Administración de Recursos Humanos: Análisis y diseño de puestos (Cap. 4) PDF

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Administración de Recursos Humanos: Análisis y diseño de puestos (Cap. 4) ¿Qué es el análisis de puestos y cómo afecta a la administración de RR.HH? El análisis de puesto es el proceso de obtención de información sobre los puestos de trabajo a partir de la determinación de sus funciones o tareas.  El análisis de puesto genera información vital para el proceso de gestión de RR.HH. La descripción del puesto nos ayuda así mismo, a declarar tareas y responsabilidades que se deben desempeñar en un puesto.  La especificación del puesto también es importante, esta es la declaración de los conocimientos, las habilidades y capacidades que debe reunir la persona que va a desempeñar el puesto.  La especificación del puesto de un analista debe incluir lo siguiente: 1. Graduado con diploma universitario. 2. 3-5 años de experiencia en calificación y compensación de empleados o en selección. 3. Dos años de experiencia en desarrollar o mejorar compensaciones basadas en el puesto e instrumentos y procedimientos de evaluación. 

Funciones de administración de RR.HH afectadas por un análisis de puesto  Las funciones del análisis de puesto ayudan a RR.HH en muchas oportunidades. Estas se pueden resumir en: a) Planeación estratégica: el análisis de puesto se utiliza para analizar a la empresa y posicionarla estratégicamente. b) Análisis de flujo de trabajo y diseño del puesto: la información generada se puede utilizar para analizar los procesos de trabajo, cómo los insumos se mueven en la organización. c) Reclutamiento y selección: la información generada es fundamental para el proceso de reclutamiento y selección. d) Capacitación y desarrollo: cualquier discrepancia entre los conocimientos de un empleado en relación con los requisitos contenidos en la descripción proporciona la necesidad de capacitación. e) Proceso de evaluación de desempeño: se utilizan los criterios para evaluar el desempeño de quien ocupa el puesto. f) Administración de la compensación: ayuda a los gerentes de RR.HH a averiguar el valor relativo de un puesto y lo que se exige en habilidad y ver cuando los empleados no están siendo compensados adecuadamente. g) Cumplimiento de la ley: se asegura que los deber de un trabajo coincidan con la descripción del mismo. Fuentes de información para el análisis de puesto 

La información para el análisis de puesto se puede obtener de diversas maneras: o Entrevistas o Cuestionarios o Observación o Diarios

Control de la exactitud de la información: se debe comparar las respuestas del mismo entrevistado para buscar hechos o impresiones que no concuerden con la información recibida de él. 

En ocasiones los empleados tienden a exagerar, sin embargo, esto no se considera como negativo, ya que de cierta forma buscan causar buena impresión en la persona que les va a dar el trabajo.

Métodos utilizados para recopilar y analizar la información para un análisis de puesto: los más utilizados son:  

Análisis funcional del puesto (FJA): enfoque de análisis de puestos que utiliza in inventario de los diversos tipos de actividades laborales que pueden constituir cualquier puesto. Red de información ocupacional (O*NET): del departamento de trabajo de EE. UU. contiene una descripción exhaustiva de cada puesto y funciones que realiza.

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Sistema de análisis de la posición (PAQ): sistema de cuestionarios que abarca 200 tareas diferentes, que por medio de una escala se determina el grado en el cual las distintas tareas se relacionan con el desempeño de un puesto. Método de incidente crítico: método de análisis que permite identificar las tareas importantes para el éxito del puesto. Se ven conductas tanto positivas como negativas. Análisis de inventario de tareas: utiliza la información del empleado para elaborar listas de tareas y descripciones comunes a todos los puestos de trabajos. A diferencia de la PAQ que utiliza un formato estandarizado, esta se va modificando conforme a las descripciones de los trabajadores en la organización. Análisis del puesto basado en competencias: se basa en la construcción de perfiles profesionales que tienen en cuenta no solo las responsabilidades y actividades del puesto, sino también las competencias o capacidades que se necesita para hacerlo bien. Análisis de puesto basados en Internet y en sistemas de información de RR. HH : datos de los puestos guardados en programas, donde los gerentes y empleados seleccionan aquellos criterios que mejor describan el puesto que se examina.

