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Generalitat de Catalunya

ENILNO OVITAMROF OLCIC

AÍREMREFNE ED SERAILIXUA SARUC

C01 - OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y DOCUMENTACIÓN SANITARIA UD5. Gestión de existencias e inventarios

edesca

CFGM CUIDADOS AUXILIARES DE ENFERMERÍA C1. OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y DOCUMENTACIÓN SANITARIA UD5. Gestión de existencias e inventarios

1.

2.

EL ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS SANITARIOS ..................................................................................... 3 1.1.

TIPOS DE ALMACENES ......................................................................................................................................... 3

1.2.

CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL CLÍNICO Y NO CLÍNICO ................................................................................................. 4

1.2.1.

Tipos de productos sanitarios............................................................................................................... 4

1.2.2.

Condiciones de los almacenes sanitarios ............................................................................................. 5

GESTIÓN DEL ALMACÉN ................................................................................................................................. 8 2.1.

3.

CONTROL DE EXISTENCIAS .................................................................................................................................... 8

2.1.1.

Gestión de stocks.................................................................................................................................. 8

2.1.2.

Reposición de existencias ..................................................................................................................... 9

2.2.

FICHAS DE ALMACÉN ......................................................................................................................................... 10

2.3.

INVENTARIOS .................................................................................................................................................. 10

LA SEGURIDAD DE LOS ALMACENES SANITARIOS ..........................................................................................12 3.1.

NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE ...................................................................................................................... 12

3.1.1. 3.2.

Señales de peligro .............................................................................................................................. 13

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................................................... 14

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................................................16

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Tabla 1. Ejemplo de ficha de almacén. FUENTE: propia ...............................................................10 Tabla 2. Indicaciones de peligrosidad FUENTE: propia ................................................................. 14

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1. EL ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS SANITARIOS Dentro de las funciones del técnico auxiliar de enfermería existe la gestión de los almacenes de los centros sanitarios, donde se guardan todo tipo de productos específicos para la atención sanitaria. Esta gestión requiere no sólo un conocimiento adecuado de los productos que se tienen que guardar, sino también una capacidad adecuada de la gestión del almacén. Es necesario saber cómo está ordenado el material y qué normativa hay que seguir para evitar los peligros derivados de este almacenamiento. Por lo tanto, entendemos por almacén el conjunto de mercancías de las que dispone una empresa (en este caso, una empresa sanitaria) para poder cubrir sus necesidades, así como el espacio físico donde se guardan estas mercancías. La función del almacén es la gestión logística de estas mercancías, encargándose por lo tanto de su recibimiento y registro en el sistema informático de la empresa, de la protección y conservación de los materiales en un lugar adecuado y de la entrega y distribución de los materiales a aquellas personas o departamentos que lo soliciten.

1.1. Tipos de almacenes

Existen dos tipos de almacenes sanitarios: - Almacenes cerrados: son aquellos en los que sólo puede entrar el personal autorizado y en el cual se registran todas las entradas y salidas de material. Evidentemente tiene un mayor coste económico, pero es más seguro y permite hacer un seguimiento de todos los artículos que salen. Es el que se usa en los almacenes generales hospitalarios o en la farmacia del hospital. - Almacenes abiertos: a estos almacenes puede acceder cualquier persona, incluso aquellas ajenas al funcionamiento del centro sanitario, ya que no se controlan las entradas y salidas de material. Es un sistema más económico y sencillo, pero el control del material es prácticamente inexistente. Es el sistema habitual en los servicios de urgencias o en las oficinas de enfermería.

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Independientemente de si se trata de almacenes cerrados o abiertos, el material sanitario se puede guardar en diferentes tipos de almacenes según el servicio que efectúen: - Almacén central: la sanidad pública dispone de almacenes centrales donde se recibe y se guarda todo el material de varios hospitales y centros sanitarios de una región grande, como una provincia o comunidad autónoma. Esto permite controlar el gasto en material de cada centro sanitario. - Almacenes generales: son almacenes hospitalarios donde se guarda la mayor parte del material que se necesita en el centro. Se puede disponer de prácticamente cualquier producto en cualquier momento, pero el gasto en personal y en compra de material es muy elevado, ya que se tienen que controlar las existencias y se compra al por mayor. Si no se lleva a cabo un buen control de almacén, es fácil que algunos productos caduquen. - Almacenes pequeños: son almacenes que sólo abastecen una planta de hospital o consulta privada. Acostumbran a tener existencias para periodos cortos de tiempos, por lo cual son más fáciles de gestionar que los almacenes generales. La mayoría de hospitales funcionan con un sistema mixto entre almacenes generales y almacenes pequeños. - Micro almacenes: estos almacenes se encuentran en los diferentes servicios o consultas y sólo contienen el material necesario para el trabajo diario, que acostumbra de proceder de otros almacenes más grandes.

1.2. Clasificación del material clínico y no clínico 1.2.1. Tipos de productos sanitarios En los almacenes sanitarios, se diferencia el material en dos tipos: - Medicamentos: son todas aquellas sustancias que se utilizan para la prevención, la paliación, la curación o el tratamiento de enfermedades, tanto en humanos como en animales.

