20210218124206 18004826 Tarea 4 - Estructuras Organizacionales PDF

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Tarea 4 administración moderna...

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UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI: Boca del Monte Coactemalán Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Creación Empresarial 1 Horario: sábado 10 am Tutor: Pablo Alvarado

NOMBRE DE LA TAREA Tarea 4 Estructuras Organizacionales

Apellidos, Nombres del Alumno: López Cabrera Anaité

Carné: 18004826 Fecha de entrega: 20 de febrero de 2021 Semana a la corresponde: 5 CONTENIDO INTRODUCCIÓN..................................................................................................3 OBJETIVOS..........................................................................................................4 RESUMEN DE LECTURAS..................................................................................5 Clasificación......................................................................................................5 Diseño................................................................................................................6 Procedimiento para Elaborar y Actualizar Organigramas.................................6 Criterios Generales para Elaborar Organigramas en el Sector Público...........7 Criterios Generales para Elaborar Organigramas en el Sector Privado...........8 Mecanismos de Información.............................................................................9 PREGUNTAS......................................................................................................10 DIAGNOSTICO EMPRESARIAL........................................................................12 CONCLUSIONES...............................................................................................14 RECOMENDACIONES.......................................................................................15 REFERENCIAS..................................................................................................16

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INTRODUCCIÓN Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades teniendo en cuenta sus fortalezas, por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber por qué y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones. El secreto del éxito en cualquier campo está en la organización, lucha constante para conseguir el objetivo deseado.

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OBJETIVOS 

Aplicar las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para conceptualizar, diseñar, elaborar y actualizar estructuras organizacionales.



Distinguir claramente los diferentes formatos de estructura de acuerdo con su naturaleza y presentación.



Dominar

la

técnica

que

se

utiliza

para

representar

estructuras

organizacionales según el grado y área de influencia de la delegación de autoridad. 

Aplicar correctamente los criterios generales para elaborar estructuras organizacionales en los sectores públicos y privados.



4

RESUMEN DE LECTURAS  Clasificación Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios: 

Por su naturaleza Microadministrativos: corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o sólo referirse a alguna de las áreas que la conforman. Macroadministrativos:

contienen

información

de

más

de

una

organización. Mesoadministrativos: consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico. 

Por su ámbito Generales: contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Específicos: muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.



Por su contenido Integrales: son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Funcionales: incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. De puestos, plazas y unidades: indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada.



Por su presentación Verticales: presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Horizontales: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Mixtos: utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

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De bloque: son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.  Diseño Forma: como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades. Dimensión: los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes. Colocación de las unidades: las unidades deben ordenarse de acuerdo con los niveles jerárquicos. Líneas de conexión: las líneas deben ser regulares e interconectar las figuras.  Procedimiento para Elaborar y Actualizar Organigramas 

Autorización para realizar el estudio: esta autorización debe emanar del titular de la organización, apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.



Integración del equipo de trabajo: la elaboración de organigramas requiere personal compenetrado con la materia, por lo que es conveniente seleccionar el equipo que se asignará a este efecto.



Determinación del programa de trabajo: es necesario que la planeación de actividades para elaborar organigramas se plasme en un documento rector que sirve como marco de actuación.



Captación de información: esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de funciones, procesos, proyectos o sistemas que se revisan, los líderes técnicos de las unidades, el personal operativo y los usuarios de los servicios.



Clasificación y registro de la información: el trabajo de clasificación y registro debe capturarse en formatos que permitan un manejo ágil y que puedan ordenarse en carpetas como documentos fuente.



Diseño del organigrama: en esta etapa se debe integrar el documento con las opciones de estructuras específicas. 6

 Criterios Generales para Elaborar Organigramas en el Sector Público Origen Por lo general, en este ámbito los cambios de estructuras organizacionales se derivan de una propuesta que puede partir de: 

El Ejecutivo General.



El titular de la institución.



La autoridad administrativa de la institución.



Una unidad o área de trabajo.



Demandas de servicio de los clientes o usuarios.

Mecánica El procedimiento para modificar estructuras organizacionales en este sector es muy claro, ya que por su naturaleza jurídica y funcionamiento normalmente se apega a las fases siguientes: 

Determinación del cambio específico que se desea realizar.



