ACT 5- Evidencia 1 - FLUJOGRAMA DE PROCESOS PDF

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJEEvidencia 1: Flujograma “Procesos de la cadena logística y el marco estratégico institucional”Según el manual de procesos y procedimientos de la Gobernación del Magdalena: Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelaciona...

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE INDUSTRIA Y CONSTRUCCION REGIONAL TOLIMA TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA (2104789)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #5 Evidencia 1: Flujograma “Procesos de la cadena logística y el marco estratégico institucional” Según el manual de procesos y procedimientos de la Gobernación del Magdalena: Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica. (Gobernación del Magdalena, s.f.) 1 A su vez, los procedimientos son definidos allí como: Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc. (Gobernación del Magdalena, s.f.) Basado en lo anterior y teniendo en cuenta el material de formación “Marco estratégico de un plan maestro” y el material “Guía técnica para la elaboración de manuales y procedimientos” ubicado en los materiales complementarios, elabore un diagrama de flujo donde se indique la relación entre los procesos y procedimientos de la cadena logística y los objetivos y metas de una organización.

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Aníbal Obando crea el 10 de febrero de 1967 Coordinadora Mercantil S.A., primera compañía de paqueteo en Colombia, un nuevo concepto que ofrecía el servicio de múltiples despachos para múltiples destinatarios puerta a puerta. Así se impulsa el desarrollo industrial

y

comercial

del

país

al

agilizar

la

rotación

de

inventarios.

Llevamos 50 años recorriendo los caminos de Colombia para acercar los negocios y las personas. Cada día aumentamos nuestro kilometraje, acompañados de nuestra gente, clientes y proveedores. “Podemos afirmar que Coordinadora es la mamá, la abuelita y la inspiradora de todas estas empresas paqueteras que hay actualmente en el país”, dice María Elena Obando, presidenta de la compañía e hija del fundador. Y es cierto. Hoy los principales empresarios de transporte de paqueteo reconocen como su gran inspirador a Aníbal Obando. Para sus hijos eso es un gran orgullo y cuando su padre falleció, el 22 de marzo de 1998, se reunieron y dijeron: “entre todos nosotros seis debemos ser capaces de hacer el equivalente a un papá, porque cada uno tiene unas virtudes y cualidades valiosas y las debemos sumar para continuar su causa”, recuerda María Elena y agrega que su gran temor era que la gente recordara a su padre como un hombre de grandes logros y que ellos, sus herederos, no fueran capaces de sostener ese legado. “Esta empresa es una pasión. Es algo que vale la pena conservar y fortalecer, además en agradecimiento a tantas personas que han ayudado a construir esta compañía, que finalmente es de todos”, dice María Elena. Don Aníbal Obando es protagonista del primer libro de la Colección Historias de Negocios Altamente Inspiradoras, de mi autoría. El volumen 3 estará muy próximamente en las principales librería del país y será lanzado el miércoles 31 de mayo, a las 6:30pm en Ceipa Business School, en Sabaneta (Colombia).

Misión: Somos una red logística, confiable y oportuna, que facilita el acercamiento de los negocios y de las personas y explora nuevos mercados y servicios a nivel nacional e internacional, Ana Gabriela Diaz Marsiglia Tecnología en Gestión Logística (2104789)

para obtener una rentabilidad que garantice nuestra solidez y permanencia en el tiempo.

El cumplimiento de esta misión propicia, a partir de nuestros principios éticos y valores corporativos, la satisfacción y progreso de nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas y de la comunidad en general. Visión Ser elegidos como la mejor red logística para mover los negocios y facilitar el progreso de las empresas y las personas; abierta al mundo para explorar y ofrecer nuevos servicios. PROCESOS DE LA EMPRESA POLITICAS DE PRIVACIDAD: COORDINADORA MERCANTIL S.A., en adelante COORDINADORA, comunica a sus grupos de interés la Política de Privacidad, la cual ha sido adoptada en cumplimiento del régimen legal vigente contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y 1266 de 2008 en lo pertinente. Los datos personales en custodia de COORDINADORA, en su condición de responsable y/o encargado según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales. Los datos personales en poder de COORDINADORA serán tratados conforme las siguientes finalidades de carácter general: 

Para cumplir con las obligaciones derivadas del contrato de transporte y demás negocios jurídicos que celebra la empresa en desarrollo de su actividad principal.



