresponde al débito y condiciones de pago.

Nota de crédito 

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Datos del vendedor: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de CUIT e ingresos brutos, fecha de inicio de actividad y condición frente al IVA del emisor. Letra A, B o C indicando el modelo. Lugar y fecha de emisión. Número de comprobante correlativo. Código de autorización de impresión del comprobante emitido por la AFIP. Datos del comprador: razón social o nombre y apellido, domicilio comercial, número de ...