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Resumen de acces completo en pdf , explica como utilizar esta aplicacion....

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Estudios de postgrado en Metodología de la investigación en Ciencias de la Salud

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Tutorial de Microsoft Office Access 2007 Roberto Sesma y José M. Doménech Laboratori d'Estadística Aplicada i de Modelització Universitat Autònoma de Barcelona

Contenidos Presentación ................................................................................................................................................................ 2 1. Diseño de la base de datos ...................................................................................................................................... 3 Esquema de un estudio transversal ........................................................................................................................... 3 Esquema de un estudio con seguimientos ................................................................................................................ 3 Estudio sobre Anorexia nerviosa .............................................................................................................................. 4 Elementos de una base de datos ............................................................................................................................... 6 Pasos para diseñar una base de datos ....................................................................................................................... 6 Interfaz de Access 2007 ........................................................................................................................................... 7 2. Crear Tablas ............................................................................................................................................................ 8 Definir la tabla Censal .............................................................................................................................................. 9 Definir la tabla Visitas............................................................................................................................................ 13 Definir la tabla EAT ............................................................................................................................................... 16 Definir Relaciones .................................................................................................................................................. 19 3. Crear Consultas .................................................................................................................................................... 22 Definir la consulta CCensal.................................................................................................................................... 24 Definir la consulta CVisitas ................................................................................................................................... 25 Definir la consulta CEAT....................................................................................................................................... 25 4. Crear Formularios ................................................................................................................................................ 26 Definir el formulario Hoja de datos ....................................................................................................................... 26 Definir el formulario Hoja de visita ....................................................................................................................... 33 Definir el formulario EAT-26 ................................................................................................................................. 35 5. Entrada de datos ................................................................................................................................................... 37

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Presentación Access es el gestor de bases de datos relacionales de Microsoft Office. Un gestor de bases de datos es un programa informático que permite crear, manipular y modificar bases de datos de muy diversa temática. Una base de datos relacional está compuesta de diversas tablas que se relacionan entre sí, de forma que la información se organiza de forma óptima, evitando repeticiones y facilitando la gestión de los datos. Microsoft Office Access (en adelante, Access) es una base de datos que se compone de un único archivo con extensión “.mdb” o “.accdb” que contiene la información almacenada en tablas y, opcionalmente, otros elementos como consultas y formularios. En los últimos años este entorno ha adquirido una gran difusión en distintos ámbitos que requieren la captura de datos cuya estructura no exija un diseño excesivamente complejo, ya que Access tiene limitaciones en cuanto al número de campos por tabla (hasta un máximo de 255) y el número de usuarios que pueden acceder de forma simultánea a una misma base de datos. Para gestionar bases de datos con una estructura más compleja o más exigentes en cuanto al rendimiento se utilizan entornos profesionales más potentes como Oracle o SQL Server. Una de las ventajas de los gestores de bases de datos consiste en que permiten la definición de formularios para capturar datos de forma fácil y segura, con validaciones en el mismo momento de la recogida. El objetivo de este Tutorial es aprender a utilizar el gestor de bases de datos Access (versión 2007 o 2010) a través de un trabajo dirigido que consiste en diseñar una base de datos para introducir la información registrada en formularios en papel. Trasladaremos los formularios en papel a un diseño coherente de tablas relacionadas entre sí, sobre las que definiremos consultas para acceder a la información y generaremos formularios electrónicos protegidos de entrada de datos. La forma de trabajar con este Tutorial es imprimirlo y, con el ordenador al lado, ir realizando las tareas que se proponen. Se debe tener en cuenta que las imágenes pueden variar ligeramente en función de la versión de Access y de los programas y dispositivos instalados en el ordenador. Tiempo necesario para realizar el tutorial: 3 a 4 horas. Las dudas que surjan durante la realización de este tutorial se deben formular en el Foro del Campus Virtual.