Partes de una descripción del puesto 1. Título del puesto  Tiene una importancia psicológica, ya que le proporciona estatus al empleado.  Indica el nivel relativo que ocupa el empleado en la jerarquía. 2. Identificación del puesto  Se incluye después del título. Incluye la ubicación de departamento, fecha de modificación, a quién se reporta. 3. Sección de deberes o funciones esenciales del puesto  Se describen en orden de importancia. 4. Sección de especificaciones del puesto  Abarca habilidad requerida para desempeñar el puesto y exigencias físicas.  Las habilidades importantes incluyen educación, experiencia, capacitaciones, etc.  Las exigencias físicas describen cuánto se va a caminar, estar de pie, condiciones ambientales, etc. Problemas con la descripción de puesto   

Si están mal redactados proporcionan poca guía para quien va a realizar el trabajo. Algunas veces no se actualiza a medida que cambian los deberes en un puesto. Pueden limitar el alcance de las actividades de quien va a ocupar el puesto y con ello reducir la flexibilidad de la organización.

Es importante redactar las descripciones de puesto de manera clara y concreta: utilizar enunciados breves y sencillos, evitar términos vagos (por ejemplo, ‘’ocasionalmente’’). Diseño de puestos La ingeniería industrial es el estudio de los ciclos de trabajo para determinar que elementos se pueden modificar, combinar, reordenar o eliminar con el fin de reducir el tiempo necesario para completar el ciclo. El diseño de puestos, es la consecuencia del análisis de puestos que los mejora por medio de consideraciones tecnológicas y humanas con el fin de aumentar la eficiencia de la organización y la satisfacción del empleado en puesto. Es una combinación de 4 consideraciones básicas: 1) los objetivos de la organización para los que se creó el puesto, 2) las consideraciones de ingeniería industrial, las cuales incluyen maneras para hacer el trabajo eficiente desde el punto de

vista tecnológico, 3) las cuestiones ergonómicas (ergonomía es el enfoque interdisciplinario para diseñar equipos y sistemas que los seres humanos puedan utilizar de manera fácil y eficientes y garantizar su bienestar físico)., 4) las cuestiones del comportamiento que influyen en la satisfacción laboral del empleado. Modelo de características del puesto: Diseño de puestos para motivar empleados. Este modelo propone que tres estados psicológicos(experimentar lo significativo del trabajo que se desempeña, la responsabilidad por los resultados del trabajo y el conocimiento de los resultados del trabajo empeñado) de quien ocupa e puesto dan como resultado una mejora del desempeño del trabajo, una motivación interna y menor ausentismo y rotación de personal . 5 características del puesto: 1. Variedad de habilidades: que la persona tenga variedad de habilidades y talentos para el puesto. 2. Identidad de tareas: que se haga un trabajo de principio a fin con un resultado visible. 3. Importancia de las tareas: efecto considerable en la vida o trabajos de otras personas 4. Autonomía: libertad para determinar los procedimientos para llevar algo acabo. 5. Retroalimentación: comunicar la efectividad del desempeño. Técnicas de diseño: 1. Ampliación del trabajo: proceso de añadir una mayor variedad de tareas a un puesto de trabajo 2. Rotación de puestos: proceso por el cual los empleados se desplazan dentro y fuera de los trabajos diferentes. 3. Enriquecimiento del puesto: se logra agregando taras y deberes mas significativos para hacer que el trabajo sea gratificante y satisfactorio. Existe un método menos estructurado el cual le permite a los empleados que ocupen el concepto empowerment a los empleados (atribuir a los empleados el poder de iniciar el cambio, animándolos a hacerse cargo de lo que hacen). Al ser tan difícil aplicarlo es que se exponen 4 consejos para los gerentes: 1) participación: animar a los empleados a que tomen el control, 2) innovación: aceptar las ideas innovadoras y animarlas a explotar nuevas rutas, 3) acceso a la información y 4) responsabilidad con su conducta y producir resultados acordados. Dos técnicas nuevas: Modelación del empleo: fenómeno natural por el cual los empleados moldean sus funciones para adaptarse mejor a sus fortalezas, sus pasiones y motivación. Y esto finalmente resulta en un mayor compromiso del empleado que es la situación en que los trabajadores están entusiasmados e inmersos en su trabajo en la medida en que mejora el desempeño de sus empresas. Dejobbing: proceso de estructuración de las organizaciones no alrededor de puestos de trabajo, sino en torno a proyectos que están en constante cambio. Diseño del trabajo para equipos de empleados. Cada vez en más importante que exista trabajo en equipo, ya que por medio de esto es que los empleados están reduciendo los costos de sus organizaciones, creando mejores productos y servicios y acelerando su entrega al mercado. Equipo de empleados: es una técnica de contribución de los empleados donde las funciones de trabajo se estructuran para los grupos en lugar de para las personas, y en la que se permite a los miembros del equipo actuar a discreción en asuntos que antes se consideraban prerrogativas de la gerencia, como las mejoras a los procesos, el desarrollo de los productos o servicios y las asignaciones de trabajo individuales.

