1905QLND002 HỌC PHẦN VĂN THƯ LƯU TRỮ LỊCH SỬ PDF

Preview

Summary

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘIKHOA ..........................................TÊN ĐỀ TÀITÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC.NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC LƯU TRỮBÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦNHọc phần: Công tác văn thư lưu trữ Mã phách:............................

Description

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA ……………………………………

TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư lưu trữ Mã phách:………………………………

NĂM 2022

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1 NỘI DUNG.......................................................................................................2 1.1. Khái quát chung về lưu trữ và tài liệu lưu trữ......................................2 1.1.1. Khái niệm lưu trữ..........................................................................2 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ..............................................................2 1.2. Vai trò của công tác lưu trữ.....................................................................3 2.1. Tìm hiểu chung về lịch sử hình thành....................................................4 2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho...................................................................................5 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho..........5 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho6 3.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho....................................................................................................................7 3.1.1. Cán bộ làm công tác lưu trữ...............................................7 3.1.2. Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu............................................................................................................8 3.1.3. Trách nhiệm quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ..............9 3.2. Công tác thực hiện hoạt động lưu trữ..................................................10 3.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ................................................................................................................10 3.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ..........................10 3.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.......................................11 3.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu..................................................12 4.1. Nhận xét, dánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho.................................................................................13 4.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu........................14

KẾT LUẬN....................................................................................................16 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................17

LỜI MỞ ĐẦU Với sự phát triển của xã hội ngày nay, công tác văn thư vẫn luôn là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức). Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển cho kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng do đó thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từng bước được kiện toàn. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng và với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Nhận thức được tầm quan trọng đó, đề tài nàynghiên cứu về thực trạng hoạt động lưu trữ tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, Tiền Giang để tìm hiểu thêm về cách thức lưu trữ của cơ quan và đề xuất những biện để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ. Vì vậy, với những lý do trên, tôi xin chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt động lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức. Nhận xét và đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ”.

1

NỘI DUNG 1. Tổng quan về công tác lưu trữ và hoạt động của công tác lưu trữ 1.1. Khái quát chung về lưu trữ và tài liệu lưu trữ 1.1.1. Khái niệm lưu trữ Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết. Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm,… Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Ngoài các khái niệm trên, tại khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay bằng bản sao hợp pháp”. 2

1.2. Vai trò của công tác lưu trữ Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế văn hóa, xã. Đồng thời, cung cấp những thông tin trong quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước của nước ta hiện nay. Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

3

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt đông r thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế… 2. Sơ lược về Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, Tiền Giang 2.1. Tìm hiểu chung về lịch sử hình thành Thành phố Mỹ Tho là đô thị loại I trực thuộc tỉnh Tiền Giang, có diện tích là 82.2407km2. Thành phố Mỹ Tho có 17 đơn vị hành chính cơ sở (gồm 11 phường và 6 xã). Dân số có 229.721 người, có 4 nhóm tộc người chính: Kinh, Hoa, Ấn và Khơme và có 4 tôn giáo chính là Công giáo, Tin lành, Phật giáo và Cao đài. Trong thành phố có con rạch quan trọng là Bảo Định chia thành phố Mỹ Tho thành 2 khu vực tả ngạn và hữu ngạn. Trong nội ô thành phố có hồ nước Mỹ Tho được đào năm 1927, hiện đang là công viên Tết Mậu Thân, nơi điều hòa nhiệt độ và là lá phổi của thành phố. Cảnh quan thành phố càng nên thơ hơn với sự tiếp nối đan xen giữa phố phường, vườn cây, đồng ruộng với ưu thế trên, ngay từ những năm đầu mới hình thành đô thị Mỹ Tho, cũng như 4

hôm nay thành phố Mỹ Tho luôn là trung tâm kinh tế chính trị, văn hóa của toàn tỉnh, đồng thời là trung tâm giao lưu quan trọng của miền Trung Nam bộ, đã từng là trung đô của Trung Nam bộ, là cầu nối giữa các tỉnh vùng đồng bằng sông Cửu Long với thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Đông Nam bộ. Cơ cấu kinh tế của thành phố chuyển dịch theo hướng công nghiệp tiểu thủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ, nông nghiệp và thủy sản. Tốc độ phát triển kinh tế bình quân 13,34%/năm; thu nhập bình quân đầu người 1728USD/năm. Ở vị trí chiến lược quan trọng, thành phố Mỹ Tho là nơi tập hợp nhiều anh hùng hào kiệt kháng chiến chống phong kiến, chống thực dân pháp ngay khi chúng vừa đặt chân lên đất Nam kỳ. Qua các giai đoạn lịch sử, bao giờ thành phố Mỹ Tho cũng là nơi đụng đầu ác liệt gồm lực lượng cách mạng chính nghĩa với các thế lực thực dân, đế quốc và phản động. Nhân dân thành phố Mỹ Tho mang trong mình truyền thống yêu nước, truyền thống đấu tranh anh dũng của dân tộc trong xây dựng và bảo vệ đất nước, đã xây dựng trên quê hương Mỹ Tho nếp sinh hoạt văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc và nêu cao tinh thần đấu tranh kiên cường bất khuất hơn 3 thế kỷ qua. Trải qua hơn 330 năm hình thành và phát triển Đô thị Mỹ Tho, nhân dân thành phố Mỹ Tho luôn nêu cao tinh thần đấu tranh kiên cường, bất khuất và viết lên nhiều trang sử hào hùng, góp phần làm phong phú thiên lịch sử tỉnh Tiền Giang. 2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho. 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố gồm có:

