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Warning: TT: undefined function: 32PROINSUMOS S.(Actividad 4: Propuesta Sistemas de Información)SERGIO ANDRES CAICEDO LESMESDAVID CASTAÑOUNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCAFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLESESPECIALIZACIÓN ES GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNCHIA 2019INTRODUCCIONEn...

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ESPECIALIZACION GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

PROINSUMOS S.A. (Actividad 4: Propuesta Sistemas de Información)

SERGIO ANDRES CAICEDO LESMES

DAVID CASTAÑO

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN ES GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CHIA 2019

ESPECIALIZACION GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

INTRODUCCION En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas de información incluye el estudio de la situación de dicho sistema, con la finalidad de observar cómo trabaja actualmente y a partir de ello decidir si es necesaria una mejora; el encargado de llevar a cabo esta acción es el analista de sistemas. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto se lleva a cabo un estudio de sistemas para determinar todos los aspectos de la situación actual de la empresa. La información resultante del estudio sirve de base para la formulación de distintas estrategias de diseño. Los administradores decidirán que estrategias adoptar. Los usuarios finales del sistema son los que, en gran parte, ayudarán al análisis y desarrollo de dicha propuesta para así cumplir, de forma cabal, cada uno de los objetivos planteados. Según James Senn (1999), existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tienen un uso amplio en cada una de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada.

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Tabla de contenido 1. Descripción y tabla de insumos proporcionados ...........................................................3 2. Formatos de entrevistas requeridas.................................................................................8 3. Diagrama de Flujo ......................................................................................................... 10 4. Problemas identificados por áreas y en general ........................................................... 10 5. Objetivos del nuevo sistema propuesto ........................................................................ 11 6. Diagrama de flujo de datos propuesto .......................................................................... 12 7. Cronograma de actividades ........................................................................................... 13 8. Costos .............................................................................................................................14 9. Conclusiones y recomendaciones .................................................................................15 10. Anexos 11. Bibliografia

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1. Descripción y tabla de insumos proporcionados. N° de Insumo 1

Nombre del Insumo Informe de utilidades

2

Balance General

3

Estrategias de ventas y Rendimiento

4

Informe de los proyectos

5

Gestionar

6

Administrar

7

Controlar

8

Comunicación

Descripción de insumo Informes que muestran la situación por la que atraviesa la empresa en un determinado período contable. Informe financiero contable que refleja la situación económica y financiera de la empresa en determinado momento Acción que contribuye al crecimiento de la empresa para lograr la rentabilidad esperada Comunicado donde evidencia los beneficios que trae a la comunidad los proyectos ejecutados por la empresa Realizar los trámites para obtener y mantener los recursos y estructuras necesarias en la empresa Dosificar de manera ecuánime los recursos de cada área con el fin de no pasar el presupuesto establecido Verificar el consumo idóneo de recursos por área Garantizar el buen trato y ambiente laboral entre áreas

Área responsable Gerencia General

Funcionario Responsable Jairo Camacho

Dir. Financiero

Darío Thompson

Dir. Ventas

Iván Montoya

Gerencia

Jairo Camacho

Dir. Administrativo

Víctor Ocampo

Dir. Administrativo

Víctor Ocampo

Dir. Administrativo

Víctor Ocampo

Dir. Administrativo

Víctor Ocampo

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9

Relaciones Laborales

10

Manual de funciones

11

Políticas de T.H

12

Plan de capacitación

13

Plan de estímulo y bienestar

14

Plan de inversión

15

Flujos de efectivo

Velar por que las relaciones interpersonales de cada área en la empresa sean las adecuadas Conjunto de procedimientos que estipulan claramente las funciones y obligaciones de cada cargo Regulaciones que serán implementadas normativamente en la empresa con una finalidad de mejora, para orientar a los miembros de la compañía Buscar mejorar habilidades, actitudes y conocimientos de cada integrante en la compañía, para ejecutar su cargo lo mejor posible Elevar la motivación, productividad, y bienestar de todos los integrantes de la compañía, proporcionando actividades recreativas físicas e intelectuales. Análisis detallado de las acciones y los plazos de inversiones para garantizar la rentabilidad y minimizar el riesgo Estado de cuenta, que refleja la variación de salida y entrada de