Para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.



Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.

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

Para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés relacionados con los servicios privados que ofrece a éstos.



Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades comerciales y publicidad asociada a su actividad empresarial, sea que se realice de manera directa o no. Para desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.



Para gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en poder de la organización.

En cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades particulares; nombre o razón social y datos de contacto del responsable o encargado del tratamiento, si el tratamiento se efectuará por un encargado, caso en el que tal encargado estará bajo la dirección de COORDINADORA; los derechos que le asisten al titular y los mecanismos dispuestos por COORDINADORA para dar a conocer la Política de Protección de Datos Personales. POLÍTICA INTEGRAL Basados en nuestro direccionamiento estratégico del Octavo Quinquenio "Convergencia" orientados a la transformación digital y al fortaleciendo del estándar gerencial Modelo "S", nos comprometemos a satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas mediante:  El aumento de la satisfacción del cliente.  El mejoramiento continuo y desempeño de los Sistemas de Gestión.  El aseguramiento de la compañía para prevenir actividades ilícitas, corrupción y soborno, a través de la implementación de controles en la cadena de suministro.  La gestión integral de riesgos.  La generación de confianza en el uso y tratamiento de la información a través de la definición e implementación de controles que garanticen confidencialidad, integridad y disponibilidad. Ana Gabriela Diaz Marsiglia Tecnología en Gestión Logística (2104789)

 La prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, mediante la identificación de los peligros, evaluación, valoración y tratamiento de las causas asociadas.  La protección del medio ambiente, mediante la prevención de la contaminación y desarrollo de estrategias para la mitigación de la huella de carbono en pro del desarrollo sostenible.  El cumplimiento de la legislación la normatividad aplicable al objeto social, a las directrices institucionales y demás requisitos que la empresa suscriba.  La Implementación de buenas prácticas para la continuidad de negocio.  Innovación

permanente

para

generar

ventajas

competitivas

y

continuar

consolidando el posicionamiento de la marca.

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INICIO DEL PROCESO

El vehículo de COORDINADORA recoge la correspondencia en la ciudad y procede a llevar el consolidado a la agencia principal de COORDINADORA.

Se verifica la mercancía ingresada y se procede a realizar el descargue en las instalaciones.

¿DATOS DE MERCANCIA CORRECTOS?

FIN DEL PROCESO

NO

Se hace un nuevo chequeo de la mercancía y su destino.

SI

Se realiza la selección de la mercancía y posteriormente se procede al empaque, embalaje y estibación. Se almacena la mercancía estibada en el deposito o bodega de Coordinadora, teniendo en cuenta su lugar de destino.

Se realiza el proceso de cargue de las mercancías al vehículo (furgón) para su posterior transporte hacia las diferentes ciudades de Colombia.

Entrega de mercancía y/o encomiendas en excelente estado y calidad al cliente

Transporte vía Panamericana de las mercancías hacia los diferentes destinos y ciudades de Colombia. Ana Gabriela Diaz Marsiglia Tecnología en Gestión Logística (2104789)

 ¿El flujograma permite entender con facilidad el proceso? Podemos observar en este flujograma los distintos pasos para la distribución y/o entrega de mercancías o encomiendas por parte de COORDINADORA en su proceso logístico. Se especifica punto por punto para una mayor compresión de dicho proceso. Mostrando cómo se hace, cuando se hace, y como es su distribución, siendo claros y concisos a la hora de identificar las tareas a cumplir en cada una de las etapas del proceso, representada en una secuencia de cómo se realizan todas las actividades.  ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera secuencial? Se muestra la secuencia de cada una de las actividades de este proceso para que haya una mayor compresión en cada una de las etapas del mismo, representado de manera ordena y mostrando la efectividad del proceso logístico que maneja esta empresa.

 ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad? Se puede identificar claramente los encargados de cada actividad, es por eso que se trata de hacer cada actividad lo más explícita, y al mismo tiempo, algo breve. También se puede ver que los encargados de este proceso de nivel de apoyo, deben tener un conocimiento en común, pero cada quien, ejecutándolo en el lugar correspondido para poder llevar a cabo el proceso de logística, y prestar un servicio de la mejor calidad.

 ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada actividad? No identificamos exactamente un tiempo de ejecución, ya que, en algunas ocasiones, pueden ocurrir retrasos en algunas actividades. También porque en los distintos medios de información no especificaban un tiempo exacto para cada actividad.

 ¿El proceso facilita su ejecución? Uno de los puntos claves por la que se hace la elaboración del flujograma, es para que los encargados de esta área de apoyo, tengan presente y entiendan lo que se hace en cada una de las etapas y las actividades del proceso. Respondiendo a cualquier duda de distribución, decisión, revisión, entrega, etc. Por esas razones, y otras más, es que elaboramos el flujograma muy explícito, para que las actividades se cumplan correctamente y se preste un servicio excelente. Ana Gabriela Diaz Marsiglia Tecnología en Gestión Logística (2104789)

 ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la misión de la empresa? Es factor importante, hacer entender a los operarios cuál es la misión de la empresa, por eso hacemos que este flujograma tenga una relación con la misión de la misma, no se estipula de manera directa, pero con la explicación de cada una de las actividades, podrán identificar la misión, la cual es prestar un servicio de calidad y efectividad para cautivar a los clientes y cubrir todas sus necesidades en cuestión de ayudas logísticas; evidenciando que la empresa cuenta con la capacidad y organización para lograrlo.  ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la visión de la empresa? Tenemos en cuenta esta relación en el proceso, porque para lograr lo detallado en la visión, es necesario prestar un servicio de calidad y efectivo, porque son las personas las que ayudarán a lograr todas esas metas, pero se necesita cubrir todas sus necesidades y que éstos queden satisfechos por el servicio prestado.  ¿Tiene correspondencia el proceso con los objetivos y metas institucionales, a través de la relación costo/beneficio y las tecnologías aplicadas en el proceso? Podemos identificar la evaluación de los indicadores y metas, para analizar los resultados a través del desarrollo de los procesos, planificación estratégica teniendo como base las prioridades a los recursos y el bienestar del personal y del cliente. Realizando un trabajo efectivo y cumpliendo lo propuesto.  ¿El proceso satisface las necesidades del segmento de mercado al cual va dirigida la empresa? El punto principal de hacer este proceso, es poder satisfacer las necesidades de las personas, cubriendo lo que se pide en el mercado de esta empresa, logrando posicionarla como la elegida para los temas logísticos. Esto se logra porque el proceso está enfocado en prestar un servicio de calidad y que se haga una entrega rápida y en el tiempo correspondiente.

 ¿Cree que las estrategias logísticas cumplen con las políticas organizacionales?

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Esta empresa posee centros con su propia flota de transporte logístico tanto en Colombia. Cuenta con una flota de transporte moderna, rastreable y adaptada a las necesidades de los clientes, la cual se está en constante proceso de renovación para mejorar el servicio y cumplir los tiempos de entrega.

 De acuerdo con la información consultada de la empresa ¿Qué estrategias logísticas implementaría? ¿Qué elementos tendría en cuenta para su desarrollo? Esta empresa ha tenido aproximadamente ocho reorganizaciones en su sistema, implementado todo lo necesario para ser una entidad competitiva en el mercado logístico, agregando a su labor, servicios como pagos contra entrega, entregas el mismo día, pagos, etc. Sólo podría hacer una observación para esta empresa, deben tener en cuenta que no todas las encomiendas se pueden distribuir en el mismo tiempo, unas encomiendas tienen más parámetros de verificación. En mi opinión, deberían implementar un proceso o sistema para este tipo de encomiendas más delicadas. Pero en general, gracias a todas esas reorganizaciones, no tienen tantas falencias. Es por esto que ha logrado tener un buen puesto en este mercado.

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