7053T-TP2 - S3-R1 - ITPM (IT Project Management) PDF

Preview

Summary

Personal Task 2 – IT Project Management PERSONAL ASSIGNMENT 2 (7053T-TP2 - S3-R1) Due Date : 05 Oktober 2014, 23:59:00 “PENGELOLAAN PROYEK TI TERINTEGRASI” MATA KULIAH : “IT PROJECT MANAGEMENT” DOSEN : DR. SUHARJITO, S.Si, M.T. OLEH : YUDI FIRMAN SANTOSA NIM. 1412406111 PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK...

Description

Personal Task 2 – IT Project Management

PERSONAL ASSIGNMENT 2 (7053T-TP2 - S3-R1) Due Date : 05 Oktober 2014, 23:59:00

“PENGELOLAAN PROYEK TI TERINTEGRASI” MATA KULIAH : “IT PROJECT MANAGEMENT” DOSEN : DR. SUHARJITO, S.Si, M.T.

OLEH : YUDI FIRMAN SANTOSA NIM. 1412406111

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

2014

Page |1 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management

Personal Assignment 2 Session 3 Perusahaan anda adalah vendor dan baru saja menang tender pengembangan aplikasi, dengan metode joint-development dengan pihak Client. Anda sebagai PM yang ditunjuk sudah mempersiapan Project Plan, termasuk struktur Project Organization yang terdiri dari gabungan team anda dan team pihak client, termasuk role dan responsibility masing-masing team. Pada saat Project Kick-Off, anda melihat separuh team Client tidak datang. Rupanya mereka sedang sangat sibuk menangani problem operational yang mengganggu kegiatan User sehari-hari. Anda sangat kuatir situasi ini akan berlangsung sering dan mengganggu schedule project. Anda mencoba complain kepada co-PM anda dari pihak client, tapi beliau menyatakan tidak mampu mengubah prioritas kerja dari team member nya karena atasan langsung team project pihak Client adalah Manager Operational, yang tidak terlibat dalam project pengembangan aplikasi ini. Manager Operational dan co-PM mempunyai atasan langsung yang sama, yaitu seorang CIO. Pertanyaan: a. Sebagai PM, apa strategy anda untuk mengatasi masalah ini? b. Apabila anda mengetahui situasi ini sebelum anda membuat Project Plan, apa yang seharusnya anda lakukan? c. Apabila anda mengetahui masalah ini sebelum perusahaan anda menang tender, apa yang seharusnya anda sarankan kepada management anda?

Page |2 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management

Jawaban : a.

Strategi yang akan saya lakukan adalah segera berkoordinasi dengan atasan Manager operasional dan co-PM yaitu CIO (Chief Information Officer) serta stakeholder sebagai promotor dari proyek, dalam koordinasi tersebut dijelaskan sedang terjadi kesulitan dalam proyek yang sedang dilaksanakan yang berpeluang terhadap keterlambatan proyek, Waktu (Time) adalah salah satu constraint dalam Project Management di samping biaya (Cost), dan kualitas (Quality). Keterlambatan proyek akan berdampak pada aspek lain dalam proyek. Sebagai contoh, meningkatnya biaya untuk effort mempercepat pekerjaan dan bertambahnya biaya overhead proyek. Dampak lain yang juga sering terjadi adalah penurunan kualitas karena pekerjaan “terpaksa” dilakukan lebih cepat dari yang seharusnya sehingga memungkinkan beberapa hal teknis “dilanggar” demi mengurangi keterlambatan proyek. Dari paparan tersebut diharapkan timbulnya kesepakatan untuk mengatasi risiko keterlambatan proyek, sehingga secara bersama-sama dapat mengambil langkah-langah penyelamatan agar proyek tidak terlambat karena permasalahan personil yang tidak dapat melakukan pekerjaan, tentunya diperlukan dukungan dari manager operasional. Ini adalah solusi yang ideal dan tidak biasanya akan timbul diskusi yang panjang, tentu saja ada konsekuensi logis dari dilibatkannya manager operasional dalam tim, terkait dengan perubahan scope of job tim yang akan terlibat, dan budget tambahan yang harus disiapkan (misalnya adanya over time yang akan dilakukan staff karena mensupport proyek). Jika usulan ini dapat diterima semua pihak, maka diharapkan proyek dapat berjalan sesuai waktu dengan beberapa perubahan dari struktur dan scope of jobs. Terkait

dengan

permasalah

ini,

saya

menemukan

(dari

suatu

sumber

http://manajemenproyekindonesia.com/?p=389) mengenai beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management (Scope, time, cost and quality) dalam mengatasi kasus diatas adalah:

Page |3 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management 1. Negosiasi Pengurangan Scope

Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

Page |4 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management 2. “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik

Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang

Page |5 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management 3. Cut the project

Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakan accept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

Page |6 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management b.