Dir. Talento Humano

Sonia Perez

Dir. Talento Humano

Sonia Perez

Dir. Talento Humano

Sonia Perez

Dir. Talento Humano

Sonia Perez

Dir. Talento Humano

Sonia Perez

Dir. Financiero

Darío Thompson

Dir. Financiero

Darío Thompson

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efectivo durante un tiempo determinado 16

Presupuestos

17

Estados financieros

18

19 20

21

22

23

Serie de los gastos e ingresos previstos para un tiempo determinado Conjunto de informes que dan a conocer la estabilidad económica y financiera de la compañía

Estrategia de La creación de los desarrollo para programas, capacitación los empleados y su seguimiento, así mismo, evalúo el Plan anual de impacto de la capacitación capacitación en los empleados. Control del Procesar la información movimiento correspondiente a contable activos, pasivos, ingresos y egresos producto de la operatividad de proinsumos s.a. Supervisar la Supervisar la elaboración de elaboración de los los productos productos, y que la cantidad elaborada sea la pedida por el cliente. Planificar la producción en Verifico que los tiempos, mano materiales utilizados de obra e correspondan a las insumos especificaciones del producto Distribución Planeación de entregas de los de tal forma que los productos tiempos sean los mínimos para prestar un buen servicio.

Dir. Financiero

Darío Thompson

Dir. Financiero

Darío Thompson

Coord. Capacitación

Edilson Vargas

Coord. Contabilidad

Angela Perez

Coord. Producción

Emiliano Zapata

Coord. Distribución

William Arrazola

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24

25

26

27

28

29

30

Control de productos elaborados

Cumpliendo con Coord. Control las condiciones y especificaciones de calidad Manejar los Lista de ellos y los Coord. proveedores y cotizo para que el área Materiales el de contabilidad avale la procedimiento compra; además para la superviso que los adquisición de insumos sean de la materia prima mejor calidad antes de enviarlos a producción. Política Constituye el conjunto Gerencia General administrativa de normas, valores y operativa pautas de conducta que comparten los integrantes de la empresa. Estudio de Análisis de Dir. de Ventas mercado la viabilidad de un proyecto para conocer la respuesta del mercado. Arqueo de Hace referencia al Coord. inventarios análisis, recuento y contabilidad comprobación de los bienes que posee la compañía. Objetivos a Son los resultados que Gerencia general corto, mediano la empresa espera y largo plazo alcanzar en un tiempo mayor a un año, realizando acciones que le permitan cumplir con su misión, inspirados en la visión. Presupuesto de Este Dir. financiero egresos documento delimita los montos a los que deberá sujetarse la compañía para efectuar los gastos que origina el cumplimiento de sus actividades.

Julian Becerra

Carlos Lopez

Jairo Camacho

Iván Montoya

Angela Pérez

Jairo Camacho

Darío Thompson

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2. Formatos de entrevistas requeridas. Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área Objetivo de la entrevista Estructura de la entrevista Preguntas de la entrevista

Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área Objetivo de la entrevista

Estructura de la entrevista Preguntas de la entrevista

Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área Objetivo de la entrevista