Justificación técnica y económica.



Fundamento legal.



Presentación de la propuesta a las autoridades de la institución.



Análisis y ajuste de la propuesta.

Responsables 

Órgano de gobierno: autoriza la propuesta de cambio.



Titular de la institución: gira instrucciones para que se modifiquen la normatividad y la estructura.



Funcionario designado: persona a la que se encomienda el manejo y seguimiento de los cambios propuestos.



Responsable del área administrativa: funcionario que realiza los cambios en la planilla de personal y la asignación de recursos para ese efecto.



Responsable del área jurídica: actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas que indicen en el funcionamiento de la institución. 7



Responsable de la unidad o áreas afectadas: reestructura las unidades administrativas y sus funciones, procesos y/o proyectos.

 Criterios Generales para Elaborar Organigramas en el Sector Privado Origen La mayoría de las organizaciones privadas revisan más o menos periódicamente su estructura y método de trabajo, lo que trae como consecuencia ajustes, que son desde simples variaciones en la distribución de cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa. Mecánica Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y del tipo de respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su implementación. Básicos Implican ajustes mínimos a operaciones, actividades, funciones, procesos o proyectos, los cuales pueden producir cambios en el organigrama no más allá de nivel departamental o de oficina. De alcance medio Implican variantes funcionales y estructurales que afectan hasta el nivel gerencial de la organización. De alcance total Son decisiones que cambian por completo la estructura de una organización y que varían de acuerdo con los recursos técnicos y económicos que se destinen a ese fin. Responsables 

De cambios básicos: personal del área que formula la propuesta.



Del alcance medio: personal del área afectada, de las otras áreas relacionadas con ésta y técnicos internos especializados en la materia.



De alcance total: personal de todas las áreas de la organización, apoyados en un cuerpo técnico y de decisiones altamente calificado. 8

Soporte decisional Las organizaciones privadas funcionan con estricto apego a sus normas internas, por lo que cualquier modificación de sus estructuras por lo general parte de un proceso de análisis muy preciso.

 Mecanismos de Información Instrumentos de apoyo que se establecen para fortalecer el flujo de información hacia las unidades, áreas y funcionarios responsables de la toma de decisiones en el análisis de estructuras. Acervo documental Organigramas que forman parte de un archivo escrito, firmados por los responsables de su elaboración y autorización. A través de medios electromagnéticos Organigramas cuyo resguardo se efectúa en: 

Discos duros de equipo de cómputo.



Unidades de memoria externas.

Interacción Proceso por medio del cual se puede acceder a la información técnica resguardada

en

dispositivos

para

su

recuperación,

consulta

y/o

actualización. Difusión Las modificaciones a la estructura organizacional deben implementarse con la participación de las unidades administrativas afectadas, por lo cual es conveniente llevar a cabo conferencias, seminarios, foros de decisiones, entre otros medios, para motivar y capacitar al personal que colaborará en su desarrollo.

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PREGUNTAS 1. ¿Qué es un organigrama? Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. 2. ¿Para qué sirven los organigramas? Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva cómo está compuesta una organización. 3. ¿Cuáles son las principales ventajas de un organigrama? 

Proporcionan una imagen formal de la organización.



Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.



Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.



Constituyen una fuente autorizada de consulta.

4. ¿Cuáles son cinco principales criterios para elaborar un organigrama? 

Precisión.



Sencillez.



Uniformidad.



Presentación.



Vigencia.

5. ¿Cuáles son cuatros criterios en que se clasifican los organigramas? 

Por su naturaleza.



Por su ámbito.



Por su contenido.



Por su presentación.

6. ¿Cuáles son los principales criterios para elaborar un organigrama en el sector público? 

Origen.



Mecánica.



Responsables.

10

7. ¿Cuáles son los principales criterios para elaborar un organigrama en el sector privado? 

Origen.



Mecánica.



Básicos.



De alcance medio.



De alcance total.



Responsables.

8. ¿Qué es un mecanismo de información? Instrumento de apoyo para fortalecer el flujo de información, hacia las unidades, áreas y funcionarios responsables de la toma de decisiones en el análisis de estructuras.