Jika kasus ini dapat diprediksi sebelum dibuatnya project plan, maka hal yang dapat dilakukan oleh Project Manager adalah sebagai berikut : 1.

membangun project charter lebih detail dan cermat

2.

membangun preliminary scope statement lebih jelas.

Sebagai project manager perlu diketahui 3 (tiga) kunci utama keberhasilan proyek, yaitu : 1.

Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung.

2.

Kebanyakan manajer proyek terlaku berfokus pada hal-hal yang detail tetapi melupakan “big picture” dari proyek yang sedang dikerjakan.

3.

Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak.

Project manager harus mengetahui tentang manajemen sumber daya manusia proyek, yaitu menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja. Sebelum dibuatnya project plan, ada 2 tahap yang harus dilakukan, yaitu : Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Keberadaan project charter dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek. Sehingga sudah jelas disini, keterlibatan sumber daya termasuk personil seharusnya sudah dapat diprediksi sejak awal, siapa yang terlibat dan siapa yang mengendalikan, termasuk melibatkan manager operasional sehingga dapat mendukung proyek. Informasi yang terkandung dalam Project Charter 1. Nama Proyek Page |7 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management 2. Masa berlaku proyek 3. Nama Manajer Proyek beserta informasinya 4. Ringakasan jadwal proyek 5. Ringkasan budget proyek 6. Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan pentingnya proyek dilaksanakan. 7. Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek 8. Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek 9. Tanda tangan key project stakeholders 10. Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholde Dan dari point ke-8 dapat diketahui tanggung jawab masing-masing anggota proyek. Scope

statement

adalah

dokumen

yang

digunakan

untuk

membangun

dan

mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup/batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain: tujuan proyek, deskripsi produk/servis, kriteria produk yang akan diterima, asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran awal biaya. Dari struktur organisasi sudah dapat diketahui masing-masing posisi anggota tim pada proyek tersebut.

Page |8 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management c.

Apabila anda mengetahui masalah ini sebelum perusahaan anda menang tender, apa yang seharusnya anda sarankan kepada management anda? Saya akan mengusulkan agar perusahaan melakukan analisis SWOT (strength – weakness – oportunities – threats) terlebih dahulu. Dalam kaitannya dengan sumber daya yang akan terlibat, maka dapat diidentifikasi strength misalnya terdapatnya potensi beberapa karyawan yang unggul dalam suatu bidang tertentu sehinga dapat diusulkan membantu dalam proyek dan dapat dilibatkan dalam tim proyek sehingga kualitas proyek dapat dijaga. Kemudian dapat diidentifikasi kelemahan dari perusahaan misalnya belum adanya karyawan yang memiliki keahlian dalam proyek yang akan dilaksanakan sehingga berpotensi memperlambat proyek, sehingga diperlukan solusi misalnya merekrut tenaga profesional sesuai bidang keahlian dan pengalaman yang diperlukan atau dengan mengupgrade karyawan dalam training yang diperlukan. Mengenai oportunities atau peluang keberhasilan yang akan dicapai jika terbentuk tim yang solid, memiliki keunggulan tertentu sehingga dapat memperlancar proyek, diidentifikasi juga bahwa keberhasilan proyek akan menghasilkan selain profit juga intangible benefit seperti nama baik perusahaan dan kepercayaan sehingga akan memudahkan mendapatkan proyek lain yang dapat menghasilkan profit lebih besar. Kemudian terhadap tantangan/ancaman yang mungkin dihadapi seperti adanya perusahaan sejenis yang memiliki sumber daya manusia dengan keahlian tertentu sehingga diperlukan upgrade terhadap kemampuan karyawan.

TERIMA KASIH

Page |9 mail to : [email protected]

Personal Task 2 – IT Project Management

References Bachtiar H. Simamora, M.Sc., Ph.D, Lecture Notes, IT Project Integration Management, 2014, Bina Nusantara University http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/ http://manajemenproyekindonesia.com/?p=389

P a g e | 10 mail to : [email protected]...