SERGIO CAICEDO JAIRO CAMACHO GERENTE GENERAL Conocer los Objetivos estratégicos y la Política de la compañía 1. Preguntas Abiertas 2. Estructura Embudo 1. ¿Conoce los objetivos estratégicos de la empresa y estos están en un plan estratégico? 2. ¿El porcentaje de ganancia de las acciones es mayor a su inversión? 3. ¿Qué obstáculos ha enfrentado como gerente? ¿Cómo los ha enfrentado? 4. Conoce usted la misión y los objetivos estratégicos de la empresa? 5. ¿Cuál es tu grado de conocimiento y de contactos en el sector? Detállalo. SERGIO CAICEDO EMILIANO ZAPATA DIRECTOR DE PRODUCCION Conocer la actividad productiva de la empresa como un subsistema empresaria para así determinar su funcionamiento y control. 1. Preguntas cerradas 2. Estructura de pirámide 1. Las decisiones tomadas por jefes o gerentes de otras áreas afectan al área de producción? 2. ¿Toma decisiones sobre incentivos y política retributiva? 3. ¿Identifica las posibilidades, dificultades y anticipar las soluciones? 4. ¿El costo de la producción se estima con base a un sistema de costos? 5. ¿Me puede decir las razones de la depreciación en los activos de la organización? SERGIO CAICEDO WILLIAM ARRAZOLA DIRECTOR DISTRIBUCION Diseñar productos diferenciados para contar con las herramientas necesarias para aumentar la participación de ventas en el canal tradicional. .

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Estructura de la entrevista Preguntas de la entrevista

Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área Objetivo de la entrevista

Estructura de la entrevista Preguntas de la entrevista

1. Preguntas cerradas 2. Estructura de pirámide 1. ¿Describe los indicadores principales y menos importantes para tu organización actual? 2. ¿Cómo conoce la opinión de sus clientes y como es que se realiza mejoras para adecuarse o superar las expectativas de sus clientes? 3. ¿Cuentan con líderes de zona para tener un control sobre el cumplimiento de las ventas 4. ¿Analiza la viabilidad de un proyecto para conocer la respuesta del mercado? 5. ¿Manejan un canal de distribución adecuado sujeto al número de pedidos realizados? 6. ¿Cómo crees que va a afrontar las críticas, la frustración y los posibles fracasos? ¿Por qué? SERGIO CAICEDO IVÁN MONTOYA DIRECTOR DE VENTAS Asignar de forma clara las actividades de ventas a sus representantes en función de los objetivos deseados y los datos comerciales de los clientes 1. Preguntas cerradas 2. Estructura de pirámide 1. Describe tu modelo actual de seguimiento del equipo de ventas, así como su efectividad 2. ¿Tus mayores clientes te podrían referenciar? Especifica. 3. ¿Con qué rapidez y eficacia puedes analizar, procesar e interpretar información para la toma de decisiones? 4. ¿Los indicadores del área están equilibrados? Por ejemplo, ¿qué peso tienen los plazos, la calidad, los costes, el rendimiento económico, el margen, etc.? ¿Por qué? 5. ¿Cuál es tu método para obtener sistemáticamente información sobre el mercado?

3. Diagrama de Flujo que muestre la situación actual de la compañía.

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4. Problemas identificados por áreas y en general.

Áreas Problema General identificado Problema Área Administrativa

Problema Área de Talento Humano

Problema Área Financiera

Problema Área de Producción

Problema Área de Ventas

Descripción del Problema Carencia de información y retroalimentación de los cambios desde las directivas hacia los colaboradores No hay revisión de las necesidades operativas y comunicación entre los departamentos ciclo (ciclo PHVA) No cuentan con un plan de procedimientos detalladas lo que produce falta de control y supervisión sobre el personal. En esta se habla de un posible plan de inversión que al parecer no ha cumplido con lo estipulado. Actualmente el personal no se está capacitando de manera constante lo que provoca mal uso de las herramientas y desconocimiento del proceso. Algunos trabajos planificados tienen un plazo de espera muy largo hasta conseguir que los recursos estén disponibles.

ESPECIALIZACION GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL 5. Objetivos del nuevo sistema propuesto.

