Administracion DE LA Nomina paso a paso PDF

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Cómo administrar la nómina de tu empresa, paso a paso.

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¡Buena lectura!

Cómo administrar la nómina de tu empresa, paso a paso.

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Introducción La nómina es un recurso administrativo que permite la cobertura de salarios de los colaboradores de la empresa de una forma estructurada, además de brindarnos información contable y estadística, tanto para nuestra empresa como para el propio trabajador. Por este motivo, la gestión de nómina es un recurso de suma importancia para los trabajadores, clientes y el mercado laboral, ya que todos los actores que participan, desean recibir una remuneración económica de forma puntual y sin contratiempo en la fecha que les corresponde. Dependiendo si la realización del pago se hace semanal, quincenal o mensual, la integración de la nómina engloba un conjunto de procesos, que va más allá de cumplir con el depósito del sueldo. Al realizar una nómina, es importante considerar las expectativas, responsabilidades, tareas y necesidades de los trabajadores. Los empleados administran sus recursos y buscan que estos les rinda hasta que llegue su próximo pago.

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Si por algún motivo el pago se atrasa, debido a un error de la persona encargada de elaborar nóminas, o por algún cálculo financiero mal realizado, esto puede traer problemas para los empleados. Hay empleados que incluso toman la decisión de laborar tiempo extra, con el fin de obtener más recursos para cubrir sus necesidades básicas.

Si existe una reiterada queja por parte de los empleados, a causa de la impuntualidad en sus pagos, además de producir malestar en ellos, provocará retrasos en los procesos administrativos de la empresa. Además, se usarán más horas para solucionar esta situación, lo que ocasiona que el trabajo se acumule y los errores se sigan repitiendo. Esto se traduce a la larga, como desconfianza por parte de los empleados, lo que conlleva inevitablemente a un mal clima laboral y podría traer consecuencias aún más costas para tu empresa.

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Indice Capitulo 1. Administración de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1.1 Realizar el proceso de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1.2 Aspecto a tomar en cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1.3 Componentes de la nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Capitulo 2. Contenido de un recibo de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2.1 De acuerdo a la ley, el recibo de nómina debe incluir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2.2 Información de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Capitulo 3. Plan para evitar retrasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3.1 ¿Quién es el encargado de calcular la nómina? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3.2 Pasos del proceso de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3.3 Alcanza la estabilidad de nómina que buscas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Capitulo 4. Ventajas y desventajas de contratar servicios de outsourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Ventajas y desventajas del outsourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Capítulo 1 Administración de nómina

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1.1 Realizar el proceso de nómina

Dentro de una empresa, la persona a cargo de la administración de nómina, deberá realizar algunas tareas para conseguir el monto que se destinará a cada empleado por haber cumplido sus labores dentro de la organización. Algunas veces, se utilizan herramientas para realizar las actividades de nómina, como los sistemas de plani icación de recursos empresariales, lo que puede reducir el riesgo de fallas y ahorro de tiempo en esta gestión, sin embargo, al emplear uno de estos recursos, resulta vital que el proceso sea correcto, y se debe tomar en cuenta el cumplimiento de las disposiciones legales en cuanto a ingresos y egresos que tenga cada empleado de acuerdo a su periodo laboral.

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1.2 Aspecto a tomar en cuenta

Hay que estipular el contrato que cada empleado tiene en la empresa, en el cual se debe de especificar que tipo de prestaciones se ofrecen, el salario, bonos y otros ingresos que se deban pagar. También, se debe considerar la información fiscal de la empresa y los datos del trabajador, así como el número de afiliación de seguridad social, la categoría del puesto, fecha de ingreso y el sueldo pactado.

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1.3 Componentes de la nómina

Cuando llegue el momento de realiza el cálculo del sueldo que corresponde a cada empleado, se debe de identificar los principales componentes:

Salario: En este aspecto se debe definir si el salario que recibirá el trabajador será semanal, quincenal o mensual. En términos contables, se le denomina salario bruto.

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Deducciones: Es la cantidad que se retiene al empleado, la cual corresponde a impuestos, pagos del IMSS o por conceptos de vivienda, así como otras deducciones. El resultante de la operación de restar al salario bruto las deducciones, se conoce como salario neto, y es la cantidad real que recibe cada trabajador.

Apropiaciones: Este tema se refiere a las aportaciones que la empresa debe pagar, como: prima de riesgos laborales, vacaciones, aguinaldo, utilidades, entre otros.

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Capítulo 2 Contenido de un recibo de nómina

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2.1 De acuerdo a la ley, el recibo de nómina debe incluir • Información personal: Debe indicarse el nombre completo del empleado, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y su número de seguridad social (NSS). Los recibos más completos incluyen la Clave Única de Registro de Población (CURP), su fecha de ingreso, el cargo que desempeñan y el departamento de la empresa en que trabajan.

