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Procesadores Texto...

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TEMA 6: Creación de documentos con procesadores de texto.

Contenidos: 6.1.

Procesadores de texto: Microsoft Word

6.2.

Formato del documento

6.3.

Buscar y remplazar

6.4.

Configuración de página

6.5.

Revisar la ortografía y la gramática

6.6.

Insertar elementos

6.7.

Impresión

6.8.

Tablas de contenido, índices y tabla de ilustraciones

6.9.

Plantillas

6.10. Formularios 6.11. Combinar correspondencia 6.12. Protección de documentos 6.13. Macros

Objetivos: ➢ Aprenderás a: ➢ ➢ Serás capaz de: ➢

Elaborar documentos de textos, utilizando las opciones avanzadas de un procesador de textos. Utilizar las funciones, prestaciones y procedimientos de los procesadores de textos y autoedición. Identificar las características de cada tipo de documento. Redactar documentos de texto con la destreza adecuada y aplicando las normas de estructura.

➢

Confeccionar plantillas adaptadas a los documentos administrativos tipo, incluyendo utilidades de combinación.

➢

Integrar objetos, gráficos, tablas, hojas de cálculo, hipervínculos, entre otros.

➢

Detectar y corregir los errores cometidos.

➢

Recuperar y utilizar la información almacenada.

➢

Utilizar las funciones y utilidades que garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.

Módulo: Ofimática y Proceso de la información Profesora: Carmen Montejo, E-mail: [email protected]

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6.1.

Procesadores de texto: Microsoft Word

Un procesador de texto es una aplicación que permite redactar y dar formato a los documentos, siendo, probablemente, la aplicación más utilizada en el mundo laboral para realizar cualquier tipo de escrito.

Existen multitud de procesadores de textos, pero el más utilizado en todos los ámbitos, tanto personal como profesional, es Microsoft Office Word . Será por tanto el que aprenderemos a manejar en este tema, concretamente utilizaremos la versión 2016, ya que es la instalada en el aula. Cabe destacar OpenOffice Writer como uno de los procesadores de texto de libre distribución más potentes y utilizados hoy en día.

6.1.1. Entorno de trabajo Para empezar a trabajar con Word 2016, lo primero que tenemos que haces es abrir el programa. Esto lo podemos hacer a través de un acceso directo que muchas veces encontramos en el escritorio o en la barra de tareas, pero en el caso de no tener estos accesos directos, podemos encontrarlo en el menú de Inicio/Todos los programas/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2016 o bien directamente en menú de Inicio/Todos los programas/Word 2016.

Al abrir Word, aparece un documento en blanco, con el nombre por defecto "Documento 1" en una ventana como la que se muestra y detalla a continuación: ➢

Botón de Office: botón que despliega un menú con las opciones del archivo como nuevo, abrir, guardar, imprimir, etc.

➢

Barra de herramientas de acceso rápido: en esta barra incluiremos los comandos que más utilicemos de manera personalizada.

➢

Cinta de opciones: que contiene una serie de fichas o pestañas (Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, etc.) que a su vez contienen una serie de botones de comandos. Estos botones de cada una de las fichas ejecutan una orden y están organizados en grupos.

➢

Barra de título: muestra el nombre del documento activo junto con el nombre del programa (Microsoft Word).

➢

Botón de regla: permite visualizar u ocultar las reglas horizontales y verticales.

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➢

Barra de estado: proporciona información sobre el documento, por ejemplo, número de páginas y palabras, idioma, los botones para cambiar la manera de ver el documento y una barra que nos permitirá modificar el zoom.

➢

Barras de desplazamiento: permiten desplazarse por el documento de manera rápida y cómoda.

Cinta de opciones

Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de título Grupos

Botón de Archivo

Barras de estado

Ayuda

Botones iniciadores de los correspondientes cuadros de diálogo

Botón de regla Barras de desplazamiento

6.1.2. Abrir, cerrar, guardar y crear un nuevo documento En el menú que se despliega al hacer clic en el botón Archivo

encontrarás

las opciones correspondientes para abrir, guardar y crear un nuevo documento.