PERSPECTIVA FINANCIERA

PERSPECTIVA DE LOS CLIENTES OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y DESARROLLO

Revisar la evolución de las estructuras financieras, de la introducción de la nueva tecnología y cambios en las políticas del gobierno entre otros. Garantizar a los socios su participación en el mercado y sostenibilidad de la empresa Invertir en recursos financieros y humanos así como el tiempo necesario para generar la aplicación y su implementación del sistema Aumentar las posibilidades de satisfacción del cliente Definir el momento cero de la verdad Recopilación de bases de datos con respecto a la góndola y así poder tener en cuenta las necesidades del cliente Obtener una idea de las demandas futuras de la organización como resultado del crecimiento Obtener la información adecuada del aumento de la competencia en el mercado determinar necesidades a largo plazo o condiciones de operación más estables Evaluar la eficiencia y efectividad del sistema actual y sus procedimientos, tomando en cuenta el impacto sobre las demandas anticipadas para el futuro. Garantizar a los empleados su participación de aprendizaje de sistemas de información Cambiar el grado de exigencia en las actividades

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6. Diagrama de flujo de datos del sistema de información propuesto.

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7. Cronograma de actividades, tomando como referente los dos meses asignados por el Director Administrativo

Propuesta para ProInsumos SA Dia resaltado: ACTIVIDAD

INICIO DEL PLAN DURACIÓN DEL PLAN

INICIO REAL

DURACIÓN REAL

PORCENTAJE COMPLETADO

1

Duración del plan

Inicio real

% Completado

Real (fuera del plan)

% Completado (fuera del plan)

DIAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

ANALISIS Visita a la empresa Entrevistas diagrama de flujo situacion actual

1

1

15

15

12 10

16

12

24

3

24

3

28

5

28

5

100% 95% 100%

DISEÑO Nuevos objetivos Diagrama de flujo propuesto

32

4

32

4

Recomendaciones

35

4

36

3

Cronograma SI

38

6

39

4

DESARROLLO

41

10

41

0

PRUEBAS

46

8

48

0

53

8

53

0

IMPLANTACION evaluacion del sistema impacto organizacional Capacitacion 1 desempeño del sistema MATENIMIENTO

54

4

54

0

54

6

53

0

55

4

56

0

50

10

51

0

*Anexo cronograma en PDF (1)

100% 100% 95% 100% 0% 0%

0% 0% 0% 0% 0%

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8. Costos; se contacta con las siguientes empresas para la cotización de sistemas de información; (anexo documentos en pdf (2)) SIIGO; Actualmente en Colombia más de 120000 pequeñas y medianas empresas utilizan el software administrativo de Siigo nube, con el que pueden optimizar las tareas de cada una de las áreas que componen sus negocios y mantener una comunicación directa con sus contadores de manera virtual. La combinación de estos dos programas, el software administrativo y el software contable, es una de las mayores fortalezas de gestión empresarial que los usuarios destacan al adquirir estas herramientas, pues se trata de una estrategia que contempla las actividades y necesidades de todos los actores involucrados en el proceso de consolidación de un emprendimiento: el contador y el empresario. No obstante, el software contable trabaja como unidad funcional independiente, con la que los contadores pueden llevar hasta 98 contabilidades completamente diferentes de manera simultánea y desde la misma plataforma, por lo que se ha posicionado en el país como el dispositivo aliado de quienes realizan asesorías freelance. Pues, aunque lo ideal es que sus clientes utilicen el software administrativo de Siigo nube para aprovechar al máximo las facilidades que brinda esta dupla informática, también es posible llevar contabilidades de personas que aún no se han unido a esta vanguardia tecnológica. World Office; Actualmente tenemos implementadas exitosamente más de 100.000 licencias en empresas de todos los tamaños y sectores económicos en las principales ciudades de Latinoamérica. Empresas comerciales, industriales, de servicios, cooperativas, del sector salud etc. Que utilizan nuestro software contable y financiero y dan excelentes referencias de los beneficios obtenidos con World Office. Está posicionado como uno de los principales desarrolladores de software contable, administrativo y de gestión. Esto se debe a la continua creación de nuevos productos y aplicaciones orientadas a satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios y a exceder sus expectativas en todo lo relacionado con el desarrollo de avanzadas soluciones informáticas.

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9. Conclusiones y recomendaciones para la compañía. En esta era de la información y de la gestión del con...