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1. Diseño de la base de datos Una de las fases más importantes a la hora de desarrollar una base de datos es el momento de diseñar la estructura de tablas y relaciones que vamos a utilizar para almacenar y gestionar la información. Es muy importante antes de empezar a trabajar analizar la naturaleza de los datos que vamos a recoger y cómo queremos utilizarlos una vez almacenados, para diseñar nuestra base de datos de forma eficiente. Una base de datos bien diseñada facilita la gestión y la explotación de los datos, al mismo tiempo que resultará flexible. Una base de datos con problemas de diseño tendrá un mantenimiento complicado, y no proveerá datos de calidad. En Ciencias de la salud nos encontraremos, en general, con dos tipos de estudios: transversales y de seguimiento.

Esquema de un estudio transversal Censal Id. Caso Var1 Var2 ...

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1

Cuestionario 1 Id. Caso Var1, Var2, ...

1

Cuestionario 2 Id. Caso Var1, Var2, ... ....

1

Cuestionario k Id. Caso Var1, Var2, ...

En un estudio transversal tenemos una tabla Censal de la que cuelgan en una relación uno a uno varios Cuestionarios de recogida de datos. La relación entre la tabla Censal y cada Cuestionario se establece con una variable identificadora (Id) de caso, que debe estar presente en cada una de las tablas. La relación entre los Cuestionarios y el Censal es uno a uno, es decir, por cada caso en la tabla Censal tendremos un registro asociado en cada uno de los Cuestionarios.

Esquema de un estudio con seguimientos Censal Id. Caso Var1 Var2 ...

1

∞

Seguimientos Id. Caso Id. Seguimiento Var1 Var2 ...

1

Cuestionario 1 Id. Caso Id. Seguimiento Var1, Var2, ... ....

1

Cuestionario k Id. Caso Id. Seguimiento Var1, Var2, ...

En un estudio con seguimientos tenemos una relación uno a varios entre una tabla Censal y una tabla de Seguimientos: por cada registro de la tabla censal podemos tener varios registros relacionados en la tabla de seguimientos. Este es el diseño, por ejemplo, de las visitas realizadas a un conjunto de pacientes a lo largo de un estudio que se prolonga en el tiempo. En este caso además de la variable identificadora de caso que establece la relación entre la tabla Censal y la de Seguimientos (visitas, en el anterior ejemplo), es necesario disponer en la tabla de Seguimientos de una variable identificadora de seguimiento que permita diferenciar entre sí los registros correspondientes a un mismo caso. Esta variable suele ser la fecha del seguimiento o un número secuencial. Si en cada seguimiento se recogen además una serie de cuestionarios o formularios, tendremos una serie de tablas de formularios con relaciones uno a uno con la tabla de seguimientos. En este caso la relación deberá establecerse con dos variables, ya que en la tabla de Seguimientos son dos las variables que identifican de forma unívoca un registro: el identificador de caso y el de seguimiento.

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Estudio sobre Anorexia nerviosa En este Tutorial recogeremos los datos de un hipotético estudio sobre Anorexia nerviosa en el que se realiza un seguimiento de los sujetos a lo largo del tiempo. Para simplificar supondremos que la información se ha registrado en los tres formularios en papel, Censal, Visita y EAT, reproducidos a continuación. En ellos sólo figuran unas pocas variables de las que realmente contienen con objeto de acortar el tiempo necesario para realizar el tutorial; respecto al cuestionario de cribado de sintomatología alimentaria EAT (Eating Attitudes Test) se ha usado la versión reducida (EAT-26) y sólo se ha incluido la subescala de Bulimia y preocupación por la comida.