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Cabe destacar que la primera vez que desee guardar un nuevo documento, se abrirá un cuadro de diálogo donde podré especificar el nombre y la ubicación del archivo. Las siguientes veces que pulse la opción guardar, no se va a mostrar el cuadro de diálogo anterior. Si deseamos guardar el archivo de nuevo, con otro nombre o en otro lugar, debemos de pulsar Guardar como en vez de Guardar para que vuelva a mostrarse el cuadro de diálogo. Para cerrar el documento, haré clic sobre el botón cerrar (X) de la esquina superior derecha. Si no se han guardado los últimos cambios realizados con anterioridad, un cuadro de diálogo preguntará si se desean conservar las modificaciones o no.

Los archivos creados con Word 2016 tienen una extensión .docx.

6.1.3. Desplazamiento por el texto Cuando elaboramos un documento de texto, necesitamos, muchas veces, mover el punto de inserción de un lugar a otro del mismo, o simplemente visualizar por pantalla otra parte del documento. Estos desplazamientos a lo largo del texto se pueden realizar mediante el ratón, las teclas de dirección (flechas del teclado), o mediante las siguientes combinaciones de teclas: ➢

Inicio: principio de la línea.

➢

Fin: final de línea.

➢

RePág: Avanza sobre la página el trozo que se ve en pantalla.

➢

AvPág: retrocede la página el trozo que se ve en pantalla.

➢

Ctrl + Inicio: principio del documento.

➢

Ctrl + Fin: final del documento.

➢

Ctrl + AvPág: principio de la página siguiente.

➢

Ctrl + RePág: principio de la página anterior.

➢

Ctrl + flecha arriba: principio del párrafo anterior.

➢

Ctrl + flecha abajo: principio del párrafo siguiente.

➢

Ctrl + flecha derecha: principio de la palabra siguiente.

➢

Ctrl + flecha izquierda: principio de la palabra anterior.

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6.1.4. Seleccionar texto La selección de texto es una de las tareas más importantes de Word ya que nos permite indicar al programa sobre qué partes del texto quiero aplicar determinadas características. Podemos seleccionar texto de varias maneras distintas: ➢

Situando el ratón en el punto donde queremos empezar la selección, se hará clic con el botón izquierdo del ratón arrastrándolo, sin soltar, hasta el punto donde queramos finaliza la selección.

➢

Para seleccionar una palabra completa: se hará doble clic sobre ella.

➢

Para seleccionar un párrafo completo: se hará triple clic sobre cualquier punto del mismo.

➢

Para seleccionar el documento entero: se hará clic en la opción Seleccionar todo del comando Seleccionar del grupo Edición (en la ficha de Inicio). El atajo de teclado para seleccionar todo el documento es Ctrl+E.

➢

Para seleccionar bloques de texto que no estén situados unos a continuación de los otros: se seleccionará el primero de estos bloques por el método que queramos, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccionaremos los siguientes bloques.

6.1.5. Vistas de un documento Existen distintas formas de visualizar un documento: ➢

Diseño de impresión: muestra la página en pantalla tal y como va a quedar impresa, incluidos los pies de página y los encabezados.

➢

Lectura de pantalla completa: en esta vista se visualiza el documento como un libro, dos páginas por pantalla, desapareciendo todas las barras, reglas, etc.

➢

Diseño de web: muestra el aspecto que tendrá el documento en el explorador web predeterminado.

➢

Esquema: permite observar fácilmente la estructura del documento, permitiendo además copiar, mover y reorganizar el texto arrastrando los títulos.

➢

Borrador: facilita la lectura en pantalla y permite editar el texto rápidamente.

Podemos cambiar de una vista a otra mediante los botones de la barra de estado o en la ficha Vista.

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VISUALIZAR VARIOS DOCUMENTOS A LA VEZ: Muchas veces es interesante visualizar varios ficheros a la vez, de tal manera que cada uno ocupe una parte de la pantalla. Para ello simplemente tenemos que pulsar en el comando Organizar todo del grupo Ventana en la ficha Vista.