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- Productos sanitarios: este concepto engloba cualquier instrumento, equipo o material que se utilice en todas las funciones del ámbito sanitario (prevención, diagnóstico, tratamiento, investigación, etc.) y que no tenga una función farmacológica. Tanto los productos sanitarios como los medicamentos se pueden considerar material fungible (que se agota y hay que reponerlo) o material inventariable, que es aquel que tiene un tiempo de vida más largo. Según esto, existen tres categorías de productos: - Grupo A: son productos muy caros que se acumulan en poca cantidad, y suponen la mayor parte del valor económico de los productos del almacén. Son ejemplos la maquinaria, algunos reactivos específicos, etc. - Grupo B: son artículos de valor intermedio, que se almacenan en cantidades más elevadas que los del grupo A por su coste inferior. La mayoría del material de laboratorio se encuentra en este grupo. - Grupo C: son productos de coste muy económico y de uso muy frecuente, por lo cual se almacenan en grandes cantidades y suponen una parte muy pequeña del valor económico del almacén. Como ejemplos, podemos citar las vendas, jeringuillas, guantes de látex, etc.

1.2.2. Condiciones de los almacenes sanitarios Los productos de los grupos A, B y C acostumbran a tener unos requerimientos de conservación y unas características de peligrosidad diferentes, por lo cual los almacenes donde se guardan tienen que tener unas características especiales: - Material sin exigencias especiales: los almacenes tienen que tener unas condiciones mínimas de temperatura, ventilación e higiene, pero no requieren de ninguna condición especial. - Material estéril: estos almacenes contienen el material estéril, que es todo aquel que tiene que estar en contacto con el interior del organismo humano. Independientemente de sí es material desechable o se esteriliza en el centro, el personal de transporte y almacén tiene

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que garantizar la esterilidad en todo momento (cualquier material que no esté debidamente envuelto se tendrá que devolver). Siempre son almacenes cerrados. - Material lábil: entendemos por material lábil todo aquel que se puede echar a perder. Sus condiciones de almacenamiento son diferentes según el tipo de alteración que puede sufrir el material: • Productos perecederos: son aquellos que caducan en un periodo de menos de 5 años desde su fecha de fabricación. En el ángulo superior derecho de su etiqueta contienen este símbolo (⧗). La mayoría de medicamentos forman parte de este grupo. • Material termolábil: en la esquina superior derecha de su etiqueta contienen este símbolo (★). Estos productos se deterioran a temperatura ambiente, por lo cual se tienen que guardar siempre en un frigorífico entre 2 y 8 ºC que permita un control estricto de temperatura. • Otros productos lábiles: se incluyen en este grupo los materiales sensibles a la luz (que se tienen que conservar en la oscuridad), sensibles al agua (aislados de la humedad), etc. - Material peligroso: todos los materiales que forman parte de este grupo se tienen que guardar en un armario con llave. Este grupo incluye varios tipos de productos: • Medicamentos estupefacientes: son aquellos que modifican la conducta del consumidor. Se indican con un (●) en la esquina superior derecha de la etiqueta. • Sustancias psicotrópicas: son medicamentos utilizados para el control psicológico. Llevan un símbolo (⦶) o bien (◐) en el mismo lugar que los otros productos. • Medicamentos con control médico: estos medicamentos pueden causar efectos adversos muy graves si no se sigue un control muy estricto. • Productos inflamables o explosivos: son productos que pueden causar incendios y explosiones, por lo cual los almacenes de estos productos tienen que estar dotados de todos los mecanismos de prevención y extinción marcados por ley (rociadores de incendios, extintores, detectores de humos, señales de prohibición de encender fuego, etc.). C/ Pelai, 42 2ª planta- 08001 BARCELONA Tel. 93.318.24.36 www.cedesca.com

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• Productos radioactivos: en sanidad, los productos radiactivos se utilizan tanto para las pruebas diagnósticas como para el tratamiento de enfermedades, pero su peligrosidad es muy elevada si no se hace un buen uso. Por esta razón, hay que guardarlos en almacenes blindados, cerrados, asegurados, debidamente señalizados y con las instalaciones y autorizaciones necesarias por ley para trabajar con material radiactivo. - Material caducado: todo el material que ha caducado es potencialmente peligroso, por lo cual se tiene que guardar separadamente del material utilizable y se tendrá que eliminar siguiendo los pasos de seguridad establecidos en la normativa vigente.

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2. GESTIÓN DEL ALMACÉN 2.1. Control de existencias Una de las principales funciones del almacén es disponer de cualquier producto en cualquier momento para que los trabajadores del centro sanitario puedan hacer uso. Las dos funciones que se llevan a cabo para mantener la disponibilidad de los productos son la gestión del stock y la reposición de existencias.