A partir de estas hojas en papel, es necesario diseñar la estructura de tablas y relaciones de los que constará la base de datos en Access. Como cada sujeto tiene varias visitas a lo largo del tiempo, para cada una de las cuales se ha recogido un cuestionario EAT-26, parece claro que esta es una estructura del tipo estudio con seguimientos. 4 de 39 www.metodo.uab.cat

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Tendremos las siguientes tablas:  Censal. Esta tabla actuará como madre de todas, es decir, será de la que colgarán todas las demás. Contiene los datos que son invariables para cada sujeto a lo largo de los seguimientos, como por ejemplo el sexo y la fecha de nacimiento. En esta tabla la variable que identifica a cada uno de los sujetos, que denominamos clave, será el número de caso.  Visitas. Esta tabla contendrá cada uno de los seguimientos realizados a nuestros sujetos. Contiene los datos que cambian a lo largo del tiempo, y que por lo tanto se registran en cada visita. Al ser una población de adolescentes y preadolescentes, es necesario registrar también la talla en cada visita ya que puede haber variado. En esta tabla la clave será la unión del número de caso con la fecha de la visita, siendo el número de caso el identificador de caso y la fecha de la visita el identificador de seguimiento.  EAT. Esta tabla contendrá las respuestas a las preguntas de la subescala de bulimia del cuestionario EAT-26 recogidas en cada visita. Los registros de esta tabla se identificarán con el número de caso y la fecha de la visita, de forma que podremos establecer una relación uno a uno con los registros de la tabla Visitas. Puesto que la fecha forma parte del identificador de seguimiento, y por lo tanto debe coincidir con la fecha de la correspondiente visita, el clínico la rellena junto con la hoja de visita y entrega al sujeto el cuestionario con los identificadores que figuran en el recuadro superior sombreado ya rellenados para evitar cualquier error.

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Elementos de una base de datos Los elementos básicos de que se compone una base de datos de Access son:  Tablas: conjunto de datos ordenados que comparten una misma estructura. Tienen una estructura basada en filas (registros) y columnas (campos). Constituye la base de almacenamiento de la información, todos los datos físicos se guardan en un campo de una tabla.  Consultas: estructuras lógicas diseñadas sobre las diferentes tablas de una base de datos, que permiten acceder a la información almacenada en las tablas (“queries”). En una consulta podremos reunir datos procedentes de diferentes tablas, insertar, borrar o editar registros, así como crear nuevas tablas.  Formularios: ventanas de entrada de datos (grabación y edición). A partir de una tabla o consulta es posible definir un formulario de entrada de datos, en el que la entrada esté protegida y validada. Además, permiten mostrar ayudas y diseñar controles para facilitar la entrada de datos, disminuyendo la probabilidad de error. Los formularios son una de las herramientas más potentes de Access por la flexibilidad que ofrecen al disponer de una gran cantidad y variedad de controles.  Informes: permiten mostrar la información contenida en la base de datos de forma ordenada, ya sea en pantalla o en forma impresa.

Pasos para diseñar una base de datos Normalmente el proceso de diseño de una base de datos sigue el siguiente esquema: 1. Analizar los datos de trabajo y diseñar las tablas y relaciones. 2. Definir las tablas.  Definir las relaciones entre las tablas. 3. Definir las consultas.  Definir posibles campos calculados. 4. Diseñar los formularios de entrada de datos. 5. Definir los informes.

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Interfaz de Access 2007 Barra de herramientas de acceso rápido Botón de Office Cinta de opciones