DIVIDIR UN DOCUMENTO: El comando Dividir del mismo grupo Ventana (ficha Vista) muestra una línea horizontal que divide la pantalla en dos ventanas, de tal manera que en cada una de estas ventanas se muestra el mismo documento. Esto me permitirá visualizar y comparar simultáneamente dos partes muy separadas del documento, por ejemplo, el principio y final del mismo, sin tener que desplazarme para arriba y para abajo continuamente.

6.2.

Formato del documento

Para dar formato a un documento, es decir, modificar el aspecto que tiene el texto, Word proporciona diferentes comandos situados, prácticamente todos, en los grupos Fuente, Párrafo y Estilos de la ficha Inicio.

6.2.1. Formato del texto La fuente es el tipo de letra que se utiliza para escribir un documento. En el grupo Fuente de la ficha Inicio se encuentran todas las características que nos permiten cambiar la apariencia del texto que tengamos seleccionado.

Tipo de fuente, es decir el tipo de letra. Tamaño de la letra. Aumentar o disminuir el tamaño de la letra.

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Borrar formato: permite cambiar las características (tipo de fuente, tamaño, negrita, etc.) aplicadas sobre el texto seleccionado, estableciendo el formato inicial. Negrita, cursiva y subrayado respectivamente. Tachado. Subíndice y superíndice . Color del texto Resaltar el texto: hace la función de los rotuladores fluorescentes. Cambiar mayúsculas y minúsculas.

Todas estas opciones, y algunas otras, se encuentran también disponibles en el cuadro de diálogo Fuente. Para abrir este cuadro de diálogo simplemente hay que pulsar en la esquina inferior derecha del grupo Fuente tal y como se muestra a continuación:

Estas opciones se muestran en dos sitios, en los botones de comando y en el cuadro de diálogo Fuente. Esto es debido a que los botones de comando se corresponden con las opciones más utilizadas para facilitar y agilizar su uso.

El cuadro de diálogo Fuente está formado por dos pestañas: ➢

Fuente:

donde

se

pueden

cambiar

prácticamente

todas

las

opciones

vistas

anteriormente en los botones de comandos (tipo de fuente, estilo, tamaño, color, estilo de subrayado, etc.). Se muestra también una vista previa de cómo quedaría las características aplicadas sobre el texto. ➢

Espacio entre caracteres: permite establecer: −

La distancia entre caracteres (espaciado), para lo cual existen tres opciones normal, expandida y comprimida.

−

La alineación horizontal del texto (posición) , que permite elegir entre normal, elevado y disminuido.

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Al igual que en la pestaña fuente, se muestra una vista previa de cómo quedaría las características aplicadas sobre el texto

6.2.2. Formato del párrafo Además de establecer cierto formato al texto como hemos visto en el apartado anterior, es posible también especificar un formato que afecten al párrafo completo. Por defecto un párrafo nuevo tiene las mismas características de formato del párrafo anterior. En el grupo Párrafo de la ficha Inicio se encuentran todas las características que nos permiten cambiar la apariencia de los párrafos que tengamos seleccionados. En caso de no tener ningún párrafo seleccionado, el formato se aplicará al párrafo donde tengamos el cursor.

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Permite establecer listas con viñetas, numeradas y multinivel respectivamente. Establece las sangrías, es decir la distancia existente entre el texto y los márgenes establecidos Alineación de la línea a la derecha, centrada, izquierda y justificada

respectivamente.

Las

líneas

quedarán

por

tanto

alineadas tal y como se muestran en los iconos. Interlineado, es decir, la distancia entre las líneas en un mismo párrafo. Permite

establecer

sombreados

y

bordes

para

el

párrafo

seleccionado. Este botón permite hacer visibles las marcas de párrafo. Estas marcas se insertan automáticamente al pulsar la tecla INTRO.

Al igual que ocurría en el grupo fuente, estos botones de comando son normalmente las funciones más usadas, pero todas estas opciones, y alguna otras, se encuentran también disponibles en el cuadro de diálogo Párrafo. Para abrir este cuadro de diálogo simplemente hay que pulsar en la esquina inferior derecha del grupo Párrafo tal y como se muestra a continuación.