Los equipos tienen variedad estructura, dentro que la cual podemos encontrar los; interfuncionales, de proyecto, auto dirigidos, de fuerza de tarea, de mejorar de procesos y virtuales. Estos últimos se han convertido en los más famosos ya que se está reconociendo que las mejores personas para proyectos a menudo están en diferentes lugares. Se utiliza la tecnología de las telecomunicaciones para vincular a sus miembros que están geográficamente dispersos, a menudo en todo el mundo a través de culturas y de zonas horarios distintos. Sin importar la estructura o propósito del equipo, es que existen características para los equipos exitosos: compromiso con los objetivos compartidos, miembros del equipo motivados y activos, comunicación abierta y honesta, liderazgo compartido, asignaciones claras de las funciones, clima de cooperación, colaboración, confianza y responsabilidad. Y además deben existir reglas básicas en un inicio para saber comportarse y funcionar. Horario de trabajo flexible Pueden ser implementados por la empresa o solicitado por los empleados, es cuando una empresa decide salirse de su día normal o semana tradicional de trabajo en su intento por mejorar la productividad y la moral de los empleados al darles mayor control sobre las horas que trabajan. Los más comunes son; horario flexible, semana de trabajo reducida, puesto compartido, trabajo a distancia. Horario flexible: horas de trabajo flexible que permiten al empleado la opción de elegir las horas diarias de entrada y salida siempre y cuando trabajen un número establecido de horas al día o a la semana. Sin embargo existe un “periodo central” donde todos los empleados estén en su puesto. Les trae muchos beneficios a los empleados con su comodidad y bienestar y a la empresa para retener y atraer empleados. La semana de trabajo reducida: es cuando se reduce la cantidad de días de la semana de trabajo aumentando la cantidad d horas que se trabajan por día. Los gerentes de empresas citan las siguientes razones para implementar esto; contratación y retención de empleados, coordinación de los horarios de trabajo de los empleado con los horarios de producción, acomodar las actividades de tiempo libre de los empleados mientras se facilitan las cotas personales de los mismos (medias, dentales, financieras) y mejoras en la satisfacción laboral y en la moral del empleado. Puesto compartido: el acuerdo por medio del cual dos empleados de medio tiempo ocupan el puesto que tendría un empleado de tiempo completo, por lo general trabajan 3 días a la semana, ganan bastante menos, pero es apropiado para la necesidades de las familias en las que uno de los cónyuges desea trabajar solo medio tiempo. Un beneficio final es que los empleados con puestos compartidos tienen tiempo libre durante la semana para acomodar sus necesidades personales, lo que disminuye las probabilidades de que se ausenten. Y un problema sería que se ocupa más tiempo en las capacitaciones y supervisiones porque son mayor cantidad de personas. Trabajo a distancia: el uso de los computadores personales, redes de trabajo y otras tecnologías de comunicaciones para poder realizar actividades en el hogar las cuales comúnmente se realizan en el trabajo. Los gerentes y profesionales de RRHH observan las siguientes ventajas; aumento de la flexibilidad para los empleados, reducción de ausentismo, retención de empleado valiosos, reducción de las huellas de carbón al minimizar la transportación diaria, aumento en la productividad y reducción de tiempo en oficina, disminución de costos y del espacio en la oficina. Y los inconvenientes tienen que ver con que se hace difícil la supervisión de los empleados, que hay algunos que no tienen autodisciplina, se pierde el interactuar con otras personas cara a cara y porque no se les puede dar este beneficio a todos en la empresa y algunos acusan de discriminación....