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DIAGNOSTICO EMPRESARIAL 1. Elabore de forma general y con las principales áreas el organigrama de su empresa o de su organización.

2. Identifique las ventajas que tiene el organigrama actual de su organización. 

Facilita y acelera la toma de decisiones. Asamblea de accionistas

Auditoría Externa Consejo de Administración

Comité de Auditoría

Comité de Gestón de Riesgos

Comité de Gestón de Riesgos

Comité de Gestón de Riesgos

Comités de Apoyo

Asesoría Legal

Cumplimiento Gerencia General

Asistencia de G.G. Tesorería

Asistencia de G.G. Análisis de Crédito

Asistencia de G.G. Administratva

Asistencia de G.G. Mercadeo Estratégico Asistencia de G.G. Relaciones Insttucionales

Financiera Industrial, S.A. ank l) LTD.

Gerencia División Banca Corporatva e Internacional

Gerencia División Operaciones

Gerencia División Tecnología

Gerencia División Banca Personal

Gerencia Banca Empresa

Gerencia Banca Digital

Gerencia Área Legal

Gerencia de Recursos Humanos



Contecnica, S.A.

Permite establecer cierto orden dentro de la organización, sobre todo relacionado con las líneas de mando, es decir, a quien cada persona debería rendir cuentas y sobre quienes puede influir. 12



Define mejor las funciones de cada miembro de la organización.



Facilita el trabajo en equipo y evita la duplicación de tareas.

3. Identifique las desventajas que puede identificar en el organigrama actual de su organización. 

Se omite otro tipo de relaciones que hay entre cada nivel, ya que en ciertos grupos existen más vías de contacto y comunicación que no se muestran.



Brinda una perspectiva muy limitada.



No indica cuanta autoridad tiene cada cargo.



Los colaboradores pueden confundir las relaciones de autoridad con el status.

4. Analice las medidas que sirvan para mejorar o corregir el organigrama de su organización. 

Contar con un organigrama bien estructurado para mejorar la eficacia de la gestión y, consecuentemente, los resultados.



Debe de ser dinámico y suficiente para acomodar eventuales necesidades de crecimiento, e incluso de reducción.



Contar con una descripción de los cargos y su respectivo plan de carrera.

5. Analice las ventajas y desventajas de los actuales mecanismos de información se utilizan en su organización. Ventajas 

Intervención y manejo efectivo con respecto a las actividades de la organización.



Unión de nuevas y diferentes métodos y herramientas que van de la mano con la vanguardia.



Disponibilidad de gran cantidad de información y mejor información para los usuarios en tiempo real.

Desventajas 

Fallas en las funciones de implementación que sean inadecuadas para apoyar ciertas actividades de organización.



Problemas de seguridad de la información.



Falta de integridad y consolidación en la administración de la información, 13

CONCLUSIONES 

Entendemos por estructuras organizacionales los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.



Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades.



Definir cómo se organiza una empresa y sus trabajadores es clave para la consecución de sus objetivos. Cada tipo de negocio exige una estructura organizacional única.



La estructura organizativa de una empresa es fundamental para que todos los trabajadores entiendan cómo funciona la organización. Con la cadena de mandos clara, los empleados ganan en seguridad y mejora la orientación de los recién incorporados a la empresa.



Las modernas herramientas de gestión de personal facilitan que cada empleado identifique y entienda su papel dentro de la compañía rápidamente.

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RECOMENDACIONES 

Saber que es un organigrama y para que sirve en una organización.



Identificar cuales son las principales ventajas de un organigrama.



Conocer cuales son los principales criterios fundamentales para elaborar un organigrama.



Identificar y conocer los principales criterios para elaborar un organigrama en el sector público y privado.



Conocer las ventajas y desventajas de los mecanismos de información que se utilizan en una organización.

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REFERENCIAS Fincowsky, E. B. (2017). Organización de Empresas I. México D.F.: McGRAWHILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.

Departamento de Recursos Humanos de Banco Industrial, S.A. SEGUNDo, D. T. (4 de Marzo de 2014). SlideShare. Obtenido de SlideShare: https://es.slideshare.net/DANIELATAPIASEGUNDO/exp-31915117

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