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Las características más importantes que podemos modificar en el cuadro de diálogo Párrafo son: alineación, sangría, el interlineado y espaciado. ALINEACIÓN Determina la apariencia de los extremos derecho e izquierdo de las líneas de un párrafo. Pudiendo ser tal y como se muestra en el cuadro siguiente: alineación a la izquierda, centrada, a la derecha y justificada.

Izquierda Ejemplo de alineación a la izquierda.

Centrada

Derecha

Ejemplo de

Ejemplo de alineación

alineación centrada.

Justificada Ejemplo

de

a la derecha. alineación justificada.

SANGRÍA Como se ha mencionado anteriormente, la sangría es la distancia establecida entre el texto y los márgenes del documento. Existen 3 tipos de sangría: derecha, izquierda y especiales (de primera línea y francesa).

Derecha

Izquierda

De primera línea Ejemplo de

Francesa

Ejemplo de sangría

Ejemplo de

Ejemplo de

de 1cm a la

sangría de 1cm

sangría de 1cm de

sangría de 1

derecha.

a la izquierda.

primera línea.

cm francesa.

Las sangrías también se pueden modificar con la regla, basta solamente con seleccionar el texto y mover los marcadores que aparecen sobre ella. Marcador de sangría francesa

Marcador de sangría de primera línea

Marcador de sangría izquierda

Marcador de sangría derecha

ESPACIADO El espaciado permite establecer la distancia entre el párrafo actual y el anterior, así como la distancia entre el párrafo actual y el posterior. En este apartado se podrá modificar también el interlineado, es decir, la distancia entre líneas de un mismo párrafo.

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6.2.3. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas en las que se sitúa el cursor cada vez que presionamos la tecla TAB. Estas tabulaciones son muy útiles cuando necesitamos, por ejemplo, escribir el texto en columnas.

Las tabulaciones definidas por defecto en Word 2016 son de 1,25 cm. A la hora de modificar las tabulaciones, hay que tener en cuenta que sólo afectan a los párrafos seleccionados. Para fijar las tabulaciones abriré el cuadro de diálogo Tabulaciones, al que accedo a través del botón situado en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Párrafo, visto en el apartado anterior.

Como se observa en este cuadro de diálogo, para cada una de las tabulaciones tenemos que definir: ➢

La

posición

en

la

que

deseamos

colocar

la

tabulación. ➢

La alineación del texto respecto a la posición indicada. Existen varios tipos: −

Izquierda.

−

Derecha.

−

Centrada.

−

Decimal: Se utiliza con números decimales para situar la coma en la posición del tabulador, la parte entera a la izquierda del mismo, y la parte decimal a la derecha.

−

Barra: en esta posición no se permite escribir texto, dibujando en su lugar una pequeña línea vertical.

➢

El relleno: entre dos tabulaciones existe por defecto un espacio en blanco que podemos completar con el carácter de relleno seleccionado en este apartado.

Se deberá pulsar el botón de Fijar cada vez que definamos estas tres características para una tabulación. Esto introducirá la tabulación creada en el listado de tabulaciones, pudiendo definir la siguiente.

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Una vez creadas las tabulaciones, escribiré el texto correspondiente a la primera columna, pulsaré la tecla TAB para desplazarme hasta la segunda tabulación, donde escribiré el texto de la segunda columna, y así sucesivamente.

Por ejemplo:

Como se puede ver en el ejemplo anterior, se crea una marca en la regla, indicando la posición donde está fijada la tabulación. Moviendo esta marca sobre la regla, podemos modificar la posición en la que se estableció inicialmente la posición.

En el cuadro de diálogo Tabulaciones podemos eliminar las tabulaciones, seleccionando la que deseamos borrar y pulsando el botón Eliminar. También podemos eliminar una tabulación desde la regla, sin necesidad de acceder al cuadro de diálogo Tabulaciones, para ello haré clic con el ratón sobre la marca de tabulación que deseamos borrar, arrastrándola, sin soltar, hacía fuera de la regla.

6.2.4. Numeración y viñetas En Word pueden existir 3 tipos de listas: ➢

Listas con viñetas, es decir a cada miembro de la lista le precede un símbolo.

➢

Listas numeradas, lo que permite crear una lista ordenada, numerando cada miembro de la misma.

➢

Listas mu...