2.1.1. Gestión de stocks Entendemos por stock o existencias la reserva de equipos y materiales necesarios para mantener correctamente la actividad de la empresa. Por lo tanto, la gestión de stocks es el conjunto de procedimientos que se usan para conseguir el equilibrio en la cantidad de materiales almacenados, ya que una carencia de producto puede suponer problemas de producción, pero un exceso de producto puede implicar que este se eche a perder y la empresa pierda dinero. Además, hay que tener en cuenta que almacenar tiene un gasto (alquiler, luz, espacio disponible, etc.) que crece a medida que el almacén se va haciendo más grande, por lo cual hay que optimizar al máximo la cantidad de producto disponible. Existen diferentes tipos de stock: - Stock normal: es aquel que se necesita mantener de manera habitual para satisfacer la actividad de la empresa. En este caso, se conoce el número de artículos máximo y mínimo a almacenar. - Stock extraordinario: es una cantidad de producto que no es habitual tener, pero varias causas han comportado, que en este momento esté al almacén (pedidos mínimos, pedidos más grandes para ahorrar gastos de transporte, etc.). - Stock mínimo: es la mínima cantidad de producto que tiene que estar en el almacén para evitar que se agote totalmente. Dependerá de los tiempos de entrega del proveedor, de la demanda, etc.

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- Stock de seguridad: es una medida de seguridad complementaria que permite atender demandas inesperadas de algún producto. En este caso, se tiene que disponer siempre de un stock superior al normal para poder atender estas demandas. - Stock máximo: es la cantidad máxima de producto que se puede tener almacenada teniendo en cuenta los gastos que supone y el espacio que ocupa el almacén. - Stock just in time: es el sistema que se usaría en los almacenes generales. En este caso, el almacén general guarda los productos y, gracias a un sistema de pedido abierto inmediato, se suministran los productos en poco tiempo. Es un sistema muy útil para los centros pequeños, pero requiere una gestión muy cuidadosa.

2.1.2. Reposición de existencias Para asegurar el mantenimiento de los stocks, es imprescindible saber cuándo y en qué cantidad hay que reponer las existencias. En este sentido, los trabajadores del almacén tienen que procurar revisar exactamente qué hay al almacén y solicitar a los proveedores todo aquello que falta o se acabará en un periodo corto de tiempo, teniendo en cuenta cuánto tiempo tardarán los productos al ser dispensados y al llegar al almacén, así como la demanda que los profesionales del centro hacen de nuestros productos. Por ejemplo, si sabemos que un producto tiene mucha demanda (como el yodo para las heridas), y que la empresa proveedora tarda dos semanas entre dispensarlo y el transporte, habrá que hacer una previsión del yodo que queda en el almacén y pedirlo con dos o tres semanas de antelación para que no se agote antes de que llegue el producto nuevo. El estudio de la demanda y el plazo de entrega de los proveedores permiten establecer el punto de pedido, es decir, el momento en el que en el almacén hay la cantidad justa de producto para mantener el suministro mientras no llegan los nuevos productos y, por lo tanto, es el momento en el que hay que hacer el pedido. En caso de una incorrecta reposición de existencias, llegará un momento en el que el centro no dispondrá de los productos necesarios, por lo cual la actividad y el servicio asistencial quedan C/ Pelai, 42 2ª planta- 08001 BARCELONA Tel. 93.318.24.36 www.cedesca.com

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afectados negativamente. Por este motivo, es indispensable que los centros sanitarios mantengan sus almacenes en el punto óptimo de cada producto, conservando un equilibrio entre aquello que entra y aquello que sale del almacén. 2.2. Fichas de almacén Para llevar a cabo una correcta gestión del almacén y hacer constar documentalmente los movimientos, se usan las fichas de almacén, que sirven para controlar las existencias. En estos documentos, se van anotando las entradas y salidas de cada producto, anotando también la fecha y hora, los números de lote y serie del producto, las unidades, el precio y el destinatario o proveedor según sí es una salida o una entrada. Generalmente, para la complementación de la ficha, se usan los códigos correspondientes a los productos, lotes, proveedores y destinatarios que ha asignado el propio centro sanitario. Un ejemplo de ficha de almacén seria: Fecha

Hora

Produc.

Lote

Movimiento

Proveedor

14/08/2015

08:59h

AH-49287

B-1415

E

P03891

14/08/2015

11:27h

IJ-39281

PPI8

S

14/08/2015

17:30h

HG-98461

0-JK92

15/08/2015

11:10h

TG-48371

567h

Destinatario

Unid.

Precio

D02381

4

0,26 €

P48382

D47462

10

14 €

S

P95721

D19382

1

125 €

E

P54632

D01848

250

0,08 €

Tabla 1. Ejemplo de ficha de almacén. FUENTE: propia

Actualmente, las fichas de almacén ya no se cumplimentan a mano, sino que cada vez que entra o sale un producto del almacén se registra el movimiento en el sistema informático del centro sanitario. Este mismo sistema informático es el que se encarga de calcular el stock existente y de avisar al trabajador si fuera necesario reponer las existencias de algún producto.

2.3. Inventarios Todo y la actualización continua del estado del a...