5

- Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân: Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Ông Nguyễn Thành Công, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố - Ông Nguyễn Hữu Đức, ông Nguyễn Quang Thành và bà Lê Thị Bé Phượng. - Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho có các phòng, ban và đơn vị sự nghiệp như sau: Có 12 Phòng, ban gồm có: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Thanh tra thành phố Mỹ Tho, Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân thành phố, Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị. Các đơn vị sự nghiệp gồm có: Đài Truyền thanh - Truyền hình thành phố, Ban Quản lý dự án và Phát triển quỹ đất, Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Du lịch, Ban Quản lý chợ và Ban Quản lý dự án nâng cấp đô thị thành phố Mỹ Tho. 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho 1. Xây dựng, trình Hội đồng Nhân dân thành phố quyết định các nội dung quy định tại các điểm a,v,c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương và Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng Nhân dân thành phố. 2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố. 3. Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố, thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mai, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng 6

biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật. 4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. 5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền. 6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố.

3. Hoạt động công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho 3.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho Công tác bảo quản lưu trữ tài liệu là một trong những hoạt động quan trọng trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu, là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Hoạt động lưu trữ là vô cùng cần thiết vì đó là nguồn sử liệu chính xác, là chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh lại toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của địa phương. Về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho chính là quá trình không thể thiếu đối với sự hình thành và phát triển của cơ quan mà 7

còn là bước đệm hỗ trợ cho tỉnh Tiền Giang phát triển với việc lưu trữ những sử liệu quan trọng gắn liền với bề dày lịch sử cho đến ngày nay trong quá trình xây dựng cũng như góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tac lưu trữ hiện nay. 3.1.1. Cán bộ làm công tác lưu trữ Để xây dựng đội ngũ cán bộ ngành văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu trước mắt cũng như lâu dài. Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho đã đề ra những yêu cầu nhất định đối với cán bộ ngành văn thư lưu trữ và nhằm để tạo điều kiện cho cán bộ có thể phát triển hơn nữa Ủy ban Nhân dân thành phố cũng đưa cán bộ đi bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Có thể nói, cán bộ văn thư vừa có chuyên môn công tác văn thư, vừa có kinh nghiệm trong nghề, hiểu được rõ vị trí, ý nghĩa của ngành công tác văn thư và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Các cán bộ làm việc tại Ủy ban được đào tạo qua lớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chuyên môn qua các lớp tập huấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chuyên môn cao, tác phong làm việc có khoa học. Sau quá trình tìm hiểu, trong thời gian qua công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân thành phố được duy trì thường xuyên và có nề nếp, qua đó nâng cao nhận thức và trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn. Việc đảm bảo phương tiện cho hoạt động nghiệp vụ của ngành văn thư lưu trữ luôn được thường xuyên quan tâm, ngoài kinh phí đảm bảo thường xuyên thì Ủy ban còn hỗ trợ máy photocopy, máy vi tính, bàn văn thư và các thiết bị chuyên dụng. Các cán bộ văn thư của cơ quan đã đảm nhận được chức năng nhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu đổi mới phù hợp với yêu cầu hiện tại. 3.1.2. Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài 8

tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Với mục đích bảo quản tài liệu lâu dài phục vụ Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho cho việc tra cứu luôn được trang bị đầy đủ và hiện đại tạo các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ. Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. Ủy ban Nhân dân Thành phố Mỹ Tho có áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại nhằm hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng. Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì Ủy ban Nhân dân thành phố áp dụng các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó và hơn hết Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho thường xuyên cung cấp các trang thiết bị nhằm mục đích bảo quản tài liệu. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho luôn hướng dẫn, theo sát, chỉ đạo việc hoạt động lưu trữ ở cơ quan để các công tác văn thư lưu trữ đều ở trong trạng thái tốt nhất. Và trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay, công tác lưu trữ ở cơ quan cũng dần được đơn giản hơn và thuận lợi hơn nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. 3.1.3. Trách nhiệm quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ

9

Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho chỉ đạo chung việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn giải quyết khiếu nại, tố cáo vi pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Cán bộ làm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu giúp Trưởng phòng Nội vụ triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời quản lý Kho lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban, đơn vị thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ đưa vào lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu phục vụ và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Văn thư cơ quan thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố có trách nhiệm: - Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyên giao văn bản đến. - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. - Quản lý Sổ đăng ký văn bản. - Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị; các loại con dấu khác nhau theo quy định. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trong quá trình theo dõi, giải quyết các công việc được giao phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quyết và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. 3.2. Công tác thực hiện hoạt động lưu trữ 3.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trưởng phòng Nội vụ tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, 10

tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cơ quan, đơn vị và cá nhân trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan. 3.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công viêcr thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hoàn thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác như chỉnh lý, bổ sung, xác định ...