Panel de exploración

A partir de la versión 2007 hay un cambio importante en la interfaz de usuario, no sólo respecto de las anteriores versiones de Office, sino respecto de las aplicaciones de Windows en general. En “la nueva interfaz de usuario orientada a los resultados”, denominada Office Fluent, la estructura de un menú estándar en la parte superior de la ventana acompañado de una o más barras de herramientas ha desaparecido. En su lugar disponemos ahora:  Botón de Office: abre un menú que fundamentalmente contiene las opciones del antiguo menú “Archivo”. También da acceso a opciones de configuración (botón “Opciones de Access” de la parte inferior).  Cinta de opciones: es una mezcla de menú y barra de herramientas. Contiene casi todos los comandos disponibles en los antiguos menús. Se organiza en fichas que se seleccionan haciendo clic en las pestañas superiores, y dentro de cada ficha en grupos de botones. Algunos botones tienen una flechita que da acceso a otras opciones. La mayoría no tienen texto alguno, así que lo mejor es poner el ratón encima y esperar a que aparezca la descripción emergente para saber para qué sirven. Para disponer de mayor área de trabajo la cinta se puede replegar pulsando Ctrl+F1 (la misma pulsación la despliega de nuevo).  Barra de herramientas de acceso rápido: es una única barra de herramientas en la cual podemos añadir botones a nuestro gusto para disponer de ellos de forma inmediata. La manera más sencilla de añadirle un botón es buscarlo en la cinta de opciones y abrir el menú contextual sobre él, donde una opción permite agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra también se puede configurar haciendo clic en la flechita de la derecha. La ventana de base de datos ha sido sustituida por el Panel de Exploración, que da acceso a los diferentes objetos de la base de datos. Para seleccionar el grupo de objetos que se visualiza, hay que hacer clic en el título superior del panel y seleccionarlo en la lista que se despliega. La opción “Todos los objetos de Access” es la más cómoda si la base de datos no tiene muchos objetos. Pulsando el botón de la esquina superior derecha el panel se repliega hacia el borde izquierdo. La convención usada en el texto para indicar cómo realizar acciones es la siguiente: si una acción arranca desde el Botón de Office o desde el Panel de exploración se indica al principio de la secuencia. El resto de acciones se ejecutan sobre la cinta de opciones: en primer lugar se indica la ficha de la cinta, a continuación el grupo, y finalmente el botón (o secuencia de botones).

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2. Crear Tablas El objetivo de este apartado es diseñar la base de datos Anorexia con 3 tablas que las llamaremos: Censal, Visitas y EAT. 1. Lo primero que hay que hacer es crear una nueva base de datos de Access. Abrimos Access y escogemos la opción Base de datos en blanco del apartado Nueva base de datos en blanco:

También podemos utilizar la opción Botón de Office | Nuevo. 2. Indicamos el nombre y la ubicación del nuevo archivo que se creará en el apartado Base de datos en blanco. Cree el archivo Anorexia en su carpeta de trabajo (puede utilizar el botón para buscar la localización en disco). Al pulsar el botón Crear Access creará automáticamente en la localización indicada el archivo mdb que contendrá la base de datos. Archivos .accdb y .mdb. Access guarda en un único archivo .accdb o .mdb todos los componentes de una “base de datos” (tablas, formularios, informes, etc.). Las bases de datos en formato 2007 tienen extensión .accdb. Los formatos anteriores tienen extensión .mdb. Una base de datos en formato 2007 (extensión .accdb) no puede abrirse con las versiones anteriores de Office. Aunque el nuevo formato añade algunas funciones nuevas, de momento es preferible mantener compatibilidad con las versiones anteriores de Office, por lo que es recomendable crear las bases de datos en formato mdb. Para transformar una base de datos, ejecutar Botón de Office | Guardar como | Guardar la base de datos en otro formato. Las capturas de pantalla de este tutorial se han realizado con la combinación de colores Plata. Para cambiar el formato predeterminado al crear una base de datos nueva, Botón de Office | Opciones de Access, pestaña Más frecuentes, lista Formato de archivo predeterminado.

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Definir la tabla Censal 3. A continuación crearemos la tabla Censal, que contendrá los datos del formulario en papel Datos personales reproducido a continuación:

A partir de este diseño tendremos los siguientes campos en la tabla:  Caso: Número de Caso. Campo numérico sin decimales.  Apellidos y Nombre: Campos textuales de longitud fija.  Fecha: Fecha de entrada al estudio. Campo tipo fecha/hora.  FNac: Fecha de nacimiento. Campo tipo fecha/hora  Sexo: Campo numérico. Los valores válidos de este campo son: 0 Masculino, 1 Femenino.  EdadMen: Edad menarquia (años). Campo numérico sin decimales.  Motivo: Motivo de consulta. Campo numérico, valores válidos: 1 Acude por voluntad propia, 2 Derivación o recomendación especialista, 3 Presiones (familia, pareja, amigos, …), 4 Otro.  Otro: Especificar otro motivo de consulta. Campo textual de longitud variable. 4. De forma automática al crear una base de datos en blanco Access ...