• El sueldo base de cotización: Es la percepción diaria con la cual el empleado está inscrito ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). A partir de este monto, se calculan las cuotas de seguridad social, de vivienda y para el retiro (Afore). Esta información determinará incapacidades, crédito para alguna vivienda y el ahorro para el retiro.

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2.2 Información de la empresa Se debe incluir al menos, la razón social y el RFC.

• Ingresos: Se presenta información de todas las percepciones que ha obtenido el empleado, salario, premios, compensaciones, comisiones, subsidios, primas, aguinaldo y horas adicionales.

• Deducciones: En esta sección, se determina la cantidad de Impuesto sobre la Renta (ISR) que se debe retener, los montos por seguridad social y las cuotas de ahorro para el retiro (Afore)

• Periodo de pago: Se debe considerar el periodo que corresponde al dinero que el empleado está ganando. Generalmente, se determina de forma semanal, catorcenal, quincenal o mensual.

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Capítulo 3 Plan para evitar retrasos

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Es muy importante que sepas cómo generar y aplicar un plan de nómina, para hacer este proceso más eficiente y evitar tener problemas con tus empleados y autoridades.

3.1 ¿Quién es el encargado de calcular la nómina? El encargado del cálculo de nómina de la empresa, debe ser alguien que se desempeñe en el área de recursos humanos, con conocimientos especializados en cuestiones fiscales como ISR, deducciones, Afores y temas afines. El encargado del área de recursos humanos es quien deberá definir las pautas para determinar la nómina, lo cual está enfocado en evitar errores de cálculo que conlleva a consecuencias fiscales.

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3.2 Pasos del proceso de nómina

Si quieres realizar un proceso que te permita optimizar los presupuestos de nómina, sigue las siguientes instrucciones:

• Establecer lineamientos

generales: Debes definir claramente

elementos como las prestaciones de ley, factores de riesgo de trabajo, pólizas de seguro requeridas, el aporte al Infonavit y al IMSS, la contribución con motivo de vacaciones, reparto de utilidades, prestaciones como vales de despensa o restaurantes y todos los beneficios que tendrás tus trabajadores.

• Dar de alta a tus empleados: Esta actividad es necesaria de acuerdo al tipo de contrato y la categoría salarial de cada trabajador, ya sea de planta o temporal.

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3.3 Alcanza la estabilidad de nómina que buscas

Una buena planeación te evitará dolores de cabeza, y por ello tu mejor alternativa es elaborar el cálculo con tiempo, además no olvides considerar los siguientes elementos:

• Registra a detalle las altas y bajas de empleados, sus incapacidades médicas, las incidencias en torno a su comportamiento laboral y las modificaciones salariales

• Introduce con cuidado en el sistema los datos sobre percepciones y deducciones de cada empleado, considerando horas extra, ausencias y comisiones.

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• Calcula con precisión la retención de impuestos y la aportación al Seguro Social, dependiendo el salario actualizado de cada trabajador.

•

Al hacer transferencia o depositos bancarios, imprime y manda los recibos de nómina correspondientes a cada trabajador, anunciando la fecha del pago. Si las nóminas NO son timbradas en tiempo que establece la autoridad tras el pago, podrías tener problemas con Hacienda.

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Capítulo 4 Ventajas y desventajas de contratar servicios de outsourcing

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En la actualidad, las empresas tienen a su disposición una gran cantidad de servicios. Entre estas opciones, se encuentra la opción de outsourcing de administración de nóminas.

Consiste en la contratación de un proveedor de servicios de nómina, que se enfoque en el manejo de finanzas y gestiones de pago para los empleados de una organización.

Las responsabilidades de elaboración de nómina incluyen:

•

Presentación de informes trimestrales

•

Retención de impuestos a empleados

•

Pago de las retenciones de impuestos

•

Gestión de aportaciones a planes de salud y pensiones de los empleados

•

Manejo de las evaluaciones de licencia por incapacidad

•

Notificación al Instituto Mexicano del Seguro Social sobre la alta y baja de empleados en la empresa.

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Todas estas labores toman mucho tiempo y generar una gran cantidad de esfuerzo para los dueños de negocios, especialmente cuando los impuestos se presentan tarde.

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4.1 Ventajas y desventajas del outsourcing

VENTAJAS

Ahorro de tiempo

Ahorro de costos Evita sanciones del SAT

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Afortunadamente, con PAL estas desventajas no te van a afectar, ya que con nosotros siempre estarás informado y al tanto de todos los movimientos que hacemos en favor de tu empresa, además contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados para brindarte el mejor servicio, no importa si tu empresa es pequeña, mediana o grande, ya que nos adaptamos totalmente a las necesidades de tu organización, y creamos planes justos a tu medida.

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